新时代海洋检测档案管理工作创新模式探析

刘冉 程绍华 王爱军

摘要：本文从信息技术在海洋检测档案管理中的运用价值着手，分析当前海洋检测档案管理工作现状以及进行创新检测档案管理工作模式的必要条件，并提出具体策略，旨在提升海洋检测档案工作的实际效果。

关键词：新时代；海洋检测；档案管理

海洋档案是海洋工作活动的具体记录及重要凭证，尤其是海洋检测档案，记录着海洋所有变化的状况，因此对海洋检测档案实施有效管理十分重要。近年来，随着我国整体经济水平及科技能力的迅速发展，海洋事业也随之发展，尤其在进入新时期后，对海洋检测档案管理工作提出了更高需求。国家海洋局早在1999年已经颁布《海洋档案管理规定》，对海洋档案工作单位或机构，工作人员、职责，以及档案的立卷归档、有效管理等提出了明确标准和规定，目的在于充分发挥海洋档案在国家经济建设及社会发展中的有效作用。因此只有全面提升海洋档案管理效率和能力，尤其是海洋检测档案管理，才能促进海洋事业更好地适应新的发展需求。

一、海洋检测档案管理中应用信息技术的价值

新时代下，大数据挖掘技术主要指从大量信息数据中充分搜索隐藏在其中的具有应用价值的信息。在合理应用海洋监测档案管理中，一方面，有助于为海洋事业的发展提供全面、有效的海洋信息，通过信息数据的合理分析，促进海洋事业的整体发展；另一方面，不断完善并优化海洋检测档案的记录及存储结构，在信息化技术使用下，创新检测档案的储存方式，例如，网络存储、云存储和虚拟存储等，有效满足不同用户的需求，实现海洋检测档案管理的创新性及个性化。总的来说，在海洋检测档案管理中，合理应用信息技术的具体表现有：

其一，检测档案信息收集。通过现有的海洋检测档案资源及相关档案数据库，利用信息技术扫描档案数据，提出新型管理概念，依据模型采集各类海洋检测档案信息。

其二，检测档案分类。通过大数据算法技术快速整理不同类别和属性的海洋检测档案，不但可有效缩短整理时间，提高工作效率，还便于后续档案资源的检索与查询，使应用更为便捷，提高使用效率，缩短使用时间。同时，检测档案管理工作人员可以根据检测档案的特点实施分类，充分利用现代信息技术进行深度服务，满足海洋检测档案应用者的时效性、个性化及快速等需求。

其三，档案的合理预测。在对海洋检测档案进行具体利用及资源查询时，可在合理利用信息技术的基础上，记录使用者、访问者的基本信息，通过了解、分析档案使用者的喜好和兴趣，在后期服务过程中，向资源搜索、查询者合理推送与特性较相符的资料文件，从而更好满足与此资源使用相符的具体需求，进而不断优化档案管理、服务和使用体验。

二、海洋检测档案管理工作现状

（一）新时代下的存储需求

当前，信息技术在档案管理中的运用变得愈加广泛，传统纸质档案管理模式逐渐转变为电子档案管理模式，对档案的存储形式提出了新的存储需求。海洋检测档案亦是如此，而如何更加有效且合理地应用信息化技术，更好地记录、存储和管理海洋科研信息数据，确保其安全、有效和完整，是需要相关管理部门及工作人员不断研究的重点。

（二）资料涉及面广而管理难

海洋检测档案涉及的学科种类全且内容多，不仅包括海洋地质、水文及化学等，还涉及行政、经济、宣传、技术和规划等多方面。目前，海洋检测档案管理工作的开展主要依据现有的管理要求及规定进行，只能满足常规档案管理要求，对于严谨且重大的专项海洋科研而言，没有系统化、体系化的档案管理标准及规范能遵循，要求工作人员具有专业的海洋知识以及一定的档案管理能力和经验，根据每个海洋专项独有的特点制定相应的档案管理措施，与传统文书档案相比，航洋检测档案管理工作的管理难度更高、业务量更大。

（三）管理不集中

海洋事业与多个有关部门及系统有着密切联系，表现出封闭性和分散性等特点。分散性指档案资料分别放于多个部门进行保存，使用、查阅时的管理不够严谨，存在资料丢失、残缺等风险；而封闭性指虽然检测档案资料内容较丰富，但具有孤岛效应，未将其进行充分开发和利用，大大削弱了档案资料的价值，在一定程度上阻碍了海洋事业的良性发展。

（四）软硬件配置较落后

新形势下，海洋检测档案管理单位仍存在档案管理软硬件配置较滞后的情况，主要表现为：第一，大部分档案管理硬件设施设备较落后；第二，配套软件不满足现阶段海洋检测档案管理的标准与要求，因此，亟需改进和完善海洋检测档案管理设备。

例如，当前使用的档案管理计算机与普通工作岗位使用的计算机一致，不管是在档案管理工作稳定性还是储存空间方面，均无法满足新时代发展阶段的需求，在软件配套方面，也较缺少一套较科学合理、完善的档案管理信息化软件，仍采用常规性办公软件实施档案管理，缺乏一定的稳定性、保障性及科学性。

三、创新海洋检测档案管理工作效力的关键条件

（一）规范化管理海洋检测档案

为进一步规范化管理海洋检测档案，确保档案的准确性及完整性，需要做到以下几点：首先，立卷并归档。管理部门应完善海洋工作材料的立卷、积累以及归档和形成机制，将各部门的日常档案管理工作与立卷归档工作有机结合，明确管理人员的工作职责，并纳入考核范围。其次，做好相关环境方面的管理。建设的档案库房要符合规定，具有完善的防护设施、条件及设备，确保检测档案存储环境的合理性和安全性。最后，档案应用。及时对入库档案整理和编目，利用适合的检索方式为研究人员提供便捷服务，借助不同媒介开发海洋检测档案信息，以充分提高海洋检测档案的社会及经济效益。

（二）提升档案管理员素质

海洋检测档案管理服务能力、档案管理工作人员的专业能力以及综合素质会直接影响实际管理效率和效果。因此，全面提高档案管理工作人员的综合素质，进一步加强档案管理工作服务能力、职业素养及综合素质等，具体可以从以下方面着手：

1.在日常海洋检测档案管理工作过程中，全年做好检测档案资料的整理、交接等常规工作，特别是一些较重要的检测档案资料，确保交接到位且规范，避免海洋检测档案数据信息丢失及泄露等。

2.针对档案管理工作人员开展专业技能培训工作，培训内容主要包括档案管理服务能力、信息操作技能、档案管理理论知识等，以此建设一支高素质、懂技术且具备知识的复合型海洋检测档案管理队伍，为档案服务、管理以及开发应用等提供充足且高效的人力资源。

3.采取科学、适宜且合理有效的奖惩激励机制，切实落实工作绩效考核，及时汇集、反馈海洋检测档案管理质量，并将其与档案管理工作人员的工资、评优和奖金等挂钩，以此调动工作人员的工作积极性、主动性和有效性等。

（三）技术支持

新时代下，数字化和虚拟化是海洋检测档案管理工作发展的必要条件，数字化档案管理将会增加，纸质档案会随之减少。在对海洋检测档案进行数字化管理时，需要利用信息档案管理平台自动完成，构建专门的服务器，达到管理操作的需求。所以，在开展海洋检测档案管理工作时，应充分利用信息技术，将互联网、云计算和大数据等技术融入其中，更好地建设信息化海洋检测档案管理平台，实现工作管理模式的创新和转变。

四、创新海洋检测档案管理工作模式的策略研究

（一）建立健全规章制度

采取分库保存和集中管理原则有效管理海洋检测档案，以此增加信息交流，逐步形成点面统一并纵横结合的新型档案管理模式。相关机构或部门制定并出台海洋检测档案管理规章制度以及有效处理突发事件的应急预案，顺应新时代的发展需求，促使管理方案有较强管理性和可行性，将现有管理制度更为完善外，加大管理制度的具体执行力度，严密监督实际执行过程，严厉惩罚违规作业和有章不循的现象，确保管理工作能看见且查得到。

（二）将海洋检测档案资源加以整合

很多部门均存在独立运行情况，出现重复性海洋工作活动，海洋检测档案管理工作显得较复杂。为有效解决此问题，可通过“馆间相借”方式整合海洋有关检测档案资源，以突破海洋档案资源的来源限制，优化档案转交流程，并进一步完善馆藏海洋检测档案的机构，促使原本无序且分散的档案资料逐渐变得有序化和集中化，以便后续海洋检测档案管理等工作的顺利开展。

（三）建设数字化档案管理模式

我国提出建设“海洋强国”这一发展战略后，海洋事业步入快速发展阶段。创新海洋检测档案管理工作形式，可为海洋的良好开发及利用提供依据，也是环境保护、海域管理和海洋执法的重要依据，在此条件下，提高海洋检测档案的信息化管理建设是新时代下海洋发展工作的新需求。因此，海洋检测档案应投入大量建设经费及人力资源，将纸质档案实行数字化扫描整理及加工，以建立电子目录；在信息档案管理平台上，新建声像及数字档案管理系统等，实现海洋检测档案资源在收集、管理以及利用方面的数字化。

（四）加强档案管理信息化软硬件配置建设

1.硬件配置设施方面

与传统海洋检测档案管理的纸质录入、存储管理相比，计算机海洋检测档案管理有着档案资料录入效率高、成本低、更新快以及保存时间长等优势。因海洋检测档案具有特殊性，对计算机运作的稳定性、性能等要求较高，相关部门应加强对计算机等海洋检测档案管理硬件的配置建设与投入，并定期更新。

2.软件投入方面

有效管理海洋检测档案数据信息是海洋检测档案管理机构或部门应重点关注和解决的首要问题。因此，应确保每年都有海洋检测档案管理软硬件建设专项资金，专门用于海洋检测档案管理软、硬件的维护和定期更新，以保障信息化海洋检测管理系统安全、稳定的运行。

（五）构建综合型信息交流平台

在互联网、内部局域网、对接软件建设基础上构建一个综合型海洋档案服务平台，将以往静态化档案管理模式积极转变成动态化档案管理形式，有效实现海洋探测、环境监测、检测档案管理以及对外服务。网站的建立与开发，既可以帮助海洋检测档案管理部门自行组建专业化的开发建设团队，也可以将整个网站开发、建设工作整体外包给第三方专业软件开发公司，在外包过程中，要提前认定第三方软件开发公司的资质，签订保密协议，同时定期检查开发平台，确保其安全性和稳定性，最终建设成为科学、合理、完善的信息化海洋检测档案管理综合服务平台。

（六）充分开发海洋检测档案潜在价值

充分研究并不断深入挖掘海洋检测档案资源的潜在价值，大力宣传文化产品、优秀资源等，不但能提升海洋知识的延展性及流动性，还有助于充分开发及应用海洋档案资源。对于实际操作开发而言，海洋检测档案资源管理馆可以全面利用海洋历史检测档案资料进行制作纸质、平面、动态视频等多种展现形式的专题宣传报道及宣传视频，借助历史资料还原发展历史。与此同时，充分利用抖音短视频App、微信公众号等媒体宣传与报道海洋档案文化，并定期、定量的推送历史事件、理论知识以及名人事迹等，使更多人了解、接触海洋文化。

五、结语

海洋检测档案管理工作关系到整个海洋事业的发展和进步，本文从健全相关管理规章制度、整合档案资源、构建数字化管理模式、加强档案管理信息化软硬件配置建设以及构建综合型信息交流平台和充分开发海洋检测档案潜在价值六方面，分析全面提升海洋检测档案管理工作能力及模式的对策，以期为海洋检测档案管理工作模式的合理创新、升级等提供参考，促使我国海洋事业更好的发展。

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