信息化背景下油田企业档案工作开展策略

文/中海油田服务股份有限公司 胡海颖

信息化背景下，各个行业工作信息化转变成为主旋律，油田企业档案工作也是如此。为了提升企业内档案管理工作的价值，促使档案利用水平的持续攀升，就必须持续推进油田企业档案管理信息化的建设进程[1]。重点是搭建完善的档案信息化管理体系，做好安全标准化管理、配套专业的人才队伍、健全的管理制度规范，在此基础上针对档案数据进行深度发掘，达成档案信息的共享传输，促使企业内对档案资源的充分利用，真正发挥出档案管理工作的应有价值。

一、信息化背景下油田企业档案工作的目标

（一）实现档案数字化存储。数字化存储是现代化油田企业档案信息管理的重要手段，对于油田企业档案信息化管理来说，数字化存储能够实现对档案信息的集中管理、科学合理的分类整合，以及相对便捷的网络化传输。采集备案资料时，规范化、标准化的数字化管理模式能够实现更加准确的内容核实与分类存储。

（二）实现档案虚拟化管理。档案信息化管理的发展，需要融合最新的信息技术，在当前的信息化时代，虚拟技术的发展逐步趋于成熟，虚拟档案管理成为油田档案管理的发展趋势。通过虚拟化的技术手段，能够实现更加高效的信息管理和更加智能化的企业发展目标[2]。

（三）实现档案网络化传输。档案信息的网络传输已经成为油田企业档案管理工作采取的重要手段，通过网络远程调用数字化档案，能够方便地实现信息的快速传输和共享。如何提高网络传输的效率，是油田企业档案管理信息化建设升级的重要环节，需要有一定的预见性，在此基础上持续做好对档案管理信息化建设的顶层设计工作。

（四）实现档案的安全应用。档案信息化管理中最大的难点是安全问题。因为电子档案的有效期限需要结合存储介质和电子信息技术的不断更新来保障其长期使用和保存。此外，油田企业需要建立安全防火墙来实现网络安全措施，保护企业内部文件安全应用，避免外部入侵和文件信息泄露等意外安全事故的发生[3]。只有这样，才能确保信息档案的传递、提供和利用工作的安全性，避免因为档案信息安全问题而影响油田企业本身的发展。

二、信息化背景下油田企业档案工作的优势

（一）提高档案工作资源整合能力。信息化能够提高油田企业档案工作的资源整合能力。在过去，油田企业的档案工作缺乏有效的信息整合方式，档案信息往往是分散、零散、信息不对等的，这影响了工作效率和前后端工作的协同，难以满足业务的快速变更需求。而现在，随着数字技术的加速发展，油田企业内部的各种业务系统得以相互连接与整合，这为档案资源的统一打包、有序管理和进一步地利用提供了良好的数据支撑[4]。

（二）提高档案工作的效率水平。信息化能够提高油田企业档案工作的工作效率。信息化手段可以帮助油田企业档案工作加速利用数字技术完成各项工作，包括档案数字化建设、信息化系统建设、数据管理和数据分析等，以及提高勘探和开发工作的辅助和效率。例如，采用数字档案发放系统、数字档案评价工具，及时地发放档案，进行数字化处理，从而提供了高效率的档案工作方式。

（三）提高档案工作决策支持能力。信息化让油田企业档案工作更具有决策支持能力。油田企业内部数量庞大的业务数据需要进行有序、规范的整理与处理，以便更有序地管理各项档案工作。通过数据化的管理方式，油田企业可以清晰了解各个环节的工作情况，以及查看各项数据指标的变化情况，从而有针对性地针对不同业务环节进行优化和调整，以支持实时的具体工作和管理决策。随着信息化的高速发展，油田企业档案工作也将逐渐在数字化的环境里，不断参与到各个业务环节中，为油田企业的大运营提供帮助。

三、信息化背景下油田企业档案工作开展存在的问题

（一）档案工作与各业务系统难以协同。随着信息化技术的快速发展，油田企业内部的各项业务系统之间相辅相成，构成了一个互相依存、协调一致的整体。然而，油田企业档案工作在这个整体中的位置相对较低，与其他系统往往缺乏密切的协同，难以与其他业务系统无缝连接，相互之间的信息无法实时传递与共享。档案管理工作是油田企业各项业务的重要前置工作，也是支撑业务运作的重要纽带，缺乏协作会导致油田企业缺少效率和发展的后劲[5]。例如，开发、勘探等业务单位需要从档案中索取关键信息，以便进行预算、调配、管控等活动，如果档案工作不能及时跟进或档案信息不准确，就会极大地影响其正常工作流程。

（二）信息安全风险和管理难题的加剧。信息化背景下油田企业档案工作信息安全风险和管理难题的加剧。信息化背景下，档案信息被数字化、电子化处理后，它的管理和安全防护成为一个非常复杂的管理难题，必须把脉内部员工、外部威胁源和其他外在干扰因素，完善内部安全管理机制，建立独立的安全机构，实现对信息安全的全过程监管，保证档案信息的完整性、保密性、可控性。否则档案信息的丢失、泄露、被篡改等风险将给油田企业带来巨大的损失。如黑客攻击、病毒感染、人为删除、误操作或自然灾害等，这些风险都可能导致档案信息的泄露和破坏，进而使油田企业的业务受到极大的影响。

（三）信息化软件标准化不统一。在油田企业档案工作中，各个业务领域的信息化需求不同，就会形成一些硬件、软件和场面上要求上的不同，而这些差异会导致油田企业各部门之间信息的共享比较困难，档案信息的权威性受到了很多质疑，难以达到现代化、标准化和一致化的目标，因此，建议人们在设计信息化软件方案时应考虑到油田企业内部的特殊要求，坚持标准化，提高软件应用效果，有效提高工作质量。因此，信息化软件标准化的不统一对于油田企业档案工作产生了很大的影响。由于每个业务领域的信息化软件需求不同，油田企业内部的软件标准化不统一，导致各部门之间信息共享困难，档案信息的权威性受到了质疑。此外，标准化不够，也难以实现信息化的现代化、高效化和一致化目标，同时给油田企业带来很多的不稳定因素。

（四）信息人才不足以满足工作需求。随着油田企业档案工作的信息化发展，对员工个人的能力素质有了更高的要求。但是，目前油田企业在数字化、信息化、网络化方面的专业技术人才相对较少，油田企业档案员工的全面素质建设也存在不足，缺乏空间、机会和平台，以及持续学习、提高自身素质和能力的意识，这将严重影响油田企业档案工作的质量和效率。随着油田企业信息化的发展，油田企业档案工作对员工能力素质的要求也越来越高。然而，当前数字化、信息化、网络化等专业技术人才在油田企业内部仍相对稀缺，油田企业档案员工的全面素质建设也存在较大缺陷。由于缺乏足够的创新空间和持续学习的机会，以及缺乏提高自身素质和能力的意识，油田企业档案工作的质量和效率难以得到保障。为此，油田企业应提高对档案人才的重视度和投入，注重员工培训，加强团队合作，吸纳更多专业人才，为油田企业档案的信息化工作提供更完善的技术支持和服务。

四、信息化背景下油田企业档案工作开展策略

（一）搭建档案管理平台，实施标准规范化管理。1.针对传统的档案管理方式难以融入信息系统的情况，需要针对业务系统特点设计合适的应用架构和开放式接口。建立统一的档案管理平台，实现业务系统与档案平台信息互联互通，可以取得以下优势：一是实现经济的数据处理方式，缩减数据冗余和瓶颈，节省空间和减少人力资源的浪费；二是实现高效的业务处理方式，优化油田企业内部的资源配置，提高业务效率。这样，在业务流程中就能够实现统一的数据共享和处理，油田企业档案信息与各业务系统之间的协同能力得到提高。2.健全档案管理标准和规范，实现标准化管理。随着油田企业规模的不断扩大，信息化水平的不断提升，油田企业档案工作的复杂度也相应增加，其管理标准和规范也需要不断发展和完善。因此，油田企业档案工作需要强化档案管理标准和规范，以实现档案工作的标准化管理。

（二）多措并举，全面增强企业档案工作安全管理。油田企业要采取多种措施，加强信息安全管理，应对信息安全风险和管理难题。解决这个问题可以从以下几个方面入手：1.加强平台和系统安全控制。油田企业必须加强平台和系统的安全性管理，确保网络设备的安全运行和信息安全的保障。企业可以采用网络隔离、数据加密、访问权限控制等措施，保证平台安全可靠。同时，企业需要对严重的安全事件进行排查和追踪，及时制定并执行详细的修复措施。2.实施多层级数据安全保护措施。油田企业档案工作的信息安全保护需要采用多层级数据安全保护措施，从物理层、应用层、网络层等多个层面进行保护。可以采用加密技术、防火墙、安全审计、数据备份等方法，确保数据在传输和使用过程中的安全性。3.强化信息安全管理机制。油田企业档案工作的信息安全需要建立完善的信息安全管理体系和机制，运用有效的监控手段和管理工具，加强对企业信息安全的监管和管理。

（三）建立软件技术标准化体系，共建共享平台。1.积极参与、推动软件标准化工作。油田企业档案工作信息化软件标准化需要积极参与和推动，不断关注并参与国内外有关标准、规范的制定和推广工作。企业要参与标准制定的相关工作组，积极参与有关会议和研讨，并提供必要的专业意见和建议，以推动相关标准的制定和完善。2.依托标准化组织进行软件标准化管理。油田企业可以依托有关标准化组织，通过加入行业协会/联盟、参与标准化工作组等方式，积极参与标准化工作，以实现信息化软件标准化的有效管理。3.建立企业技术标准体系。针对企业内部的信息化软件标准化问题，油田企业需要在内部建立企业技术标准体系。该标准体系依据油田企业实际情况，制定符合企业需求和管理要求的信息化软件标准，包括软件开发、测试和运行等各个方面的标准，以实现信息化软件标准化的有效管理。4.加强内外部合作、共建共享平台。油田企业在信息化软件标准化工作中需要更加有效的内外部合作，通过共建共享平台推动标准化的实施。企业可以与外界的科研机构、高校、软件开发公司等进行合作，共同研究和探索信息化软件标准化的相关问题。

（四）做好信息人才的引进、培养及创新发展工作。1.加强人才的引进和培养。可以通过加强人才引进和培养，强化招聘和人才利用的工作来解决信息人才不足的问题。此外，还可以通过完善人才评价和激励体系，提高相关岗位的吸引力，加快专业人才向档案工作领域转入。2.搭建人才培养平台。为了满足油田企业档案工作的人才需求，还可以搭建相应的人才培养平台，加快相关人才的培训、晋升和发展。可以针对不同类型的岗位开设相应的人才培养项目，以满足企业的信息化技术发展需求。3.创新人才培养模式。为了培养油田企业档案工作的信息人才，还可以创新人才培养模式，强化线上和线下的人才培训机制。通过线上学习平台和资料库，让员工能够在业余时间学习扩展自己的知识面，同时加强企业内部培训、知识分享，比如内部的线下干部培训、行业展会等活动，通过提高工作人员的信息化素养，培训新的信息化工作人员、消化新的信息化技术。

五、结语

综上所述，随着信息化技术的不断发展，油田企业档案工作需要不断深入探索，制定完善的信息化工作方案，结合企业文化和战略规划，明确建设方向。引进和应用现代化智能技术和应用软件，通过智能化硬件和系统集成优化，提升公司档案管理和存储的效率和安全性。要重视档案专业技术人才的培养，积极寻找和分享优秀工作经验，不断提高油田企业档案信息化的水平。此外，需要持续推进和完善信息化建设工作，深入挖掘和应用全新的信息技术手段，提高人员技能与素质水平，大力推进企业信息化、数字化转型，以适应未来工作的需求。