高校人事档案管理常见问题及解决策略研究

赵子叶

（西安医学院）

高校人事档案资料是在具体的高校各项人事活动中生成的，这些资料的形式比较丰富，常见的有文档、图片、音视频等，在经过高校组织审查后给予认可。随着“双一流”大学建设步伐的加快，以及信息技术的快速发展，高校人事档案中包含的职工信息越来越丰富，同时在人事档案管理中也暴露出一些问题，如果不及时进行解决，容易导致人事档案管理风险。基于这些存在的问题，高校需要有的放矢地采取有效解决措施，从各个维度和层面来对人事档案管理工作进行优化，从而促进高校人事档案管理实现可持续发展，为“双一流”大学的建设和高校的发展奠定一个稳定的基础。

一、高校人事档案价值分析

（一）具有较高的凭证价值

高校人事档案具有较高的凭证价值，具有法律效用，全面、客观地记录了人员任职后的成长经历、工作能力、思想品质，能真实反映高校人员的成长过程，是高校人员能力的合法凭证。高校在选择和聘用人才的时候，就可根据人事档案信息对人才进行科学的甄选，完成对人才的选择，从而为高校人事选拔、干部聘用等提供参考，保证人才资源得到更加有效的开发。

（二）能为人力资源管理积累素材

高校人事档案记录了人员的学历、身份、教学资历等，汇聚在一起形成“人事信息库”，是助力人力资源管理工作的重要材料。高校决策者在需要使用人事档案信息资料的时候，就可以登录该信息库，找到相关的人事档案资料，就能快捷地了解人员的基本情况，快速选择资质、能力、经验等各方面条件都符合岗位需求的人才，促进人尽其才，才尽其用，真正优化配置高校内部人力资源。高校人员档案不仅包括个人简历、职业培训、政党团体、职称考核等信息，还包含人员所受到的奖励和处分、工资待遇等，利用人事档案可以全方位评价人员的各项能力，促进高校人力资源的开发。

（三）提高高校管理水平

现在，高校人才流动越来越自由和频繁，加强人事档案管理，可以帮助高校人事管理者从纷繁的信息中找到有价值的内容，提高人事档案管理工作的质量，辅助高校人事行政决策。传统的人事档案具有较强的身份依附功能、政治功能淡化，通过实施高校人事档案管理改革，将人事档案资料的信用凭证功能、信息记录功能突显出来。同时，应用现代化信息技术，将人事档案的静态文本信息进行动态转化，使之转变成数据资源，便于高校统一管理。

（四）调动人员的工作积极性

高校人事档案能够评估高校人员在科研、学术、教学以及管理工作当中的综合表现，反映出教师的工作轨迹，展示了教职工的个人情况，因此人事档案具有严谨性、权威性。人事档案是最为原始的资料，且档案的内容会随着个人履历的增加而变化，高校人员为了使人事档案的内容更丰富、更具有价值，就需要认真工作，不断创新和实现自我突破，提升能力，从而使档案更具竞争优势。从此维度来说，高校人事档案具有一定的激励作用，教职工为丰富档案内容，需要进行终身学习，有助于在高校内形成良好的工作氛围和成长环境。高校也可以根据人事档案资料，横向分析教职工的成长、发展情况，给予其针对性的教育培训机会，使其不断地实现阶段性跨越、成长。

二、高校人事档案管理常见问题分析

（一）高校人事档案管理制度与机制还不够健全

要实现高校人事档案管理工作的发展和创新，需要高校管理层具备良好的档案管理相关知识，并在实践中重视人事档案管理，然而长期以来，高校领导对教学科研比较重视，相对来说比较轻视人事档案管理。在此种情况下，高校人事档案管理方面的相关制度与机制就没有及时结合实际情况进行更新和完善，使得具体的人事档案管理实践工作中，难以有科学的依据作为参考，也在很大程度上制约了人事档案管理的高效开展。从高校的沿革来看，人事档案管理机制还存在一定的改进空间，特别是在当今信息时代，人事档案的存储、管理、共享等都需要信息技术和软硬件基础设施等的支持。然而，目前来看，高校在人事档案管理工作中的经费投入较少，使得人事档案管理工作信息化水平不是很高，应用档案、查询信息还需要完成复杂的程序，导致整体的管理效率不高，也使得档案的服务价值难以发挥出来。

（二）人事档案管理标准化和信息化建设不足

在“双一流”大学建设背景下，高校的人事档案管理越来越复杂，而高校人事档案管理工作本身也面临着很多新要求和新挑战。虽然技术层面上，高校已经逐渐开始引入了档案管理信息化系统，对档案管理进行标准化和信息化建设，但整体建设水平还比较低，档案管理的标准化程度不高。此外，随着高校人事档案管理中信息化条件的介入，虽然提高了管理的效率和质量，但也难以完全规避因人为因素导致的失误。在后续人事档案开发利用中，人事档案使用者很可能会受到错误人事档案信息的影响，而导致人事档案资料使用效果降低，而档案所属者也会可能因此错过对其职业生涯影响重大的评比、晋升等。网络是开放的，电子人事档案收集、存储和利用过程中，也可能会因为计算机网络、病毒以及人为错误操作等因素，造成电子人事档案资料破坏或丢失，使人事档案面临较大的风险。此外，人事档案“双轨制”+“双套制”管理也带来新的挑战，纸质档案和电子档案各有利弊，如何将纸质档案与电子档案进行有效融合，也是一个容不得忽视和大意的问题。

（三）人事档案管理队伍比较落后

新时期高校人事档案管理工作对从业人员提出了更高的专业素质要求，然而，实际中受到各种因素的影响，档案管理队伍比较落后，队伍的管理理念也不够先进。在人才结构上，档案管理工作者整体年龄偏大，没有接受过专业化的培训，优秀的中青年档案管理专业人才数量相对较少。同时，很多高校的档案管理工作人员没有接受过专业的教育，自身专业素质比较差，专业理论知识和实践技能有限或更新不够及时，使得人事档案管理效果和预期目标存在较大差异。此外，高校人事档案管理岗位人员也不够稳定，经常出现人员变动的情况，还存在较大的流动性，也给高校人事档案管理造成很多阻碍。

三、高校人事档案管理常见问题解决策略

（一）引进先进管理理念，加强人事档案管理制度与机制建设

高校人事档案管理工作是内部行政管理工作的重要内容和环节，高校管理层要加强重视，要从战略管理的高度，从学校可持续发展的高度，对人事档案管理给予充分的重视，予以资源、资金上的充分支持和保障。同时，还要在内部加强宣传，使各部门人员都能认识到人事档案管理的价值意义，积极主动地参与进来，主动协调、配合和共同创新

人事档案管理这项工作。要动员各方力量，深入和全面地调查分析人事档案管理问题，针对存在的问题健全和完善现有的人事档案管理制度与机制。可借鉴国外的人事档案管理模式，推行人事档案与本人见面制度，让人事档案真正成为个人的标志，让档案本人能够主动参与到其中。要制定与完善人事档案收集制度，及时、全面收集高校人员基本情况、参加科研与学术资料、荣誉与获奖情况、诚信资料等，还要包括可以反映个体的现实表现、思想品德、工作能力等内容。要对所收集的材料进行去伪存真，使收集的材料系统成套、有头有尾，从源头上确保档案内容的完整、真实，避免混入虚假消息。只有真实、有效的档案资料，才能为高校人力资源等各项工作提供准确的资料支持，使人员录用、干部提拔、政审、退休等都能得到严格的把关和控制。对于无法确定的人事档案资料，进行实地调查，确保结论的精准性。如果是人事档案个人填写的资料，需要进行仔细审查，如果发现有错误，要第一时间进行纠正。在出现人员工作调动时，要严格按照相关制度传递人事档案，列出详细清单，对档案进行整理、分类、核对、编号，加盖人事部门公章，传递途径必须要通过机要渠道来进行。完善档案收集制度，明确档案工作人员的纪律，各个部门要按照制度和纪律做好人事档案材料收集、归档的监督工作，确保人事档案材料的收集、归档工作能够顺利进行。对违反规定的档案工作人员，要根据其违规情节和性质进行相应的严肃处理。

（二）完善人事档案管理内容，创建标准化、信息化建设

高校人事档案必须要全面、准确，才能确保其功能作用得到充分的发挥。因此，高校档案管理部门需要重新规划人事档案的内容，定期、不定期地根据要求完善补充人事档案内容，分门别类地将人事档案的各项内容进行整合和分类，保证人事档案管理工作的规范性和科学性，充分突显出人事档案管理的价值。通过完善人事档案管理内容，就可以使档案信息能够更加全面，档案管理工作更加规范，为人才的选聘、培养、职称评定、工资待遇调整等工作奠定坚实基础。

高校需要建设标准化的管理制度，通过制度来指导档案管理进行标准化、信息化建设，不断提高管理流程的科学性、标准性，全面优化高校人事档案管理质量。档案管理部门需要建立档案管理责任制度，明确人事档案工作人员的责任划分，优化人力资源配置，确保每个工作人员在专业知识、实践技能方面都能契合岗位的需求，充分激发人员的工作积极性。立足实际科学制定人事档案的具体管理程序和管理方法，规范信息识别、信息传输、资料保存、档案分类等工作流程，进一步提高人事档案管理的科学性。一是收集工作标准化。高校人事档案信息资料收集工作，是最基础的工作。工作人员要动态地进行信息收集，并保证信息资料的可靠性，为后续人事档案管理工作的准确性奠定基础。档案信息收集结束后，将人员的实际工作与历史情况全部体现出来，进行详细记录。二是整理工作标准化。人事档案管理第二个步骤就是信息资料的整理，工作人员需要及时整理所收集的基础信息资料，及时补充各个数据信息，进行分类管理，确保信息的时效性与科学性。三是保管工作标准化。人事档案存放要有序化，以避免档案破坏等问题，提高档案的使用率。加强对档案管理的监管，应用先进的管理理念与信息化管理手段进行标准化操作，以此提高管理的质量与效果。

在当今信息化时代，高校人事档案也正向着信息化方向发展，高校管理层也要具备信息化思维，将人事档案信息化建设纳入到高校管理工作范畴中，增加对人事档案网络设施的投入，配置完善的人事档案信息化管理所需要的各项设施设备，完善档案信息化管理软硬件系统，如图文影像扫描设备、存储器、数码摄像机、数据库服务器等。应用先进的技术手段，根据人事档案管理要求和信息化建设标准，构建数据库系统，利用信息技术手段，对高校人事档案进行分类建档，以方便进行信息化管理。高校之间也可以进行携手合作，共同研发统一的大数据云数据库，实现部分可公开的人事档案信息资料共享，从而推动人才得到更好的开发利用。在“双套制”管理模式下，档案数据库管理还需要建立一个“文件中心”，避免多头管理的问题。对各类数据及时进行补充完善，明确设置各层级档案管理权限，不断提高人事档案综合管理水平。在实现档案服务信息化的过程中，要对相关流程进行优化，实现在线提供档案信息、远程办理档案证明等，实现人事档案资源管理，利用降本增效。

（三）加强人事档案风险管理，提高人事档案管理人员综合素质

高校人事档案管理人员需要具备较高的信息素养，应用信息技术等手段进行风险控制，保证人事档案信息的安全。依据档案管理标准，严格把控档案资料收集，确保资料真实、完整、实效等。在鉴别人事档案信息真实性的时候，需要应用科学的鉴别方法，进行规范、严谨的鉴别。以信息技术进行管理，减少管理者和使用者阅览过程中，出现的各种信息篡改问题。从流动环节来看，主要的风险是人事档案资料丢失、缺失等问题，在档案资源流动期间，应采用多种技术手段加强风险识别，最大程度地降低风险问题，以免导致无法预估的档案信息损失。对高校人事档案进行全过程风险管理，根据相应的风险级别对风险进行控制，分别从风险回避、转移、控制维度进行有效的风险防控，保障档案资料安全性。电子档案资料在档案使用者借阅期间，需要对借阅界面进行相应的安全设计，禁止编辑，以此保障档案信息安全，保证人事档案库安全。

为了提升高校人事档案管理工作的实效性，必须要加强人才队伍的建设。高校合理预测人事档案管理工作所需的人力资源结构与数量，据此拟定人才招聘计划，保障档案人员配置合理，数量适宜。全面优化人事档案管理队伍，引入复合型的档案管理人才。在制定人才培训目标时，需将档案工作人员纳入其中，激励员工主动学习和掌握先进的人事档案管理理念与技术。在培训内容中，要增加信息化、数字化内容比例，提高其信息化技术与技能。通过在职继续学习、定期和不定期培训、轮岗交流等多种策略，加快档案管理工作人员的成长速度。在高校人事档案管理中，人员是非常重要的执行者，也是提高档案管理实效的关键，要加强职业道德教育，确保人事档案库的文字、数据准确无误。提供充足的人事档案管理人员学习与进修机会，定期安排档案工作人员外出调研、参观，与兄弟院校进行学习和交流，开拓思路，引进先进的经验和优秀做法，提高档案工作人员的综合能力。

四、结语

综上所述，高校人事档案是重要的资料，其具有多重价值，是高校档案的重要组成部分。在高校内部重视和强化人事档案管理，可以优化人力资源配置，促进我国的教育事业迈向一个更高台阶。但在当今时代，高校的人事档案管理因为受到多方面因素的影响，还存在很多亟待解决的问题。在实践中，要针对这些问题，采取有效措施，多管齐下地解决问题，推动创新，不断提高人事档案管理效能，为我国高校健康长远发展提供人才保障。