办公室工作的一般特性与工作人员综合素质的提升

文/武汉软件工程职业学院 刘逸夫

办公室是各单位上级与下级相互连接的重要枢纽，在信息的传递中，发挥着重要价值，决定着整个办公团队的工作质量。因此，如何科学地提升办公室工作人员的综合能力与工作效率，是管理者需要关注的重点问题。

一、办公室工作的一般特性

办公室工作人员必须从其自身的实际工作内容与发展方向出发，了解自身职业发展与人际沟通等一般需要，明确其中的一般特性，并生成属于自身的能力。高校办公室工作的主要责任包括对人才的培养、为高校提供科学服务工作等。在高校办公室工作中，工作对象以教师与学生为主，服务对象专业素质相对较高，协调沟通能力较强。因此，高校办公室工作人员不仅需要一定的素质，还需要具备相应的工作方法，在提升高校办公室工作人员专业能力的同时，还需要制订出周期内的工作会议章程，安排日常任务，做好协调处理工作，开展大型校园活动，与相应人员做好对接工作等。

目前，社会不断发展变化，高校办公室工作也出现了各种问题，办公室需针对其中内容展开分析，以帮助校内相关人员制订出具有参考价值的工作策略。高校办公室主要工作内容为负责校内领导工作策略的制订与传达以及校内师生工作内容的上传与指导，办公室工作人员务必确保自身工作内容符合工作制度，且保证自身的工作效率，达成校内各办公室高效交流的目标。高校办公室实际工作中，工作内容相对复杂，包含学校日常的教学工作、校内的重大活动、校内重大事件的决策以及内勤工作等，每天要处理较大数量的事件，工作人员需确保自身工作的细致性、认真性。

二、高校办公室工作人员的素质要求

（一）科学理论素养。高校办公室务必按照党的路线、方针、政策和高校的工作计划展开工作。同时，高校办公室上层管理部门在推进办公室工作中，需制订出计划，推进办公室工作有条不紊地进行。在高校办公室出现紧急性工作及事务的情况下，仍旧可以保持良好的状态，积极面对挑战。在此基础上，高校办公室需具备一定的政策性，在起草校领导讲话稿、制订部门年度工作计划、党建工作会议内容、撰写年度工作报告等过程中，需根据相关政策，结合高校当前的实际情况，促进高校办学工作高效开展。

（二）良好的工作作风。高校办公室展开工作的过程中，务必确保自身良好的工作态度与工作作风，结合自身工作内容及当前的实际情况，共同提出工作建议。办公室工作会议中，各负责人及工作推进人员均需将实际情况与工作内容结合到一处，以免本末倒置、颠倒黑白的问题出现。受办公室工作性质的影响，办公室工作人员与上层领导的接触机会更多，在遵照上层领导指示开展工作的过程中，务必确保自身传达的内容与上层领导的思想与意识一致，不得出现添油加醋、曲解事实、与实际不符的情况。

同时，如若出现特殊情况，下层工作人员需先完成上层领导的工作安排，使高校工作朝着更好的方向发展。

（三）奉献精神与事业心。高校办公室工作相较于普通办公室来说，工作内容略显复杂，其涉及教育教学工作、教学目标制定、人才培养方向、人才就业规划、各项活动开展、校企合作规划等多项工作，办公室工作人员需保持长时间紧张的工作状态，工作压力较大。但是，受高校办公室工作特殊性的影响，工作人员更需具备事业心与奉献精神，这种事业心与精神并非浮于表面，而是需要长时间的沟通与合作方可显现，且呈现在工作成果之上，这是最能反映办公室工作人员思想品质的。强烈的事业心与无私的奉献精神是高校办公室工作人员专业素质的展现，也是教育行业工作人员思想品质的重要要求之一。

（四）业务能力。高校办公室工作人员开展工作的过程中，业务能力是其中的重要要求，办公室工作人员需要比较强的专业分析能力，其主要体现在文字书写能力、工作中的沟通交流能力、办事的效率与语言的整理能力等。同时，还需要办公室工作人员具备一定的公关能力，以相应的公关知识，解决高校目前工作中的内部以及外部难题，维护高校的形象。

三、提升高校办公室工作人员素质的策略

高校办公室工作人员的专业素质决定了工作人员的专业能力。因此，办公室工作人员有必要结合相应的措施，提升自身的能力，以保证工作人员的专业素质，最终为高校学生与教师提供全方位的服务。

（一）高校需加强对办公室的重视，优化办公室工作内容。高校办公室属于教务管理部门，在学校的各项管理工作中起着重要作用。因此，办公室工作人员需将工作摆在正确的位置，高校上层领导也需给予关注与支持。高校办公室工作性质以服务为主。因此，办公室工作人员经常被当作是服务岗位人员，主观能动性不强，需服从上层的思想与建议，执行力需保持高效状态。

除此之外，高校办公室工作需要奖惩制度的支撑，以此避免办公室工作人员在复杂且枯燥的工作中出现懈怠心理，影响工作。因此，办公室工作人员需参加年度考核，以确保自身的工作能力保持良好的工作状态。考核中，不同年度的考核内容需重新制订，考核标准也需结合实际工作展开，对具有良好工作能力的工作人员应给予晋升机会，或是获得相应的工作奖励。

（二）完善办公室工作条件，制订办公计划。目前，随着我国科学技术的不断发展，信息化技术以及各种办公设备均获得了升级，各办公室也已经实现了网络化以及信息化技术的应用，工作效率得到了提升。因此，高校办公室除了需要配置专业的办公设备外，还需要配置符合办公人员需求的办公环境，尤其是办公的桌椅、光照等，以优美的环境，提高办公人员的工作效率。

可见，只有科学制订出相应的工作计划，方可确保办公室日常工作的高效推进。工作计划的制订过程中，需做好分类，包含紧急类型与普通类型，以及重要事项与一般事项。工作计划的周期可根据高校实际的工作进度确定，包含年度工作计划、半年度工作计划、季度工作计划、月度工作计划、周计划以及日计划等。在长远的工作目标下，小工作计划以网状形式分布，最终生成一整个工作系统，可有效提升工作计划的实用性与价值性，这对于高校办公室工作人员未来的职业生涯发展有着极高的价值。

（三）提升办公室工作人员的专业能力。高校办公室工作人员有必要认识到提升自身专业素质的关键性，以满足不同工作的需求，为高校各层级工作人员提供优质的服务。因此，办公室工作人员可以从自我的专业素质培养与高校内部的培训工作出发，以相关的考核与培训为着力点，找到全面提升专业能力的方式，实现专业素质的全方位强化。除此之外，高校办公室工作人员还需关注自身工作中的实际情况，做好工作日记与工作总结，整理出经常出现的工作问题，并引以为鉴，形成属于自身的工作方法，并向整个办公团队传播经验，以此为学校师生提供最优质的服务。

（四）创新办公室工作运行机制。办公室工作人员在工作的过程中，需要优质的办公机制进行支持，这对于一个办公室工作质量的提升来说极其重要。只有不断优化管理机制，才可以实现办公室人员素质提升的目标，使办公室达到长期健康发展的目标。办公室工作运行创新务必遵循办公室人员的创新性发展思维，以“不破不立”的思维，确立高校办公室工作的新方向。其中，办公室工作需要将人的感受放在首要位置，学生是高校发展的根基，一切要从学生的发展着手，满足其学习需求，并实现学生综合全面提升的目标，进而提升学生的综合素质与专业能力。

办公室工作人员还需适当拓展社会资源，以此为高校学生开辟新的发展机会与就业机会，以实现高校的未来发展目标，降低高校未来的竞争与招生压力，这对于高校办公室工作质量的保证、高校上层领导工作的展开、高校发展路径的探索均有着极高的价值。高校办公室还可提高效率考核机制，使办公室在监督与督促中，保证各项工作的质量。办公室工作运行机制创新的过程中，办公室工作人员自身工作素质提升的重视度也将随之增强，办公室工作人员将会利用一切空闲时间进行学习，作为提升自身知识及技能的关键环节。

四、结语

为提升高校办公室工作质量，高校需加强对办公室工作的重视，优化办公室工作内容；完善办公室工作条件，制订办公计划；提升办公室工作人员的专业能力；创新办公室工作运行机制等，以此保证高校的教学质量，优化高校办公室整体工作内容，达成办公室工作人员综合素质提升的目标，实现办公室整体工作稳步进行。