企业档案管理探索

陆 钐

（兰州兰石集团有限公司）

企业管理诸多要素中，档案管理的地位不可忽视，是企业管理必不可少的基础工作，重视和加强档案管理对企业发展有着不可忽视的重要作用。在企业的创立、成长进程中，逐日沉淀的大量文件及各类材料日积月累成为了企业档案的重要组成部分，反映着企业发展的历史进程，其完整地反映了企业管理以及发展的全部情况，众多的历史资源中存在的值得开发和利用价值，充分凸显企业档案管理的重要地位，管理者的管理视点应包含企业档案管理，促进档案的现代化管理，进而提升企业档案开发利用水平，提高企业的整体竞争力。

一、企业档案管理研究的意义

档案资料是企业经营活动中的伴生资料，直接记述、承载了企业经营活动中的各项工作过程和成果，数据具有唯一性，从企业诞生的那一刻起就连续的记录着企业发展的方方面面。企业档案除了具有企业和地域的文化价值以外，最为重要的就是具有历史文化价值[1]。档案为企业经营的科学决策提供最基本的记录信息。对于一个企业，系统、全面、精确地利用档案资料，可为企业管理者做出正确决策提供有效、可靠的历史数据，避免盲目性，增强预见性和科学性，做出切合实际、科学无误的运营决策。科学的管理档案，可以使得技术得以合理、充分利用，可以使生产力得到进一步地解放和提高。档案作为一种生产力的隐性存在，蕴藏着企业发展进程中的各种不同类型的原始信息，为各领域的技术回溯、追踪及支持发挥着重要作用。科学、高效的档案管理，可以大幅提升管理人员和科技人员的信息收集、资料查找效率，从而使管理人员和科技人员能够安排更多的时间提高工作效率，进而促进提高生产效率。新技术或新发明，借鉴前人的经验是必不可少的，只有档案实现科学的有序管理，企业员工获取信息的及时及准确才能得以保障，从而实现技术成果的充分利用，促进企业效益更上层楼。档案管理对企业的经营管理具有同样的重要作用。企业组织、管理各方面的活动都离不开档案，企业档案管理是企业管理的重要分支，是企业管理的必要构成部分。企业经营的信息流造就了档案，作为企业管理活动之一的档案管理水平，同样一定程度地反应了企业管理水平的优劣；管理优异的档案才可能提供完整的档案资料，为企业经营管理提供真实、有效的数据。成体系的、有效率的企业档案管理，对企业档案资料实现自身管理价值，提升企业效率和运营质量有重要的现实意义。

二、企业档案与企业档案管理

《企业档案工作规范》将企业档案定义为:“企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。”[2]是企业非常关键的管理信息资源，在企业管理运营中发挥着无可替代的重要作用。随着企业管理研究、实践的快速发展，档案管理也迎得了发展的机遇。档案管理从务虚走向务实，企业档案管理在内容、理念、思想、管理方式各方面都在不断地扩展和提升，通过合理、高效的企业档案管理，在企业档案信息应用价值得以充分实现的同时，提升企业的市场竞争力。

（一）企业档案

1.正确理解档案概念

探索档案管理首先要了解档案，库房里面堆积的资料并不都是档案。长期以来人们将各种资料、文件与档案混为一谈，似乎只要是文字资料都可以归入档案的范畴。事实上，档案的核心特质是其原始记录性，是直接的历史记录，以其鲜明的原始性和记录性区别于其他资料，也即是说，档案是原稿、原本，是第一次面世的文献。而根据某种需求经过编辑的资料则失去了原始性，因此不能称其为档案。

2.企业档案

企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。国家档案局在《企业档案管理规定》中对企业档案作出进一步阐明：“企业档案是在企业的生产经营活动和管理活动中形成的对于企业、社会、国家有保存价值的各种形式的文件材料。”在2009年国家档案局又通过发布《企业档案工作规范》重新将企业档案定义为：“企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件”。

由上述企业档案概念描述的三次变化可以看出，档案的核心内容是企业主体在企业发展活动中形成的（第一手）、有保存价值的文件。着重说明随着国家发展，企业的活动涉及的范围愈发广泛，简单将档案局限于狭义的企业生产活动显然已经不能满足企业档案的涵盖范围。强调扩充文件内涵，这是由于科学技术和经济的发展，企业档案形式和载体注入更多现代科学的必然结果。同时，《企业档案工作规范》中提出“企业档案是企业知识资产和信息资源不可或缺的一部分”，赋予了企业档案更深刻的价值，并确立了企业档案对于企业的各项活动的重要地位。

由此可见，企业档案是企业管理环节中必不可少的节点，且具有如下特点：一是整体性。企业档案包含了企业全周期的运作和各种活动内容记录，不是某一方面的局部记录，而是一个连续的整体[3]。不仅记载了企业的发展经历和进程，可以为企业提供各种可追溯的记录信息，同时也能够反映出企业的经营波动，为企业生产经营管理提供历史借鉴。二是知识性。企业档案是经营活动的记录，是积企业全体员工工作智慧之大成，能够为企业交流和创新提供各种有效的经验总结，从而帮助企业决策。三是商业性。企业档案的分析可以帮助企业反思企业活动各个环节的得与失，规避可能存在的风险，体现了企业档案的经济利用价值。

（二）企业档案管理

企业档案工作是企业履行档案管理职能的行为和活动[4]。企业档案管理工作需要包含档案工作的组织结构的构建、管理工作制度的设计与贯彻，全体员工都应该参与进各项档案文件形成的各项活动，最终满足归档的体系性和完整性。显而易见，企业档案管理是对企业档案资料进行的体系化、科学化的管理，为企业进行信息资料服务的充分管理、研究提供系统的支持工作，是企业管理活动的重要成分。

企业档案管理工作是一系列的管理活动，全部过程均反映了企业整个的经营现状和管理者的思想特征，包括几个主要方面，一是企业档案的形成。企业的活动留下记录，收集和积累的记录信息，经过管理者的分析归纳再经过按一定的管理程序整理，最终形成档案。二是企业档案的分析、归纳、研究与存储。初期形成的档案是无序的、缺乏条理的，需要对资料进行合理的分类、编目、重组，组成一个科学而有机的体系，包含纸质、照片、实物、电子化新载体等各类档案的整理。而档案的存储管理则是对已经分类、归纳好的档案资料进行规范的存储和维保，为企业档案管理建立一个标准、规范的存保体系。三是企业档案的检索。企业档案信息进行合理的加工和存储，建立秩序，为用户简便快捷获得指定档案内容提供高效服务的过程。四是企业档案的综合利用和服务。精准地满足企业员工对于企业档案的需求，理顺档案资源的内容和重点，把经过筛选、序化后的档案信息提供给企业员工，实现档案高效利用的档案管理目标。

三、当前企业档案管理现状与存在问题

（一）虽管理意愿加强，但认识深度不足

随着国家对档案管理重视程度的日渐加强，无论主动或是被动，企业领导层对档案管理工作也逐渐提高认识并加大支持力度，比如建立管理机构，加大资金投入等，但是认识深度不足，企业领导将该工作的具体内容想得过于简单化，缺少规范化管理，工作流于形式，效果也就不会十分理想，自然也就不会产生利益的最大化。

（二）管理形式化，监督不完善

管理制度和管理监督机制的缺乏，给归档文件材料收集、更新工作造成了障碍，难以齐全和完整。档案中长期以来沉淀的且容易疏忽的技术机密、商业机密等失密现象严重。原始记录信息形成的文件分散在企业各个部门，仅仅作为一般性文档管理，不具有档案管理的统一性和科学性。各种记录与档案管理两者之间缺少制度约束，在诸多方面存在程序不规范的现象，使得档案管理链条难以为文件收集提供有效支持。

（三）管理人员意识薄弱，专业素质不高

档案管理工作在我国随着国家经济腾飞才逐渐进入了管理层的视线，受重视程度在纳入企业管理系列得以体现。但是，实际上目前多数企业对专业档案管理工作缺乏正确认识，自然谈不上重视相应的专业培训，结果就是从业者工作概念模糊，使得档案管理工作出现漏洞。由于单位的重视程度不够，人员配置的专业水平有限，兼职过多、业务生疏，人员不稳定，最终使得企业档案管理工作流于形式，无法适应企业发展的需求，对企业的经济效益提升产生隐性但不可忽视的不利影响。

四、正视问题、消除隐患，提高档案管理水平

（一）提高管理者认识水平、挖掘档案经济价值

企业档案是一个企业的原始活动记录，既有在文件中大量记录的显性知识，也有企业发展进程中积累的蕴含着产业知识精华的隐性知识，隐性知识是智力资本，在企业档案管理中，管理者大多数关注于档案记录中部分显性知识的挖掘和利用，而档案管理的科学历史传承性带来的隐性知识，因管理者的认识水平问题而被忽视。

承载企业档案的介质从纸张到今天的电子文件，企业档案管理的方式方法也在不断地在新形势下更新换代。企业在激烈的市场竞争中，唯有不断提高企业档案的利用效率才能满足企业的信息使用需求。隐性知识更是需要对档案进行科学分析归纳，萃取提炼方可得其精华。档案经济价值得以体现，为企业带来经济效益，就会促进领导者对档案工作认识水平的提高，进而强化企业档案全方位开发利用，同时为档案管理提供新的管理思路，构成管与用的良性循环。

（二）加强制度建设、完善监督机制

档案管理体系所必备的管理条件包括：收集、管理、存储、利用等四项功能[5]。其中任何功能必须有合理科学的制度约束和完善的监督才能实现。档案的规范管理必须有严格的制度来保证[6]。实践证明，制度的根本在于执行，执行的效果取决于监督落实的力度。监督的有效程度决定了制度的约束力度。只订制度，没有监督，形同虚设，也只能沦落为一纸文章。

制度建设是一个完整而严密的系统工程，既有档案管理整体的体系构架管理制度，也有工作执行制度，体系管理需要一系列的项目执行来保障。基于企业的行政管理平台，完善档案管理的组织、人事、项目、程序和监督等各方面的制度细节，要各方面的制度紧密联系，形成系统完备的制度体系。既重视体系制度的整体规划，也重视分项工作的单项制度、实施细则的建设，从而使各项管理制度既有纵向的有机衔接、又有横向的环环相扣，形成高效的网状管理体系，真正发挥档案管理制度的整体合力。

完善制度监督就要在制度建设中融入监督要素，首先要强调档案管理领导者的责任，保证对领导权利的有效监督。其次要顾及到企业档案管理中各个易于产生脱节的环节，增加制度的严密性。通过完善的监督制度体系，使监督依据透明，使档案管理体系中的每一个成员都明了其行为责任后果，从而有效减少管理失误的产生，保证档案管理各项工作正常高效的开展[7]。

（三）加强人员培训，提高专业素质

随着电子信息技术的爆炸式发展，档案管理的电子化、智能化成其必然，各种新技术悄然改变着档案管理机制，原有的管理理论和管理模式已经脱离了档案管理的现实环境，同时,国家对企业档案管理水平的提升预期，对企业管理的人员素质进一步提升提出了更高的要求，唯有加强对档案管理人员的培训力度，才能应对现代档案管理的挑战。

培训要因人而异。针对培训对象不同的素质和需求，结合企业管理特点，首先选定普遍适用的基础内容，对全体档案工作人员进行统一培训；其次，针对不同单位不同岗位档案人员的需求，分门别类地进行细化培训，以期使管理人员明确档案管理概念，树立管理系统意识，提高横向联系能力减少衔接失误，确保档案的准确、完整。

企业档案人员的培训教育应该成为一种持续性的学习活动，形成培训长效机制，为企业持续提高企业档案管理水平提供坚实的保障[8]。

五、结语

企业档案真实、自然地记录了企业发展的点点滴滴，既有完整的经营进程信息，也有文化传承等信息，因而企业档案极具特异性，每个企业自成体系，企业间是无法复制的，同时，企业档案在企业发展过程中伴生积累、日渐庞大，不同历史阶段形成的档案也从另一个侧面反应了企业当时的整体管理水平，作为企业记忆的重要素材，科学有效地管理是保证其真实、完整的重要手段，为此，企业领导者充分认识档案管理知识服务的重要性，深刻理解企业档案中蕴含的经济价值，夯实企业档案管理基础工作。优化企业内的组织结构，强化档案管理人员的素质培养，将档案中隐含的技术、经济及管理价值融入每个员工的思想意识中，是不断提高企业档案管理水平的必要条件。保证企业档案管理工作的质量，改善的“重保管，轻利用”管理思想，以全方位的视角来审视、评价档案管理命题，完善经常性业务工作，结合企业技术进步做出相应的分析和判断，让档案价值满足多样化的经营需求,最终提升档案资源的利用价值。