网络信息时代高校院系资料室图书档案一体化管理策略

周倬君 山东财经大学国际教育学院

作为学校文献体系的重要组成部分，高校院系资料室多年来对学科发展起到了重要的促进作用。但随着互联网与信息技术的快速发展，传统高校院系资料室面临着生存与发展的双重困境，其发展方向、运行模式等备受关注。现基于网络信息时代背景，分析高校院系资料室图书档案一体化管理的必要性与可行性，并结合现阶段院系资料室发展现状，从优化顶层设计、馆室协同发展、紧跟信息时代、凝聚发展动力等多个方面对高校资料室的管理策略进行深刻剖析，进而提出有针对性的对策建议。

引言

高校院系资料室作为学校文献体系的重要组成部分，是学校院系教师进行教学和科研活动的重要场所，是衡量学校院系办学水平的重要标志。传统院系资料室作为学校图书馆的延伸与补充，可为教学科研提供文献信息服务，但不具有档案功能。随着网络信息时代的到来，多媒体与现代信息技术被广泛运用，信息服务的范围得到了极大的拓展，电子文献资源极为丰富，师生可以随时随地获取相关专业文献。如果高校院系资料室仍旧局限于提供文献查阅功能，就难以满足院系现代化教学与科研发展的需要，必然面临生存与发展的危机。

因此，院系资料室应该创新发展思路，注重与图书档案进行协同化、一体化管理，不仅可以为学院师生提供专业、系统的图书文献、专业数据，还要具备现代化档案信息与管理功能。这不仅有助于资料室功能的完善、扩充及延伸，丰富资料室在网络信息时代的现实价值，而且能够推进高校信息资源建设与管理的一元化，是高校实现信息资源共建共享的必然趋势。

高校院系资料室图书档案一体化的必要性与可行性

高校院系资料室可以为师生提供科研、教学与学习所需要的信息资源，是专业性信息资源的集中地。实现院系资料室图书档案一体化，一方面能够跟踪学科发展前沿，提供各具特色的差异化、个性化、创新性服务，全方位拓展资料室的服务功能并提高其精准化服务水平；另一方面能够实现与学校图书馆功能、学院档案管理功能的统一融合、相互补位、协调发展。

高校院系资料室图书档案一体化的必要性

随着师生个性化需求和交叉学科研究的不断发展，院系资料室单一的图书管理模式已经无法满足用户的深层次要求，用户需求的多元化成为资料室发展的驱动力。在生存驱动与用户外在需求推动的共同作用下，高校院系资料室图书档案一体化发展成为必然选择。

首先，在网络信息时代，高校院系资料室图书档案一体化是高校信息管理一元化发展的需要，通过资源的融合与集成，能够提供多维一体化的信息服务，符合图书档案管理的发展规律，同时可以满足高校教育事业集约化管理的需要；在纵向拓展院系资料室功能的同时，也能够横向加强各管理体系间的联系。其次，图书档案一体化管理是学院学科发展的客观要求，不仅可以实现图书、文献及档案资料的专业化、系统化整理与聚类，突出专业与学科特色，而且能够发挥院系资料室网络平台的功能，以及精确到师生个人信息的服务功能，充分体现出高效利用大数据的优势。最后，一体化也是服务高校师生的现实需要。数字化与网络化发展趋势使师生改变了知识获取、信息阅读及存储的方式，从而对信息资源的利用有了更高、更现代化的要求。而一体化管理模式有助于高效收集与整理本学科核心与特色资料以及相关交叉学科的文献资料与数据库，为广大师生提供专业化、有针对性的信息服务。

高校院系资料室图书档案一体化的可行性

首先，图书、档案具有相似性与互补性，在一定条件下可以相互转化。从相似性来看，图书、档案具有知识属性和信息属性，同属信息资源的子系统，是文献资源的组成部分；二者的服务内容都是知识信息源，提供服务的方式多为检索、阅览、传递、咨询等；其管理流程和管理技术相近，主要分为收集、加工、存储、利用四个环节；其工作性质相同且职能相近，具有专业性和服务性，可以为创新知识或决策提供有价值的参考信息。从互补性来看，图书以知识性、参考性、启发性为主，而档案的特点是原始性和可依据性。在满足用户多层次、多角度的信息需求以及全面掌握研究现状等方面，图书和档案可以发挥各自的长处，互为补充。其次，高校院系资料室大都配备计算机等电子设备，这为运用相关设备建立图书档案一体化信息系统提供了物质保障。同时，网络信息技术的应用与发展，尤其是数字化、网络化、大数据等技术的发展与应用，突破了资料、档案、图书在传统技术条件下的时空限制，数字化、网络化技术的进步正在促进信息服务的融合，并推动信息一元化不断发展，这在技术上为图书档案一体化管理提供了可行性。最后，一体化管理需要加强对图书情报学科人才的培养力度，使其及时了解图书情报的相关发展趋势及前沿技术，同时需积极参与相关科研教学活动，不断提升人才业务水平与服务能力。高校是知识聚集、人才荟萃的场所，拥有大批专业素质较高的人才，这为实现高校院系资料室图书档案一体化提供了人力保障。

高校院系资料室发展存在的问题分析

图书、档案各自为阵

多年来，图书、档案大都各自为阵，分散管理带来的弊端日趋明显，运行效率低下。图书档案一体化管理可以使获得的信息量倍增。根据贝塔朗菲定律，即整体系统的属性功能＞孤立子系统的总和，图书档案一体化管理所带来的效率提高是显而易见的，可以实现对系统内综合信息的快捷查找与利用，避免重复劳动，能够一站式解决问题。同时，图书档案分散管理还会导致机构重复设置以及资源浪费。

档案管理分散，不成体系

目前，学院对档案管理的意识薄弱，大部分院系未设置专门的档案管理员，档案材料的保存与管理较为混乱，材料分散且不成体系，档案信息杂乱无序甚至缺失，导致档案利用率较低，常给工作带来不便。基于图书和档案管理的共性，实行图书档案一体化统筹管理，可有效改善学院档案管理不善的现状，促进档案管理工作的科学化与规范化发展。

传统院系图书资料室利用率降低

随着信息技术的发展，数字图书馆、电子书库等线上图书资源系统日趋完善，相关资源种类逐渐丰富，其快捷性特点使师生更愿意采用线上方式调取与使用相关资源，进而导致传统院系资料室无人问津，纸质资源成为“摆设”。图书档案一体化管理是传统资料室功能的延伸与拓展，通过服务升级和资源整合利用可有效解决传统资料室闲置的问题。

院系资料室管理人员缺少进修培训

图书档案一体化管理需要配备专业人才，且不仅要求人才具有娴熟的信息处理技术、丰富的管理经验，还要求相关人员具有一定的专业素养与科研水平，能够依据相关理论研究推动图书档案一体化建设。但现阶段，高校对院系资料室相关人员的培训力度不足，导致资料员与新技术、新理念脱节，从而导致院系资料室管理滞后，服务水平较低，影响资料室功能的发挥。

网络信息时代下院系资料室图书档案一体化管理策略

在网络技术飞速发展的时代背景下，高校院系资料室应全面分析当前形势，立足于学院与学科发展的重点和方向，明确定位，创新性地提出系统的应对策略。

优化顶层设计，完善运行机制

管理层需要优化顶层设计，认识到图书档案管理一体化的重要性，牢固树立一体化管理观念，不断完善运行机制，这样才能在实际工作中落实一体化战略。一是院系资料室功能要扩容增效，使自身服务能力升级。通过图书档案一体化管理，注入新的活力，充分挖掘潜在的服务空间，有效延伸传统功能，创新服务功能，以学科建设与发展需求为导向，提高精准化服务水平，最大限度地盘活资料室。二是要与学校图书馆功能统一融合、相互补位、协调发展，加强沟通合作，发挥整体合力。三是要从实际出发，扬长避短，形成资料室自身的差异化、个性化、创新性服务功能。四是以信息与知识服务为核心，研究分析读者的需求及其变化，形成有效的沟通渠道与反馈机制，从静态被动式服务转变为主动参与性服务。五是加强信息在线咨询互动服务，增加资源宣传推送服务，充分考虑师生建议，开通“荐购书单”通道，建立有效的沟通机制，还可以建立读者档案，进行追踪服务。六是要坚持自建数据库并及时更新维护，增强资料室的实用性功能。紧紧围绕学科建设定位和研究方向，全面提高二次加工文献资源的能力，打造特色数据库。档案类别应根据实际需要设计划定并进行动态调整。七是要健全经费投入机制，将资料室经费列入学院的长期预算，保证稳定的资金来源，并向学校积极争取专项资金。

馆室协同发展，构建一体化管理制度

在馆室协同发展的过程中，要构建一体化管理制度，创新管理体系与运行机制，在原有基础上构建兼容的综合管理模式。改革完善服务体系，促进传统服务模式向信息资源网络服务模式转变。统一管理标准，制定通用的技术标准、操作规范及服务规则，结合各学院的教学科研实际，划定合理的档案收集标准和范围，推动特色信息与统一标准的高效融合。在建设一体化管理制度的过程中，必须将图书和档案统一归类并集中管理。

资料信息与档案管理契合贯通

整理归纳学科梯队建设、人才培养等多方面的资料，使学院档案信息与文献资料服务具有契合性与贯通性。针对重大研究项目，在收集相关信息的基础上，将重要资料汇编成各种专题，增强信息的系统性和条理性，有条件的可量身定制，对已掌握的图书档案信息进行创新应用，让现有资源得以深度开发。及时编制并更新教研科研成果数据，收集并整理学术讲座的图文资料、学术会议记录等信息，建立成果信息库与活动信息库，打造完整、相通的资料与档案信息体系。同时，及时将学院文件、会议纪要、人事招聘、新闻报道以及学生管理的重要基础材料等进行分类归档，形成统一、分层、网格化的信息体系。

紧跟信息时代发展步伐，构建一体化管理平台

为了缓解图书、档案各自为阵的局面，应当紧跟信息时代发展的步伐，搭建图书、档案一体化技术平台。一方面，通过积极搭建一体化技术平台，用良好的技术手段作保证，最大限度地放大一体化系统的功效。在此平台上，校图书馆以及院系资料室之间的联系得以加强，不仅能够实现文献资源管理软件与自动化检索系统的有机结合，还可以实现图书馆与院系资料室的资源共享，对图书馆已有资源或通过知网等其他渠道获取的资源不再重复保存，努力挖掘稀缺文献资源，提升图书馆信息服务利用效率。另一方面，可以配备数字化管理软件、数据库存储设备等软硬件设施，运用计算机技术、扫描技术、数据库存储技术等对资源进行数字化建设，通过计算机、网络等进行信息管理，提高科技与智能化水平。科学合理地配置电子资源与纸质资源，提高院系图书资料室的利用率。要充分发挥新技术在图书档案一体化管理过程中的作用，重点创立数字资源库。部分具备条件的数字资源库可以考虑建立资源管理网站，分级设置阅读权限，实现资源的数字化、电子化、网络化，充分发挥线上线下的不同优势，提高资源利用率，进而使师生在查阅相关资料时，能在最短的时间内查阅到最专业的信息资源，极大地节省查询借阅资料的时间，使院系图书资料室的管理更加系统化、专业化。

创新发展驱动，培养一体化管理队伍

高校院系资料室图书档案一体化建设要适应信息技术发展的需要，由传统的手工操作向现代化计算机治理方向发展，如联机检索、数据处理、信息咨询服务等。这也需要对一体化管理队伍与人员建设提出要求。

首先，改革人事管理机制，尤其是职称评定、人事考核等制度，充分调动资料员的责任感、使命感，使其充分发挥自身的主观能动性，使资料员具有归属感和成就感，在实现自身价值的同时，与学院共同发展。资料员也应主动与各部门进行沟通，掌握第一手资料，不断累积在教学科研、行政管理以及学生、党务管理工作过程中形成的原始资料，逐步形成具有实际应用价值的院级资料档案中心，使其拥有独一无二的资料数据库和完整的档案体系，为学院科研与学科建设提供决策支持。其次，应加强对资料员素质的培养力度，为其提供更多学习与交流的机会，使其能够系统掌握图书档案管理知识、学科专业知识、计算机应用技术，并达到一定的外语水平。与此同时，拓宽学习渠道，利用线上线下相结合的方式来增强其学习效果。组织同行人员横向交流经验，互相学习，取长补短，借鉴先进的工作理念和工作方法。以实际需求为导向，注重培养资料员的实践能力、沟通能力以及处理问题的能力，使其尽快适应新形势和新环境，力争培养出兼具图书和档案知识的复合型专业人才，确保人员能力与岗位相匹配。