依托学校“双高计划”建设,加强档案工作智慧化

赵 思, 李孟娟

(杨凌职业技术学院, 陕西 杨凌 712100)

0 引 言

“双高计划”建设下,高职院校对于档案管理建设工作投入了非常大的人力物力,并且在高职院校中也建设了很多新型的智慧化的档案馆,这对于提高高职院校智慧化校园建设水平,实现跨越性的发展有着重要的价值和作用。智慧化档案工作发展也成为了未来高职院校档案馆发展的重要形式。通过利用大数据技术、5G技术、物联网技术、移动边缘计算技术、人工智能技术等来开展档案工作智慧化发展,为高职院校档案管理工作的健康发展奠定良好的基础。

1 高职院校档案管理工作基本发展特征

1.1 信息资源的互动和共享特征

高职院校智慧档案馆不仅面向高职院校的师生开放,同时还要面向全社会开放,不仅体现在有利于智慧档案馆发展的新技术的整合利用方面,同时还体现在高职院校档案资源的公开性方面。档案工作的智慧化发展,是通过智能控制、智能组织和智能管理的方式来将各种档案信息资源进行发布和共享,并在高职院校档案管理中建立跨系统性的应用集成,以此来将各个部门的信息进行共享,实现跨数据库网络通信和跨图书馆服务性管理。这些管理目标的实现,为高职院校中所有部门之间的沟通交流提供了更多的便利,同时对于减少高职院校获取社会信息互动的成本也提供了很好的保障。

1.2 信息资源应用的高效性特征

高职院校档案工作智慧化发展将各个馆之间的隔阂进行消除,档案工作智慧化的发展将档案馆中的行政色彩逐一淡化。另外,通过档案工作智慧化发展为高职院校师生提供了很大的便利,这样学校师生就可以按照自己的实际需求来利用互联网的优势和特点来查询自己所需要的资料。此外,档案工作智能化发展在很大程度上还提高了档案资源的可感知性,并且将更多的、分布式和异构式的数据资源进行了整合,为智慧档案管理提供了更加全面、多层次、便捷、及时的搜索、出借、导航和管理服务[1]。高职院校档案管理工作的智慧化发展依托的是先进的科学技术,正是这些先进的科学技术在很大程度上也提高了档案工作智慧化发展的质量和水平。

1.3 智慧服务和创新性的特征

高职院校智慧档案管理工作中,拓展文化教育功能发展的主要方式是创新档案服务。高职院校档案馆最为基本的职能是为了保存和认识文献资料。创新性发展是将信息技术和档案管理进行了充分的结合,使得高职院校档案工作除了基本的保存和认识文献资料的功能之外,还拓展了对高职院校档案工作智能化服务能力的创新发展。通过创新工作方式来为学生的实践能力提升提供大大的帮助,同时可以提高学校教师和学生们的参与度。比如,档案创客空间的构建,让很多的用户可以在众多的档案资料中找到更加满足自己需求的精准性信息。创新服务也是提高公众参与档案工作的新方法,例如,三维档案成果展示服务为高职院校档案工作从最初的文献资料管理,查询、阅览的静态单一工作,发展成为一个比较特别的三维协同创作空间,实现了各种档案信息数据的共享,将高职院校档案工作的基本服务功能进行了创新,同时也拓展创新了档案工作服务的智慧化服务模式,为校内外师生提供了更多的创新性服务。

2 依托学校“双高计划”建设,高职院校档案工作智慧化发展中的问题

2.1 缺乏具有针对性的相关政策引导

高职院校档案管理工作是一项长期性的非常复杂性的工作,特别是档案工作智慧化的发展。目前,在学校“双高计划”建设的影响下,很多高职院校受到多种因素的影响,并没有设置智慧化档案管理工作,对于档案馆的筹备、规划、成立、后期的运行维护、以及中长期科学管理模式、资源搭配等基础性的政策并没有建立[2]。同时,也没有制定与之相匹配的档案工作管理方式和相关的引导政策,没有建立统一完善的管理标准和规范,因此,也就造成在高职院校智慧校园建设过程中,没有将档案工作智慧化发展融入其中,这对于高职院校未来的数据对接工作和智慧校园建设工作产生了很大的影响,同时也造成高职院校档案工作在智慧化发展时形成的信息孤岛问题。

2.2 基础建设不够充分完善

在学校“双高计划”建设不断深化发展的过程中,各个高职院校对于智慧校园的建设非常重视,并且还投入了大量的人力、物力和财力,但是,在一些基础设施建设方面却仍然存在着严重的不足和问题,这些对于档案工作智慧化发展带来了非常不利的影响。比如,在智慧档案馆建设之前,要先对档案馆内部的所有档案进行数字化统计分析,在此基础上才可以进行智慧化档案馆的建设。然而,在实际工作开展的过程中,很多高职院校的档案管理工作还是以实体为主,一些高职院校虽然已经开始进行实体档案数字化建设发展,但是,仍然还有一些高职院校并没有实现数字化档案管理建设,在很大程度上制约了档案工作智慧化的发展。另外,即便是一些高职院校的档案工作实现了智慧化的发展,并且档案馆内的设备已经达到了一定的标准,但是,仍然没有达到智慧化档案管理工作发展的实际需求,如果要彻底实现档案工作智慧化的发展,实现档案的自动存取,就需要将新型系统引入档案工作智慧化管理中,并建立监控库房、智能门禁管理,并将RFID模式和智能密集架设备等融入其中。

然而在很多高职院校中,档案管理工作并没有引入更为先进的管理模式,很多管理系统仍然采用的是单一的操作系统,这种操作系统比较简单,功能也比较单一,仅有录入和检查功能,但是对于编研、信息统计和库房联动管理的功能并没有建立,这和国家开展高职院校智能化档案管理的要求存在着很大的差距[3]。另外,这种系统模式,对档案馆内海量的档案资料数字化的管理也大大不利;同时,很多档案管理中的文献资料呈现仍然还是以纸质为载体,虽然也有了一些电子文件,但是,上传、操作的作用并不明显,查找、调阅仍然需要人工参与,不仅耗费了大量的人力资源,同时还降低了档案管理工作效率。

2.3 档案工作智能化管理队伍建设不足

近些年,在学校“双高计划”建设的影响下,高职院校档案管理工作受到了很大程度的重视,并且档案管理人才队伍在思想认识和管理能力方面都有了一定的提升,但是,由于整体的档案管理工作人员并不是档案管理专业人才出身,对于档案管理工作的专业化管理知识和管理技能掌握并不丰富,更不要说掌握智能化的档案管理知识和技能了,以致不能满足高职院校档案工作智能化管理发展的需求。另外,在专业学历方面,虽然高职院校档案管理队伍中增加了比较多的研究生学历人才,但是研究领域和专业内容方面并不对口,档案管理人才队伍的整体水平和能力并不高,专业能力不是很强,大多是以继续教育和成人教育为主。此外,高职院校档案智慧化管理人才储备不足,掌握高水平信息化的人才不多,并且同时掌握档案管理专业知识和信息技术的人才更是少之又少。其次,高职院校对于智能化档案管理人才队伍建设的重视依然不够,相关方面的投入力度有限,档案馆内部的人才培养培训以及再教育工作投入不足,并不能培养更多优秀的智慧化档案管理人才,这在很大程度上也限制了高职院校档案工作智慧化的发展[4]。

3 依托学校“双高计划”建设加强档案工作智慧化发展建议

3.1 重视高职院校档案工作智慧化发展规律

高职院校要制定适合档案工作智慧化发展的配套政策制度。高职院校要按照国家和各个省市实际的政策要求来建立与之相匹配的智慧化档案馆,并结合档案馆的实际情况制定配套的政策管理制度,从顶层开始着手,为档案工作的智慧化发展提供重要参考和指导。各项规章制度的设置要以确保智慧档案的正常运行为出发点,借助“双高计划”建设的优势和智慧化档案工作的特点,制定规范档案馆安全保密、借阅、统计检索、库房管理、鉴定等工作细则和制度,为高职院校档案智慧化发展提供重要的基础保障。在此过程中需要特别注意的是要遵循时代发展的需求,引进先进的管理理念,先进的管理制度、先进的设备和新技术,完善智慧化档案管理工作。此外,还可以通过各个高职院校联合的方式来构建智慧融通的智慧化档案管理工作模式,为高职院校档案工作智慧化发展奠定更好的基础。

3.2 借助于学校“双高计划”建设优势完善档案工作智慧化配套

高职院校档案智慧化建设不仅需要充足的财力支撑,同时还需要依靠各种先进的设备,比如自动化档案柜、智能化管理系统、恒温恒湿柜、消毒柜、智慧化档案自助一体机等等。一直以来在高职院校的发展中,档案管理工作一直是辅助性的工作,很多高职院校的领导对于档案管理工作并不认同,也不够重视,因此在档案管理工作开展的过程中,相关的投入相对比较少。但是,随着学校“双高计划”建设的深入发展,为高职院校档案工作智慧化发展带来了新的机会,特别是基础设施建设完善方面[5]。高职院校的智慧化档案工作需要借助于“双高计划”建设来进行不断完善,获取更多的学校资金投入,不断完善提升智慧化建设基础设备。高职院校要充分利用智能办公系统建设的机会,将智能办公系统引入到档案管理中,这样可以节省档案工作智慧化系统建设所需要的资金费用,可以很好的节省管理成本。此外,高职院校还要进行开源,利用学校“双高计划”建设中五个提升信息化水平的目标来建立高职院校档案工作智慧化系统,为高职院校档案工作智慧化发展提供保障。

3.3 构建档案工作智慧化高水平工作队伍

高职院校要重视档案工作智慧化工作队伍的升级完善,要利用学校“双高计划”建设的优势来引入大量的掌握信息技术的优秀人才。首先,需要引入一些掌握服务器存储、数据库备份、网络云端安排和数字化操控,以及存储信息监控、用户角色监控、服务器运行监控、数据库运维等技术的信息化技术优秀人才,为档案工作智慧化发展保驾护航。其次,高职院校还要对现有的档案馆人才加强培训指导,要引导他们进行先进管理理念、管理知识和管理技能等内容的学习,通过培训的方式来提高其信息化、数字化、智能化管理的能力和水平,在开展教育培训的过程中可以引入大数据统计技术、办公电子文件无缝衔接归档技术、网络学理论等知识,通过这种方式来完善现有档案管理人员的知识结构,为档案工作智慧化发展培养更多优秀人才[6]。

4 结 语

以高职院校“双高计划”建设为发展契机,实现高职教育现代化和智能化的发展,为实现经济社会发展,提高国家竞争力水平培养出更多优秀的人才。而在这一目标实现的过程中,智慧校园建设是非常有效的一项措施,其中档案工作智慧化发展,智慧化档案馆的建设是必不可少的。所以,在高职院校档案智慧化发展建设的过程中要充分利用学校“双高计划”建设所带来的优势和机会,不断完善高职院校档案馆的智慧化发展,引进先进的智慧化基础设施,和先进的管理理念,培养智慧化管理人员队伍,为高职院校档案工作智慧化发展提供重要的保障,也为我国职业教育的发展添砖加瓦。