新时代国有企业办公室行政管理工作提质增效研究

文/中交一公局西南工程有限公司 张琴

一、国有企业办公室行政管理工作主要职能定位

（一）综合协调职能。办公室是国有企业的综合管理部门，是承上启下、内外沟通、协调左右、联系四面八方的枢纽。对内而言：企业办公室在行政管理工作方面起着重要的桥梁作用，对上负责协调主管领导及各分管领导工作的部署，同级负责各部室间工作的左右协调，对下负责各项工作的传达，保证企业的各项工作有序开展，同时具有将基层问题反馈给上级领导的反向协调职能。对外而言：办公室代表着企业的形象，需要有效与上级、外部单位进行业务沟通、工作协调。

（二）文化建设职能。国有企业文化建设是办公室的一项主要职能。企业文化彰显企业价值观和发展方向，是企业发展的动力，也是企业竞争力的有力体现。办公室作为企业文化建设、策划的执行机构，要通过自身的专业能力，建立符合企业发展要求的企业文化，并在企业发展过程中不断完善。

（三）战略引领职能。新时代，为适应企业发展要求，部分国有企业将战略发展部并入办公室，赋予了办公室新的职能。企业的战略发展是企业发展的行动指南，决定着企业中长期发展规划，对企业未来发展具有决定性因素。办公室职能的增加，对办公室工作提出了更高的要求。

（四）服务保障职能。办公室的服务保障职能不仅限于最初的接人待客、办文办会、管理资产、车辆调配等日常保障，更要着眼于满足企业层面的重大保障职能，如涉及对外的重大仪式、重大活动、重大检查、重要接待以及重大会议的服务及保障。

（五）督察督办职能。企业高效运转需上传下达、令行禁止。企业的各项制度规范了企业的运转，制度执行的效果在于督察督办，督察督办工作的开展能够促进企业良性发展；企业的各类会议做出的重大决策事项、重大部署是否执行落实到位，同样需要督察督办来推动。办公室督察督办职能的发挥对企业建立务实的工作作风起到了重要作用。

（六）法人治理职能。在国企改革行动中，公司治理机制的建立更加符合新时代国有企业发展要求，企业党委会、股东会、董事会、监事会等协调运转也划归办公室的行政管理中，办公室肩负着公司的治理职能，进入“大行政管理”时代，真正成了国有企业不可或缺的“神经中枢”。

二、国有企业办公室行政管理工作提质增效的内涵

（一）理论层面。提质增效从概念理解是指提高质量、增加效率，也就是高质量发展。习近平总书记在党的二十大报告中明确指出“加快构建新发展格局，着力推动高质量发展”，并对国有企业改革发展提出要求。要使国有企业真正成为有活力、有较强竞争力和抗风险能力的市场主体，就要确保企业的高质量发展。办公室作为国有企业的重要部门，在行政管理工作中更要做到提质增效，带动企业的管理提升工作走向纵深。

（二）实践层面。新时代，国有企业办公室行政管理工作提质增效工作不仅是理论的，更是实践的。在国有企业改革过程中，办公室行政工作职能增加，这就需要从业人员转变思路，脚踏实地提升工作水平，以适应改革发展的要求。因此需要不断学习，发扬斗争精神，敢于大胆尝试，确保办公室行政工作紧跟改革发展步伐。

三、国有企业办公室行政管理工作提质增效的必要性

（一）国有企业改革的必然需求。国有企业办公室行政工作的原有管理模式是在一定历史条件下形成的，已经不能适应新发展的要求。要想使办公室行政工作满足国企改革需要，就要辩证地理解办公室提质增效工作，要与时俱进，破旧立新，以点带面推动办公室行政工作高效发展。

（二）国有企业发展的内在需要。国有企业在发展过程中由过去的粗放型管理逐步转向精细化管理，发展理念不断提升。管理者由过去的被动式管理逐步转变思维方式，积极主动寻找发展思路，追求更加高效、高质量的管理模式，理念发生变化，方法得到改进，以革新思维保证企业在激烈的市场竞争中健康发展。发展需要刀刃向内，办公室的行政管理提质增效工作也需要提上日程，这是企业发展的内在要求。

四、国有企业办公室行政管理工作存在的问题

（一）管理理念落后。这是有一定历史原因的。部分企业对办公室职能的定位不准确，领导者不重视办公室行政工作，即“轻办公室，重生产经营”。同时，办公室自身不重视自我发展，没有革新理念，行政管理水平可想而知。种种因素叠加，达不到提质增效的效果，影响企业发展。

（二）管理制度不健全。部分国有企业办公室管理存在制度漏洞，办公室行政工作效率有待提升。例如工作流程不规范，工作推动慢；落实标准低，执行走样。这些问题的存在归根到底是制度不健全制约了办公室行政管理的工作效率。另外，内控管理不规范，导致问题频出。内控管理对企业办公室行政工作至关重要，规范的内控管理可以促进制度的合规执行。可见，没有科学有效的管理制度，没有规范合规的内控管理，就无法促进办公室行政管理工作的提质增效。

（三）机构编制不科学。企业在满足上级单位规定的编制情况下进行自我分配，受企业重视的部门可以得到充分的编制安排；反之，则会缩减人员编制，甚至降低人员编制的配置标准。部分国有企业仍延续以前的观念，对办公室行政管理人员的配置缩编、降准，导致办公室行政管理人员不足，素质不达标，职责分工不明确，工作难以推动，这样会直接影响企业自身的发展，得不偿失。

（四）人才队伍储备不足。新时代，国有企业行政办公室职能逐渐增加，行政管理人员的配置结构单一，人员缺乏流动机会、知识水平不高，高素质人才储备不足，培训不到位，不能满足企业发展要求。如当前部分企业办公室行政管理人员写作水平低，不懂战略研究，不能胜任公司治理工作，人员综合业务水平有待进一步提高，建设高学历、高素质、高能力的综合办公室人才队伍任重道远。

（五）信息化程度不高。办公室信息化建设缺乏标准的制度、流程，部分企业行政管理工作还停留在原始、繁冗的低效模式，缺乏信息化平台的支撑，缺乏大数据的支撑。因此，进一步借助信息化手段提升办公室工作质量迫在眉睫，也是提质增效工作的必经路径。

（六）精细化管理不到位。国有企业行政管理工作提质增效的关键因素就是精细化管理，要破除粗放式管理的弊病，方能达到精细化管理的效果。部分企业办公室行政管理存在随意性，不能厘清管理各个环节的制约因素，管理者思路不清晰，办公室行政工作定位不清晰，以上种种因素制约了办公室行政工作的精细化管理。

五、国有企业办公室行政管理工作提质增效路径

（一）树立先进的管理理念。目前，我国国有企业正处于改革的关键时期。首先，国有企业领导人员要学习先进的管理理论、新政策，准确领航把舵，这是转变管理理念的前提。其次，要学习优秀单位的先进管理方法，对标对表，分析自身的不足，取长补短。最后，要对办公室行政管理工作进行重新审视，研究办公室行政管理工作的改革方案，以适应新时代改革发展要求。办公室行政管理人员要准确对自身职责进行重新定位，不能拘泥于服务保障职能，要适应企业发展需要，时刻进行变革。

（二）加强完善制度建设。具体从以下几方面着手：首先，要建立与新时代相适应的管理制度。通过制度的执行，对人员进行约束，对流程进行规范，做到制度管人管事。如针对会议及商务接待工作，要制定标准化、流程化手册，严格按照流程制度执行，做到热情、周到、节约、保密、把握关键的原则。其次，通过制度规范人员的职责分工。如办公室部门职责，办公室主任、董事会秘书岗、政工岗、政策研究岗、企业文化岗、文书岗、后勤岗职责都要适应新的工作要求。通过责任层层分解，落实到个人，并建立完善的绩效考核制度，奖优惩劣。最后，完善内控制度。要结合管理中的薄弱环节有针对性地进行内控监督，降低工作中出现问题的概率；要加强内控评价体系的建设工作，对不相容岗位加强管理，对部门间工作交叉进行规范，促进办公室行政管理工作提质增效。

（三）建立健全组织机构。要在满足上级单位规定的编制前提下合理进行分配。一是强化认识，转变观念，根据新时代办公室行政工作的要求，加强对办公室行政管理人员的配置力度。二是在满足编制数量的前提下，提高人员配置的标准，满足质量要求，而非简单凑人数。三是部门设置横向要全面，纵向要匹配。如国有企业机关机构或部门设置要服务管理职能，并与上级单位机构设置对应，同时要指导下级单位机构设置满足管理要求，满足管理指令上下贯通，避免出现扯皮现象或管理漏洞。

（四）加大人才引进力度。按照习近平总书记在全国组织工作会议上提出的新时期好干部的标准，统筹办公室行政人才管理，加快办公室人才引进和培养，注重结合企业发展实际需要引进综合型人才。要建立健全人才培养机制和人才交流机制，全方位培养、用好办公室综合管理人才，坚持“以事选人、以岗选人”，加强办公室青年人才竞聘机制，优先使用品行好、业绩突出、作风优良的年轻人。协调组织开展各类办公室技能竞赛、业务培训，争取培养更多综合型人才，为企业储备更多中坚力量。

（五）提高信息化建设水平。一是完善OA公文系统运行，认真做好公文网上交换、处理、归档和查阅等工作的信息化应用，建立和完善信息上网制度，建立基础数据库和重要信息资源库。二是加强电子印章管理，完善电子公文制作、印发、传递、使用、保存、销毁过程中的安全工作。三是推广行政办公固定资产信息化管理。搭建好行政办公固定资产信息化平台，坚持统一领导、分级管理、责任到人的原则，从而实现办公用品高效、节约。

（六）加强精细化管理力度。一是要加强收发文管理，落实文秘人员责任。贯彻落实公文处理流程制度，细化文秘岗位责任，执行文秘考核管理的相关要求，将考核结果纳入绩效考核加、减分项，进一步规范文件处理流程，提高公文处理工作质量和效率。二是规范档案管理。认真贯彻执行《档案管理办法》，建设好公司档案室，对相关责任人及档案管理人员加强档案制度的宣贯培训，认真履行本单位各项档案管理规章制度。三是办公室要根据新要求学习公司治理的相关政策，要熟悉党委会、股东会、董事会、监事会的运作机制，厘清相互间的职责，做到公司治理依法合规。四是厘清工作分工，细化工作职能。从综合协调、战略研究、党委工作、督查督办、信息化建设、固定资产管理、公文处理、档案管理、会务接待等方面，逐项精细化各项工作，形成先进的管理理念，不断提升管理水平。

六、结语

新时代，企业办公室行政工作发挥着越来越重要的作用，需要从业人员紧跟国有企业改革发展的步伐，运用辩证、系统、创新思维研究办公室行政管理工作，开启新模式、提升新能力。同时，对标同行业办公室先进的管理理念、制度、流程、文化，并结合企业实际，制定切实可行的提升举措，推动办公室行政管理各项工作提质增效，助力企业高质量发展。