基于RPA的对公报销挂账业务流程自动化开发及应用

刘震（高级会计师） 于跃山

（中国石化集团共享服务有限公司淄博服务部 山东淄博 255400）

一、引言

财务共享服务中心通过标准化、规范化的业务流程再造优化，规模化地把企业基础会计业务集中到财务共享服务平台处理，分工更细、责任明确，提高了工作效率，节约了企业成本，实现了财务共享价值创造。中石化作为跨国石油化工企业集团，其成员企业分布全球许多区域。面对日益激烈的市场竞争和经济全球化的巨大挑战，中石化提出了“建设世界一流能源化工公司”的发展方向和“建设世界一流财务”的工作目标。为了加快实现集团战略目标，强化集团财务管控，加快财务管理转型，2014年中石化成立了财务共享服务公司，并开发投用了费用报销系统（以下简称ERS系统）作为财务共享服务的主要运行平台，较好地支撑了中国石化财务共享业务的正常开展，系统功能和运行效率不断提升。但在财务报销对公挂账业务操作过程中，挂账环节需要填写多个辅助核算字段，也经常出现科目与辅助字段的内容不匹配、需要手动修改的情况。对于相同的科目所需填写的辅助字段的要求基本是一致的，因此挂账制证的过程都是仅需少量简单判断即可完成的大量低附加值、重复性操作，且耗时较长，尤其是在月末业务量急剧上升的情况下，员工短时间内工作强度增大，有可能导致核算质量得不到保证。实际上这些重复填写的辅助核算字段的手工录入操作是存在一定的匹配规则或规律的，如果规则明确，就有可能利用流程自动化技术，开发RPA程序自动修改辅助核算字段，制证完成后自动回写凭证号，完全能够实现挂账环节的流程自动化操作。

为了解决上述问题，中国石化集团共享服务有限公司淄博服务部（以下简称淄博服务部）组织业务骨干，通过对财务共享上线企业财务核算场景细致的分析，发现虽然各个企业的个性化需求和规则变化比较多，但是通过逻辑梳理，能够总结出明确的匹配规则或字段值的填写规律。在保证业务处理准确性和梳理归纳不同企业个性化需求的基础上，可以针对ERS系统对公挂账业务进行机器人流程自动化（RPA）程序的开发，以进一步降低员工工作强度，提高工作质量和效率。本文拟对此进行介绍分析。

二、ERS系统对公挂账业务自动制证RPA开发

RPA 是在人工智能概念基础上建立起的软件机器人流程自动化技术，它主要基于计算机脚本语言以及实现用户界面的软件工具，通过重复性地执行规则化的任务将包含大量手工操作的流程进行自动化。从特点上来看，RPA有明确的规则操作，对应流程中有明确的、可被数据化的触发指令和输入，并保持对规则的高度严肃性；可以模拟用户的手工活动及交互，将用户手工大量日常基本操作进行一连串的整合，并自动重复地执行；能够提供较强的管控能力及审核能力，所有流程步骤都能够做到详细、实时的记录及追踪；作为一种以外挂的形式部署在现有系统上的软件程序，RPA 具备非侵入性，不会大幅影响企业原有的IT 基础架构以及财务流程。因此，淄博服务部结合RPA适用的业务特点，梳理核算信息固定、规则明确的财务对公挂账业务场景需求23项，按照不同公司代码可适用程度、开发难度大小对需求进行优先级分类，选取试点企业和公司代码，明确责任人，制定工作计划，组织专业培训，推动ERS系统对公挂账业务机器人开发进程。基于对公费用报销业务全流程、便于推广、智能化、自动化、安全性、业务处理准确无误的原则，设计开发了包含自定义函数、日志模块、辅助模块等功能的财务凭证制证自动化机器人，提供ERS系统对公挂账业务场景的RPA 整体解决方案。

（一）开发工具的选择

Python是一种解释型脚本语言，由于Python语言的简洁性、易读性以及可扩展性，已经成为最受欢迎的程序设计语言之一。Python还有一个优点，就是它具有极为丰富的库可供选择使用，为开发工作提供了极大便利。

Selenium是一个浏览器自动化操作框架，目前在web自动化领域应用越来越广泛。Selenium 测试直接运行在浏览器中，就像真正的用户在操作一样，支持所有基于web的管理任务自动化。在实际应用中主要用到的是Selenium WebDriver。WebDriver是Selenium中一个用来进行复杂重复的web自动化测试的工具，它是通过调用浏览器原生的自动化API直接驱动浏览器。Python+Selenium WebDriver的组合，是能够满足开发需要的最佳选择。

（二）ERS系统自动制证RPA的工作流程

ERS系统自动制证程序完全参照手工制证时的工作流程进行设计，如图1所示。自动登录ERS系统，按照变式设定的条件进行单据检索，如果检索到符合条件的单据，则逐条进入制证页面完成制证，全部完成本次检索单据后延时等待，进入下一次单据检索，如此反复循环。

图1 ERS系统自动制证程序

（三）程序中的主要函数及模块

Python函数是组织好的、可重复使用的、用来实现单一或相关联功能的代码段。为实现上述自动制证工作流程，需要开发设计多个自定义函数和模块，主要包括：

1.库和初始化函数。程序设计时，利用了Python具有的极为丰富的标准库和第三方库的便利条件，除了前面提到的Selenium库之外，还使用了用于实现日志功能的logging库、读取电子表格的xlrd库、处理正则表达式的re库、处理时间和日期运算的time和datetime库等共10个库。程序的主要功能是一个名为Ersrpa的类来实现的，在这个类的初始化函数中定义了与浏览器驱动有关的chromedriver文件的名称及路径，定义了ERS系统的登录网址，以及自动创建Chrome浏览器窗口时所需的一些参数。

2.登录函数。用于自动打开ERS系统的网址，并填写用户名和密码，完成登录以便进行后续操作。程序开发的初衷是作为单机版分发给每个制证人独立使用，由于各个制证人的计算机环境和浏览器版本均不相同，所以在登录函数中增加了自动查找和加载与所用浏览器版本相匹配的WebDriver驱动文件的功能，增加了程序的兼容性，降低了运行环境的设置难度。如果以后程序完善并部署到云端进行无人值守式运行后，由于运行环境统一且相对固定，可以简化或省略浏览器版本查找匹配功能。

3.变式选择函数。为增加程序的通用性和灵活性，在变式选择函数中设计为程序自动查找并选取名为“ROBOT”的变式作为检索条件，这样每个使用RPA程序的制证人都可以根据自己的需要设置ROBOT变式，从而正确筛选出指定公司代码下符合检索条件的单据。

在1号机组停机发电机制动风闸投入状态后，手动分别启动1号机1号高压油泵、2号高压油泵，两台高压油泵均起动运行正常，压力均稳定在10 MPa左右。经开停机过程中多次的现场检查，高压油泵均起动运行正常，对高压油顶起装置电机、油泵及其管路进行检查，均未发现异常现象。高压油泵运行后油泵出口压力无明显下降，1号机高压油顶起系统机械部分工作正常。对1号机组高压油控制系统进行检查，控制柜内部接线牢固，程序检查逻辑正确，也未发现明显异常。

4.单据检索及预处理函数。用于检索现有单据，同时通过预处理模块判断单据是否属于凭证失败返回、已被其他人保留或处理等情况，这个环节也能记录已处理过的单据，避免同一问题单据被反复处理。

5.制证函数。经预处理模块判断符合制证条件的单据，由制证函数进行自动制证处理。制证函数首先要读取制证页面全部有效字段的值，再把获取到的各个字段值作为参数分别传递给辅助核算信息字段处理模块中对应的函数进行逻辑运算，根据辅助核算信息字段处理模块的返回结果在制证页面进行相应输入、修改或删除操作，从而逐一完成抬头文本及行项目文本的修改以及各辅助核算字段内容的自动填写。

6.辅助核算信息字段处理模块。辅助核算信息字段处理模块目前是由24个静态函数组成，每个静态函数对应着制证页面中的一个辅助核算信息字段，其中包含了该辅助核算信息字段填写规则和判断逻辑。根据制证函数传来的参数值和设定的规则，进行逻辑判断，确定每个辅助核算信息字段是否需要填写，正确的输入值是什么，将判断结果返回给制证函数，由制证函数在制证页面进行输入、修改或删除等相应操作。

7.日志模块。日志模块能够自动创建日志文件并记录制证信息和程序运行的相关信息。为便于管理和查询，程序设定为按月创建记录文件，每个月自动生成制证信息和错误信息两个日志文件，分别记录制证信息和程序运行中的错误和异常信息。

8.其他辅助模块。在RPA实际运行的过程中，当网络状况不佳时，制证页面操作过程中会出现表示“正在加载”的DIV遮罩层，此时制证页面的元素是不能被选中或点击的，导致出现程序异常。这种情况下简单地增加sleep等待时间会严重影响程序效率，设置隐性等待时间也对这种情况无效，因此设置了一个辅助模块来检测遮罩层是否存在，用来辅助判断页面加载是否完成。另外，程序运行需要简单的交互按钮，因此采用了Python中简单实用的EasyGui库编写了按钮模块，用于实现触发RPA可控的“提交”“取消”“保存”等操作的按钮功能。

9.规则表。程序采用了常用的Excel电子表格文件作为规则表的文件载体，便于使用中编辑修改。规则表中包括多个具有一对一或多对一的对应关系的规则数据表单，例如科目代码和原因代码表、成本中心与利润中心对照表、费用科目与成本中心对照表、统计型订单与成本中心对照表等。RPA程序在运行时会读取这些表单数据，并将之作为辅助核算信息字段的校验或判断依据。

（四）实现的功能

1.自动规范文本，删除非法字符。自动判断抬头文本中是否包含空格和某些特殊字符，自动过滤发现的非法字符。

3.根据预设规则自动检查、修改各个核算信息字段值。对于不符合填写规则的已有字段值，RPA程序能够根据预设规则自动校验并修改纠正。

4.可选择设置为手工提交或自动提交模式。通过简单地修改规则表中的设定值，可以方便地切换RPA程序的工作模式。现有两种模式可选，手工提交模式是在自动完成一笔制证后，弹窗提醒制证人选择检查确认后手工提交或者取消操作；自动模式可以选择完全由RPA自动运行，自动完成的制证可以自动提交或自动保存。

5.实现智能逻辑判断，避免制证错误。针对不同公司、不同对公报销业务辅助核算信息多、差异多、报错情况复杂等问题，设置了错误警告弹窗检测功能，程序对系统提示的错误信息进行记录，写入日志文件，同时提示财务核算人员进行人工干预，避免制证错误。

6.操作可监控，安全性能得到加强。RPA具备日志功能，机器人的每个步骤可被监控和记录，自动记录制证信息，包括自动过账成功单据的基本信息和过账失败单据的系统返回信息，便于集中查找错误、统计分析，业务中断故障能够及时发现，制证过程能够全程监控，从而有效确保信息系统运行和数据安全。

三、应用效果分析

2021 年5月，ERS系统对公挂账业务RPA研发完成，在淄博服务部财务共享上线的炼化企业2个公司代码试点成功后，不断完善功能，逐步推广至其他公司代码。截至目前，对公挂账业务RPA已在服务部财务共享上线的炼化企业53个公司代码应用，剔除其中因缺少预算导致的凭证生成失败因素，自动制证成功率达到97.4%，取得了显著效果。

（一）工作效率提升

一是RPA程序自动运行，及时抓取需要处理的单据。根据需要设置运行的间隔时间，可持续自动运行，确保及时发现和处理单据。二是速度快，效率高。自动制证RPA的处理速度为平均12—15秒运行一笔，运行自动制证RPA后，减轻了员工在制证环节的简单重复劳动，显著提高了制证速度和效率，每月可节省工时130小时,尤其是月末业务量集中时的工作强度也大大降低。

（二） 工作质量提升

一是制证准确性高。制证页面上需要填写的所有字段信息，只要财务初审无误、相关逻辑或者规则表梳理正确，就能保证制证结果准确，避免因制证人的疏忽遗忘等原因而导致的人为录入信息错误，大幅降低了业务差错，提高了准确率，共享服务质量获得企业认可。二是能够自动检查修正单据提报而初审又未能发现的错误和疏漏。RPA在制证过程中可以根据规则表自动检查成本中心与利润中心、费用科目与成本中心、费用科目与统计型订单、统计型订单与成本中心之间的对应关系，有提报错误或缺失的自动更改或补充。

（三） 企业满意度提升

ERS系统自动制证RPA项目的实施推广，将账务处理规范化要求由耗时耗力的简单机械制单环节转移到财务初审环节，通过制定共享业务初审操作规范、问题单据协调方案，强化共享初审力量，促进了员工责任意识和财务专业能力提升。通过严把前端业务初审质量关，确保后端RPA自动制证的准确率，不断提高共享业务核算质量。进一步推动企业取消ERS系统财务后置审核节点，减轻企业财务人员工作量，腾出更多的精力和时间参与到生产经营的全过程，向预算管理、效益分析、风险管控等高价值管理工作转型，增强了服务企业的满意度。

（四） 业务标准化程度提升

为使财务信息客观真实地反映经济活动的全过程，在财务共享模式下，统一会计核算输入的辅助核算信息字段是规范核算业务的重点之一，淄博服务部借助自动制证RPA程序开发之际，梳理企业业务场景和辅助核算信息字段，主动联系上线企业，在满足企业内部管理的前提下，实现了15家企业、36个公司代码的会计核算辅助信息部分字段的统一，减少了企业核算个性化需求，提升了业务处理的标准化水平，推动了集团公司财务业务标准化的落地实施，也提高了共享服务工作效率。

（五） 价值创造能力提升

共享服务是中石化集团公司推动数字化转型的重要基础和突破口，“智能共享”是财务共享的建设目标之一。ERS系统自动制证RPA可在夜间非工作时段和月末工作量高峰期实现无人值守，大大减轻了员工工作强度，节约了人力和物力，释放出部分基础业务核算人员转型至高附加值的项目和岗位，在优化人员配置、引导人员转型、实现价值创造方面发挥了积极作用。

四、下一步设想

基于上述实践应用，淄博服务部计划下一步从以下三个方面进行优化完善：

一是进一步优化程序。目前的RPA自动制证过程，对于业务前端财务初审结果的准确性具有极高的依赖，因为初审问题导致制证页面字段内容错误，通常不会被预设规则涵盖，因此难以被自动鉴别出来，容易导致生成的凭证发生错误。因此可以进一步优化程序，自动读取ERS系统增值税管理模块中OCR影像识别数据、费用报销申请数据、挂账页面数据，实现供应商信息、税率、金额等关键数据的自动对比校验，快速准确判断识别问题单据，进一步提高自动制证的正确率和可靠性，推进共享服务高质量发展，实现财务共享服务的价值创造。

二是扩大RPA的应用范围和业务场景。目前该RPA程序仅限于应付模块对公费用报销挂账业务的自动制证，还有部分总账、资产模块对公费用报销挂账业务场景暂时未能实现自动制证，如福利费报销、劳动保护费报销、租赁费报销等，淄博服务部将总结程序运行中存在的问题，不断完善功能，拓宽应用范围。同时考虑该RPA程序的跨模块业务推广应用，如ERS系统资金对公支付并清账业务，提升更多业务场景的自动化、智能化水平。在财务共享内部应用稳定、成熟后，探索在应用ERP 的外部企业中推广应用的路径，进一步降低运营成本，实现财务共享增值服务和外部市场价值创造。

三是完成RPA程序的迁移。淄博服务部落实中石化集团公司打造技术先导型企业部署，积极融入共享服务有限公司“享当当”智能生态圈，持续推动数字化赋能和智能化创效。“享当当”平台的建成和云桌面的投用，为RPA搭建了更加适合的运行环境，非常适合部署无人值守式运行RPA。淄博服务部将尽快完成自动制证RPA向“享当当”平台的程序迁移，充分利用“享当当”平台的优势，进一步规范RPA的使用，提高安全性、稳定性和运行效率，避免出现网络安全事故。