基于实验室管理的高校科研经费管理问题分析与防控措施

文/四川大学华西医院；康复医学四川省重点实验室 鲍天杰 何成奇（通讯作者）

一、背景

近年来，我国在科研经费方面的投入持续提升。国家统计局《2021年全国科技经费投入统计公报》显示，2021年全国投入研究与试验发展经费近2.8万亿元，比上年增长14.6%，增速比上年加快4.4个百分点，且基础研究占比明显提高。对科研经费的管理一直是从国家到地方再到组织单位都非常重视的一项工作，为促进简政放权、激发市场活力、提高国际竞争力，国家和地方政府陆续出台“放管服”改革政策，即简政放权、放管结合、优化服务，将科研经费的使用、调整和审核等权限下放到科研单位或科研项目负责人。2021年8月，国务院办公厅印发的《关于改革完善中央财政科研经费管理的若干意见》（国办发〔2021〕32号）强调要改进科研绩效管理和监督检查，加强事中事后监管，对严重失信行为实行追责和惩戒。因此，在科研经费管理中，科研单位内部的自控自查制度尤为重要。

科研经费管理是一项复杂、繁琐、耗费时间与精力的工作。工作贯穿从项目申请、立项、实施、结题的每一个环节。在项目实施过程中，科研人员通常在实验室开展科研工作，实验室自然也是科研经费使用的重要场景。科研单位对实验室产生的科研支出的审核，一般是基于物资使用后的，而在采购、使用期间的监管则需通过实验室自身管理来实现。然而，目前实验室的管理集中在对研究技术、工作安全、大型仪器设备等的管理上，对科研经费的管理尚显不足，导致科研经费管理存在一些问题。

目前，已有文献对于科研经费问题的探讨更多是关于财务审计等方面，而鲜有基于实验室管理，对科研经费问题进行剖析的，故本文基于实验室管理这一视角，对科研经费管理中出现的一系列问题进行分析，并提出相应的防控措施建议。

二、实验室管理中科研经费管理的问题

（一）实验室使用科研经费时的规划性不足。近年来，随着科研经费投入的增加，实验室的科研成果产出也在不断攀升，但仍有研究显示：科研经费的投入产出效率并不高，且因实验室经费使用不够灵活等原因，影响经费效能的充分发挥。

实验室的经费来源多样，有国家或地方政府直接拨到实验室的经费，也有科研团队申请下来的研究经费或合作补助。实验室经费的用处也多样，实验、教学、安全、办公等各方面都需要经费支出，故科研经费如何规划使用非常重要。高水平的实验室人才队伍建设是建设高水平实验室的有效途径，而我国实验室人员队伍结构不尽合理，行政、辅助人员配置过少，就经费管理而言，目前只有部分科研单位配置了专业的科研助理，导致科研经费没有专人负责管理。在科研实践中，没有配置科研助理的实验室，由于科研项目负责人往往事务繁忙，物品采购、经费报销等一类事物通常是由学生或基层工作者完成，而一个科研团队中通常有数人至数十人甚至更多，具体到每一个人，很难对整个项目的经费情况有全面的了解，平时又都忙于具体的科研实验中，对财务政策和程序并不熟悉，从而导致经费使用的规划性不足，增加了修改预算的压力，产生超支或违规开支等情况，甚至影响项目结题。

（二）实验室使用科研经费时存在的浪费情况。高校实验室承担着重要的教学和科研任务，是高等院校培养人才和提高办学水准极其重要的基地。实验室是科研经费使用的重要场景，而现有研究显示：科研经费投入产出率不高，可能存在经费浪费现象。

在实际的科研活动中，相当一部分经费用于科研物资的购买，一般实验室都会有专门的库房和平台存放并维护这些科研物资。然而不足的是，很多科研单位对实验室物资的管理，仅仅是在大型仪器设备的配置维护以及对危化品的采购和取用上，对一般用品耗材并未统筹规划，只是单纯地存放。这些一般用品耗材，短期之内确实涉及金额不多，但实际上，一个实验室往往有很多个科研项目，很多仪器设备可以重复使用，而实验耗材却需要不停购置，时间一长，积少成多，科研单位在实验耗材上所花费的实际金额并不少。而且实验材料这种流动资产与仪器设备等固定资产一样，同属于高校国有资产的管理范畴，确保国有资产的安全有效使用是管理部门的主要职责，因此也应该引起管理者同等的重视。现在对实验室物资缺乏统筹的情况下，科研人员之间缺乏相关沟通，导致有些物资重复购买，过期只能扔掉；有些物资购买之后使用需求发生变化导致浪费；有些物资单个科研人员使用量不多，但供货商不支持小剂量购买，只能大剂量采购导致浪费……可见，缺乏统筹导致实验室科研物资和经费浪费的情况，比比皆是。

（三）实验室使用科研经费时隐含的违规风险。随着中国进入高质量发展阶段，对科技创新提出了更迫切的要求。国家鼓励科研人员在研究领域内深耕，以创新作为研究工作的驱动力。科研人员在寻找前沿科研方向时，可能会使用到创新性的科研材料和仪器设备，因此这些创新性的科研物资由某位科研人员特定使用。在科研实践中，几乎每一位科研人员都会有一部分科研物资是与别人不同的，有些甚至还很贵重，累计起来，金额也不是小数目。这些个性化的科研物资一般不会在实验室库房统一存放管理，而是由使用者单独购买使用，在以往的实验室管理中通常没有人监管这一环节。那么这一部分物资如果采购不合规，使用不恰当，则会带来一定的负面影响。

三、基于实验室管理，对加强科研经费管理的对策建议

（一）设置专业的科研助理岗位。2022年6月29日下发的《科技部等七部门关于做好科研助理岗位开发和落实工作的通知》清晰界定了科研助理的内涵，主要包括从事各类科研项目辅助研究、实验（工程）设施运行维护和实验技术、科技成果转移转化、学术助理、财务助理以及博士后等工作类别。可见，财务工作是科研助理负责的主要工作之一。配置科研助理岗位不仅能减轻科研人员繁琐的经费管理压力，还可以确保科研人员有效、合规、合理、合法地利用科研经费，规避科研人员因不熟悉政策和程序等因素造成的预算执行不合理和资金违规开支现象，确保科研任务和科研工作的高效开展。

现行的科研助理岗位，一部分是固定岗位，优势在于长期工作可以积累相应的工作经验，对国家、地方以及科研单位的财务政策更加了解，对所服务的实验室或科研团队的研究内容也比较熟悉，对于科研经费在长时间的使用上有更好的把握，可以更好地对科研经费进行规划，对经费申报和管理都能提出有力建议；另一部分是项目制岗位，优势在于科研团队可以根据当时的需要选择雇佣和不雇佣科研助理，且一般来说项目制岗位比固定岗位的薪酬要低一些，所以一定程度上可以节约人员薪酬开支。科研单位可以根据自身需求和经费情况，选择雇佣固定岗位或是项目制岗位；或者在雇佣固定岗位的同时，在项目多、事物繁忙的时间段增设项目制岗位。

在雇佣科研助理时，首先应对其进行一定的培训，除了单位统一的员工培训以外，还应额外对科研助理培训以下内容：1.国家、地方以及科研单位的科研经费管理制度与条例、工作流程规范等，使其在合法合规的前提下开展工作；2.科研团队的研究内容概况，使其了解团队研究方向、经费使用范围等信息；3.其他各部门分工，科研助理的工作涉及与各部门的沟通协调，应了解各部门工作人员所负责的工作，保持良好合作；4.经费管理风险，要在思想上加强科研助理的风险意识，培养科研助理的廉洁精神，使其充分了解经费管理风险及其导致的严重后果，杜绝以职位之便谋取私利、对违规行为熟视无睹等现象。另外，因国内科研助理岗位为近些年设置，尚未普及，故未形成社会共识的职业上升通道。科研单位需根据自身条件与需求，为科研助理岗位制定合适的职业发展路径，激发其工作积极性，增强其工作稳定性。

（二）将实验室材料物资纳入统一管理范畴。实验室在开展科研工作时，应加强材料物资的管理。制定物资管理制度与流程，加强每一个环节的监管，使日常科研物资的使用达到规范、合理的目标。从而通过对科研物资的管理实现对科研经费的管理。1.选择恰当的管理者。将实验室材料物资交由专人管理。本着财、物分管的原则，管理科研物资的人员不应是管理经费的科研助理，应交由其他人员负责。该管理人员应具备以下能力：（1）具有科研常识，熟悉科学实验的开展流程及需求；（2）熟悉实验室各区设置，全面了解实验室通常在开展的实验、在室人员情况、工作分工等；（3）熟悉各项科研材料物资的采购方式、功能用处、储存条件、储存时间、使用限制等；（4）有一定的供应商信息储备。同时，应注重管理人员的性格与工作作风，应选用做事细致、有耐心、严格遵从规范制度的员工。在符合以上标准的前提下，可以设置专门的管理人员，也可由实验室已有人员兼职负责。2.对材料物资的管理应贯穿采购、取用全过程。首先，在采购时应有审核流程，管理人员应先对采购该物品的必要性与合规性进行审核。根据科研人员的实际需求结合库房情况审核其必要性。例如，对于目前备货充足的物资不应重复购买；对已有物资可代替使用的，应优先选用已有物品，本着勤俭节约的精神开展采购工作。物资管理人员应与科研助理保持沟通，发挥协同作用，根据经费预算情况、实验开展情况审核其物资购买的合规性。例如，该实验明显并不需要的物资，应与科研人员沟通采购原因，仅对合理的物资实行采购；对超出预算范围的物资，应协调科研人员的采购需求与科研项目的经费规划，尽量在预算计划内进行物资采购，必要时也可由科研助理向项目负责人和科研单位申请调整经费预算。此外，管理人员应对整个实验室的材料使用情况进行宏观调控，灵活进行不同科研团队间的物料补充，避免不必要的浪费。且应监视库存情况，即便没有人提出采购请求，管理人员也应根据往常使用情况适时适量补充物资，以保证实验室科研活动供给，使科研活动顺利有序开展。其次，在物料储存时，应根据其特点分类分区存放。根据储存温度分成低温储存和常温储存；根据到期时间分成近期需用尽和远期待用；根据贵重程度区分，主要将贵重物品加强保管等。合理存放可以方便取用，并避免不必要的过期浪费、物品丢失等现象。最后，在物资取用时，应设置审核流程。管理人员应根据科研人员实验进度允许其适量取用，以达到日常规范目标并防止贵重物资外流。3.建立实验室物资线上管理系统。将物资采购需求、库存情况、取用记录等纳入线上管理系统，可一定程度上减轻人力工作量，降低沟通成本。实验室通常科研人员较多，应将需求统一报备到管理系统，由管理人员审核后统一采购。库存情况应登记明晰，科研人员可通过系统了解库存情况，根据库存情况和自己的实验取用或需求提出采购申请。取用记录既是记录也是监管环节，可以一定程度上对取用者进行监督，在有必要时，也可通过记录查找相关信息。

（三）对个性化实验室物资设置监管流程。对于因创新研究目标产生的个性化实验室物资，可以不放入实验室库房统一管理，但仍应有一定的监管机制。对这部分物资的采购、签收都设置监管流程，避免不受约束地自购自用自报。1.对这部分物资的采购，设置采购审核，对该物资采购的必要性、性价比等进行监督。科学研究的竞争异常激烈，同一研究领域在国内外往往有很多团队在同时进行，很多热门研究是争分夺秒的，有时候甚至是“拼手速”发布研究成果。所以一般要求科研工作尽快完成，且在成果发表之前进行严格保密，故个性化实验物资的监管人员不应为科研团队外部人员，可以由团队内部可信任成员负责，并同时受科研项目负责人监管。2.对这部分物资的签收，应设置同步签收流程。在签收时，不应由物资使用者一人独自签收，需设置一名团队成员与使用者同时签收，并在出库单上签字。以此保证物品签收的真实性，避免虚假签收或错误签收，规避不必要的经费使用风险。

四、结语

当前，我国已迈入高质量发展阶段，科技强国是现代化强国的核心要义。为加强科技强国建设，我国中央和地方政府都加大了对科研经费的投入力度。同时，为提高科研经费使用效率、调动科研人员工作积极性，使政策更好地为成果服务，中央政府不断下达“放管服”改革政策，将科研经费管理下放到科研单位或科研项目负责人。在这样的科研背景下，各科研单位应积极响应号召，加强自身监控制度建设，防范科研经费管理风险。作为科研经费重要使用场景的实验室，目前在使用科研经费时尚存在规划性不足、浪费等情况，并隐含一定违规风险。可通过配置专业的科研助理、将实验室材料物资纳入统一管理范畴以及对个性化实验室物资设置监管流程等方法完善实验室管理制度，加强实验室科研经费使用规范，增强工作人员风险意识，从而改善经费管理工作中的不足，并控制经费管理风险。将科研经费用到实处，实现科研经费的高效运用，提高科研成果数量与质量，提高我国科学技术水平。