信息化背景下企业文书档案管理质量提升路径研究

作者简介：王艳（1982，4-），女，河北南宫人，本科，馆员，研究方向：企业档案管理，保密管理。

摘要：进入信息化时代后，传统的企业文书档案工作机制发生了很大程度的改变，借助信息化技术的利用，不断提升开发、利用、共享企业文书档案信息资源的管理质量，已成为企业文书档案工作创新的重要目标和内容。基于此，该文首先分析企业文书档案管理应用信息化技术的途径，然后探讨提升企业文书档案管理质量的途径，以期借助相关措施能够实现企业文书档案管理工作与信息化技术的深度融合，使企业文书档案管理工作的质量得到提升。

关键词：企业文书档案；信息化技术；管理质量

中图分类号：G275.2                  文献标识码：A                 文章编号：2096-4110（2023）04（b）-0189-04

Research on the Quality Improvement Path of Enterprise Document and File Management under the Background of Informatization

WANG Yan

（Beixin Building Materials Group Co.， Ltd， Beijing，100000， China）

Abstract： After entering the information age， the traditional mechanism of enterprise document and archive work has undergone significant changes. With the use of information technology， continuously improving the management quality of developing， utilizing， and sharing enterprise document and archive information resources has become an important goal and content of innovation in enterprise document and archive work. Based on this， this article first analyzes the ways to apply information technology in enterprise document and archive management， and finally explores ways to improve the quality of enterprise document and archive management. It is hoped that with the help of relevant measures， the deep integration of enterprise document and archive management work and information technology can be achieved， and the quality of enterprise document and archive management work can be improved.

Key words： Enterprise document archives; Information technology; Management quality

企业利用信息化技术提升文书档案管理质量，即数字化处理原有的声像、照片及纸质档案，并进行有效的采集、存储和归档，从而完成向二次文献信息的转化，实现企业文书档案信息化。在企业中文书档案属于重要的信息资源，能够有效地支撑企业开展经营管理和生产发展等工作。进入信息时代后，企业的文书档案管理工作也应该紧跟时代发展步伐，合理利用信息化技术，优化文书档案系统整体功能。

近年来，随着企业领导者认知水平不断提升，越来越多的企业开始建设数字档案项目，并且投入了大量的物力和人力，积极开发专业软件和购买网络设备，完成了数字档案管理系统的建立。但是很多企业在利用信息化技术方面还存在软件较“软”、硬件较“硬”等问题，无法充分发挥信息化技术的功能。企业文书档案信息化建设是一项非常复杂的工程，在这个工程的实施过程中，企业文书档案管理工作不仅会面临着各种挑战和困难，而且能够为企业文书档案管理工作带来新的发展机遇，企业只有从管理理念、制度、信息化技术、管理机构等方面做好统筹规划，才能够充分发挥信息化技术的优势，使企业文书档案管理质量得到全面提升。

1 企业文书档案管理应用信息化技术的途径

1.1 网络化管理

通过对信息化技术的应用使数字化文书档案形成，再借助计算机网络平台，能够有效地共享和利用不同范围、不同类型的用户信息。所以，在企业文书档案管理中应用信息化技术，必须充分重视网络化管理，只有这样才能有效地共享信息。在企业文书档案管理中借助信息化技术开展网络管理能夠发挥很多功能，如网络组卷、划分资源、网上借阅、数字化归档、远程传送、在线检索等。同时在保证数字化文书档案安全方面，还能够采取物理隔离网络管理、逻辑隔离网络管理等措施[1]。

1.2 数字化管理

以往企业大多只拥有纸质形式的文书档案，在档案信息录入过程中档案管理人员需要通过较为烦琐的工作流程，不但劳动强度大，而且在档案查询时需要花费较长的时间查阅所需要的信息，企业需要划拨足够的空间储存纸质文书档案。相关人员可以利用数字化技术完成企业文书档案的数字化管理，不但能够有效克服以上缺陷，还能够降低企业投入的物力、财力、人力成本，并且根据需求便捷地完成电子文书档案复制。在企业文书档案管理改革过程中利用信息化技术是非常重要的环节，利用信息化技术数字化处理文书档案，能够完成由纸质档案向数字化档案、电子档案的转变，需要建立一个统一的网络平台。

1.3 安全化管理

在企业利用信息化技术开展文书档案管理的过程中，保证文书档案安全属于基础工作，因为在大数据环境下存在着突出的数据安全问题，需要企业利用信息化技术有效开展信息加密、管理系统升级等工作[2]。在保护信息安全方面，应防止黑客攻击、网络故障、木马病毒、人为因素等导致的电子文书档案损失。在利用信息化技术开展企业文书档案管理的过程中，企业应该制定有效的安全防护措施，如利用信息化技术完成密码和权限的设置。在公开文书档案信息方面，也应该借助信息技术完成不同公开等级的划分。

2 提升企业文书档案管理质量的途径

2.1 优化文书档案管理理念

行动需要以思想理论为指导。在信息化技术应用工作背景下，企业应该在企业战略发展规划中融入企业文书档案信息化建设的内容，将应用信息化技术作为日常管理工作内容，并且制定出有针对性的考核措施。通过合理调整战略思维，将手工文书档案整理转变为信息化技术自动整理，然后再配备充足的物力、人力、财力支持，构建出实用性、适用性较高的文书档案管理软件，能够保证信息化技术的作用得到充分发挥，从而使企业文书档案管理质量得到提升。

2.2 提升文书档案管理的规范性

在企业中负责管理文书档案的部门，应该及时了解和学习国家各种信息化建设指导意见，在严格遵循档案信息化工作相关规章、标准和法规的基础上，对建设文书档案信息化的工作进行有效组织。在上级档案主管部门的指导下，与企业实际情况相结合，制定出科学合理的文书档案信息化建设规范标准，以档案管理部门的各项技术标准作为工作标准，如文书档案归档管理标准、文书档案数字化标准等。首先，应该保证管理规范足够明确，具体应包括移交、收录、价值鉴定、整理、归类、储存、准确性保证、安全性保证、利用方式、检索途径等方面的标准和规范；其次，有效落实业务规范，其中包括在企业内部运用对象数据格式标准、数字档案文件格式、资源描述、原数据标准等；再次，有效落实技术规范，包括软件系统工作平台的技术规范、建设硬件基础设施的技术规范、数字水印标准、存储压缩格式标准、加密算法技术标准、电子签章标准等[3]；最后，对文书档案信息化建设工作，企业应该保证相关的管理体系和制度足够完善，科学合理地制定相关的档案管理标准，为规范有序地开展文书档案管理信息化建设工作提供保障。在实际开展相关工作时，企业应该有效的监督和指导文书档案信息化建设工作，从而使文书档案管理人员操作不规范的情况得到避免[4]。例如，企业可以建立完善的奖惩制度，不但能够有效处罚相关人员的违规行为，提升其工作的规范性，还能够奖励表现优异的员工，有效激发其工作积极性。

2.3 强化组织领导

在企业生产经营管理过程中企业文书档案是相关信息和内容的重要载体，所以所利用信息化技术提升企业文书档案管理质量是企业急需完成的工作，并且这项工作需要得到企业领导的有效支持。企业文书档案管理部门应该与信息化建设的重要性和自身的特点相结合，与企业领导保持紧密的联系，详细介绍这项工作在企业未来发展中的重要作用，使企业领导重视文书档案管理信息化的程度得到提升，从而提升支持文书档案信息化建设工作的力度，在这种情况下这项工作能够得到企业其他部门的有效配合，保证能够得到充足的能源支持。在规划和设计企业文书档案信息化建设的过程中，应该保证企业各项资源使用足够协调，能够为企业顺利完成文书档案信息化建设工作提供保障。

通过合理利用信息化技术，数字化处理类型不同、介质来源不同的原始文书档案，完成传统文书档案向电子文档的转变，从而建立起结构合理的电子档案数据库，这就是利用信息化技术提升企业文书档案管理质量的基础和前提。所以，数字处理原始文书档案、科学合理地保存和利用电子文档非常重要，这些工作的完成情况能够直接决定文书档案信息化建设质量[5]。在数字化处理企业传统纸质文书档案的过程中，相关人员应该合理整理纸质档案，完成相关目录内容的梳理。对于保存不当和因为时间较长导致内容缺失的文书档案材料，应及时开展修复工作，在完成修复工作后再开展数字处理。在数字处理纸质档案的工作完成后，应该合理开展编号立卷工作，保证能够有效对应原版纸质文件，在确定相关信息足够准确后还应该提交给上级管理人员审核。所以，企业应该充分重视这项工作，使文书档案信息化建设的基础变得更加坚实。

2.4 加强档案技术的应用

在企业文书档案管理工作中，想要使信息化技术的作用充分发挥，软件是支撑，硬件是基础。合理配备硬件设施能够使企业档案室应用网络技术和计算机技术的水平得到有效提升，进而实现文书档案信息化水平的提升。合理应用软件技术，再加上有效开发局域网技术，不但能够满足收集、整理、检索、编目的要求，还能够使文书档案管理变得更加高效、便捷，能够为企业内部共享资源起到促进作用。针对这些问题，企业应该在充分了解自身需求的基础上，建立高素质的软件开发队伍，并对其职责业务进行明确，从而保证相关的软件技术和硬件设施拥有较高的拓展性和实用性。在完成信息交流和网络互通工作后，将会出现较为严峻的信息安全形势[6]。所以，企业应该及时开展信息安全管理制度的优化工作，完成信息安全系统开放，有效利用各种档案安全信息化技术，如人员安全管理制度、数字化文档管理规范等，科学合理地完成防病毒体系和访问身份验证等设置，对于修改难度较低的数字档案应该采取加密措施，使用拥有改写数据功能的储存介质完成重要文书档案保存，同时在保证文书档案网络安全方面还可以使用物理隔离等措施。

2.5 注重文书档案管理人员培养

想要利用信息化技术使企业文书档案管理质量得到有效提升，工作人员的努力和付出也是非常重要的因素。现阶段，在很多企业中文书档案工作人员都拥有较为繁忙的日常事务，因为相关人员的学习背景只对企业文书档案信息化提出了较低的要求，而软件测试工作还需要投入大量的精力和时间。从长远发展来看，企业應该注重复合型人才培养，保证相关工作人员既熟悉文书档案管理工作，掌握各种信息化技术，有效地结合信息化技术与文书档案实际工作[7]。同时，应该对管理和考核从业人员的力度进行加强，在日常工作中向他们讲授网络操作、办公自动化等信息化技术，定期组织文书档案管理人员参与会议讨论和学习培训等工作，使文书档案管理人员的工作水平和业务技术素质不断提升，并且应该注重与同行业人员交流工作经验，保证文书档案管理人员能够正确认识到文书档案信息化建设的必要性和重要性，及时转变传统文书档案管理观念，使其业务能力和工作责任性同时得到增强。另外，企业应该与员工的进取心、责任心、工作业绩等情况相结合，对员工的工作表现开展客观、真实的评价，能够激发员工的工作积极性，从而建立掌握专业档案管理知识，了解信息化技术的文书档案管理人才队伍，在拥有足够的专业人才后，各种信息化技术的作用将得到充分发挥，能够在最大程度上提升企业文书档案管理工作的质量。

2.6 有效利用企业文书档案信息

想要使企业文书档案管理工作的质量得到有效提升，相关人员除了思考如何有效融合信息化技术和企业文书档案管理工作外，还应该充分重视利用企业文书档案信息的工作。在实际工作开展时，相关人员可以从以下几个方面入手：第一，应该注重基础工作优化。企业日常经营活动是文书档案记录的主要内容，能够使企业各个项目和各个阶段的相关信息得到有效呈现，在企业文书档案中大部分材料都是当事人所编写，不但时代特征明显，而且可靠性非常高。通过分析档案工作内容可知，其主要包括管理文书档案和利用文书档案的内容[8]。管理文书档案包括收集、鉴别、整理、数字处理档案信息等内容；利用文书档案是发挥文书档案价值的有效途径，但是需要企业拥有完善的基础档案管理工作。文书档案资源能够起到更有效的作用，主要会受到档案信息二次开发价值的影响，档案开发和基础管理两者之间能够起到相互制约、相互促进的作用。所以，企业应该与文书档案管理制度相结合，不断完成基础工作标准的优化，只有这样才能够为二次开发和利用檔案提供有效保障。第二，应该完成档案服务的优化。文书档案管理人员必须具备相应的职业道德，对文书档案的价值形成正确认识。在市场经济的背景下，企业必须在市场的大环境内开发和利用文书档案资源。文书档案管理人员应该随着市场的发展完成文书档案管理理念和意识的更新，突破传统档案管理理念的束缚，有效共享各种可公开的文书档案信息，使利用文书档案信息的广度得到拓展，树立档案信息服务意识，不断创新和优化现有的服务意识，积极开展开发和利用文书档案资源的工作。在开发和利用文书档案资源的过程中，应该借助信息化技术对档案信息咨询服务进行优化，与使用者提出的问题相结合，合理利用检索、文摘、书目等信息模块完成文书档案信息的检索，保证文书档案信息能够在短时间内到达使用者手中，从而实现咨询服务质量的提升。除了信件、面对面、电话、借阅等咨询服务外，相关人员还可以利用信息化技术建立网络平台，保证网络平台拥有文书档案查询、现象预约、档案传输等功能，从而实现文书档案信息资源服务的多元化，更加高效地利用企业文书档案信息，能够使文书档案的价值得到更加充分发挥，实现提升企业文书档案管理质量的目的。第三，对档案利用者的应用能力进行提升。企业文书档案资源的利用效率也会在很大程度上受到档案利用者应用能力的影响。企业之所以想要利用信息化技术提升文书档案管理质量，主要目的就是更好地服务于档案利用者，需要与档案利用者的心理特点、特征、类型等情况相结合，制定适宜的文书档案信息服务。例如，企业在开展某个项目的过程中，为了有效地预估这个项目的成本、收益等内容，需要有效对比文书档案中相关项目的数据，在这个过程中档案利用者应该与管理人员建立有效联系，档案管理人员快速完成相关文书档案的检索和提供，利用各种有效途径完成相关信息的传输，能够为档案利用者提供极大的便利。在利用文书档案信息的过程中，档案利用者应该完成档案信息的深入挖掘，与市场变化情况和信息记录相结合，使文书档案信息的价值得到更加充分的发挥，从而实现工作质量和效率的提升。

3 结语

综上所述，进入信息化时代后，各种信息化技术在企业文书档案管理工作中得到了广泛应用，在这个过程中开放应用的文书档案管理模式已经打破传统单一且封闭的局面。数字化的管理和利用已经取代传统的纸质档案管理和利用，企业正在不断利用信息化技术优化采集、管理、开发、共享文书档案数据信息的工作。相关人员借助相关提升途径，有效利用信息化技术，更好地管理和利用企业文书档案信息资源，使企业文书档案管理工作机制得到优化，促进企业文书档案信息资源服务水平和开发效率的提升，从而有效提升企业文书档案管理质量。

参考文献

[1] 徐苏云.加强煤矿企业文书档案管理的信息化建设[J].现代经济信息，2019（5）：1.

[2] 李娜.企业文书档案实行现代化信息管理的措施探讨[J].办公室业务，2016（8）：1.

[3] 赵晓勇.加强信息化管理有效提高企业文书档案的质量[J].科技创新导报，2017，14（3）：2.

[4] 赵柏叶.大数据环境中企业文书档案的信息化管理及利用策略[J].卷宗，2019，9（35）：77.

[5] 杨亚琼.探讨如何加强煤矿企业文书档案管理的信息化建设[J].市场周刊·理论版，2019.

[6] 韦俊梅.信息化技术在文书档案管理工作中的应用分析[J].大家健康（中旬版），2017，11（6）：295-296.

[7] 王柳.医院文书档案信息化管理与利用——评《新时期医院档案管理与发展研究》[J].中国油脂，2021，46（6）：160.

[8] 李珊慧.基于信息化背景的文书档案管理工作创新研究[J].经济学，2019（4）：33-34.