新时代不动产登记档案规范化管理

文/盐城市不动产登记中心 姚丽丽

随着我国不动产登记制度的不断完善，不动产登记档案的规范化管理也变得尤为重要。然而，由于不动产登记档案的复杂性、差异性和专业性等特点，其管理面临着一系列的问题，如管理队伍素质低、数字化水平低以及管理格局不成熟等。因此，对不动产登记档案进行规范化管理是必不可少的。本文将从理顺不动产登记档案工作机制、加大不动产登记档案管理力度、建立稳定安全的档案信息处理系统和掌握核心技术等方面，探析不动产登记档案规范化管理的具体方法和措施，旨在为实现不动产登记档案的规范化管理提供参考和借鉴。

一、不动产登记档案管理概述

不动产登记档案管理是指对不动产登记和产权转移等相关业务过程中产生的各种文件、资料、记录等信息进行管理的工作。其目的是确保不动产登记业务的合法性、真实性和完整性，保障不动产权利人的合法权益[1]。

不动产登记档案管理是一个系统工程，需要将档案收集、整理、存储、保管、利用等各个环节进行规范化管理。在管理过程中，要根据不同类型的不动产和登记业务的特点，制定相应的管理制度和操作规程，确保不动产登记档案的质量和安全。同时，不动产登记档案管理还需要与法律、行政和技术等方面相互配合，提高管理效率和水平。

二、不动产登记档案管理的特点

（一）复杂性。首先，不动产登记涉及的资料种类繁多，包括土地性质、面积、位置、用途等多方面信息。其次，登记的主体也具有多样性，不仅包括个人、企业、政府等不同组织形式，还涉及不同行业和领域。此外，登记过程中需要涉及多个部门和人员，包括土地管理、不动产登记、税务、公证等相关机构和人员，需要进行复杂的协调和沟通[2]。综上所述，不动产登记档案的复杂性体现在多个方面，对登记管理的要求较高，需要采取有效的措施进行规范化管理。

（二）差异性。首先，不动产的类型多样，包括房屋、土地、林地、草地等多种不同类型，因此每一种不动产的登记档案的要素、属性、档案管理方式等都存在不同之处。这就要求不动产登记档案的管理者具备对各种不动产类型的专业知识和经验，以便能够针对不同类型的不动产进行专业的管理。其次，不动产登记涉及的法律法规不同，不同地区的法律法规也可能存在差异，因此不同地区的不动产登记档案的要求和标准也可能存在一定的差异。这就要求不动产登记档案的管理者具备深入了解法律法规的能力，以便能够根据具体的要求进行管理。最后，不动产登记档案的管理也与不同的登记机构相关，不同的登记机构的工作方式、工作流程、管理标准也可能存在差异。因此，不动产登记档案的管理者需要对各个登记机构的工作方式、工作流程以及管理标准有一定的了解，以便能够协调不同机构之间的工作，实现信息共享和协同管理。

（三）专业性。首先，不动产登记涉及房地产的法律、政策、经济等方面的知识，因此需要登记机构和工作人员具备较高的专业素养和能力。其次，不动产登记涉及的资料种类繁多，包括不动产权证、土地证、建设工程规划许可证等各类证照，因此需要工作人员具备丰富的专业知识和技能，才能准确地进行登记和管理。此外，不动产登记还需要与相关机构协作，比如要与土地部门、规划部门、税务部门等进行信息交换，因此需要工作人员具备协作和沟通的专业能力。同时，不动产登记档案的专业性还要求登记机构和工作人员具备丰富的知识和技能，以确保登记工作的准确性和规范性。

三、不动产登记档案管理的问题

（一）管理队伍平均素质较低，工作能力较差。管理队伍是不动产登记档案管理的重要保障，但目前存在素质较低、工作能力较差等问题。首先，由于不动产登记档案管理工作的专业性，对管理人员的综合素质要求较高。但由于行业特点和人才缺乏等原因，管理队伍中有一定比例的人员素质较低，技能水平不够，无法胜任相关工作[3]。其次，不动产登记档案管理工作的复杂性和差异性也导致管理队伍的工作能力相对较差。由于不动产涉及的范围广、对象多，需要管理人员具备深厚的专业知识和丰富的实践经验。但实际上，许多管理人员对不动产登记档案的相关规定和操作流程不熟悉，导致工作效率低下、质量不高。最后，当前不动产登记档案管理队伍中的年轻人居多，经验相对较少，缺乏成熟的管理经验和工作方法，也限制了不动产登记档案管理工作的进一步提升。

（二）数字化水平低。数字化水平低是当前不动产登记档案管理面临的一个重要问题。随着信息化技术的快速发展，数字化管理已成为不动产登记档案管理的趋势，但实际上管理队伍的数字化水平较低，存在以下问题：首先，由于不动产登记档案管理涉及的信息较为复杂，需要进行大量数据的录入、存储和查询。但由于管理队伍中存在数字化基础薄弱、对数字化工具的使用不熟悉等问题，数字化工作难以有效展开，导致不动产登记档案管理的效率低下。其次，实现数字化管理需要管理人员具备一定的计算机技能和信息安全意识，但现实中管理队伍中仍有不少人员缺乏这些基本技能，导致数字化工作出现操作失误或信息泄露等问题。最后，数字化管理需要配套的信息化系统和软件支持，但现实中不动产登记档案管理系统的建设相对滞后，而且管理队伍缺乏信息化技术的核心人才，导致信息化系统建设和使用存在诸多问题，也限制了数字化管理的推进和提升。

（三）管理格局不成熟。首先，不动产登记档案管理工作存在部门之间职责不明、工作重复、信息不共享等问题，导致管理工作的效率低下，也容易出现管理混乱的情况。其次，由于管理工作涉及不同部门和不同层级的管理人员，因此需要一个完整的管理机制来协调各方面的工作。但现实中，不动产登记档案管理的管理机制尚未完善，相关政策法规也还存在很多不足之处，这导致管理工作的规范化和标准化程度有待进一步提高。

因此，为了解决不动产登记档案管理的管理格局不成熟问题，需要加强政策法规制定和完善，同时建立科学合理的管理机制，通过提高管理人员的专业素质和管理能力，确保不动产登记档案管理工作的顺利开展。

四、不动产登记档案规范化管理探析

（一）提升管理队伍素质。提升管理队伍素质是推进不动产登记档案规范化管理的重要措施之一。不动产登记档案管理工作需要管理人员具备专业知识和技能，同时也需要有一定的管理能力和素质，才能保证登记工作的效率和质量。

首先，加强培训和教育是提升管理队伍素质的关键步骤。为了提升管理队伍的专业素质和工作能力，可以通过开展岗位培训、专题研讨、现场演练等多种形式的教育方式，帮助管理人员了解和掌握不动产登记档案管理的相关法律法规、业务知识和技能，并且不断提升自身的综合素质和能力。其次，建立完善的考核评价机制也是提升管理队伍人员素质的重要手段。通过制定详细的工作指标和考核标准，对管理人员的工作绩效、工作态度、业务水平等方面进行全面评估，并将考核结果与晋升、奖惩等制度相结合，激发管理人员的工作积极性和创造性，提升工作质量和效率。此外，加强队伍建设和管理也是提升管理队伍素质的关键环节。要加强对管理队伍的组织管理和工作安排，建立科学的人员配置制度和工作流程，统筹协调好各部门之间的工作关系，实现资源优化配置和工作任务分配的科学化和合理化，从而提高管理队伍的整体素质和工作效能。最后，加强人才引进和培养，扩大人才来源也是提升管理队伍人员素质的重要手段。除了通过内部培养和晋升等方式提高现有管理人员的素质和能力外，还可以通过外部招聘、委托专业机构等多种渠道引进专业人才，为不动产登记档案规范化管理提供更好的人才保障。同时，加强对新员工的培养和指导，为其快速适应工作环境和完成工作任务提供帮助和支持。

（二）加强数字化建设。加强数字化建设是推进不动产登记档案规范化管理的重要手段之一。数字化建设可以帮助管理部门实现对登记档案的全生命周期管理，提高档案管理的效率和质量，并且为后续数据共享和信息应用提供便利。以下将详细探讨加强数字化建设的具体措施和实现方式。首先，完善数字化建设的硬件设施是加强数字化建设的前提。包括完善电子文档管理系统、电子审批系统、数字化归档库等数字化建设基础设施，以及优化信息化设备和网络等硬件设施，确保数字化建设的稳定运行和可持续发展。其次，加强数字化建设的数据管理和安全保障是数字化建设的核心任务。要加强对数字化档案数据的整合和清洗，建立数字化档案管理的统一标准和规范，确保数字化档案数据的真实、准确、完整和安全。同时，要加强数字化档案的安全保护，加强数据备份、恢复和安全性检查等措施，防止数字化档案数据的泄露、丢失和篡改等问题的发生。此外，加强数字化建设的信息化应用也是数字化建设的重要目标。通过数字化建设，可以实现对不动产登记档案信息的快速获取、共享和应用，为各级政府、行业管理机构、公众等提供便捷和高效的服务。要建立数字化档案信息平台，须加强数字化档案信息的标准化和分类管理，实现数字化档案信息的交互、共享和应用，推进数字化档案信息在行政审批、司法判决、金融信贷、地理信息等领域的应用和推广。最后，加强数字化建设的管理和运营也是数字化建设的重要环节。要建立数字化档案管理的规范和标准，加强对数字化档案的监管和管理，实现数字化档案数据的集中管理和统一维护。同时，要加强数字化建设的宣传和推广，提高数字化建设的认知度和接受度，促进数字化建设的深入推进和应用。

（三）建立稳定安全的档案信息处理系统。加强监督和评估是不动产登记档案规范化管理的重要保障措施。通过加强监督和评估，可以发现问题，及时纠正，提高管理水平和质量，保障登记档案的真实、准确和完整。首先，建立健全监督机制是加强监督和评估的前提。要建立健全不动产登记档案监督机制，包括制定监督规章制度和工作流程，建立监督责任制和考核机制，加强对各级登记机构和档案管理机构的监督和管理。同时，要建立和完善不动产登记档案信息公开机制，通过官方网站、微信公众号、政务大厅等渠道及时公开不动产登记档案信息，接受社会监督和舆论监督，增强管理的透明度和公信力。其次，加强评估和监测是提升管理水平和质量的重要手段。要建立健全不动产登记档案评估和监测机制，包括制定评估指标和评估标准，开展定期和不定期的评估和监测工作，发现问题并及时进行整改和提升，不断提高管理水平和质量。同时，要建立完善不动产登记档案信息化监测系统，通过数字化手段对登记档案信息的真实性、准确性、完整性等方面进行监测和评估，为后续数据应用提供保障。此外，加强评估和监督的信息化建设也是评估和监督的重要目标。要建立数字化评估和监督系统，通过数字化手段对不动产登记档案管理的各个环节进行监测和评估，包括登记流程、档案管理、数字化建设等方面的评估和监测。通过数字化评估和监测系统的建设，可以实现对不动产登记档案管理的全面监测和评估，提高评估和监督的效率和质量。

总的来说，加强监督和评估是不动产登记档案规范化管理的必要手段和保障措施。通过建立健全的监督机制、加强评估和监测、加强信息化建设和人才队伍建设等方面的努力，可以实现对不动产登记档案管理的全面、准确、及时地监督和评估，不断提高管理水平和质量，确保登记档案的真实、准确和完整。

五、结语

总的来说，不动产登记档案规范化管理是一项重要的工作。不动产登记档案的特点决定了其管理的复杂性、差异性和专业性，而管理中存在的问题包括管理队伍素质较低、数字化水平低、管理格局不成熟等。为了解决这些问题，档案管理者需要理顺工作机制，实施动态管理；加大管理力度，加强统一管理；建立稳定安全的档案信息处理系统；掌握核心技术，推进数字管理等。这些举措可以有效提高不动产登记档案的管理水平和工作效率，为实现不动产登记制度的长足发展提供坚实的支撑。