新时期高校人事管理信息化建设研究

杨柳青,谢振安

(1.安徽理工大学 安徽 淮南 232001; 2.淮南职业技术学院, 安徽 淮南 232001)

党的二十大报告提出,加快建设教育强国的战略目标和加快建设高质量教育体系的具体要求[1],高校人事管理工作是其中重要的一环。高效的人事管理工作在一定程度上可以释放学校的发展潜能,提升高校人力资源使用的科学性[2]。随着信息化时代的到来,教育信息化在助力教育事业突破改革难题中发挥的作用越来越大[3]。一方面,在聚焦人才培养这一核心问题上,人事管理信息化可以准确掌握学校的全面能力现状,有助于领导层把更多的精力投入在资源整合与优化上,包括人事制度建设、打造优质的教学师资团队等,从而提升决策的科学性和准确性。另一方面,信息化有利于高校集约高效管理人事信息,运用信息化技术条件实现数据传导、动态化管理,在解决人事管理工作的同时,提升高校科学治理水平和能力[4]。

一、新时期高校人事管理特征

高校在不同阶段受到社会环境等因素的影响,人事管理呈现出不同的管理特征,尤其是在社会进入信息化时代,人事管理信息量暴增,内容广、头绪多,信息数据动态管理难度加大。

(一) 人事管理信息规模和体量庞大

随着高校办学规模扩张和正规化建设的内在要求,高校人事管理信息的维度较以往发生了广泛的拓展,信息的产生速度、体量以及分散化的典型特点使得信息管理难度逐步增大。首先,从需要管理的信息范围上说,由于高校在实施全面化、精细化管理,必然导致需要纳入到管理范畴的信息来源广,涉及到学校上下的方方面面,而信息是有时效性的,信息处理不及时、更新不到位,信息的价值就难以实现。其次,从产生信息的速度上说,信息社会,人事信息的产生、发展变化速度快,而且十分分散,信息疏通、归类不好,就会导致有用信息和无用信息之间的混乱,利用价值大打折扣[5]。

(二) 人事管理信息更替频繁

高校人事管理信息体系伴随着时间和外部环境的变化,各组成单元信息会随之产生变化。这其中有定期的和不定期的变化,在定期的信息管理中,如教师的教学工作、培训、教学评价以及业绩考核等,通常以学期、学年为基本单元,这类信息具有周期性的特点,在发生变化时,需要及时纳入到教师个人的信息管理中来,组成教师的教学经历。而针对不定期的变化,如教师的教学、科研信息、薪酬变化等,不具有周期性的特点,在这类信息产生变化时,一方面需要在教师原有的信息基础上做出决策,另一方面对于该部分信息的管理更替也十分重要,可谓“磨刀不误砍柴工”,做好信息的搜集、分析、处理和存储,不仅是动态管理的需要,同时是提升学校治理能力的重要体现[6]。

二、新时期高校在人事管理信息化建设存在的问题

(一) 管理理念落后,共享能力偏弱

目前,大部分高校在数字化转型进程中,逐步认识到高校的人事管理信息化建设在制度、规范方面对于学校发展的重要性。但是,与现代化高校建设的要求相比,人事管理信息化理念落后,共享能力偏弱是当前建设中存在的突出问题。首先,这种管理理念上的不足存在“先天”疾病,制度顶层设计。缺少科学性和实践性标准,导致执行过程中存在诸多问题。比如,部分高校仅仅将高校的人事管理作为一项边缘化的日常例行性工作,由于缺少配套的刚性制度要求,相较于高校其他方面的资源投入与分配,人事管理信息化建设得不到应有的重视,加上缺少人事基础数据库的支撑,大部分院校二级部门只是将原有的人事信息进行提报汇总,逐级上报,审核把关能力弱,效率低下。其次,高校在人事管理中缺少统一“平台”,存在各自为政的局面,涉及相关人事信息中多部门自己管理自己的,但是在这个过程中,各部门对自身信息建设不重视,掌握程度不足。比如,涉及学校教职工信息由人事处牵头管理,但是在教师的教学管理工作是由教务处负责管理的,针对每一名教师,个人的教学研究以及科学研究相关人事信息则由科研部门负责,这就导致了信息的来源分散,部门与部门之间在存在沟通障碍,部分信息管理重复冗余,加之共享程度低下,信息的准确性不足,不利于精确管控。

(二) 人事管理队伍有待加强

高校人事部门必须有一支素质过硬的队伍,不仅在日常的业务中是行家里手,更要具备相当程度的人事管理经验与能力。然而,高校人事管理信息化师资队伍目前在体系化建设方面存在诸多短板,人事管理部门中的复合型人才空缺十分大,这也是导致高校人事管理信息化建设中的不足的重要原因。第一,从事相关工作的师资力量不是专业出生,在人事管理中针对信息技术领域的基本素养不达标,而且忽视了其中的培训与学习,导致利用计算机信息技术处理数据,提升管理工作准确性与效率方面存在不足。比如一些教师只是满足于数据的简单维护与操作上,在学校人事人事决策前,不能很好的地针对信息管理进行深度的数据分析与挖掘工作,辅助领导决策不力。第二,人事管理信息化建设需要依托对学校人事信息的充分调查和研究,只有这样才能客观的从人事系统体系化建设方面做好规划,比如在处理教师服务教学任务与教师自身培训之间的矛盾时,对于需要进修、培训的教师,一旦岗位空缺下来,学校需要及时地补充或者调配,人事管理工作需要在这样的方面做好储备。第三,高校专业发展需要依托专业教师、技术能手参与教学中来,在吸引这部分教学资源方面,人事管理起到了关键的作用,高校人事管理一旦没有做好功课,引进的教师不符合专业发展要求,在一段时间对于专业师资团队建设都将产生不利的影响。

(三) 人事管理信息化管理流程落后

在信息技术不断发展的今天,虽然部分高校开始在人事管理信息化平台建设方面取得了一定的成绩,但是不可否认的是,人事信息管理流程还是沿用旧的方式,高校通过数字化管理解决现阶段的一些管理难题中做出了尝试,但是还存在一些问题。第一,在搭建数字化的框架上,仍然摆脱不了原有的纸质文件管理模式,效率不高。如,一些高校在大力推进办公数字化、人事管理数字化,但却仍离不开线下人为管理。在顶层设计时,没有明确要求纸质文件电子化,导致后续人事管理中所要求的支撑材料填报工作很难顺利地推进,而且纸质材料的管理需要占用空间,随着时间的推移,对于储存这些资料的地点要求十分苛刻,因工作疏忽等一些主客观原因,极易导致文件的管理上漏洞,给工作上带来麻烦。第二,高校缺少人事管理信息化建设这样一个共享平台,目前高校各部门人事信息管理中涉及到许多子系统,这些子系统之间存在信息重复,彼此之间的关联度低,很难在各子系统之间调度信息,而且数据格式的规范性缺少统一的标准,信息使用与管理存在安全隐患,大大地影响了学校人事管理效率。第三,高校目前并没有建立相关的人事管理奖机制,涉及人事流程上的事成了一纸空文,学校的有限资源无法顾及庞大的人事工作,监控力度和手段需要耗费大量的人力、物力,管理现状改进缓慢。

三、新时期提升高校人事管理信息化建设的措施

(一) 更新理念,用数字化助力高校人事管理

随着信息化时代的到来,高校人事工作的科学化、精细化管理离不开基础数据库的建立与完善。高校在推动这一建设中,需要在思维上保持一致,达成数据化管理信息工作的统一认识。高校人事管理涉及每一名在职员工以及该员工的各项数据,在推进人事管理信息化建设中,首先要做的是更新全体教职工的理念,建立数字化意识。从根本上解决数字化建设是提升管理效率和科学性的,而不是增加负担的。首先,高校领导层应高度重视,在人事管理信息化建设中需要分配一定的资源用于建设与维护系统。加强教育与引导,使全校教职工能明显感受到人事管理信息化建设所带来的好处,尤其在和自己切身利益相关的问题上,通过对比分析,使教职工从内心深处认可人事管理信息化。其次,高校在人事管理信息化建设前,应当做好规划设计,在实施管理的过程中,要做到有规可循、有据可依,务必将相关的制度规范化,使得人事管理工作在一定程度上公开化、透明化。最后,高校在各项涉及人事管理工作中,要充分运用信息化管理平台。在实践中可遵循PDCA循环不断优化与完善人事管理信息化建设平台,改进平台建设中的不足,使其更加符合人本思想。更新管理理念,用数字化助力高校改革事业并不是一朝一夕就能解决的,该项工作牵涉面广,在实际执行过程中同样会遇到一些难以预料到的困难,但是不可否认的是,其效率和科学性将大大地提升。相信在全校上下的统一思想认识下,该项工作定能助力改革事业向前推进。

(二) 优化流程,打通数据共享链路

信息化社会发展至今,个体数据特征更加显著,由于高校全面综合发展的迫切需要,办学规模和师资队伍建设是决定改革的关键因素,高校人事管理工作面临的诸多挑战,其中教职工个体的复杂性十分明显,各部门针对教职工关注的内容既有共性部分的也有个性部分的,在以往的人事管理模式下,各部门之间的链路是阻塞的,这与新时期高校各部门之间的协同合作式发展理念相去甚远。因此,优化人事管理信息化流程,打通数据共享链路十分重要。首先,基于教职工的基本信息是数据共享机制运行的基础,包括教师的个人基本信息、联系方式、学习经历、工作经历、家庭成员职业资格、专业技术职务、培训进修、社会兼职、企业实践等,需要定期添加到系统中并实时更新维护。各部门之间以人事部门的基础信息为主,可以大大简化信息上报流程,提高工作效率。从人事管理部门内部角度看,高校不同业务的人事管理工作间可实现第一层次的数据链路沟通。一旦教职工的个人信息变动后,人事管理部门各业务口能第一时间发现并及时维护更新,做到互通互享。其次,高校各职能部门之间数据共享链路的打通对于提升人事管理效率亦十分重要。人事管理信息平台可以将涉及教师的教学工作、业绩考核、课程建设、比武竞赛、教学研究、科学研究等纳入系统中来。在系统集各职能部门大数据于一身时,相关业务办理的效率和服务水平将大幅提升。对于高校教师的支撑评审工作需要各项数据的支撑。在以往数据没有电子化的情况下,教师需要备份这些材料,保管又是难题,临时申报需要盖章签字十分不便。利用人事管理信息化平台,将原始纸质数据电子化处理,可以突破时空限制,只要教师做好基础维护工作,定期将数据录入,通过审核后,使用起来将十分便捷,人事部门的工作量也将大大降低。

(三) 强化人事队伍建设,助推人事管理迈向新台阶

科技的变革要求人才适应这样的变革,对于高校走信息化、数据化建设道路亦是如此。衡量高校办学和管理能力的指标有很多,在高校间日趋激烈的竞争中,其实质性的竞争是依靠人才。高校深化改革,构建新的办学目标,如提升教学科研水平等,关键还是在于人才的输入与培养上。以此类推,高校想要在鳞次栉比的高校脱颖而出,高效、科学的人事管理工作是基础,抓住信息化改革这只牛鼻子,可以大大提升高校现代化管理水平。诚然,这一切有赖于构建一支信息化水平、能力素质过硬的师资队伍。首先,从源头把握人才引进的标准,提升队伍的整体素质水平。为进一步提升高校人事管理信息化能力,在现有的人事管理人员的基础上,引进人员需要在人力资源管理方面的能力有所侧重。除此之外,信息化师资队伍的构建需要适当引入一些专业能力强的信息化背景人才。通过打造适应信息化管理的师资团队,保障信息化管理平台的运行,在做好数据更新与维护的基础上,通过数据收集、分析,为推进学校人事使用与领导决策提供支撑。其次,立足学校现有人才基础,通过加强培养力度,与引进人才协同发力,共同打造高校人事管理信息化建设的队伍。高校在人才队伍建设中,一方面需要借助外力,快速提升人力资源的管理效率,可以多方面学习人才培养方面的策略,这在一些成熟的企业和高校中运用的比较好的都可以拿来运用;另一方面,高校在每年的预算编制阶段,将人才培养的经费支出要提前统筹规划,这样打造优质的队伍才能有保障。人事管理信息化培训中要重点突出人才建设中的薄弱环节,加强信息化技术以及理论实管理人员系统培训,培养出即懂人事又懂信息技术的复合型人才,对提升学校现代化治理能力将大有裨益。