企业智能化财务报销体系研究

王筱玮 浙江大学医学院附属第二医院

随着人工智能概念的推广，各行业数字化转型也在迅速开展，过去纯手工、纸质化、低效率的传统工作模式已逐渐被电子化、高效率的批量作业模式所替代。会计行业也在不断探索如何更好地适应新技术，逐步向数字化转型。财务报销是会计核算的基础性工作，是内部控制的重要节点。本文主要以财务报销为切入点，研究如何搭建较完善的智能化财务报销体系。

一、传统财务报销模式存在的问题

（一）财务报销流程冗长烦琐

目前大多数企业的财务报销流程仍以纸质单据为主，报销人递交纸质材料后，需要流转多个部门领导审批以及提交财务审核，整个报销流程需要人工提交，耗时较长而且容易出现有问题被退回重来的情况，报销效率较低。

（二）纸质材料成本较高且容易受损

纸质材料需要打印整理，尤其是各类车票、机票，报销人经常会面临忘记打印纸质车票需要返回车站打印或者超过有效期导致无法打印无法报销的情况。其次，在流转过程中纸质材料本就保管不易，尤其是车票等小票据，容易遗失毁损。

（三）财务审核信息复杂，准确度低，风险大

一方面，财务审核需要人工审核各类信息的准确性，比如除了基本的发票、签字的真伪，还要兼顾报销的合理性、真实性等，容易出错。另一方面，不同业务有不同的审核要求，人工处理不同类型的报销业务，很难形成标准化的作业流程，容易出现财务风险。

（四）财务审核环节滞后

财务审核往往处于报销后端，前端各业务部门签完字的情况下，如检查出金额、预算等问题，就需要整个报销流程重新开始，反复修改，使报销流程更加烦琐，也加重了财务审核人员的压力[1]。

（五）审核数据零散孤立

财务审核除了基本的报销资料外，还需要根据不同的业务迅速取得例如预算、合同等信息，以核对报销数据的准确性和真实性，但纸质的报销体系并不能迅速获取这些有效的有用信息，仅依靠纸质的报销资料审核可依赖的数据非常有限，这也会加大企业的财务风险[2]。解决以上弊端的关键是财务报销的数字化、自动化、智能化。可以利用大数据、云计算等技术将纸质化的流程线上化，自动识别报销的单据、检查报销内容的完整性和准确性，实现财务报销的快速、准确、高效处理。

二、智能化财务报销体系设计

（一）建立线上报销平台

利用目前的数字化手段和互联网技术，实现报销流程的线上化，包括报销单的填写、提交、审核、审批、付款等都实现电脑端或手机端的线上操作。

1.报销单的填写。该步骤主要考虑的是数据采集，需要的数据一般包括发票、报销内容、辅助资料等。报销人员可将各报销资料拍照上传至报销系统，报销系统可自动将照片扫描上传保存至报销流程中，并利用OCR技术识别相关关键信息，并将相关信息填写至报销单对应的部分，形成报销业务数据库，实现数据信息的采集。报销人员只需根据操作提示核对上传的数据及填写信息即可。同时，考虑到纸质流程中财务审核的滞后性，在线上流程中可将财务审核对报销单的填写要求、事前预算审批、报销提交材料等要求在本阶段就展现反馈给报销人员。报销人员可提前了解财务审核人员的要求，及时修改及沟通，避免流程的重复烦琐。

2.报销流程的提交。系统自动根据填入的字段进行筛选，归类到不同类别的报销流程进行上传提交，方便后续财务人员的流程化审核及数据库的归集和整理。同时，在提交前系统会自动核查相关数据的正确性、合理性和完整性，经报销人确认后提交上传。

3.报销流程的审批。前步骤中所有的报销流程已经按类别归类，因此企业可根据自身的审批制度设置不同流程的审批人与审批权限。不同金额的报销流程按权限自动流转至相应的审批人，审批人可在电脑端及手机端进行审批操作。报销系统可利用银行的电子签名技术，让审批人以电子签名的方式对流程进行审批，防止签名被篡改的风险[3]。同时审批人对审批账号的密码需要保管得当，防止密码泄露、代审批等风险。如果报销金额较大，或涉及企业供应链、为重大经济事项等，也可采取电子签名+人脸识别的签字和验证模式，进一步提高资金安全等级，防止财务风险。

4.报销流程的审核。财务人员在审核时需要注意的信息要素较多，为了降低错误率，一方面财务人员可对已归类的流程按照不同类别分别进行批量审核。另一方面，报销系统可将需要注意的各个点仅在财务审核人员的界面一一展示，方便审核人员按照各个注意点进行信息数据的审核。同时，例如数据之间的加减乘除等逻辑类验证，报销系统可自动进行核实并向报销人员及财务审核及时反馈提示错误。

5.报销流程的付款。报销流程的结束端为出纳支付，出纳支付后整个报销流程结束。系统批量处理可以替代出纳逐笔给报销人员汇款，系统可初始导入员工的姓名、身份证和银行卡信息，与网银对接后可直接批量付款，大幅减少出纳的工作量。具体来看，对于金额较小或者面向员工的日常差旅培训等报销，可以直接将支付系统线上化、移动化。出纳可直接在线上点击支付，将员工的报销款汇入系统内员工的工资账户。对于金额较大或者业务款等的报销，则需要双人审核或者多人审核。审核端口也可以线上化，但建议出纳将支付端口保留在电脑端，因为公司电脑能保证定期杀毒、安全检测等操作，而个人手机端仍然有资料被盗或被远程控制的风险。

6.报销数据回写、数据核查和风险预警功能。报销流程结束后，如何搜集归整数据资料是关键，这些数据将是企业各类分析的基础。系统可将报销流程的信息整理成各字段存储，首先回写到报销系统作为下次报销的依据与数据支持，然后可与其他系统连接，将这些字段信息回写到预算管理、合同管理、电子发票、库存物资、销售产品等系统，作为企业财务分析的数据基础。

同时，数据核查功能应一直体现在整个报销过程中。除了基本的数字逻辑关系，企业应考虑自身的特点与需求，将相应的核查标准镶嵌在整个报销过程中，如有不符，系统及时在界面突出显示，提醒流程各阶段经办人，经办人可及时修改更正。系统还应具备风险预警的功能，对于未发生但已具备产生风险条件的内容，如对于即将超额付款的合同报销流程或预算额度即将超标的项目可主动产生风险预警，并将预警信息发送给财务审核人员和各部门，提前进行风险防控。

（二）报销系统与企业相关系统的交互

财务审核需要从更大层面考虑报销的合理性，尤其需要关注除报销外的其他信息，例如预算是否合理，合同支付是否准确等。因此需要将企业相关系统的数据也归集在审核系统数据库，方便审核人员及时获取相关信息。对于必须核查的信息，可系统自动查验并将结果展示在审核人员界面，进一步简化流程。

1.建立发票系统与报销系统交互。电子发票系统通过与税务系统的对接可自动查验发票的真实性与有效性，防止假票、作废票等，也可通过查验次数与报销流程的对接确保电子发票不会重复报销。这一信息可通过报销系统自动将发票的真实性和准确性在报销单填写阶段和财务审核阶段分别反馈给报销人和财务审核人员，方便报销人员及时修改，避免流程反复，也减少了财务审核人员机械式的工作量，使其能将工作重点放在数据分析上。

2.建立合同管理与报销系统的交互。针对合同付款业务，财务审核人员需要合同签订的各项条款、合同时间、购买标的物价格及合同控制预算总额等信息。报销系统可根据报销人员上传的字段如合同号或其他合同唯一识别号来搜索相关合同信息，及时反馈给审核人员，审核人员即可在其审核界面查询到这些信息，作为审核的依据。同时，报销成功后的付款数据也可及时反向回传到合同系统，作为支付记录并产生累计付款的金额，这些数据不仅可以成为下一次报销的分析依据，也可随时为企业的产品分析提供数据支持。

3.建立预算管理与报销系统的交互。预算管理是报销付款的前提与依据，每年的年度预算为各类日常经营活动的开支提供了总额度限制。财务审核人员除了审核本次报销的预算来源与预算额度以外，还需要考虑在每次不同部门、不同人员报销后各个类别的剩余预算是否足够，可及时通知相关业务部门，尤其是年底第四季度，相关业务部门可及时安排各项业务活动。

同时，报销系统也为第二年的预算编制提供了数据基础，报销系统可及时为各部门提供年度各类别的报销报表（字段可自由选择），各部门可根据当年各类别的报销金额、报销内容合理规划下一年的预算。

4.建立采购中心与报销系统的交互。采购中心一般负责采购和供应链管理，包括采购策略、计划和执行，供应商管理，采购成本控制等[4]。采购中心是报销体系的前端，因为财务报销的滞后性，当财务审核人员发现采购价格不合理时，往往采购中心已经完成了采购流程，财务人员会处于较被动的状态，往往失去了谈判的先机。采购中心和财务报销体系的数据共享，有利于采购中心获取较全面的内部数据，包括采购价格、采购量等，有利于预先做好采购计划和策略，及时对供应商进行评估和管理，以保证企业采购质量、效率和成本控制。财务人员也可以提前知晓采购流程，预先提出合理的建议。双方可以在资源共享的过程中达到互利互惠、合作共赢的目的，实现共同发展和利益最大化的目标。

5.建立成本控制与报销系统的交互。企业成本控制中心主要对各项成本进行详细核算，对成本进行分析，找出成本管控中薄弱的环节，制订合理的成本计划进行有效成本管控，不断优化企业的成本结构，来提高企业的核心竞争力和市场占有率。成本控制中心需要搜集归整各类信息数据来达到分析的目的。报销系统则可以提供成本管控中心相关的信息数据，包括员工的差旅费组成、员工参加培训的培训开支、产品的销售成本等。反过来成本控制中心又可以将分析的数据回传给报销系统进行报销内容的管控，例如员工差旅的住宿费根据出差地点判断住宿费是否合理，是否符合当地住宿的一般收费标准；员工培训收费与培训天数、时长是否合理；打车费、业务招待费等是否符合行程表，有无虚增的风险；产品的制造成本是否合理归集所有开支等。成本控制中心和智能化报销系统互为数据依托，有利于企业的成本管控，降低不必要的成本开支。

6.建立财务软件系统与报销系统的交互。在账务处理环节，企业可将主流财务软件如用友、金蝶等与报销系统相对接，报销系统的数据可直接对应账务系统的借贷方科目，由系统批量化代替手工录入。财务凭证可按照不同的报销类型一键导入财务账务系统，实现自动处理，不再需要每一笔手工录入成一张凭证，减少了错误的发生，提高了账务效率。

7.建立员工薪酬系统与报销系统的交互。在一般企业，员工报税岗需要多端口获取各类发放金额，如工资端、奖金端、劳务费端等，汇总计算后提交税务系统，数据来源和格式都复杂不统一，容易出错。与报销系统对接后可直接系统生成员工发放的各项明细，包括发放内容、发放时间等，可统一进行自动识别后进行纳税申报，也有利于人力资源部和财务部统一管理、分析员工的薪酬待遇。

（三）加强员工培训与宣教

在推行初期，企业应及时对员工进行普及与培训，员工可以及时熟悉相关流程和操作，保证日常工作的运行，也有利于数据初始填写阶段的准确性。同时，可以在试运行或推行初期，及时搜集问题和信息反馈，更好地去完善智能化报销系统。

（四）加强信息安全管理

企业的信息安全管理是智能化报销体系的基础，因此企业首先需要建立相应的信息安全管理制度，包括网络安全、数据保护等，明确企业的信息安全目标、策略和实施方案，确保企业的信息资产安全工作可在政策和规划之下安全展开。在权限层面，应设置相应的访问控制和密码保护。不同人员有相应的访问权限，员工也应保护自己的密码权限，不随便借用自己的账户，定期更改密码，保护自己及企业的信息安全。在数据平台层面，企业需要采用必要手段保护数据的安全性和完整性，建立数据的备份和恢复机制，防止数据的丢失。同时，也要建立安全管理事件制度，定期检查评估风险，及时发现、修复漏洞。对于突发安全事件也必须有应急处理能力，及时关闭泄露渠道，尽可能降低企业信息数据泄露风险。

（五）加强内审监督管理

在推行智能化报销体系的同时，也需要事后监控系统来加强管理，定期对报销的真实性和合理性进行抽查，在后端通过审计抽查的方式对报销事务进行把关[5]。例如可以建立员工的信用档案，将差错率和员工的抽查率、绩效考核挂钩起来，如抽查发现报销的不合理性，将对相关的报销、审批、审核人员进行信用扣分，或增加抽查的范围和次数。信用扣分累计到一定程度会对员工的绩效进行扣罚，同时员工需要通过减少差错率来增加信用分，信用分增加累计到一定程度将在绩效上对员工进行奖励，激励员工减少差错率，降低企业成本。

三、智能化报销系统的优势

从效率、成本角度来看，智能化报销系统实现了自动化审批+人工复核的报销流程，减少了重复性、机械性的工作内容，用计算机处理代替了这一部分的人工手工操作，提高了处理效率，同时也减少了人力成本，节约了时间。另外，计算机的处理也减少了人工操作可能会出现的错误，减少了报销中的误差和漏洞，提高了报销的准确度，降低了企业的成本开支。从内控监管角度看，智能化的报销系统使报销全过程更加透明化，从报销单填写到出纳支付，报销系统实现了全程跟踪、记录和监控，各个审批环节、审批意见都更加透明化，有利于企业的内部监管，降低了财务风险、舞弊风险等。从安全性角度看，智能化的报销系统可以通过设置权限、设置密码和更改审批流程等方式，只对部分人群（例如报销人、审批人、审核人等）放开数据权限，即只有特定人群享有报销数据的使用权限、审批权限等，保证了企业数据的安全性和保密性。从企业员工的使用角度看，智能化的报销系统可以让报销人更加方便快捷地进行操作，减少不便；分析人员也增加了获取数据的渠道，有利于分析人员提出更加精准的建议。更快的报销速度、便捷的工作流程、互赢的工作理念也有利于提高员工的归属感、工作满意度和忠诚度。

四、结语

在“互联网+”时代，数据具有了实时、海量的特征，纸质化的数据和人工操作已经不能跟上高速的发展节奏。智能化的报销体系顺应了数据电子化的时代潮流，在缩短报销时间、提高资源的有效配置、降低内部控制风险的同时建立了全面财务数据库，可以及时为管理层提供决策与分析。同时，通过各个系统的数据融合与数据挖掘，可以在财务报销数据的基础上完善出整个企业的数据信息库，使企业的信息脉络更加清晰、通畅，为科学的企业发展策略打下坚实的基础。