“13S”管理在高校图书馆师生共建大流通管理的应用——以广西民族大学图书馆为例

文/广西民族大学图书馆 黄雪梅

图书馆管理方式、制度以及管理模式的不断创新，才能进一步推动图书管理事业的长期发展。随着读者需求不断变化，图书馆逐渐从藏书空间转变成知识交流的重要场所。作为人才培养的第二课堂、文化推广第三空间的高校图书馆，打造良好的工作学习环境是管理的重点。而五常法则是环境教育的基础，在此基础上深化细化的“13S”管理方式更能有效规范图书馆特别是书库的工作现场、现物等，营造出人人参与、事事守则的氛围，促进图书馆管理人员提升修养，形成良好的工作习惯，进一步提高图书馆工作效率，为师生提供高质量的交流和活动场所。文章以广西民族大学图书馆为例，就“13S”管理在高校图书馆师生共建管理中的应用进行探讨。

一、“13S”管理的内涵

（一）“13S”管理法的来源。具体如下：

1.5S概念。“13S”管理法由5S现场管理法发展而来。5S现场管理法起源于日本企业，又称“五常法则”。五常法则是环境教育的基础，是一种现代企业管理模式，是指在生产现场对人员、机器、材料、方法等生产要素进行有效的管理。目的不仅是令工作环境整洁安全，提高效率，还可以改善思考习惯，帮助处理日常工作遇到的问题。5S即整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）、素养（SHITSUKE）五个方面。因其在日语中的罗马拼音都是以字母“S”开头而被人们称之为“5S管理”。

2.5S管理的价值。5S为现代管理提供了一套全面的、系统的管理规范，不仅能使工作环境保持窗明几净和井然有序，更能不断提高工作质量和效率，最重要的是，能加强内部沟通，令员工树立积极态度，发扬自律精神，从而提升企业形象及竞争力。5S简便易行，无须太复杂的工具、程序与技巧，也无须花费大量金钱便可起步。不仅适用于工厂、企业、学校、医院、公用事业单位，同样适用于个人和家庭生活。因此逐渐被管理界认识和推崇，广泛应用于各行各业中。约在20世纪80年代，我国台湾的制造业开始应用于5S管理现场，在电子制造业表现得尤为突出，这对台湾的电子制造业走向全球起到了巨大的积极作用。20世纪90年代，随着日资、台资企业大量来大陆投资建厂，5S管理开始在大陆企业界引起了重视和推广，并取得了一些显著成果。

（二）“13S”管理的内涵与意义。随着管理的不断完善和精细，5S管理的内容也不断被扩充，逐步发展到6s管理，8S管理，13S管理......13S即在5S的基础上增加安全、节约、服务、满意、坚持、共享、效率、学习等法则（见图1）。“13S”管理法的目的是总结经验与不足，判定改进措施，培养自觉性、韧性和耐心，加强员工安全教育，防患于未然，使企业在现场管理的基础上，通过创建学习型组织不断提升企业文化的素养，消除安全隐患、节约成本和时间，使企业在激烈的竞争中，永远立于不败之地。管理的最终目的是培养出严守行业规范、讲究文明礼仪、具备团队精神和良好行为习惯的自律员工。只有员工形成较高的素质，各项活动才能顺利开展，最终取得最大的效益。所以，“13S”管理中，素养（SHITSUKE）是管理活动的核心。抓“13S”管理，要始终着眼于提高人的素质。

图1 “13S”管理法

二、高校图书馆大流通管理

（一）高校图书馆大流通管理的优势。高校图书馆大流通管理为迎合读者需求，其功能越来越丰富，越来越体现人文关怀。读者可以自由进入书库寻找所需图书，开阔眼界，获取更大范围更多角度的信息。馆藏空间设有足够的阅览座位，环境优美、光线充足，wifi方便快捷，空调全天候开放，还配备先进的饮水设备，俨然是读者学习的天堂。

（二）大流通管理给高校图书馆带来新的挑战。读者大量涌入图书馆，馆员的工作量增加，管理难度加大。首先，是服务范围广。相思湖馆馆藏空间和阅览空间范围大（共七个楼层，几千个阅览座位，书库岗管理其中四层）。不仅要管理书籍，还要管理读者，管理区域内水电、卫生等。其次，是读者需咨询解决的问题范围。关于座位预约，关于wifi连接，关于检索，关于馆藏位置，进出门禁等等大量需要随时解决的问题。最后，是图书摆放不整齐，乱架率上升，图书的污损现象也呈上升趋势。

（三）高校图书馆大流通实施“13S”管理的意义。综上所述，图书馆大流通需要更多人员参与管理，需要更健全更高效的管理模式，才可以既拥有足够的资源吸引读者入馆，又可以提高服务质量，实现图书馆有序、高效运转。但高校图书馆馆员名额有限，要达到高质量的管理必须另辟蹊径。广西民族大学相思湖馆采取师生共建模式来推进读者服务部的各项工作有序进行。大量的勤工助学学生、义务馆员进入图书馆服务工作中来。因此，需要建立一套行之有效的管理模式来进行流程化操作。5S现场管理法能够营造一种“人人积极参与，事事遵守标准”的良好氛围。有了这种氛围，就更容易调动大家的积极性，形成强大的推动力。而“13S”在5S基础上增加了安全、共享、学习等法则，更适合图书馆师生共建管理模式。从“13S”现场管理着手图书馆大流通管理，会收到事半功倍的效果。

三、“13S”管理模式应用于高校图书馆大流通管理策略

（一）成立推行组织。相思湖馆读者服务部书库岗三位馆员老师组成核心成员，轮班制管理。招聘12名勤工俭学学生作为助理，分成三个小组。再以每个书架分配两个管理人员的标准招聘义务馆员。如此一来，每个小组大概需要100名义务馆员。每位学生助理管理25～30位义务馆员，负责12～15个书架的日常管理和维护区域卫生、维持阅览区秩序等工作。

（二）大流通“13S”管理具体内容。主要包括以下方面：

1.整理（SEIRI）。首先是整理书架，书籍摆放整齐有序，将残旧书籍剔除到二线书库。其次是优化书库现场。垃圾、多余的工具、员工个人生活用品，读者违规存放在各楼层隐蔽角落和楼梯间、书架上的个人物品都清理干净，并对违规读者进行教育（从馆领导到部门领导都高度重视，并与各学院做好沟通，馆内馆外形成教育管理合力）。各个工位、阅览桌或检索机、签到机等设备的前后、通道左右以及各个死角，都彻底搜寻和清理。

2.整顿（SEITON）。通过前一步整理后，对书库需要留下的物品进行科学合理的布置和摆放，以便工作人员在最有效最简捷的流程下完成工作。各楼层分别设有清洁工具存放区、固定书车（临时存放读者取阅后的书和还回来的书）、柜子（临时存放个别读者违规放置的私人物品）、宣传板等。保证书库整洁有序，一目了然。

3.清扫（SEIS0）。实行大流通管理后，读者服务部各岗位需全力做好阅览区的清扫工作（打扫书库，擦拭书架和阅览桌椅，定期清除书本上的灰尘），努力营造整洁、舒适、静谧的阅览环境。

4.清洁（SEIKETSU）。清洁是对前三项活动的坚持与深入，使整理、整顿和清扫工作成为一种惯例和制度，是标准化的基础，是保证安全、高效服务的重要环节。馆员老师、学生助理、义务馆员每天需不定时巡库，在此过程中，按照图书馆相应的规范要求查验各个区域的环境卫生情况并即时处理存在的问题，做到无垃圾、无灰尘。

5.节约（SAVING）。首先是水电能源的节约，书库内靠窗区域白天光线充足时关闭照明灯，巡库时留意并调整空调温度。卫生间、洗手台的水龙头出现问题及时处理。其次是时间和空间的节约，配合云座位操作的各项规则，做好空余座位和读者需求之间的协调工作。

6.安全（SAFETY）。清除隐患，排除险情，预防事故的发生。巡库时留意检索机、签到机、照明灯、空调、应急灯、阅览桌的排插是否出现问题并马上处理或报修，使之恢复正常。留意读者的状态，若有紧急情况（如出现晕厥、情绪行为异常等）及时汇报，寻求帮助处理。

7.服务（SERVICE）。强化服务意识，倡导奉献精神。读者服务部的书库岗老师和学生助理及义务馆员都要熟悉服务部规程及工作内容，始终耐心周到地提供服务。对读者一些违规行为要进行耐心劝导。

8.满意（SATISFICATI0N）。追求完美，做到工作伙伴满意、领导满意和读者满意。

9.速度（SPEED）。工作要迅速，反应敏捷。上架、顺架、抽书、倒架都需要一定的速度，保证书库日常借还工作正常运转。特别是在接到大量新书上架，大量旧书要剔除到二线书库和倒架的任务时，更需要比较高效高速的工作。

10.学习（STUDY）。成长的过程需要不断地去学习。强化能动意识，助力综合服务品质提升。书库管理队伍庞大且每学期都需要招纳新人，过程中主要以“传帮带”模式来保证团队成员都能够得到培训学习。

11.共享（SHARE）。共享能达到互补，提升整体能力。每学期初由馆员老师组织召开全体学生助理会议，互相分享招新培训等工作经验。开学第一周对新进义务馆员培训结束后即进入检测阶段，馆员老师和助理一起检查抽测，再集中汇总，提出整改方案，为部分不达标的义务馆员提供再次培训，直到检查合格为止。学期末，馆员老师组织召开学生助理总结会，分享一学期的工作经验。

12.坚持（STICK）。坚持是管理中一项重要的因素。只有不间断地坚持这种管理方式，才能保持恒久的效能，才能持续保证图书馆大流通管理的质量。

13.素养（SHITSUKE）。素养是“13S”管理的核心，也是管理要达到的终极目的。需建立健全各项规章制度，明确岗位职责及任务。馆员老师随时关注学生助理和义务馆员的日常工作动态，及时发现不足并进行引导，采取有效的管理举措。学生助理之间要互相学习促进，督查义务馆员的工作情况，及时反馈、整改。以此提升整个师生共建管理团队的素养，促使团队成员都成长为高素质的书库管理者。

（三）工作流程。主要包括五方面内容：

1.招新。（1）招聘勤工俭学助理。勤工俭学助理是实施大流通“13S”管理的中坚力量。一般是从书库管理义工中挑选出责任心强、工作出色、有一定号召力的学生来担任。将管理权下放，由他们来进行新学期的义务馆员招聘，并且对其进行日常管理。一般任期为一年到两年不等，学生若学有余力的，可以持续工作。时间精力不允许的，经与老师商议后，推举新任，做好“传帮带”工作便可退出。（2）招聘义务馆员。每学期开学前一周，勤工俭学助理通过学校网站，学院或班级QQ群等渠道发布招新信息，吸引志愿者来报名。原则上是先报先得，必须做满一学期方可退出。报名人数太多则通过考试来录用。

2.排班。把值班时间分成上午、下午和晚上各两个时段，每个时段两个小时。每个时间段每个小组安排4～6人值班。义务馆员每周值班时间4～6小时，学生助理每周值班不少于8小时。每个人的值班时间必须在一周内均匀分布，以保证各项工作有序推进及书架的顺架率（指的是一周内书架顺架天数次数）。

3.培训。学生助理培训由馆员老师和卸任助理共同完成。新旧两任助理做好工作交接，馆员老师明确其工作职责和范围，提出工作标准，再由卸任助理将经验传授。

义务馆员培训主要由学生助理分批进行，馆员老师从旁进行补充和指导。培训内容：（1）介绍图书馆楼层安排、书库分布、书目分布、书库馆藏类型、数量、座位规划、公用设施及分布情况；（2）列举工作内容：巡库、打扫卫生、上书、管理书架（清洁、整架、顺架、倒架）等；（3）介绍上书辅助工具：书车、踩凳、书立等；熟悉自己所负责的工作区域和所负责的书架；（4）通过现场操作教会“三架”（即整架、顺架和倒架），熟悉图书排架法；（5）教会常见问题处理方法；（6）说明请假程序，熟悉请假模板。

4.检查反馈。馆员老师主要检查助理的工作是否尽职尽责，时常查看其工作现场和工作记录以及签到签退记录。抽查部分义务馆员的工作情况。学生助理日常工作主要职责是检查义务馆员的工作是否达标（每周三到四次），查看其工作现场和工作记录以及签到签退记录，对照拟定的卫生、巡库及“三架”标准，督促义务馆员按要求完成工作，及时指出不足，责令整改。

5.评定。学生助理的评定在每个月末进行。由馆员老师完成。义务馆员的评定则在期末由学生助理完成，统计其工作时长，根据综合表现给予学分评定，再交由馆员老师签字，最后图书馆办公室盖章认定。

四、结语

经过两年多的努力与坚持，广西民族大学相思湖馆书库岗“13S”大流通管理在以“传帮带”为纽带的师生共建中不断完善，营造了一个明朗温馨、活性有序的书库环境。学生助理在老师的指导下互相学习，分享管理经验，义务馆员群体以图书馆“主人翁”精神积极参与其中，使书库管理工作进入良性循环。