数字化视域下高校档案管理改革与对策分析

田 梦 三峡电力职业学院

现阶段，互联网在社会生产生活中的应用不断增多，信息技术已经被广泛应用于各个领域，并深刻地改变着人们的生产和生活方式，成为人们生活中不可或缺的一部分。对于高校档案管理工作而言，信息技术的应用使其管理模式和方法都发生了极大改变，能够促使档案服务水平不断提升，加速高校档案管理工作的发展进程。首先分析数字化视域下高校档案管理的发展趋势，其次结合现阶段高校档案管理中存在的突出问题，探究数字化视域下高校档案管理改革对策，以期为高校档案管理工作提供一些思路和参考。

在互联网信息技术高速发展的社会背景下，高校档案管理工作出现了一些变化，现代科技和管理模式被越来越多地应用到档案管理中。因此，高校档案管理工作必须切实提升档案管理的网络化水平，促进信息技术应用优化，从而切实提升高校档案管理效率。从目前高校档案管理工作现状来看，其中还存在一些突出的问题，包括学校档案管理工作理念落后、管理方法单一、效率低下、信息化管理模式应用不足，等等，这些问题影响了档案资源的优化配置，不利于档案管理取得理想成效。对此，需要采取积极措施，促进高校档案管理综合效益提升。

数字化视域下高校档案管理发展趋势

档案信息化理念提出后的很多年间，档案管理的信息化进程发生了巨大变化。目前，借助计算机技术、网络技术等手段对高校档案数据信息资源进行开发、管理和利用已是必然趋势。就高校档案管理而言，数字化和信息化发展是机遇也是挑战，信息化、数字化管理模式的应用不仅能够突破传统档案管理的局限，还能促进档案管理工作提质增效[1]。针对档案信息化建设，我国也积极完善相关政策措施及法律法规，为档案管理提供了科学有效的指导。

基于信息技术和数字化技术的支持，高校档案管理的核心是通过数字化技术以及网络技术的应用，对高校工作的相关数据信息进行采集、处理、存储以及检索等，以提升档案管理服务水平，确保档案资源共享度不断提升[2]。

高校目前管理的档案包括党群行政事务、教学管理及研究事项、科研和基建管理及外事管理类等相关内容。高校要想切实应用好相关档案资源，就必须进一步提升档案资源利用效率，确保档案资源真实有效，突破传统的档案管理模式，促进科学决策，优化档案管理模式，加速高校档案管理信息化、数字化发展进程。

高校档案管理中存在的主要问题分析

档案标准化问题

标准化是对重复性事物以及概念作出的统一规定，也是对其开展执行以及修订的过程。档案的信息化、数字化发展包含信息录入、扫描以及归档等流程，这些流程都需要达到标准化要求，以确保档案数字化在档案保管、传递以及利用方面能够规范有序地进行。目前我国的档案数字化实践仍存在一些问题，如网络基础设施平台标准化建设问题、应用标准化问题、信息安全管理标准化问题、管理制度标准化问题等。很多管理人员在接收第一手档案时，不能及时对档案材料进行归档；且因其精力有限，而基本档案的归档工作量又十分庞大，所以进行标准化管理的难度也非常大，最终必定导致档案标准化管理难以实施。而长期不进行标准化管理，将导致档案管理工作越来越混乱。档案的标准化管理能促进档案管理工作效率不断提升[3]。因此，高校档案管理必须重视当前存在的非标准化管理问题，找到问题的解决方法。

档案信息安全问题

数字化时代，数据信息安全备受关注，提升数据信息安全保护能力，发展相关信息安全保护技术的呼声越来越高。在这一背景下，除了要加速完善个人隐私信息保护的相关法律法规外，还需要借助信息技术手段为个人隐私信息安全保护提供技术支持。就高校档案信息管理来看，其中包含实时数据采集系统、无线信息传输系统、数据整合系统、信息反馈系统、数据传输系统，等等。这些系统包括数据采集、传输、存储、分析、使用等各个环节，任何一个环节的信息保护不到位，都可能导致信息泄漏；一旦发生信息泄露，将造成严重的不良影响，给高校、学生、教师带来很大的不利影响，甚至对学生、教师等造成安全威胁。所以，要强化信息安全技术的研发和应用，使用数字签名技术、防火墙技术、数据加密技术、漏洞扫描技术等，用可靠的信息安全保护技术为高校档案信息保护筑牢安全保护墙，对肆意泄漏、盗取、侵犯隐私信息的行为进行及时制止[4]。例如，在数字化的高校档案管理系统中引入智能入侵检测系统；在设备设计制造中增加入侵检测系统装置。在相关电子信息技术的支持下，网络入侵检测系统可以及时识别并制止相关入侵行为，从而最大程度地保证信息安全。除了信息化系统存在的安全问题外，在传统纸质档案管理过程中，档案查询损害以及丢失的情况比较多见，这导致相应的安全威胁也在增多。综上，目前档案信息管理和保存中依然存在很多安全性问题。

技术更新换代问题

在高校档案数字化管理发展中，一方面，基于安全保护需要加速技术更新，另一方面，在键盘录入、光学字符识别扫描等过程中，也需要技术支持。此外，现阶段档案数据库还没有构建标准体系，所以在搜索查阅档案时依然很难真正实现共享目标，这给在线信息服务带来的影响比较大。此外，计算机硬软件配置也需要满足档案数字化管理的需要，这都是目前高校档案管理工作中亟须解决的问题[5]。

管理人员的能力和素质问题

高校档案数字化管理是基于人工智能背景产生的，在现实操作中，依然需要相关技术人员的支持。对此，档案管理人员必须提升综合素质和技能，这是影响档案管理工作实效性的关键。现阶段，一些高校档案管理人员自身的数字化、信息化观念落后，只能将数字化技术应用到实体档案问题的解决中，缺乏数字化管理意识及能力。这必然会导致高校档案管理工作效率提升缓慢，也会使档案管理中的安全隐患增大，不利于高校推进数字化背景下的档案管理工作进程。此外，一些高校虽然看到了数字化的应用价值，并开始尝试将数字化应用到高校的管理过程中，以期用计算机代替人工，实现教学和管理的自动化。然而，计算机及相关软件的操作思路相对简单，此类数字化的应用还远未达到自动化控制的水平。就现代化高校而言，相关档案资料具有明显的定制化特征，相关档案和资料各不相同，应用价值也各不相同，所以信息系统的通用性难以实现[6]。如在档案管理领域，各种档案数字化编码存档管理中，信息系统在档案管理中的应用受到很大限制。档案信息化管理也需要相应的管理人员，即使将数字化和模型应用到高校的档案管理中，也需要人工操作。目前我国很多高校成立较早，有很多工作人员在档案管理技术的学习方面有一定的保守性，对新事物、新技术、新概念的接受度有限。比如对于CNC设备，部分高校老师缺乏主动学习操作和应用的意识，这导致高校档案信息化管理实践面临诸多困难，不利于高校档案管理工作的信息化、自动化发展[7]。

数字化视域下高校档案管理改革对策

提升对档案数字化管理的重视度，加强档案管理责任意识培养

数字化是目前高校档案管理工作的重要发展趋势。相关高校应当提升对档案管理工作的重视度，从馆藏情况、归档工作、档案编研、数字化建设、保管利用等方面把握学校档案管理工作的基本情况，并对年度档案归档工作进行布置；要善于结合档案管理工作中利用档案的实例，强调档案及档案工作的重要性。高校要明确档案工作是学校事业发展过程中的基础性工作，是学校管理工作的重要组成部分，是体现高校办学质量和管理水平的重要标志之一。

高校各单位、各部门要做到以下几点。一是高度重视，切实保证档案完整齐全。各级领导应重视档案管理，营造良好的档案管理氛围。只有现在的归档档案完整齐全，将来才有高质量的凭证记录。二是明确职责，有效保证归档档案的质量。各职能部门要将文件材料的形成、收集积累、整理、归档工作纳入本部门工作计划。部门领导要组织、督促本部门档案工作的开展，同时对移交材料进行严格把关与审核。部门档案人员应该全力收集、细致整理、及时移交[8]。三是稳定队伍，努力保证档案工作的有效连续。档案管理队伍保持相对稳定，有利于开展工作。四是在依法治校的要求下，各单位、各部门要提高档案意识和责任意识，切实做好档案的形成、收集、整理工作，保质保量地按时向档案馆移交归档，积极提升数字化档案管理意识，为数字化技术在档案管理中的应用奠定扎实的基础。

完善数字化、信息化管理制度，做好档案管理工作考核

要想推进数字化档案管理工作，高校就必须加速完善档案数字化、信息化管理制度，明确档案工作是学校不可或缺的基础性工作，做好档案工作是各部门的重要职责。新形势下，高校应进一步强化档案工作意识，认真查找不足，继续提高学校档案工作质量。要强化责任意识，坚持档案“谁形成，谁整理，谁归档”，做到抓源头、抓同步、抓全员，切实做好日常的档案资料数字化归档工作，大力提升学校档案信息化管理水平[9]。要想实现规范档案管理，就必须加速建立健全档案数字化管理机制，切实加强档案精细化过程管理，做到数字化归档工作规范有序、应建尽建、应归尽归、保质保量。确保档案管理队伍能够运用现代化管理技术，努力实现学校档案资源数字化、管理现代化、服务网络化，不断提高学校档案管理的科学化水平。

具体来看，高校要根据学校组织机构、职责分工和人员的调整变化进一步做好档案工作，必须做到三个落实。一是组织落实。各二级学院、各部门要确定一名领导分管档案工作，确定兼职档案员，保证工作有人做。二是工作落实。各二级学院、各部门要将档案工作纳入领导议事日程、工作计划和考核检查，每年听取一次档案工作汇报，并对档案工作进行布置、检查、总结，协调解决档案工作中的重大问题，层层落实工作责任。三是奖惩落实。要进一步落实《高等学校档案管理办法》等有关规定，加强档案工作考评管理，严格执行奖惩规定。对于档案工作考评不达标的单位，取消当年评优资格。另外，要切实解决档案数字化发展中的安全问题。在推进档案数字化管理的进程中，要确保数字技术在档案管理中发挥积极作用，切实加强对相关技术的安全保护工作。在目前档案数字化发展中，信息技术安全问题依然突出，只有解决好信息技术安全问题，才能推动档案管理信息化建设，促进信息技术应用可靠性提升。

加强档案数字化管理培训，提升信息化管理效能

要结合实际工作从档案认知、数字记忆的挑战、档案管理和高校档案等多个方面对档案管理工作人员进行专题业务培训。适应新时代高校档案管理工作要求，进一步推进高校档案管理工作收集全面化、归档标准化、管理现代化、保护安全化、利用信息化，系统提升高校档案工作人员的业务水平和信息化素养。从档案信息化的内涵和外延、档案信息化建设的主要任务、档案信息化建设的主要抓手、如何开展档案数字化工作等方面全面系统地阐释档案信息化建设的相关知识和工作方法，介绍高校在档案信息化建设方面所取得的成绩和当前及今后一个时期的发展方向。

高校应顺应数字化经济的要求，落实各级党委、政府的指示精神，进一步加强高校档案信息化管理建设，尽早完成数字化转型[10]。针对档案管理人员，要提升他们的思想认识，从信息化的概念入手，着重讲述信息化的理念、高校档案管理信息化的基本框架、数据决策系统的应用等。要求参培人员结合岗位实际与需要，思考本单位需要开发的系统，将理论知识与实际案例相结合，深化自身的认知与理解。使相关人员能够通过学习各环节的科学决策方式以及数据分析的基本方法，结合实际工作，共同研讨信息化驱动高校档案管理发展的措施，进一步培养全员使用大数据的习惯，增强对大数据的运用。

综上所述，高校档案数字化管理已是必然趋势。目前高校档案管理数字化发展中还存在高校档案管理标准化建设水平不高，信息安全技术亟须完善，技术更新与换代能力待增强，档案各级管理人员信息化素养不高等问题。对此，需要进一步研究高校档案管理的信息化改革和创新发展路径，不仅要高度重视高校档案管理制度的标准化、优化和完善，各项信息安全技术的升级，更要提升档案管理工作人员的信息化水平和素养，为档案信息化建设创造有利条件，促进我国高校档案管理信息化水平不断提升。这对指导未来高校的档案管理工作更好地适应数字化发展态势有一定参考价值。