面向大数据的高校档案信息化建设研究

吴明发

摘要：大数据时代，高等院校的档案信息体现了数量巨大、数字信息化和智能化的新特点，同时也存在管理档案的模式结构相对低效、缺少教学档案信息数字化的管理系统、数字信息化建设基础设施较单薄、档案的信息管理安全性存在潜在威胁等情况。大数据时代，高校档案管理工作信息化建设的重点是设立高校档案的信息管理系统，强化档案信息管理的安全防卫能力，应用新型的无线射频识别技术等一系列信息采集方法，实现大数据下数量巨大的高校档案管理的数字化、信息化。

关键词：教育档案管理；档案管理工作；数字信息化技术；“互联网+”大数据环境

一、前言

《“十四五”全国档案事业发展规划》将“十四五”时期的档案管理工作面临的形势和挑战概括为“三个迫切”。“迫切”之一为“新一代信息技术广泛应用，档案管理工作环境、管理对象、管理内容发生了巨大变化，迫切要求创新档案管理工作理念、方法、模式，加快全面数字转型和智能升级。”[1]因此，也提出了有关档案数字信息化建设再上一个新台阶的发展目标。实现“档案信息化发展保障机制进一步完善，档案信息化建设进一步融入数字中国建设，新一代信息技术在档案工作中的应用更为广泛，信息化与档案事业各项工作深度融合，档案数字化、智能化水平得到提升，档案工作基本实现数字转型。”“智能”技术在“十三五”期间的具体技术运用向整体目标进行延伸。为此，需要在分析智能化相关定义与智能化技术运用于档案信息化建设核心的基础上，构建智能、优化档案馆愿景的过程中，找寻数字信息化技术应用的阶段性取向，并通过对当前档案信息化管理中智能技术运用的具体情况进行细致梳理和具体分析，提出切实可行的基础性对策和目前最优化的建议[2]。

数字信息化时代的来临，极大地促进了各领域的飞速发展，高校档案管理工作已进入了全新的发展时期，迎来了全新的挑战与不可预料的机遇。数字信息大数据的背景下，细致化和程序化地管理高校档案重新定义了传统档案管理的框架与体系，运用数字化信息技术获取精简信息再进入数据内部核心中去，可将高校的档案信息化管理水平提升到新的高度。当前高校在档案管理工作中紧缺相关档案管理设施、档案资料冗杂、共享性差。因此，高校的档案信息化管理基础性建设已成为一种必然趋势，它通过有针对性地进行交互信息查询筛选，向教师和学生提供上传、整合、查询等服务，提高档案管理服务的质量和数据处理的效率。

在数字化信息时代，高校学生档案数据管理实现了高效和准确定位，通过信息档案的数据库能从多方面获取每位学生的具体资料，提升了档案管理的效率。整合学生基础数据，方便高校档案管理员查询、获取学生档案中的信息数据，按需求定制管理方法、采取措施。进入大数据信息化时代，高校的档案进行科学的信息化、程序性管理有利于提高工作质量和工作效率。首先，有助于保存初始档案数据。以往的纸质版档案信息文件十分容易被丢失和损坏，传统的纸质文档以电子化方式保存、调用，档案被破坏的可能性极小；其次，电子化的档案可节约空间，提高资源利用率。将大数据技术运用到档案信息管理中，可让自动化特性进行非人工管理，在减少人工劳动成本的同时，也为科研、教学工作的智能化发展创造条件。高校的信息档案不再结构单一、内容重复，正在向着综合性方向迈进；再者，信息化的档案管理对提升档案管理人员工作质量有巨大作用。通过信息一体化实现资源共享，使档案管理人员能够从繁重的工作中解放出来，拥有更多的精力与时间参与到其他工作和活动中。

二、面向大数据的高校档案信息化建设中存在的四个基本问题

在对高校的档案信息化建设实际情况进行一系列调查研究后，调研结果显示部分高校目前主要以人工的方式进行档案管理，信息化覆盖不全面，大数据技术没有在高校档案的信息化改革中发挥作用，具体表现在以下几点，见图1。

（一）档案的管理模式亟须改进

当前，独立学院的教学档案在日常教学、科研活动中占主导地位，但多用传统方法管理教学档案，信息化覆盖面较小。在教学档案采集方式中，教学档案较分散地运用在各部门、各二级学院，档案以不同标准进行采集，导致内容重复率增高；从教学档案归档的对象来看，以纸质档案为主，电子档案占比小，并且归档的对象单一，总体上，档案的数字化程度不高；在教学档案的管理过程中，多采用电子表格对纸质档案进行数据整理的方式，直接使用电子档案管理的比例较低，档案管理的小程序数量较多，购买或开发专用于教学档案信息管理的相关软件或系统极少。

（二）档案信息化管理系统的缺失

缺少现代化的数据处理系统，数量巨大、名目繁多的教学档案难以实现统一管理，就如同浏览器搜索引擎没有数据库，不能快速定位，需要耗费大量时间才能显示结果，独立学院教学档案信息化建设与之相似。目前，大多数独立学院并未建立教学档案信息管理系统，没有以系统分析的数据为基础，对教学档案实行传统的标准化的流程管理。独立学院的教学档案也没有统一的管理标准与方法，与虚拟数字档案馆的目标相距甚远，现阶段无法达到教学档案的信息化建设要求。

（三）信息化建设中基础设施欠完善

当前，独立学院的教学档案管理的信息化建设需要的基础设施配备不全面，没有营造出基础设施完备的信息化环境，比如稳定安全的网络环境、专用的教学档案管理软件或系统、相关的高性能硬件设备。这些基础设施的不完善给独立学院教学档案管理带来了基础设备利用率低、处理数据的能力较弱、各类档案的管理效率偏低等一系列问题，难以适应在大数据背景下的教学档案信息基础数据处理和信息存储等的综合管理，无法满足用户在异地快速查询并使用教学档案的需求。除此之外，独立学院的资金主要通过学生的学费进行运转，政府拨款较少，以上问题让独立学院教学档案管理工作面临信息化建设前期资金本投入不足的困难，阻碍了独立学院教学档案信息化的发展，使这项工作陷入被动局面。

（四）档案的拓展能力不足

独立学院的教学档案应具有横向和纵向的拓展能力，为独立学院的教学发展提供切实可行的参考依据和政策性指向。现阶段，多数独立学院的教学档案管理处在发展初期，能利用表格软件对教学档案开展简单的数据录入与核查，缺少对教学档案管理系统更深层次数据挖掘与实际运用。独立学院的教学档案需要较长周期才可以形成初步完善的信息化建设内容，也侧面体现出独立学院教学档案的纵向、横向拓展能力不足与档案管理系统的利用率不高，教学档案只能提供一般的原始材料，不能在此基础上进行实际运用，比如教学档案可以将学生的职业选择喜好与教师的课程设计与教学大纲相结合，基于大数据分析做出课程匹配度，还可以将专业选修与非选修课程的总体评估与建设一流本科标准进行深度比较，对不同专业学科建设和独立学院的未来发展进行科学规划。

三、面向大数据的高校档案信息化建设策略

为了有效解决以上问题，主要采取以下建设策略建设教学档案信息管理系统，强化教学档案信息管理安防能力、采用无线技术射频识别创新、提供 “大数据”信息化技术服务创新，见图2。

（一）建设教学档案信息管理系统

在大数据环境中，高等院校档案信息化是一个档案信息资源综合后建立的体系，各相关单位必须相互配合。教学档案信息管理系统在独立学院教学档案信息化建设中占主导地位，由信息来源、信息完善和信息应用这三部分构成。档案信息在院办、教务处、人事处等职能部门处获取，之后，由二级学院与档案室等有关部门根据信息采集的统一标准和模板，基础信息采集后进行整合并传送到教学档案专有的数据库中。为了完善教学档案信息，教学档案数据库将按需整理得到的信息，组成教学档案初级信息库。在实际的教学档案管理中，在规定的有效期间，提供档案信息的部门登录教学信息平台有权限查询教学档案信息是否真实、完整，是否具备发布条件，若要修改或补充信息，可向平台提供反馈，平台对内容进行核实后再修正有关信息，修正后的信息将被上传到教学档案初级信息库，在系统校验后，数据才能被保存在教学档案数据库中，形成对外发布的教学档案信息库，同样，在校师生、各级领导部门、科研专家或专家调研组等用户能通过个人或集体账号登录到教学档案信息管理平台，进行浏览或下载教学档案信息等操作。

（二）强化教学档案信息管理的安防能力

在开放共享教学档案信息时要重视网络安全问题，“皮之不存，毛将焉附？”安全稳定的网络环境是教学档案信息管理系统能正常运行的基础。独立学院应采用多种措施强化教学档案信息管理的安防能力，例如入侵检测技术可以加强安全防护，能够在学校的内部网与外部网中间加一层保护层，提前筛选出不安全的网络因素，这种技术可以对网络攻击行为进行识别响应和之后的保护处理；除此之外，还有定时对高校教学档案信息数据的完全备份技术，以防教学档案信息的不可寻回丢失或不可恢复毁坏；再比如数据防泄密技术，需要做到强化校园网内部的安全管理能力、持续地对网络病毒进行杀灭和设置内、外部人员对系统的访问权限等级[3]。随着数字信息技术的优化，教学档案的安全措施也在持续更新，防止网络黑客和病毒对档案数据的攻击，从而防止数据泄露和非法进入学习型档案馆的信息管理系统。

（三）教育管理档案信息化技术的无线射频识别创新

RFID也叫作无线射频识别，或者电子标签，是一种新的识别技术，可标识档案信息资源，分为有源标签与无源标签。RFID主要分为两个部分电子标签与阅读器。通过RFID无线射频标识基本原理得到无源电子标签，利用无线射频信号可与读写器交换信息。RFID在教育档案管理信息化技术应用中有许多亮点 [4]。比如，档案资源具有自动化非接触识别技术与人工视觉识别技术，均不需要人工干涉就可以对远距离档案资源进行监测和归档操作。通过远距离识别和快速识别技术对档案资源的同一时刻的归档或借出状态进行实时监控，可以对多个档案资源同时进行读取等操作。从档案资源的条码角度而言，电子标签是单个的档案标识，通过物联网技术可以实时获取档案信息资源中的各种标识性信息。对于电子标签已经记录成功的用户，在档案机构可进行用户基本信息统计。当下，在一些设备齐全的档案馆，能够引进并且采用基于RFID的档案馆智能化机器人技术，加快了互联网+环境下教育管理档案信息化技术的智能化水平提高的步伐。此外， RFID优化了档案管理中各环节的资源共享存在的相关问题。现阶段，RFID早已应用于人事档案管理与图书馆档案管理，教育管理档案也需要加快信息化建设的步伐。

（四）教育管理档案的 “大数据”信息化技术相关服务创新

信息化社会中的大数据技术正在包含教育档案管理在内的各领域快速普及[5]。教育档案管理机构在公共档案管理与教育档案管理中均有重大意义，不仅是各级教育部门的资源与档案文献信息化技术交流共享中心，还是向使用者提供教育档案管理信息化资源与技术的服务机构，收集并整理了大量的教育管理档案数据。教育档案管理的大数据信息化技术被划分成多个大类和小类，大类像师资团队档案信息化、人力资源部门档案信息化、学生群体管理档案信息化、后勤管理档案信息化、教育相关文件档案信息化、教育交流档案信息化、教学教研管理档案信息化等数据，不但包括了技术服务数据，而且包括了技术管理数据。教育管理档案机构可以通过互联网+的大环境为基础用户提供相关的基于大数据的档案管理技术及教育档案管理技术资源的创新服务。和教育相关部门的科研项目、科研论文和科研报告等各类成果一样，教育档案管理中的信息化技术和数据属于专类的科研成果产出，是教育科研工作信息化建设必不可少的部分，是重要的教育科研信息化原始数据类型中的一种。教育档案管理信息化的大数据技术服务不但能提供用户基础数据，还能提供在某地区、国内，甚至更大范围内的教育管理档案信息化技术数据。

四、结语

对教学档案管理进行信息化建设是独立学院将教学管理和教学质量完美融合的重要方法。独立学院教学档案信息化建设应根据信息化时代作出相应的调整与转变，将大数据技术运用到教学档案管理信息化建设中，帮助独立学院建立更优化的系统。当下，各高校需要根据不同需求制定教学档案信息化管理的统一标准，反思并改正教学档案信息化建设中的不足，并采取更多的保障措施，根据独立学院的专业特点或建设特点认真、科学规划发展路线，尽快让更多教育从业者共享数字化信息时代下教学档案管理信息化建设的成果。

参考文献

[1]李琼严.“互联网+”时代的高校基建档案管理模式研究[J].山西档案，2015（06）：100-102.

[2]赵屹，陈晓晖.刍议新媒体环境下的档案信息聚合服务[J].档案与建设，2017（01）：8-11+15.

[3]李俊霖，张林，郭梁，等.高校科研档案管理信息化的研究[J].技术与创新管理，2011，32（06）：602-604.

[4]叶伟洲，吴汝趁，蔡志岗.基于RFID技术的智能档案管理研究[J].现代电子技术，2017，40（06）：109-113.

[5]张芝霞.信息安全视角下档案信息化建设问题与对策[J].兰台内外，2017（04）：20.

基金项目：1.2019年度教育部重点课题子课题“基于互联网+教育背景下教育精准扶贫研究”（项目编号：DCA190331-1011）；2.四川省教育信息化应用与发展研究中心课题“面向个别化指导的深度可分离卷积课堂微表情识别研究”（项目编号：JYXX21-004）；3.成都大学计算机科学与技术“专业思政”示范教学团队（项目编号：CDKCSZTD202001）

作者单位：成都大学档案馆