高校行政管理人员综合能力提升路径实践与探索

胡艳玲 林中翔 胡玲 张滔 周明华 李国利 冯晓灵

摘 要：在高校的管理工作中，行政管理人员具有举足轻重的作用，直接影响着高校的管理水平和发展前景。在社会主义核心价值观、意识形态安全与管理体系构建、高等教育内涵建设等方面，高校行政管理人员均肩负重要职责。本文通过对高校行政管理人员综合能力提升路径和内涵进行探索研究，有助于推动高校行政管理人员队伍的素质全面提升，切实提升行政工作效率。

关键词：高校；行政管理人员；综合能力提升

中图分类号：F24     文献标识码：A      doi：10.19311/j.cnki.16723198.2023.10.042

高校行政管理人员是高校管理中的骨干力量，其综合能力的提升关系着高校的运行是否平稳健康，管理能力与水平决定着工作效率与质量。高校要适应新时期的挑战，并真正为社会发展做贡献，管理者的作用不可忽视。高校是学生学习知识、提升自我、明确人生方向的重要平台，高校行政管理人员则承担着学生思想道德引领、价值观塑造、职业方向明确的责任，对学生综合素质的提高起着积极作用。本文从高校行政管理人员的综合素质培养内涵与路径、高校考评激励机制两个方面进行深入探讨，以期找到适合高校行政管理人员综合能力提升的有效路径。

1 九种素质全面培养，提升个人综合行政能力

1.1 突出的公文处理及撰写能力

作为办公室管理人员要注意公文处理流程规范化，行文应当正确有必要，注重效用，避免无价值的公文产生，所以应当具备突出的公文处理和撰写能力，主要体现在如下三方面。

1.1.1 观察敏锐，效率优先

作为办公室管理工作人员，要与时俱进，要善于发现问题，尤其要培养敏锐的政治洞察力。如果能力不足，需要不断磨炼。在提取材料关键信息时，要站在更高的角度为全体职工谋福利，代表群众的心声，但同时要具备冷静而又正确的唯物主义辩证分析能力。这就要求行政管理人员必须紧跟时事，多读党刊书报、时事新闻，建议可设置固定的时事新闻阅读时间以及不定期的知识小竞赛，激发学习热情，培养敏锐的洞察力。通过敏锐的洞察力，快速抓取有用素材，并通过与时事进行联系，与教职工工作生活相关联，做好精准对接，才能找准定位，写出好看的文章，描绘好听的故事，打造响亮的品牌。

1.1.2 善用材料，笔下生辉

公文写作的材料，需要大量的事实材料加以支撑，如果支撑材料过于空洞，将无法写出有内涵的文章。面对繁杂而又无序的材料时，这时行政管理工作人员则需要冷静下来，做好主次分析和内容相关性分析，找到核心的、有用的信息，去掉无用的、冗杂的信息，这样才能写出层次结构清晰、主旨分明的好公文。

善于运用材料，建议做到以下三点。一是做有心者，生活中、工作中，处处都能挖掘素材，比如教师采用有效的学习方法让学生的学习兴趣提升、教学科研两手抓、党员先锋模范作用等相关感人事迹，都可以用于公文的撰写。二是善于保存原始的真实材料。每次重要事件或者意义重大的事件发生时，做好原始照片、过程材料的收集，便于使用时可以信手拈来。三是写作时做一个会分析、会挖掘的人。将原始素材做好归类，每次写文章前，明确撰写大纲，选择重要的、有意义的事件，进行重点描写和刻画，灵活地运用素材，增强文章的可信度和说服力。

1.1.3 勤学多练，增强本领

勤奋是成功的决定性因素，在公文写作方面尤其如此。为了能够找到有效的途径，我们可以选择一些优秀的公文范本进行阅读和研究，建议每周抽一个固定时间，要求全体办公管理人员开展讨论和学习。通过讨论，每位员工对于如何撰写公文的要点和规则，会掌握得更牢固。

此外，将所学运用到实践中也是非常关键的一环，多动笔杆子，多练习习作，写完后可以交由经验丰富的前辈进行指导，这样便于进行改进。多练习不同类型的写作内容和文体形式，比如报告、请示、新闻、总结、通知、计划、方案及函件等文体，通过对不同类型素材的练习，积累多方经验，在真正运用时才能顺利写出格式正确、内容得体、领导满意的好文章。水滴石穿，只要坚持练习，多看多思多写，终能写出简洁有力、内容充实、寓意深远、高瞻远瞩的好文。

1.2 熟练的接待与沟通技巧

在办公接待工作中，一是应注意仪表礼仪、沟通礼仪、电话礼仪、接待礼仪等方面，着装需要符合身份、遵守常规，不穿奇装异服。二是沟通需要注意技巧，轻声细语，注意方式方法。讲话时需要有条不紊，井井有条，娓娓道来。三是接待工作应注意安排周密，提前部署，注重细节。整体应做到细心细致，给参会者提供一种舒适温馨的感觉和氛围。在接待过程中需要注意如下细节：一是未经领导同意，不要轻易引见访客。倘若没有预约，不可擅自引见；二是如果领导不在或一时联络不上应该向重要来客说明原因，表示将主动联络或协助安排另一约见时间；三是让来客等候时要注意请对方在适当的位置坐下，热情交谈。最好单独设置一间接待室，与平时办公区域进行区分，以免影响正常办公。接待室平常要准备些报刊杂志和茶水等，建议备有介绍本单位的宣传资料，供来访客人阅读。

1.3 良好的应变和环境适应能力

日常行政管理工作中会出现各种各样无法想象或者无法预判的意外情况出现，作为行政管理人员，需要從平时工作经验中，以及观察其他周围工作人员碰到的意外情况，多分析一些意外发生后将如何解决的方法，以不变应万变。在工作中，可以适时地开展意外情况发生解决方案演练操作竞赛，设置一些可能的意外情况，比如会议过程中发现座位牌信息出现错误、原本邀请的嘉宾不能准时到达会场、会场中突然出现网络信号中断等情况，通过演练，推演日常生活中可能出现的情况和应急处理措施，加强办公人员的应变能力和环境适应能力。因此，具备良好的应变能力和适应能力在行政管理工作中是非常重要的一种品质。

1.4 健全的体魄是一切工作的基础

身体健康让我们可以拥有更多精力去面对工作中的问题，而心理健康则能够让我们用正确的方式方法来看待这些问题，只有当我们身心都健康才能真正发挥出自己所拥有的能力，甚至可以激发出我们所蕴含的潜在能力。保持身体健康尤为重要。

作为办公行政管理人员，随时可能会出现加班等突发情况，稍不留神，身体可能出现异样。在工作的同时应该注意加强锻炼，注重提升身体素质。可在工作间隙增设关于颈椎和腰椎等的运动操，在运动放松的同时，增强集体凝聚力。

1.5 敬业乐群、善尽责任

在行政工作中，集体荣誉感尤为重要。办公室主任需要协调好办公室各组员之間的关系，工作任务来临时，根据领导分配的任务，进行进一步细化分工，明确至每位员工，定期研讨分析，合力完成任务，才能达到最佳的效果。当出现利益冲突时，要做好分析研判，如何做好安排和布局，进行优先排序，或者进行良性竞争。一旦出现不良竞争，将打破平衡状态，造成工作人员不够团结，做事也不会往一处使劲，影响办事效率。要想打破这一局面，我们可以引入一些特色活动，比如办公室人员可以以月为单位开展集体商讨活动，而不是仅凭一己之力“埋头苦干”，工作人员可将“疑难杂症”进行讨论分析，获得最佳解决办法，这样既提高大家的管理能力，又能形成和谐的工作环境。单位可以定期组建团队性的实践活动，注意团队活动形式的多样性，培养他们的团队协作精神。

1.6 创新观念和求知欲望

工作方面如果没有创新理念，固步自封，不思进取，很大程度上会阻碍集体和个人发展的进程。一个单位的成长和发展，主要在于不断地创新，要不断创新行政管理人员的工作方法，提升创新意识和能力。在工作中需要开展创新性的研究，比如如何简化签字流程、如何倾听群众声音、如何能更好地为职工服务，这些都是我们需要深入思考的问题。在实际工作中，建议可以增设创新贡献奖，激励行政管理人员创新性地开展工作实践。

在知识的探索方面，办公室管理人员也不应该停滞不前，建议可定期阅读行政管理相关书籍，研讨管理工作中出现的问题，在办公室设立读书角，随时随地可以取用相关书籍和资料进行阅读，做好阅读笔记，酌情进行分享，提升工作动力，营造良好工作氛围。

1.7 谋划力与执行力

提升行政谋划力有四大要素。一是境界要变，只有胸怀全局、理清思路、做好规划才能运筹帷幄。二是局势要明，对当前的情势以及有可能遇到的问题和阻碍了然于胸，才能保证万无一失。三是定位要准，决策办事时需要有科学定位，把推动工作发展作为谋划一切的出发点和落脚点。四是结合要好，科学谋划要把短期和长期目标紧密结合起来，不能急功近利。

提升执行力要树立“五化”的理念：一是全局化的执行理念，不推迟、不推脱，迅速完成任务；二是精细化的执行理念，思考问题要周全细致，处理事情要精益求精；三是效能化的执行理念，执行工作要有分秒必争的时间观念和雷厉风行的工作作风；四是实效化的执行理念，有效的执行力是成败的关键；五是人本化的执行理念，要想完成一件艰巨的任务，需要营造一种轻松、自在、积极向上的工作氛围，以人为本，创优争先。

在具体工作推动过程中，对于个人所管理的工作范围最好提前做出谋划，年初拟定年度计划，明确全年需要完成哪些重点任务，需要策划几个特色活动，最终可能获得哪些奖项，制定好小目标和大目标，确定近期目标和远期目标，有了目标才能更好的逐步去实现。

行政管理人员的执行力尤其重要。任务要想完成好，需要具备较强的执行力，需要组织开展工作的人员迅速行动起来，并且高效率的完成，这不仅需要在组织工作时具备艺术技巧，还需要内生动力够强，内心没有抵触情绪，对于一些难开展的工作，以团队合力的形式，多参加管理类相关培训，提升团队执行力。

1.8 廉政意识和操守把持

办公室工作中应时刻绷紧廉政意识这根弦，增强廉洁自律意识。不断筑牢拒腐防变的思想道德防线，在工作中时刻思廉、知廉、醒廉、警廉。个人应积极参加单位组织的廉政教育专题活动及自行学习相关素材，做到时刻警示自我，坚守职业操守。我们应杜绝一切假公济私、贪赃枉法的现象出现，否则后果将是我们无法承受的。为避免上述情况发生，一是可在办公室营造廉洁办公室的环境，通过张贴警示性标语进行提醒。二是定期召开廉政学习会议，对廉政相关政策、文件及一些反面故事进行学习，通过现实故事进行反思，

1.9 团结务实与拼搏进取

如何有效提升办公室凝聚力，一直以来都是本研究团队深入思考和研究的课题。赋予“职场如战场”新的内涵，不是勾心斗角，而是随时保持危机意识，不是躺在功劳簿上睡大觉或者形成“窝里斗”局面，要将所有人的战斗力拧成一股绳，将力量集中起来，发挥最大优势。

一是可以通过每天共同进行英语晨读或诗歌诵读，在办公室开设读书角和绘画角，可将抒发胸臆的话语书写或者绘制出来，陶冶情操，激发干事热情。

二是开展办公室环境美化大赛。每半年开展办公室环境美化大赛一次，在劳动协作的过程中，增强团队凝聚力，领悟分工合作的重要性。

三是通过压力疏导交流会，相互交流工作中积压的情绪，梳理合作过程中可能出现的问题，并商讨对策进行一一化解，提升工作效率。四是积极组织参加社会服务活动，在开展志愿活动的过程中，关爱留守儿童、古稀老人，团队成员间相互沟通，为社会服务，同时可以将自身的价值最大化，与社会同频共振。

2 做好学校顶层设计，考评与激励机制并存

制定行政人员考评打分制和满意度测评制，设置月度星级管理人员奖项。通过一定的激励机制提升干事热情，相互促进，从而产生凝聚力。除了有激励机制外，约束和考评机制也是必须的，通过领导、同行、一线教师、学生等几个层面进行满意度评价。具体评分机制测评表见表1。

总之，实现教育治理体系和治理能力现代化是一个长期战略和渐进过程，高校行政管理人员都是实现这个目标的行为主体。作为高校行政办公管理人员，需要具有极强的敬业精神和集体荣誉感，以高度的责任感和强烈的事业心，脚踏实地的做好分内工作，正确对待和处理公与私、得与失的关系，做到重事业、轻得失，重奉献、轻索取，甘当无名英雄。把每项工作做好，不断地调整自我，适应新时代的变化，努力学习办公软件技术，相互协作，用集体的力量和智慧，干出精品、争创一流，既为所在学院或部门增光，又为单位添彩。

参考文献

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