出版企业基于业财融合的信息化建设案例研究

张默 中国海关出版社有限公司

引言

随着互联网的迅猛发展，以及市场经济的进一步发展，出版企业管理层对传递信息的时效和质量提出了更高的要求，希望通过信息化建设实现图书出版环节的每项业务活动、每个节点都用信息和数字说话，以加强企业经营的风险管理。因此，为准确把握营销时机，及时应对外部环境带来的挑战，出版企业希望通过基于业财融合的信息化建设来提升企业经营管理效率和效果，从而实现企业的可持续发展。

一、业财融合与信息化建设的基本原理

（一）业财融合的内涵

业财融合是指单位的业务与财务部门通过信息化等技术、工具和手段，以实现业务流、现金流、信息流等数据源的及时共享，积极有效地将财务管理以及业务管理统筹结合起来，并基于单位的价值目标共同做出谋划、决策、控制和评价等管理活动，从而提升企业价值创造力。财务管理与业务管理间的融合已经成为现代财务管理转型的关键。

实现业财融合的基本方式主要包括：一是财务向前融合，即在业务端口管理财务。财务部门从业务流程出发，主动融入业务计划和执行环节，进行事前和事中管理，加强关键环节的管控，优化业务运行。二是业务向后融合，即在财务端口管理业务。业务管理的整个过程需要给财务管理提供完整的、及时的业务数据，使其成为获取财务数据的基础。财务部门通过收集业务计划与执行环节的业务数据，构建因果数据关系，反过来影响和优化业务管理。

（二）业财融合与信息化建设的关系

推动业财融合需要依托信息化建设来实现。实现业财融合需要财务部门向企业业务前端进行延伸，将有效的业务信息传递至财务，从而实现信息的共享。财务部门从共享的信息中提炼出有效的信息，反过来为优化前端业务提供决策支持。上述过程都需要通过信息化建设来实现，需要将财务信息系统与业务信息系统建立关联，构建基于业财融合的管理信息平台。

二、H公司基于业财融合的信息化建设案例分析

（一）H公司的基本情况

H公司的主要经营项目包括出版发行图书期刊、数字媒体、广告会展服务等业务。H公司紧跟时代经济的步伐，切实履行国有文化企业职责，坚持以纸质图书出版推动数字化出版业务发展，积极拓宽营销途径，不断提高国有企业文化传播力和影响力。

（二）H公司财务管理存在的主要问题

H公司一直采用分散式的财务管理体系，本级公司及其两家子公司分别配有财务队伍，其中包含出纳、若干名会计和财务主管岗位。下属两家子公司日常经纪业务相对固定，发展趋于平缓。随着本级公司的业务持续发展，H公司在财务管理方面存在的问题渐渐显露出来，主要表现如下：

首先，财务人工成本较高。H公司财务部原有财务人员5名，随着该公司广告、会展等服务业务规模的不断扩展，财务人员已增至8人，人工成本显著增加。

其次，数据缺乏统一的标准。H公司一直以来业务部门和财务部各自独立使用自身的信息系统，业务信息与财务信息缺乏统一的标准。例如，一些成本费用项目，财务部核算是以不含税的金额，即扣除增值税进项税额的部分，而业务系统的相关数据是含税的金额。因此，数据口径不一致，数据之间的兼容度不高，未能将有效的信息关联和共享，公司内部形成财务信息孤岛现象，财务数据未能体现经营结果的深层价值，加之财务部和业务部门常常有着不同的发展目标和侧重点，对企业的可持续发展造成影响。

另外，财务报告信息质量低。H公司之前采用双系统核算，财务处理主要依靠人工进行，无法从上游环节读取稿校费、印制费、销售量等一些业务数据，这样会降低会计信息质量，数据可比性差，加之原有财务软件无法赋能业务模块，经营数据分析功能较为薄弱，无法及时呈现经营成果，导致管理层做决策时缺乏信息支持。

最后，信息系统之间缺乏有效的对接。该公司原有财务系统没有与编辑、出版、发行部门的业务信息系统进行对接，也未能与行政OA办公软件进行资源整合，这会造成企业获取信息滞后，最终影响管理层进行决策，不利于企业扩展业务，也不利于企业洞察某项图书产品全生命周期成本和利润数据。

（三）H公司基于业财融合的信息化建设的具体实施过程

为了解决上述财务管理问题，H公司管理层决定推进基于业财融合的信息化建设，以实现公司信息之间的实时共享，并采取以下主要措施。

1.优化公司组织架构

为了公司业务更快更好的发展，构建更为科学的内部管理体系，H公司对组织架构进行了优化，提升经营管理效能，将社长、副社长、总编辑、副总编辑的领导层级，简化为社长、副社长，下设办公室、财务部、图书一部、图书二部、出版印制部、图书销售部、运营推广部、数字出版部8个部门，单独设立监视、内审专员和法务专员，按照相互制约、相互协调的原则，制定了财务审批权限，明确各个层级职责权限。上述组织架构的优化，减少了上下级距，拓宽管理幅度，信息传递速度快，便于公司管理层及时了解基层情况，减少内耗。

2.会计政策和会计科目的标准化

由于财务模块之前是单独核算记账，会计科目的设置主要依靠企业管理者的自身需要和偏好，缺乏规范性和统一性。H公司在ERP系统上线前期，对现有的会计政策进行分析和研究，结合本公司生产经营的特点，统一调整了各项业务的记账标准、核算政策等。

H公司将原有会计科目进行汇总和整理，建立了统一标准的会计科目体系，核算明细科目达到4级。与此同时，规范了每个科目的核算依据，明确数据来源，及对应财务系统生成的会计分录。

在规范好一级科目的使用标准后，通过在业务模块增加相应“字段”，如稿费、审校费和排版加工费等，相对地在财务模块下设置二级科目，使会计科目和业务模块中的“字段”保持一致性。在关联关系设置好之后，信息系统可以自动获取上游“字段”的数据，按照明细科目，生成凭证，从而实现自动化核算。

3.优化业务流程、促进业财融合

为了推进基于业财融合的信息系统，H公司对销售管理流程与应收账款流程、采购管理流程与应付账款流程、费用报销流程、资金管理流程进行了优化。

（1）实现销售管理流程与应收账款流程的融合。H公司对销售管理流程和应收账款流程进行了优化。业务部门人员在ERP发行模块建立客户档案信息后，开具销售单据，依据销售单据提交开发票申请单，开票信息对接到航天金税开票系统，由财务人员开具发票，同时系统将开好的发票信息回传到业务模块，更新与客户的账单状态。通过将该张发票读入财务系统，软件直接生成与应收账款相关的凭证。

通过在业务端口建立客户管理，以客户数据为核心，对客户信息进行全面分析，制定销售计划，从而提升企业在市场营销、服务等方面的能力和收益。

财务端口根据业务端口制定的销售计划，通过监控应收账款账龄，定期与销售部门共同制定催款计划，加大对应收账款的催收力度，强化资金管理，增加企业经济效益。

（2）实现采购管理流程与应付账款流程的融合。H公司对采购管理流程和应付账款流程进行了优化，并实现了流程的融合。采购需求部门在ERP业务模块建立供应商档案信息后，提交稿费结算单、审校费结算单、印制费结算单等应付单据，按付款审批流程完成支付，系统自动核销应付账款。

通过在业务端口建立合格供应商清单，对供应商的资质信誉、经营状况等条件实施管理。根据年度生产经营计划制定采购计划。

财务端口根据业务端口制定的采购计划，通过对详细记录的供应商情况、采购申请、采购预算、采购合同等单据审核，加强采购计划的执行和付款进度的管理，合理控制企业采购环节发生的成本，降低在采购业务上的风险。

4.管理报表体系的标准化

财务报表的标准化可以直观地反映企业过去经营积累，为管理层规划未来发展提供保障。在运行ERP系统之前，H公司财务报表格式复杂，不够直观。随着会计政策和会计科目的标准化，H公司将现有编制的财务报表和报告进行归集分类，将交叉、重复性的一些报表做了整合和规范，建立起一套标准化的财务报表体系。

（1）实现财务报表的标准化。H公司每月出具的财务报表，主要包括现金流量表、利润表、资产负债表、资金使用情况表。通过优化报表模块，逐步实现智能化会计核算、自动化编制财务报表。

（2）实现管理报表的标准化。H公司管理报表主要是与业务相关的辅助报表，包括销售环节的回款、收入统计表、应收账款统计表；采购付款环节的应付账款统计表；日常运营涉及的各类成本支出明细表。通过这些辅助报表，建立多维度的指标体系，构建业财融合的分析报告，准确反映价值成果，深入揭示价值成因。

5.财务信息系统与业务信息系统的协同与对接

（1）加强ERP系统与OA系统之间的对接。H公司致力于企业信息化的完整，包括刚性管理和柔性管理两部分，即ERP和OA系统。ERP是资源管理，侧重于记录业务环节的数据和财务分析。OA是办公管理，侧重于行政结构上的审批。只有采用ERP与OA相结合的运作方式，才会加快推进企业信息化建设。

OA系统与ERP系统的协同和对接，使公司一部分需要在ERP上审批的业务，在OA系统中可以得到实现。比如，专项费用审批，以前是要拿着原始申请表到相关部门进行审核，结束后手工维护到ERP系统，而通过对接OA系统，经办人员可以直接在OA系统上提交申请，审批情况自动推送到ERP系统，自动化的处理方式提高了工作效率。

（2）加强ERP系统与航天金税系统之间的对接。随着业务量的不断扩张，针对以往传统开票模式及财务在处理开票过程中遇到的难点，H公司与航天金税软件公司合作开发了适应本企业自身特点的开票软件，并与ERP预留端口进行对接。由业务人员在ERP业务模块上提交开发票申请，通过接口传至金税开票软件，软件把开票数据按照标准模式进行整理，自动匹配税收分类编码，财务人员开票后，发票号码直接回填到ERP系统，有利于财务人员和业务人员随时查看开票情况，对发票形成的应收账款实施及时监控。

三、H公司基于业财融合的信息化建设取得的成效分析

（1）降低了人工成本，并提升了管理效率。通过全公司实现ERP系统数据共享，财务工作人员减少了沟通核对的环节，提升了财务核算效率。财务人员由原来8人缩减至5人，平均每2人负责核算一家公司账务，出具分析数据，人工成本有效节约，工作量分配合理，年平均节约人工成本为原来的三分之一。

（2）财务信息质量显著得以提升。ERP系统的报表模块功能上线后，财务分析报告通过开发设计回款、收入、成本费用构成模板，很好地将财务核算与业务数据相结合，从中挖掘出有价值的业务信息并加以分析，将业务目标和财务目标充分融合，既对业务本身的成本费用加以监管和重视，又可以对企业产生的利润进行合理控制，财务信息质量更加准确及时，为企业决策提供可靠依据，促进企业可持续发展。

（3）强化了财务管控，防范了财务风险。由于业务模块前置，编辑、出版和发行人员在相应模块进行制单，经过审核、记账环节，生成业务单据，财务人员在财务模块依据读入的业务单据进行凭证生成，减少了手工记账可能带来的人为错误因素的影响，保证了审核的客观和公正，有效防范了财经风险。经过不相容职务相分离的审核权限设置，优化了业务流程，强化了财务管控，降低了串通舞弊的可能性。同时由于信息化的建设，系统随时可以监控每笔业务开展的情况，对及时发现问题提供了便利。

结语

本文以H公司为例阐述了基于业财融合的信息化建设的具体构建过程，并分析了实施基于业财融合的信息化建设所产生的成效。H公司在实施基于业财融合信息化建设的探索实践中，通过公司组织架构的调整、会计政策和会计科目的标准化、业务流程的优化、报表体系的标准化、财务信息系统与业务系统的协同与对接，实现了数据的信息及时传递。H公司上述实践优化了企业内部管理体系，实现了业务数据信息的及时联通，提升了公司决策效率和效果。H公司的实践证明，基于业财融合的信息化建设对提升企业的运营管理效率具有良好的效果，希望可以为其他出版企业实施基于业财融合的信息化建设提供参考作用。

随着电子发票的推广、无纸化办公及人工智能的发展，如何进一步优化和深化这些综合信息并融入管理会计报告中，为企业管理层科学决策提供保障，将是我们未来的研究方向。