信息化背景下高校办公室管理创新性探索

文/中北大学 米宝国

随着大数据时代的到来，云计算、虚拟现实、人工智能等科技产物对于高校行政管理水平的提升非常重要。高校办公室作为整个学校管理工作的核心部门，其完善的信息化管理体系可以辅助办公室业务的顺利开展。然而，高校是希望的摇篮，汇集天下英才，高校办公室管理体系的全面信息化仅是现代化校园的起点，与时俱进敢于创新，才是信息化办公室管理的发展目标。当前，高校办公室开展信息化管理工作依旧存在诸多不足。本文针对信息化背景下面临的问题，结合具体理论依据，就如何进行创新管理展开探索。

一、高校办公室管理职能

高校办公室主要负责校内重大会议的筹备、校印的管理与使用、校长信箱的管理、学校对外联络及协助校领导草拟校园各项规章、处理突发事件等工作。高校办公室是上级领导和师生之间的桥梁，是高校行政管理的枢纽之一。

行政管理工作是为了遵循国家方针和政策，对公共组织进行的合理合法的管理。行政管理也可称为“政务管理”或“公务管理”，需要运用系统的知识和科学的手段，协调好组织内各部门的工作。高校信息化的办公室管理方式，不仅有助于学校管理水平的提升，还彰显了学校严谨治学的办学理念。因此，高校行政管理信息化既是培养高水平人才的必然选择，更是时代对于高等教育建设的要求。

二、高校办公室管理问题

近年来，许多高校纷纷开展办公室管理方法改革。但随着改革创新的进一步推进，暴露出很多问题，具体如下：

（一）缺乏高效的管理方式。高校办公室日常工作较为繁琐，如管理学生学籍、选课等。若没有职责划分清晰的信息化系统辅助，行政工作很容易变成一团乱麻，这与时代对于高校行政管理工作高效且严谨的要求背道而驰。此外，传统的办公室管理模式低效且存在漏洞，办公室管理方式亟待提升。

（二）缺乏专业的工作人员。当前，部分高校工作人员缺乏专业性。这部分人员在处理业务时，常会采取错误的办公手段或干脆无从下手，长此以往，不仅会导致工作人员因技术原因丧失工作热情，还会使学校各项工作无法有序开展。目前，我国高校办公室从业人员的专业技术水平普遍偏低，这是目前高校办公室管理发展缓慢的主要原因之一。

（三）缺乏完善的规章制度。高校办公室在开展各项工作时，缺乏具体的管理条例，如日常会议的承办、校长信箱的管理、校印的管理等。高校需要确保责任到人，防止因责任划分不细致，导致问题产生时相互推诿，找不到第一责任人。这不仅不利于解决问题，还会耽误办公室正常工作流程。

（四）缺乏专业的管理人员。目前，很多高校办公室的管理人员是从其他岗位抽调的，缺乏专业的行政管理知识，所以安排工作时常存在不合理的现象，不仅不利于高效开展工作，还忽视了行政管理的严谨性。这种管理环节的漏洞导致部分工作难以保质保量地完成。

三、高校办公室信息化管理的意义

随着信息化的到来，各种先进的技术改变了行政管理工作方式。当前，高校办公室管理问题均可以通过信息化管理方式找到出口。信息化管理的发展不仅改变了高校办公室的管理理念，还促进了学校综合实力的提升。

从时代角度分析，在大数据浪潮的冲击下，教育与互联网产生了越来越密切的联系。高校作为教育的第一阵地，从学生管理到行政管理，都离不开信息化、网络化。这不仅是规范化管理的要求，也是高效工作的最优选择。现如今，我国高校不断增加校园信息化的投入，而高校办公室作为学校的重要行政管理部门，信息化管理是必然趋势。

从管理角度分析，大数据时代的信息是海量的，高校办公室管理内容与几年前大不相同，工作人员在筹备大型会议、管理校长信箱、发布通知公告等信息时，需要采用新的处理形式，如线上会议、线上校长信箱等。此外，当前高校之间的竞争逐渐演变为信息战，想在现代化校园建设中脱颖而出，需要办公室迅速且准确地处理各种信息。因此，信息化管理的发展是办公室实现高效管理的关键。

从学校角度分析，办公室既是学校对内协同各部门的枢纽，也是学校对外交流的平台。从某种角度上来说，办公室管理是学校管理水平的一面镜子，不仅可以反映学校的行政能力，也是学校教育管理能力的体现。开展办公室信息化建设，在提升办公室工作效率的同时，也带动了学校整体的发展。因此，信息化管理的发展是时代发展的必然趋势、高效管理的必然选择、学校升级的必由之路。

四、高校办公室信息化管理现状

为了让高校信息化管理更好地与时代发展要求相匹配，高校依旧需要对办公室的信息化管理进行创新，目前，创新性探索的道路上依旧面临如下问题：

（一）信息未得到充分利用。信息化管理的发展为高校办公室工作提供了便利，但是海量的信息和现有的平台却未在工作中得到充分应用。很多行政管理工作依然沿用传统的工作模式，这不仅使得大量重要信息不能及时处理，还造成了学校信息化系统资源的浪费。

（二）信息形式单一。随着科技的不断发展，各大高校逐步为办公室配置了信息化管理平台。但由于部分工作人员对于信息化管理平台的操作不够熟练，在实际工作中依然采用传统的信息采集模式，使得办公室收集整理信息形式较为单一，缺乏全面可靠的信息。

（三）信息化工作过渡难。信息化管理平台大多采用Word、PDF等信息模式，而传统管理模式的主体是纸质版资料。部分工作人员因不想增加额外的工作步骤，而不愿使用信息化管理平台，使信息化管理工作过渡困难，严重限制信息化管理的推进。

（四）在岗人员培训不足。信息化管理快速推广的同时，还需要跟进相关人员的岗前培训及信息化管理意识的培养。然而，传统的办公思维难以在一朝一夕间改变，因缺乏工作人员定期培训的意识，使工作人员的专业素养无法匹配先进的信息化管理系统，不仅削弱了工作人员的工作热情，还使得信息化管理难以推进。

（五）信息安全问题难以解决。信息化管理模式下，在信息采集、传递的过程中，容易因人员操作失误或黑客入侵等原因，导致机要文件的安全性受到威胁。此外，断电、地震等客观因素也可能会给信息安全带来隐患。

五、高校办公室信息化管理理论依据

（一）边界对象理论。边界对象理论解释为利用边界对象协助不同的部门之间的合作，以实现共同的目标。虽然这些部门的专业知识、关注点、背景有所不同，但边界对象为它们连接的不同部门提供不同的信息，以方便部门间的相互交流。边界对象从某种角度来说可以理解为一个对象“居住”在几个交叉部门，并满足每个部门的信息需求。因此，边界对象有助于表示和转换不同部门边界的知识，即一些交叉专业的知识和信息，高校办公室常使用的项目管理文档、软件架构和甘特图等属于边界对象。该理论有效缓解了高校部门之间的沟通困难，通过提供边界对象来促进不同部门之间的业务交流。边界对象理论为各部门的协同工作提供了理论依据。

（二）行为者网络理论。行动者网络理论提出组织的发展都是通过行动者之间的互动以及所组成的网络决定的。行动者可以被认为是人类，也可以是非人类的行动者，如技术产物。因此，行动者网络不仅可以包含人，还可以包含计算设备、有形对象、抽象概念，甚至整个组织。该理论的关键概念包括一个基本原则和一个不可逆性的概念，基本原则是“要以实现某个目标为发展方向”，而不可逆性是“行动者行为产生后不可逆”。在高校办公室信息化管理过程中，常用到行动者网络理论的基本原则，如在涉及多个独立利益相关部门时，通过使用信息化管理系统进行交互，确定以学校为核心的行动者网络，有助于高校各部门的利益保持一致，从而保证学校的正常发展。行动者网络理论可以被认为是高校办公室协调机制的关键理论。

（三）认知契合度理论。认知契合度理论是指待解决的任务与可选信息格式之间的匹配程度有助于解决该任务的现象。通常来说，在认知契合的情况下，解决问题的过程是高效的。不同的信息表示格式，如文档、图表、PPT，在性能上有相当大的差异。以财务报表、会计信息的分析为例，选择不同的建模语言和符号来分析，会影响具有不同专业水平的人之间的交流。在推进办公室信息化管理的过程中，由于信息表示格式与任务类型及完成效率密切相关，所以认知契合理论是信息化系统应用中的必要条件。

六、高校办公室信息化管理创新策略

（一）制订合理有效的管理制度。针对所获取信息未被充分利用的问题，结合行为者网络理论中以实现学校的发展为目标的基本原则，制订以学校平稳发展为目标的信息管理制度。无论是采用传统的行政管理方式，还是先进的信息化管理系统，高校办公室工作平稳有序进行，离不开健全的管理制度。学校应在搭建信息化管理平台初期，建立系统化数据库，规范全校信息处理格式，协调各部门信息化管理系统版本，形成全校可共享的信息传递体系，并制订相关的信息使用条例，提升信息的利用率。

（二）加强学校各部门的信息协作。针对信息形式单一的问题，结合边界对象理论，增强各部门的信息协作，汇总各部门信息，扩充信息形式。在信息化管理的大背景下，各部门的协作需要办公室以信息化为桥梁去调度，通过收集并共享不同部门之间的信息，来增强信息的时效性，如紧急的通知公告要及时发布在信息化管理平台、各部门的数据报表要及时共享或上传等，以保证办公室及时更新数据。

（三）制订办公室奖励制度。针对信息化工作过渡难的问题，应结合行为者理论，制订鼓励使用信息化系统的奖励制度，以促进工作者以获取奖励为个人目标，快速实现信息化管理的过渡。对于使用信息化管理系统的员工适时予以奖励，定期对其工作成果进行考核，并将师生满意度纳入评分，以此促进信息化管理系统落实到实践中。完善的奖励制度有助于提升员工的工作和学习热情，帮助组织实现快速进步和发展。

（四）加强工作人员信息化培训。针对相关人员培训不足的问题，结合认知契合度理论，高校需投入精力到工作人员的信息化培训当中，组建一支业务水平过硬的精英队伍。首先，根据信息化发展需求调整团队人员，减少人力资源的浪费和人员工作热情的消耗。其次，对在岗人员按岗位进行针对性的培训，通过信息管理线上实操课程，快速提升相关人员的专业知识及利用信息化办法解决问题的意识，使其能灵活、合理地解决问题，根据人员培训成绩，按个人能力分配岗位，以此最大化边际产出。最后，培训必须定期进行，保证工作人员实时掌握最先进的信息化管理技术，培养其革故鼎新的学习意识。

（五）规范信息安全责任制度。针对信息安全存在隐患的问题，结合行为者理论，制订完善的信息安全责任制度，最大限度地减少信息安全问题。首先，加强日常安全检查，机要文件是否加密、重要文件是否备份、机房电脑是否责任到人等。日常考核不仅可以对信息安全问题防患于未然，还使工作人员时刻保持警惕。其次，发生信息安全问题时，需要根据信息安全责任管理规章进行相应的追责，以警醒办公室工作人员。最后，将日常考核及责任处罚结果纳入薪酬标准，进一步提升工作人员的信息安全意识。

七、结语

信息化背景下，高校办公室信息化管理已经成为趋势。如何创新办公管理系统化，提升工作效率，使工作流程更加合理，是高校办公室应重点关注的问题。本文针对当前信息化管理中存在的信息利用不充分、信息来源单一、信息化过渡困难、信息人才稀缺、信息安全存在隐患等问题，利用相关理论提出了创新性解决方案。以期有效提升高校办公室工作效率，促进现代化高校建设有序推进。