中小型代理记账公司的信息化建设水平
——以A 公司为例

2023-04-03 13:43
中国农业会计 2023年3期
关键词:报税业务人员记账

姜 越

(作者单位:山东农业大学)

一、信息化建设

所谓信息化建设,虽应将最新信息技术贯穿于企业发展的始终,但根本目的是要使信息资源在企业的生存发展中发挥其最大价值。而这个价值的实现是双向的,对于信息本身而言,可以使其有用化、有效化,拥有一个价值标签。对于企业而言,可以把握更多具有时效性的机会,拥有更多选择,增强自身竞争力和整体实力,从而占据行业优势地位。同时,值得关注的是,企业的信息化不仅仅是一个技术问题、信息索取问题,而是与企业的发展方向、价值目标、业务规划、管理制度等密不可分的。

二、代理记账

代理记账是指会计咨询、服务机构及其他组织等经批准设立从事会计代理记账业务的中介机构接受独立核算单位的委托,代替其办理记账、算账、报账业务的一种社会性会计服务活动。代理记账的主体是满足《代理记账管理办法》第四条规定设立条件的中介机构,包括会计师事务所、代理记账公司及其他具有代理记账资格的中介机构。代理记账的对象是不具备设置会计机构,或者在有关机构中设置专职会计人员的独立核算单位,如应当建账的个体工商户、小型经济组织等。

三、A 代理记账公司信息化建设水平

2019 年,A 公司刚刚成立,作为一个典型的中小型代理记账公司,孤岛模式是其信息化建设初期的鲜明特征,黄燕学者指出,该模式较为安全,有投资难度低、规模小、风险小的优点[1]。也正是由于这些特点,孤岛模式才成为中小型代理记账公司的最初选择。而随着公司的发展,这种模式的信息局限性问题逐步凸显,许有准学者则将中小企业的信息化建设工作与云计算衔接,并提出诸如建设SAAS 信息化框架等措施,使云计算服务于中小企业信息化建设工作[2]。对于A 公司这类公司而言,信息化模式的迭代还是要结合发展实际,思想上的更新需要与行动保持同步。

(一)公司基本信息

通过三年的经营发展,该公司的经济类型、行业类型、职工人数等基本信息没有发生变化,但公司2021 年全年营业额比2019 年的0.90 万元营业额增长6 倍之多,2021 年年末资产总值比2019 年的资产总值0.50 万元增长4 倍之多(见图1)。由于该公司是初创小规模服务业,且其从事具体行业比较特殊,服务一位客户取得的收入并不可观,所以其营业额的增长主要依赖于对客户资源的开辟,通过多渠道获得信息并加以筛选,从而确定更多客户,逐步实现公司营业额的提高。

图1 A 公司近三年经营业绩

(二)公司信息管理规划及实施情况

2021 年年初,A 公司曾制定一个信息管理规划,因种种原因并未实施,2022 年年初,其所制定的信息管理规划初步实施,由于公司规模较小,效果尚不明显。从整合客户信息这一点来说,针对不同性质的客户,报税要求不同,有的税需要月报,有的税则需要季报,从另一方面来说,有的税电子税务局会自动上报,有的税则需要业务人员手动办理,但保险起见,业务人员往往还会将网上自动上报的税再报一遍。虽然一般自动上报的税往往不需要缴纳税费,但若有特殊情况,需要缴税而恰巧系统没有自动申报,那就不仅仅是补税的问题,更为严重的还将受到相关法律法规的制裁。A 公司制定的每月整合客户信息目标,从内容上看,与平时业务的要求是相重合的,即使没有这一目标,客户信息也会随业务的办理而被详细整合。所以,要想看到更明显的效果,该公司需要逐步扩大经营规模。

(三)公司信息管理现状

目前,A 公司的信息管理仍由财务部门代理,还未设置专门的岗位。此外,A 公司使用的会计软件的品牌和型号并非大众所知晓的用友(NC、U8、T 系列)、金蝶(K/3、KIS、EAS)、SAP 等常见的软件,而是很少涉猎的管家婆软件。公司的业务人员也表示对于现阶段来说,管家婆软件较其他软件更实用、适用。就典型的会计软件用友和小众的管家婆对比来看,通过深入了解可以发现,用友功能更加全面,但比较复杂,对业务人员的要求较高,需要其熟练掌握各个模块,而管家婆则更为简便,包含的业务量比较少,适用于小规模企业。总而言之,两个系统各有各的优势及所匹配的行业领域。针对信息分类编码情况,企业代码及行业代码得到部分实现。A 公司对通过互联网提供的企业级应用或服务进行了慎重考虑,要求信息提供者保证信息资源安全可靠,公司本身也采取了本地定期备份的措施来确保信息安全,同时表明希望得到信息服务机构提供的诸如信息化建设评估、指导咨询等信息服务。在实现信息管理成本与收益均衡的压力下,该公司毅然坚持对管理人员进行培训,因为基础信息管理战略的实施,对公司来说效益的提升不仅仅是冰山一角,且始终认为进行用户终端培训并接受企业信息管理系统对公司今后的发展非常重要。

(四)公司信息管理实施情况

A 公司经营活动的信息由开展经营活动的人员输入信息系统,其内部不同部门各自收集所需要的经营活动信息。值得注意的是,该公司与其分支机构的经营活动信息实现了共享。若将公司业绩与信息共享相联系,可以发现,信息共享的实现助力了公司运行效率的提升,从而带动业绩,实现了更多效益。

(五)公司对信息管理的认识

A 公司的会计主管始终认为信息管理人员非常重要,因为其在收集和提供实时的高质量信息、高效地管理信息、实现组织绩效、管理信息系统和数据库等方面都发挥着积极作用。因此,对于公司而言,应当设立信息管理人员岗位;对于信息管理者而言,应当拥有较强的商业环境意识、良好的沟通能力、专业技能,从而获取、收集、传递信息,协调企业管理并参与决策;对于政府部门而言,应当在相关法律法规、政策、资金、宣传教育、监督力度等方面提供强有力的支持。

四、信息化建设过程中存在的问题

对于代理记账公司来说,其信息化建设应当从两个方面来考量。一方面,对于该公司本身,应当发掘更多渠道,获取更多有用的信息,从而开辟更多客户,同时也应当注重硬件基础设施的建设,充分利用现代信息技术,不断提升公司运营效率及经营业绩。另一方面,对于公司所服务的客户,应当及时更新客户信息,建立更加完善的信息储备系统,同时更应注重业务领域信息的更迭,特别是相关最新政策的颁布,保持所拥有信息的时效性。通过对以下突出点进行分析,反映中小型代理记账公司在信息化建设过程中面临的问题。

(一)客户开拓困难

由于该类型公司的业务主要是代理记账,从事这个行业的门槛并不是很高,一般职员具备会计从业资格即可,因此市场上该行业中占比最大的一部分是一些小规模的公司。同时可以发现,中小型代理记账公司所服务的客户也是一些规模小的一般纳税人或小规模纳税人。这类公司极少配备更专业、更资深的从业人员,而客户大都来自自身所能辐射到的临近地域,客户的信息源并未被这些中小型代理记账公司掌握,一份交易的达成更多是客户的主动。当然,处于市场被动地位,年收入自然也就没有那么可观。

(二)现代信息技术利用不充分

部分中小型代理记账公司的管理者对公司的信息系化建设缺乏正确认识,没有建立起现代信息技术与信息化建设之间的联系,未能真正从推动公司的信息化建设、提升公司竞争力的角度做出正确抉择。从侧面也可反映出,高明的管理者、优秀的技术人才是公司在信息化建设中不可或缺的重要资源。对于这类公司,我们不难发现,其在综合考虑成本与效益、发展方向、行业规划等因素时更倾向于选择简易的、操作方便的、对业务人员要求较低的软件来开展业务,给公众呈现一种已经结合公司实际充分利用现代信息技术的假象,实际上这是公司在经营利益的催促下只注重眼前的利好,没有制订长远的发展计划,又或者说是不敢创新、害怕失败的理由罢了。李玉强等学者也指出了企业在会计信息化建设中存在缺乏发展规划、人才等问题[3]。

(三)客户信息维护时效性强

就代理记账业务中的报税而言,业务人员在办理业务时需要将客户的相关信息输入电子报税系统,这时有两点需要注意:其一,当客户的信息更新时,如法定代表人更换、营业执照更新等,都需要及时联系客户更改相关信息。对于更换法定代表人,如果登记人姓名是法定代表人,则需要更改姓名及手机号等信息。对于更新营业执照,需注意对纸质营业执照更新的同时,也要对电子营业执照进行注销并更新,实现信息同步化。其二,临近每月中旬,一般是报税的高峰期,系统难免会出现问题,若密码输入一直卡顿错误,则需要业务人员及时联系客户修改密码;若系统显示数据与核算数据不一致,业务人员应当在报税截止日期前携带相关资料前往报税大厅进行办理。不论客观因素还是主观因素,都是公司在办理业务、维护客户信息时需要时刻注意的。

(四)政策变化指引性突出

对于报税,政策变化要从客户即企业角度和报税政策两个方面进行考虑。一方面,疫情期间,国家为了推动经济社会持续健康发展,出台了一系列有利于中小企业发展的政策。尤其对于小规模纳税人,疫情期间征收率由3%降至1%,若季度营业收入未超过45 万元,则可免征增值税。这项政策实施时间原本截至2021 年底,但后期又进行了更改,2022 年继续实施此项政策。另一方面,疫情期间,只交城建税,教育费附加和地方教育费附加都不需要缴纳,因此报税时也只报城建税,而且所有附加税被合并到了一个表上进行申报。此外,有些税种不需要业务人员填表即可由系统自动申报。在经济飞速发展的今天,报税政策也瞬息万变,对于需要月报的税种,有时甚至不到一个月就有对应新政策出台,这就需要业务人员及时关注政策信息的更新,灵活应变。陈艳等学者利用面板固定效应模型实证分析了创新政策与新能源企业技术创新之间的影响效应[4]。因此,政策的变化不容忽视。

五、信息化建设建议

A 代理记账公司的信息化建设仍在进行中,通过分析公司三年的发展变化,可以看到其在信息化建设中取得的一些成绩,但其中也不乏一些中小型代理记账公司普遍存在的问题,结合A 公司信息化建设现状给予一些建议。

(一)多渠道挖掘客户资源

中小型公司由于规模比较小,客户来源少,实现的经济效益甚微,若想增强自身实力,占据同行业市场优势地位,就要攻克客户来源难题。因此,可以充分借助互联网资源,在适当的平台上完善自身信息以吸引客户,同时多方面关注客户信息源,对与该类公司现有条件下供需相契合的客户主动出击,争取更多资源。

(二)恰当利用现代信息技术

对于现代信息技术的应用当然要结合公司实际,而非一味全盘吸收接受,应当有所取舍。现代信息技术不仅仅是技术层面的开拓创新,它也可以在认知层面给公司以思考与启迪。硬件基础设施更新换代的同时,也应在理念的更新上找到突破。因此,该类公司应当把目标放长远,因为客户不会被局限于小规模状态,他们也会变化发展,而公司应该做的就是将内部和外部的信息加以整合,在原有信息技术的基础上不断改进经营战略思维,从而能够在时代的发展中更胜一筹。范辉等学者指出:现代信息技术的应用,有效地提高了企业财务会计的工作效率和工作质量,为企业的长远健康发展提供了保证[5]。

(三)同客户保持紧密联系

公司业务的办理离不开对客户信息的获取,只有做到同客户紧密联系,才能在第一时间获得客户的最新信息;才能在遇到特殊情况时第一时间联系到客户,助力问题的解决;才能更好地履行工作职责,保障客户利益的同时更好地实现公司的价值。同时,代理记账服务行业这个标签也醒目地提醒着这一点。

(四)注重时效信息的获得

代理记账从小的方面来说,同客户利益挂钩,若未及时获得,损失的是客户资源。从大的方面来说,同法律、法规挂钩,若未及时获得,不仅损失客户资源、公司名誉,还会受到法律的惩戒。因此,公司作为市场参与者,应当及时获得有关客户法人代表更换、营业执照更新、惠企政策变更、报税政策变更等时效信息,切实保障国家、客户、公司等多方利益。

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