乡镇事业单位采购与付款内控制度中的常见问题及其对策

王洪岩 荣成市埠柳镇财政经管统计服务中心

引言

目前，我国政府非常关注乡镇经济发展，政府部门想要通过促进乡镇经济发展带动乡镇整个经济的发展步伐，有效辅助我国经济发展。乡镇事业单位的运营情况和直接影响了经济发展的速度和乡镇社会的稳定性，乡镇事业单位加强内部控制势在必行。作为乡镇事业的事业单位的管理者必须清晰自身肩负的任务和使命，在日常工作中加强内部管控，提升用户管理效率，实现乡镇事业单位稳步发展。

一、乡镇事业单位采购与付款内部控制制度中存在的常见问题

（一）缺乏完善的采购与付款内控预算管控制度

乡镇事业单位在开展采购和付款内控活动的过程中没有建立完善的预算管控制度。乡镇事业单位开展物资采购活动的过程中完全是根据事业单位的实际需求进行采购。采购人员在采购前没有具体标准的约束，实际采购物资的成本得不到有效的控制。很多乡镇事业单位为了控制采购成本在经营初期会制定预算管理方案，但是预算管理方案仅仅针对未来运营过程中的一些重大采购事项确定总体的预估金额，而在实际采购活动开展的过程中采购人员没有统一的采购标准。因此，乡镇事业单位采购人员经常擅自决定采购货物的价格。在实际采购活动中没有积极地了解市场行情，经常出现物资采购成本高和货物质量低的情况。另外，在乡镇事业单位开展采购活动的过程中各部门之间的沟通相对欠缺。由于沟通不及时，导致乡镇事业单位采购人员对于不同部门的物资采购的要求不够了解。乡镇事业单位的采购活动完成后采购的货物无法满足经营需求，造成重复采购或过度采购的问题层出不穷，增加了乡镇事业单位的采购总体成本，使得采购与付款内控制度无法全面完善。

（二）岗位职责不明确

乡镇事业单位开展采购和付款工作的过程中需要明确各岗位之间的岗位职责，不相容岗位职责必须分离，这样才能够提升采购和付款内控制度的效果。但是目前阶段乡镇事业单位的岗位职责不够明确，不相容岗位职责无法有效分离，这为一些不法分子提供了可乘之机。例如，一些乡镇事业单位的采购人员与付款人员为同一人兼任，乡镇事业单位的采购员一般都是从财务部门支取现金，直接到市场中购买物资，通过开回来的发票来进行报销，这种情况导致采购人员在采购货物的过程中拥有绝对的主动权。采购员到市场中购买物资从价格到品质都有很大的差异，采购活动与付款环节无法保持独立，增加了乡镇事业单位资金安全风险，使得乡镇事业单位采购和付款内控效果相对较差。另外，一些乡镇事业单位的工作人员对于自身的工作职责缺乏足够的了解，工作人员在工作的过程中一味地按照既定的工作内容开展相关的工作，对于自身岗位职责应履行的责任不够重视，岗位责任意识差，增加了乡镇事业单位采购和付款内控工作的全面开展。一些采购人员通过和商家串通等多种手段来谋取乡镇事业单位的利益，使得乡镇事业单位经济利益受损。

（三）监管不到位

乡镇事业单位针对采购和付款活动缺乏有效的监管，很多乡镇事业单位在采购和付款环节的各个运营活动中都没有设置相关的监督管理人员。一方面是考虑到监管成本相对较大，另一方面是监管的效力不足。监管不到位助长了某些工作人员在工作中利用职务指标谋取个人利益的气焰。一些乡镇事业单位内部工作人员专门钻监管不到位的空子而谋取个人利益。虽然乡镇事业单位在内部设置了专门针对采购活动的监管，但是由于监管人员对实际情况缺乏足够了解，监管力度不足，直接影响了最终的监管效果，使得监管岗位形同虚设。

（四）审批流程不规范

乡镇事业单位开展采购和付款工作的过程中没有建立科学合理的审批流程，采购人员是根据各部门的采购需求直接到市场中购买相关的物资。物资采购完成后交给保管人员进行入库，整个工作开展过程中不涉及过多的审批，这导致乡镇事业单位的管理者无法对采购活动进行总体的把控。有一些乡镇事业单位虽然设置了采购审批环节，但是审批人是由采购部门的管理者担任，采购人员仅仅是从采购的角度进行审批，无法从乡镇事业单位的整体运营和发展的角度进来了解采购物资的必要性以及采购什么样的物资。在采购验收环节，乡镇事业单位直接对物资进行验收入库，没有专门的人员对物资的质量和可使用性进行查验，导致很多物资采购后无法使用，需要重复购买，这极大地增加了采购成本，影响了采购和付款工作的全面开展。在付款环节财务人员直接根据发票进行付款，没有把采购物资的价格和整体市场环境进行对比。这种情况下采购监管力度不足，影响了采购和付款内部控制工作效果的提升。

（五）采购和付款内部控制制度不够完善

为了更好地约束采购人员和付款人员的相关行为，乡镇事业单位需要制定与之相关的管控制度。但是，目前乡镇事业单位内部的管控制度与实际采购活动与付款环节的具体行为之间存在一定的差异。很多的制度相对老旧，无法有限规范目前采购人员和付款人员各环的工作行为，制度的约束性效果得不到最大限度的发挥。很多乡镇事业单位的工作人员完全无视采购和付款内控制度，内控制度形同虚设。乡镇事业单位利用采购和付款内部控制制度漏洞从事损害国家经济利益和财政资金安全的事件屡见不鲜，完善采购和付款内部控制制度势在必行。

二、如何进一步完善乡镇事业单位采购与付款内部控制制度

（一）建立健全的采购与付款预算控制管控制度

首先，乡镇事业单位在开展采购和付款内控工作的过程中必须设置明确的预算管理标准，在事业单位经营初期根据乡镇事业单位的发展要求以及对未来市场环境的预判，明确采购物资的数量和可接受的成本，并且把预算管理方案细化到每一个环节，这样各部门之间在采购计划的过程中会参考本部门的预算指标，提升工作人员成本管控方面的意识，实现开源节流的目的。其次，乡镇事业单位应该针对采购人员的行为进行全面管理，发出采购任务后针对采购货物的质量要求以及采购标准进行明确。通过规范采购员的行为来降低采购成本，实现采购与付款内控目标。乡镇事业单位在开展预算管理的过程中必须设置全面的预算管控方案。预算数据不仅要涉及采购活动，还要针对相对事业单位日常经营中的各项活动进行全面预算管理，制定科学合理的预算管控方案，这样才能够从整体上把控乡镇事业单位采购和付款工作精度和管理效果，为乡镇事业单位采购和付款内控提供数据管控指标。最后，乡镇事业单位需要监管采购人员的行为，规范采购人员岗位职责和行为规范。通过加强对采购人员的管理，提升采购效率和质量，降低采购成本。在管理的过程中，管理者必须根据目前乡镇事业单位采购人员身上的一些通病开展针对性规范，保障制度内容能够更好地约束采购人员行为。

（二）明确各岗位职责

乡镇事业单位想要提升采购和付款内控的效果，必须建立明确的岗位职责，针对采购和付款环节涉及的各个岗位人员情况进行全面梳理，及时了解目前乡镇事业单位在采购和付款环节中的一些问题，以此来设置与之对应的岗位职责。乡镇事业单位在岗位职责中严格规范每一个工作人员的工作行为。一方面让工作人员了解自身的工作职责，另一方面还能够警醒工作人员不要触犯或违反岗位职责的相关要求，提升工作人员在工作岗位中的职责意识。另外，乡镇事业单位针对不相容岗位必须进行分离，通过不相同岗位职责分离实现各岗位之间相互监督管控的目标。例如，采购人员和付款人员必须由不同的人员担任，工作人员之间必须保持绝对的独立，这样才能通过才从过付款人员来审核采购人员行为。同时，采购人员还能针对付款人员的付款情况进行监管。不相容岗位职责分离是保证采购和付款工作制度完善的重要方式。因此，乡镇事业单位必须切实履行并积极完善相关的岗位职责。

（三）加强对采购和付款环节的监管

首先，乡镇事业单位为了能够更好地实施采购和付款内控制度必须在内部建立强大的监管机制，对于关键岗位工作人员实施动态监管。一旦发现工作人员违背了乡镇事业单位的相关规定的行为就必须予以处理，把采购和付款环节的各项风险降到最低。其次，乡镇事业单位需要保障监管人员与其他部门工作人员之间的独立性。由乡镇事业单位管理者直接对监管人员负责，这样才能够让监管人员在没有任何影响的情况下实施监管，保障监管的公平性，防止监管人员与工作人员之间产生利益往来。同时，管理者需要给监管人员赋予一定的权利，方便监管人员开展具体的工作，以实现最终的监管目标。再次，乡镇事业单位需要针对采购和付款环节的各项问题的处理需要进行全面的约束，建立完善的惩罚制度。一旦发现有工作人员违背乡镇事业单位的相关条款必须给必须给予严厉处罚，这样才能让每一个工作人员对于自己的工作和行为有清楚的认知，并在日常工作中更好地配合监管活动的开展，最大限度地提升监管效率。

（四）加强采购和付款授权审批管理

乡镇事业单位在采购和付款环节需要建立适当的授权审批机制。针对关键环节进行全面管控，梳理采购和付款流程，明确工作流程中各岗位工作人员职责。在采购前各部门工作人员根据需求上报需要，由部门管理者以及乡镇事业单位的最高管理者签字确认后再流转到采购部门，采购经理根据采购需求下发采购任务。采购员在购买相关物资后需要由专业的验收人员进行验收，验收人员主要针对产品的质量和可使用性、货物的数量等相关内容进行查验，保证货物满足乡镇事业单位的运营需求。验收合格后，验收人员交由保管人员保管具体的物资。采购物品报销环节，财务人员不仅要查验发票的真实性和合理性，同时还要关注同等货物市场的平均价格，从整体上把控采购成本。采购货物的发票入账后，乡镇事业单位要针对商品的规格、型号、价格、数量等情况进行统一入账、统一分析、统一存档，方便后续的查验。乡镇事业单位在建立授权审批机制的过程中需要设置不同的管理权限，根据管理能力的明确每个人的管理权限，对于大额采购必须由乡镇事业单位的各级管理人员进行审批，以免大额采购影响乡镇事业单位的发展。乡镇事业单位内部大部分的资金是政府财政资金，授权审批机制的完善也是政府部门加强内部管理，保障财政资金安全的一种重要手段。因此，乡镇事业单位必须深入落实，有效贯彻。

（五）建立完善的内采购和付款内控制度

乡镇事业单位需要进一步完善目前采购和付款内部控制制度。首先，乡镇事业单位应该针对目前采购和付款环节的流程进行全面梳理，及时发现流程中的一些漏洞。乡镇事业单位建立与采购后付款相互联系的内部控制制度，这样制度才能发挥其应有的约束性作用，保障制度更好的落地，从而实现最佳的内部控制效果。其次，乡镇事业单位应该设置专门的工作岗位针对制度的执行情况进行全面的监督。一旦发现有人违反采购和付款内部控制制度必须及时地予以处罚，降低乡镇事业单位的经济损失的同时，有效地加强内部控制，提高内部控制的约束性。再次，乡镇事业单位需要针对采购和付款环节内部控制的重要性进行全面的宣传，让每一个工作人员都能够充分认识到采购和付款内部控制制度的重要性，建立内部监管的良好环境，这样才能最大限度地发挥制度的约束效果。乡镇事业单位针对目前采购和付款内部控制需要进行逐步完善，根据业务范围和日常活动建立与之匹配的内部的制度。这样才能够让制度得以完善，最大限度约束相关人员行为。

结语

乡镇事业单位采购和付款内控制度直接影响了乡镇事业单位的发展，对于我国财政资金安全也产生了重大影响。因此，作为乡镇事业单位管理者以及员工都必须加强对于采购和付款内部控制制度的重视。针对目前采购和付款内部控制制度中的问题引起高度关注，并采取与之匹配的制度规范加以解决，不断完善乡镇事业单位的内部管控活动，为乡镇事业单位更好地服务于大众做好充分的准备。随着乡镇事业单位职能作用的发挥，乡镇经济也能够得到一定的发展，这是一件立国立民的大事。乡镇事业单位的管理者和工作人员必须以身作则，清晰地认知到自己的工作职责，加强内部管理，加快实现乡镇经济振兴。