劳务派遣制度下非在编人员的档案管理

胡瑜华

在社会发展新时期，机关事业单位用人形式采取多轨制，非在编人员的档案管理模式也体现出多样化。本文以尤溪县机关事业非在编人员的管理现状为例，阐述了非在编人员档案管理存在的问题并提出了劳务派遣用工制度下加强机关事业单位非在编人员档案管理的对策。

非在编人员指的是公务员、事业编制以外的工作人员，如合同工、临时工、劳务派遣工。现阶段，机关事业单位都会使用一些非在编人员，主要分布在行政机关事业单位从事技术性、服务性等岗位上，他们不占单位编制又有着相对固定工作内容，是机关事业单位用人制度的重要补充。所以，要重视非在编人员的人事档案管理，体现人事管理上的规范化，提高非在编人员的集体归属感。

一、非在编人员的管理现状

（一）非在编人员以劳务派遣方式用工

由于社保养老金制度的多轨制，机关事业单位的编内人员与企业职工分别执行两种不同的养老金制度，其养老保险缴交、养老金发放方式均不同。机关事业单位的非在编人员是执行企业职工养老保险参保制度。为了解决非在编人员的养老保险参保问题，2019年尤溪县出臺了《机关事业单位聘用的非在编人员实行劳务派遣实施办法的通知》，规范了机关事业单位非在编人员以劳务派遣的方式用工，按照《社保法》的有关政策规定，把非在编人员的养老保险纳入到企业社保体系，这种用工方式在法律意义上确认了劳务派遣机构是用人单位。同时2020年3月实施的《政府购买服务管理办法》也明确规定，机关事业单位以劳务派遣方式用工的，不得纳入政府购买服务范围，规避了政府人事管理风险，保护非在编人员的合法权益。

（二）非在编人员的队伍不断增长

据统计，尤溪县2022年非在编人员共计3317人，占机关事业单位人员总数的36.1% ，其人事管理的必要性逐渐显露出来。近年来，机关事业单位工作人员老龄化严重，且工作任务逐年增多，造成单位用人紧张，但受体制编制的限制，有的单位多年无法招聘编内人员，如尤溪县林业局早年机构庞大在编人员多，因机构改革，多年来人事编制执行“退五进一”进行缩编，编内人员逐年减少，经过多年缩编工作人员数量明显不够，但扩编又较难解决，为了解决人员需求和编制之间的矛盾，只能聘用非在编人员来解决用人不足的问题。

（三）非在编人员的流动性大

一是机关事业单位非在编人员身份复杂多样，有实用型人才、专业技术人员、年龄偏大人员、大学毕业未就业人员等，他们受体制、工作环境、工资待遇、身体健康等诸因素影响，主要还是“编制”问题无法解决，非在编人员出现频繁离职、转岗；二是由于受到地方财政经费的限制，在经费无法足额拨付到位的前提下，非在编人员的工资待遇和编内人员的差异性大，给非在编人员的心理造成不平衡感，出现了机关事业单位年年招人、年年缺人的现象。

二、非在编人员档案管理存在的问题

（一）管理主体单位不明确

尤溪县在政策上明确，机关事业单位非在编人员以劳务派遣方式用工。劳务派遣机构为法律关系上的“用人单位”，机关事业单位为实际工作中的“用工单位”，在《劳务派遣暂行管理规定》中没有明确规定劳务派遣人员的档案管理的主体单位。派遣公司认为用人单位是他们在工作中的实际管理人，有义务对其进行档案管理，而用工单位认为派遣机构是法律上的用人单位，有责任对他们的档案材料进行收集归档，这种用人和用工单位的职责分工不明确导致档案管理的主体不明确 。

（二）档案管理意识淡薄

大多数非在编人员没有建立个人的人事档案，其原因有两个。一是非在编人员本人的原因。部分非在编人员对个人资料档案进行保存的观念淡薄，认为非在编人员就是临时工，随时会离岗走人，人事档案可有可无，如一些人员在离职时，随意离开，没有办理相关离职申请手续，单位无法办理其相关的档案移交手续；二是单位或派遣机构的管理人员的原因。认为与非在编人员签订劳动用工合同即可，其他的人事档案管理觉得没必要、无所谓，对他们的年度考核、奖惩材料等个人重要信息材料，不及时收集，不及时补充，不重视归档，原始材料留置在非在编人员个人手上，最后造成遗失，导致部分非在编人员在单位工作期间经历空白或信息不全，可能影响其以后工作生活的其他手续，如退休待遇的办理等。

（三）档案传递不规范。

非在编人员在入职机关事业单位前，曾经就业多个单位、时间长短不一，各就业单位的档案管理情况不尽相同。一是入职时用工单位无法看到非在编人员的初始及入职本单位之前历史人事档案，这部分档案记录着非在编人员以前的学习和工作经历，如参军政审等情况，现就业单位逐一追查之前的档案费时费力，因此难以接收到非在编人员入职之前的人事档案信息。二是入职后非在编人员在工作的过程中，会产生很多应归入个人档案的材料，这些多而繁杂的材料、给现单位人事管理增加了较大的压力，因其之前本身档案的不齐全不完整，加上这些档案材料往往难以收集转递到非在编人员初始人事档案中，也造成现单位对非在编人员档案收集整理和传递不重视的原因。三是非在编人员离职或被辞退后，本应该及时将其在机关事业单位工作期间的档案材料移交给其户口所在地的人才交流中心或新入职单位，但由于非在编人员的档案管理不规范，也会出现档案不及时或不传递给相关部门的现象。

（四）档案收集不规范

非在编人员的工作阅历丰富，大多就业单位对其档案管理不规范，人事档案极易出现材料不准确、不连续现象。一是信息不准确。曾经就业的单位对人事档案的管理水平不一，如不同服务单位提供的年度考核、奖惩等个人材料差异性大，其真实性难以辨别。二是收集不完全。不同的就业单位在用工的过程中对员工的管理规范标准不同，如一些单位忽视了对员工的年度考核管理等，造成信息不够全面，后续进行人事档案利用时，由于资料不全失去了档案价值。三是收集不及时。由于非在编人员对自身人事档案管理重视程度不够，导致档案材料收集过程中配合度不高，有些归档材料不及时上交，在档案内容上缺乏连续性。四是管理不规范。非在编人员与编内人员档案分开管理，使得非在编人员的档案管理被弱化，由于受到人员、资金、场地等因素的影响，非在编人员一些新生的档案无法及时进行归档，使得非在编人员的档案管理工作边缘化。

三、加强机关事业非在编人员档案管理的对策分析

机关事业非在编人员人事管理是机關事业单位人事管理的重要组成部分，非在编人员人事档案管理也是机关事业单位做好聘用人员管理工作的一个重要组成部分。重视非在编人员的档案管理，实现人员管理公平、身份公平，激发非在编人员在工作中的主动性、创造性。

（一）明确管理主体，重视非在编人员的档案管理

以尤溪县的机关事业单位的非在编人员的管理模式为例，非在编人员的双重管理单位是机关事业单位（用工单位）和劳务派遣机构（用人单位），同时档案管理责任也是双重的。机关事业单位与劳务派遣机构就非在编人员劳务派遣协议签订前，要先经过充分的沟通协商，条款中明确对非在编人员档案管理的有关事项，约定好双方的职责范围，协同合作，共同做好机关事业单位非在编人员的人事档案管理工作。对非在编人员档案管理分为两种情况，一种是合同约定由劳务派遣机构管理非在编人员档案。因劳务派遣机构与非在编人员是法律上确认的劳动关系，劳务派遣机构要主动担负起非在编人员的档案管理职责，要与机关事业单位做好沟通、并协调配合，建立非在编人员在职期间人事管理档案，把非在编人员在工作过程中产生的相关材料信息，包括劳动合同、职工登记表、年度考核登记表、在职攻读学历资料、职称评聘有关资料、工资调整有关资料、离职解聘有关资料等及时收集归档；另一种是按合同约定由机关事业单位自行管理非在编人员人事档案的，劳务派遣机构应主动配合收集整理好非在编人员的入职和离职时的相关资料，并复印一套予以留存，以备用工单位对非在编人员档案查询和补漏。

（二）创新管理模式，提高非在编人员的集体归属感

加强对非在编人员的档案管理，能体现出单位对非在编人员的关怀，可以有效提高非在编人员的归属感，改善其职业心态。创新建立机关事业单位用工管理与劳务派遣机构用人管理相结合的非在编人员的档案管理制度。一是教育、卫生部门等专业技术人员或机关事业单位的引进人才、高技能人才，他们是机关事业单位重要岗位的非在编人员，如职业中专学校外聘的职业技能实用型人才等，由用工单位自主管理其档案。机关事业单位与非在编人员实际上是用人关系，由用工单位来对这部分人员进行档案管理，这样能够得到他们的认同，增强其主人翁意识，有利于推动工作的开展；二是由于机关事业单位自身编制的不足，难以做到对所有的非在编人员进行档案管理，对于非核心、技术含量低、替代性、流动性大的非在编岗位人员，如服务、后勤岗位等档案委托给劳务派遣机构负责管理，有利于解决机关事业单位用人不足的问题。

（三）加强档案宣传，完善非在编人员的档案材料收集

要加强档案宣传，让编外员工充分认识人事档案与自身的利益，如养老保险办理、退休金计算等息息相关，增强把有存档价值的材料进行妥善保存的意识。首先是劳务派遣机构在为非在编人员办理入职进行材料收集时，除了登记个人基本信息外，还应及时登记其入职本单位前的就业基本信息，并注意登记其之前人事档案保管机构的名称、地址和联系方式，在需要查档或调档时，可以用函调的形式调阅非在编人员历史人事档案信息。其次由派遣公司负责管理的非在编人员档案资料，如工资表、奖惩材料、年度考核等的收集，先在用工单位进行汇总整理，并在材料分类整理时再次审核其信息准确性和材料规范性，避免失实的个人资料入档，最后要及时移送到派遣公司进行立卷归档，并在档案信息数据库中及时添加新的数据信息。

（四）规范转递手续，保持非在编人员档案的完整性

由于非在编人员的频繁流动，对档案转递提出更高的要求。其档案安全、顺畅的转递将成为确保非在编人员档案完整齐全的重点环节。在档案管理过程中，做到人在哪档案在哪，档案与人不能脱节，并按时间要求及时归档并录入档案管理系统。首先非在编人员在入职时要把需要移交至人才交流中心或派遣机构的一切档案材料要及时移交；非在编人员离职后，离职单位应及时把其档案移交到新入职的工作单位。接收档案的单位在对材料进行审核后，做好接收档案登记，移交时要做好转接手续签字，以便后续档案材料追踪。同时要遵守《档案法》的相关规定，档案传递应通过档案专门传递通道或专人送取，不得交给非在编人员本人自带，避免在档案中被加入未经审核的，对个人有利的资料，或被抽取对其本人不利的材料等，保证档案的真实性、完整性、可利用性。

（五）加强档案队伍建设，提高非在编人员的档案管理质量

劳务派遣机构要适应新经济形式下单位用人制度多元化、非在编人员用工管理模式多样化发展的需求，建立专业化的档案人才队伍。据了解，县级派遣机构的档案业务人员基本上都不是档案专业毕业，对档案专业的要求与标准大多不熟悉。劳务派遣机构一要提高档案人才培养的意识，重视档案专业人才的引进和培养，保证有充足的人力资源来承接非在编人员的档案管理工作，做到档案管理业务制度化、规范化。二要鼓励档案业务工作人员加强培训，主动参与档案主管部门组织的岗位初任培训、档案脱产培训等，才能逐步了解档案管理的知识点和整体要求，不断更新档案理论知识，提高业务素质。三要不断地在档案管理工作实践中总结和摸索才能熟练掌握档案工作技能技巧。加强与机关事业单位的联系，做好档案收集的衔接工作，原则上做到档案材料“应归尽归”，扫清档案管理中的薄弱环节，如对哪些材料需要归档做到心中有数、纸质材料做好保管工作等，才能胜任机关事业单位委托的非在编人员档案管理工作，在实践中不断提高档案服务能力。

（六）加大信息开发，提升档案管理水平

劳务派遣机构和机关事业单位要充分运用现代信息手段，管理双方都应该建立非在编人员人事档案信息库，对约定档案管理的非在编人员进行统一建档，对入职的人员档案内容进行核对，如姓名、政治面貌等个人基本信息，保证个人信息准确，为档案的可靠性和可利用性奠定基础。在档案管理信息系统的开发时，把非在编人员的档案管理纳入信息系统中，结合大数据和办公自动化系统，实现编内、编外人员档案信息共同管理，让非在编人员的人事档案管理在信息时代也能达到制度化、科学化、规范化。

劳务派遣用工方式的建立，把机关事业单位多元化的用人制度推向相对简单化，非在编人员的档案管理以约定的方式确立管理主体，给非在编人员的档案管理的规范化带来了新的契机。劳务派遣机构和机关事业单位要建立健全档案管理制度，加大加快档案管理的信息化水平，大力提高非在编人员档案管理的工作效率。

（作者单位：三明市尤溪县劳务派遣有限公司）