新时期电大学籍档案管理电子化建设的路径探索

文/福建广播电视大学明溪工作站 罗伟华

新时期，随着云计算、大数据、人工智能等新一代信息技术的高速发展[1]，信息技术对各个领域产生了重要影响。就电大开放教育而言，随着招生规模的不断扩大，学籍档案管理面临的压力也逐步增大，比如传统的学籍档案归档、翻阅、查找容易出现破损、遗失等问题。因此，借助网络技术、计算机技术构建学籍档案管理系统，通过微缩、扫描、OCR 等方式对学籍档案信息进行电子化、数字化转化，存储到计算机档案数据库中，实现统一化、数字化建设管理。同时，对海量信息数据的优化存储和数据挖掘利用，极大方便了档案信息的检索、查询和调用，也进一步提升了学籍档案管理效率，降低人为出错频率，增强档案管理全过程监管，完善数据统计工作，为教学改革、教学评估提供依据的同时，为用人单位对人才的选拔、聘任、学历鉴定等提供优质的社会化服务。因此，实现电大学籍档案管理逐渐向电子化、数字化、信息化方向发展，是社会发展的必然趋势。

一、新时期电大学籍档案管理电子化建设的意义

（一）提高管理效率。传统的学籍档案管理模式，主要依赖人工实现学籍档案管理，由于档案的收集、整理、归档保管等程序繁琐、工作周期长[2]，涉及需要协调的内部管理部门较多，严重降低了档案管理工作的质量和效率。利用先进的信息技术，实现档案资料电子化、数字化管理，能有效减少管理人员的日常工作量，提升档案管理工作效率。同时，如需增加档案的收集范围和内容，可以随时增加计算机的硬盘存储空间，节约档案资料占用空间，并利用信息技术、大数据技术对档案信息进行深度挖掘，提升档案二次利用价值，为教学、管理、就业等提供指导服务，真正实现档案资源共享和利用价值[3]。

（二）提升工作效能。在信息技术飞速发展的背景下，人们对获取信息的途径和质量提出了更高的需求。以往传统、单一的档案管理模式，难以有效适应当前便捷、快速、共享的互联网化的档案服务需求。构建电子化、网络化的学档案管理新模式，为学籍档案资料的共享利用提供了重要技术途径，真正把学籍档案管理向服务型管理模式转变，是有效提升工作效能，拓宽档案服务范围，切实履行“为党管档、为国守史、为民服务”的岗位职责[4]，最大限度地贴合服务社会的发展趋势。

（三）提增利用效益。学籍档案不仅是各类学校开展学生学籍管理活动的重要依据，更是真实反映学生学习经历的重要凭证，也是各类教学评估及查询、检查、审核学生毕业资格的重要依据，能为教学管理、质量监测、试卷分析等提供针对性服务，为后续教学计划的改善和优化提供保障，推动教学质量的提升；在社会公开招聘中还可以为工作人员提供学历咨询服务，帮助招聘人员更加全面的了解学生在校情况，促进学籍档案利用价值的提升。

二、新时期电大学籍档案管理电子化建设的特点

（一）存储容量可控化。电大开放教育实行各级教务分层管理和完全学分制，学习方式灵活多样，8年的学籍有效期中需归档的学籍资料较多，学籍档案信息包括以纸质为载体的档案材料和以数字化形式为载体的教务电子档案材料等，保存和管理具备分散、复杂、动态的特点，电子化学籍档案管理模式可以自由拓展硬盘存储容量，降低物理空间的占用，减少纸质档案的保管费用，并实现自动化、数字化、信息化管理，对学籍内容进行更加清晰化、规范化的展现，弥补传统档案管理模式的不足。

（二）信息检索便捷化。在学籍档案电子化管理模式下，可以突破时空因素的限制，利用网络技术提升服务查询功能，方便人们远程查询和利用。另外，构建完善的网络化数据资源库，全面收集存储学生信息、课程注册、报考信息、考试成绩以及学籍异动等数据，管理人员只需要输入关键词，就可以迅速获得目标信息数据。而且学籍档案管理系统的数据格式较为统一，方便直接调用，实现了档案信息利用的便捷、准确、高效，提高档案资料的利用价值。

（三）档案管理安全化。在电子化档案管理系统中建立有效的操作权限管理体系，针对不同用户与用户组分配角色和权限，既能提高电子档案安全防护能力，保证电子档案传输过程中的安全，也可以对电子档案管理进行全过程监管，防止人为篡改部分档案，使无授权的用户进不来、看不见、改不了，有授权用户仅能查阅权限内的信息，系统日志详细记录账号登录后的操作，保证电子档案信息的原始性、真实性和安全性。

三、新时期电大学籍档案管理电子化建设存在的主要问题

（一）管理制度不够完善。电大的学生管理、教学管理等与传统高校有所不同，学习过程、学习材料比较分散，学籍档案信息的收集、整理涉及多个部门，常常处于被动收集状态，加上学籍档案管理制度不健全、归档资料不完整、档案资料遗失等问题，导致不能及时规范化、标准化归档保存，容易降低整体工作效率，难以为学生升学或就业提供有效的服务价值，不利于电子化档案服务质量的提升。

（二）资金投入不够有力。部分电大尚未独立，仍为教育局下属事业单位，主管局限于经费压力，对电子化档案建设方面的投入力度有限，难以配备先进的信息化设备及档案管理系统，加上学籍档案的作用往往是滞后、隐性的，管理人员对学籍档案管理的重要性认识不足，不能很好地对学籍档案资料进行数字化转化与架构，导致档案管理信息化建设步伐缓慢，加大了档案信息共享难度，降低了信息服务质量。

（三）安全管理不够到位。学籍档案电子化建设，是建立在信息技术和互联网技术之上，在提升学籍档案管理便利化的同时，也加大了学籍档案载体和传输过程的安全风险。因此，对公开内容的审查制度落实不到位，容易泄露涉密或不宜公开的档案信息；对访问权限的设置不严格，缺乏先进的安全防护措施，同样容易引起原始档案信息篡改、丢失现象，难以保障学籍档案信息安全[5]。

（四）人员素质不够专业。电大档案管理人员绝大部分为兼职，档案业务综合素养普遍不高，对信息技术、计算机等操作不熟练，缺乏高水平的专职档案管理队伍。加上平时不注重定期开展业务培训，管理人员的安全意识、责任意识不强，操作不规范，对新知识、新技术、新理念不了解，容易出现信息泄露、错漏问题，难以促进电子化学籍档案管理水平的提升。

四、新时期电大学籍档案管理电子化建设的实施路径

（一）完善学籍档案管理制度。完善的学籍档案管理制度是实现学籍档案电子化建设的重要保障，才能确保将静态式的学籍管理模式逐渐向信息化动态管理模式转变，使其更加符合新时期社会发展需求，强化档案资料开发利用价值，为提升档案服务效果奠定良好的基础。要结合开放教育的实际情况，完善学籍档案管理统一规范，如建立《开放教育学生学籍档案管理办法》《学籍档案材料收集、整理、归档工作规范》等，对学籍档案信息进行规范性、标准化采集、分类、保存和查询，明确具体的管理责任和权利，保障学籍档案管理有章可循、有据可依，为学籍档案电子化建设管理提供操作规程与指导。同时，及时做好学生的课程注册、学籍异动、免修免考和学位申请等工作，并对已收集的学籍档案做到定期检查，避免发生因管理不当而影响学生毕业或获取学位的问题[6]。

（二）完善学籍档案资源建设。完善学籍档案资源建设是实现学籍档案电子化建设的重要前提。在具体操作中，要结合学籍档案形成的不同时期和形式，采取存量数字化、增量电子化的模式，把原始纸质档案、教学教务、录音录像等信息加工和转化为电子化档案，比如包括姓名、学号、专业、入学与毕业时间、考试成绩等学生信息，并与教学教务系统相关联，把教学计划、课程注册、报考信息、学籍异动等教务数据采集、录入到数据库中，确保学生学号、姓名等信息与学籍、目录数据形成对应关系，方便学籍档案的快速检索、查询和调用，推动学籍信息资源建设效率的提升。此外，可以对各个学籍信息数据存储系统建设统一化的数据接口，方便数据共享共建，并对各种学习信息便捷化导入，避免出现二次录入问题[7]。

（三）强化安全保密措施。档案的安全保密是实现学籍档案电子化建设的底线和生命线。要采取科学合理的安全保密措施，严格管控档案管理人员的操作行为，保障操作的规范性、信息安全性，避免人为操作失误导致档案信息丢失、篡改、泄露等问题。同时，强化保密意识和安全意识，严禁随意泄露学籍档案信息，并针对对外公布内容严格审查，防止涉密和不宜公开信息的泄露。要加强用户账号与密码管理，严格对信息查询设置分级访问权限，严禁随意连接移动存储设备。要对网络信息的输入、输出、使用等层面展开全方位的安全防护措施，如引进防火墙、加密设备、安全审计、漏洞扫描、入侵检测等网络安全设备，实现数据的安全存储、加密传输及访问权限的控制，保障档案信息安全。针对使用光盘、硬盘进行存储的学籍档案信息，需要对其进行良好的维护，做好资料双备份，合理控制存储环境的温度、湿度等，避免人为损坏存储介质。

（四）加强人才培训培养。高素质专业化的档案管理人才队伍是学籍档案电子化建设水平提升的关键之举。要加大对管理人员的培训力度，使其对计算机技术、信息处理技术、网络技术等熟练操作和应用，确保档案信息录入、更新管理的高效运行。要建立一定的工作激励制度，通过表彰先进、绩效奖励、交流学习等方式，提升对学籍档案管理的重视程度，激发管理人员工作积极性，提高学籍档案管理水平。同时，注重提升管理人员的思想政治素质，增强责任意识、保密意识和主动服务的观念[8]，全面熟悉档案管理业务，保障学籍档案电子化建设管理体系的顺利运行，只有这样才能进一步提升学籍档案的服务质量，真正发挥档案资料的价值作用。

（五）加大经费投入力度。建立经费投入保障机制是实现学籍档案电子化建设的坚实基础。要加大对档案配套设施的资金投入，定期添置档案柜、除湿机、空调、灭火器及数字化加工、机房服务器、存储器等设备，特别是加强与相关档案数据服务企业的深入合作，对档案管理系统进行二次个性化开发，及时更新档案系统功能配置，强化档案信息检索、查询、调用服务质量，有效提升一体化、标准化管理水平[9]。同时，确保档案管理系统具备规范化、标准化的电子档案和数据接口，方便互联网条件下开展数据存储、共享、查询、统计服务，管理人员对系统数据进行定期更新和维护，确保数据信息的完整性，并与上级开放大学及学信网数据的一致性[10]。

五、结语

综上所述，新时期，云计算、大数据、人工智能等新一代信息技术高速发展，为电大学籍档案管理电子化建设提供了强大的技术支持。学籍档案作为学生在校期间的学生信息、学习过程、操行考核、综合评定和实践活动等方面的全面真实记录，实现电大学籍档案电子化管理可以拓展信息容量、提高管理效率、方便档案查询、保障档案安全，并提升档案信息的服务价值，为学生就业、终生发展提供良好助力，既是电大档案管理未来发展的必然需求，也是时代发展的必然要求。在学籍档案电子化建设中，需要进一步完善档案管理制度和资源建设，引进现代的软硬件设施设备，构建完善的档案管理系统，建立经费投入保障机制，培养高素质的管理队伍，从而保障电大学籍档案电子化建设水平的全面提升。