“互联网+”背景下信息化技术在血站档案综合管理中的运用探析

文/福建省血液中心 林燕英

随着血站工作的进一步发展，实现档案管理信息化、提升档案资源管理水平是现阶段的一项重要任务。当今血站档案信息化管理仍存在管理体系混乱、人员水平低下、共享水平较差等问题，严重制约了血站档案事业的转型升级，需要领导者和管理者不断探索信息化建设的实践路径，积极把握新时代“互联网+”新优势、新机遇、新特点、新挑战，不断优化管理理念，强化工作措施，寻求解决现存问题的解决方案，实现更加便捷高效、科学合理的信息化管理体系，从而推动血站档案事业实现可持续发展，使其更好地为献血者、用血者、血站工作者提供优质档案服务。

一、血站档案信息资源实现高效综合管理的意义

（一）便于多方数据信息整合。经过几十年的努力，我国的血液采集、血液验血、血液供应、血液质量管理、临床用血等业务流程已形成严格、规范、科学的管理模式。相对于其他类型档案，其在档案生成、归档、存储、利用等方面更加严谨，一份普通的采供血业务档案包含耗材、血液采集、血液检测、工作人员信息、出入库记录等信息，其中涉及数据种类多、范围广、内容复杂，且包括文书、图像、音频、视频等非结构化信息，需要采取多种措施进行分类、保管及利用[1]。在“互联网+”时代背景下，可充分利用人工智能、云计算、数据挖掘等技术，依照设置好的原则，在众多数据中将其进行规范化分类，将档案管理者从纷繁复杂的工作中解脱出来，使其更加清晰明确地了解血液的整体情况，同时通观采供血流程，分析评估现存采供血业务中的不足，有利于推动工作改进，统筹规划，稳步前行。

（二）切实提升信息安全管理水平。血站档案包含大量珍贵、有价值的信息，包括公民个人信息、血液采集管理过程等，在传统的档案管理模式下，主要以纸质档案保管、人工查询利用为主，受外界因素影响，在利用过程中容易导致档案实体老化、霉变、丢失、破损等不可逆伤害，严重侵害了社会和公民利益，同时也涉及法律问题。目前，借助于数字化技术，大量的纸质档案转化为电子数据，人工移交的方式转化为在线归档，不仅实现数据集中、安全、规范保存，而且在管理过程中大大减轻了一线工作人员的工作负担，节省了大量的人力物力财力，实现了档案信息资源的高效管理。在信息共享过程中，采用访问控制技术、加密技术和电子签章技术，可防止信息数据在传送间被窃取和损害，达到信息安全的最高级别。

二、血站档案信息资源信息化管理面临的问题与挑战

（一）信息化管理平台混乱。在血站系统传统档案管理模式下，受当地政策、工作重点、财政资金等因素影响，大多血站及相关部门档案信息化管理体系尚未完善，严重制约了整体发展。一是未针对血站等专业性较强的组织机构设置专门的档案信息化管理部门，相关责任分工不细化，档案工作责任制的硬性指标不明、职责细化不明、监督检查不明、考核问责不明，从而造成血站档案部门管理不科学、工作不规范、治理能力低下、档案事业发展缓慢；二是缺乏信息化管理意识，领导者普遍认为档案工作仅仅是把各部门文件资料进行简单汇总，档案数字化基本就是把现有的纸质档案转化成电子形式或是各信息化平台与档案管理平台的数据对接。没有及时在业务信息化建设初期将档案信息化转型升级纳入管理和未来建设范畴，制约了档案信息化建设的发展；三是制度标准不统一，血站工作专业性较强、涉及范围较广，在制度建设方面难以借鉴当地其他卫生机构的管理模式，导致信息化管理难以实现协同和统一，规范性较差；四是信息化基础设施不完善，缺少配套业务用房和硬件基础设施，不仅对档案存储安全造成威胁，而且不利于信息化工作的有效开展。

（二）人员综合素质有待提升。一是血站档案管理者大多是办公室或者其他业务科室抽调的兼职人员，缺乏相关信息化管理专业技能和理论知识，难以在工作开展过程中实现高效管理，无法为档案完整性、安全性、规范性提供保障；二是领导对人员素质培养重视程度不够，没有结合单位未来发展情况定向培养人才，开展针对性、实用性的理论培训活动较少，整体缺乏系统性的培训和指导人才政策支持，使得管理者对相关政策制度、法律法规理解不够透彻，执行力较差，不利于信息化工作的开展；三是未制定考核奖励机制，作风建设不够扎实，监督力度不够，长效发展机制还不够健全，使得干部职工全局意识、主动意识、服务意识、创新意识薄弱，责任感、危机感、紧迫感、工作积极性不强，对本单位未来发展方向不关注、不关心，思想因循守旧，满足于维持现状，难以确保档案归档、管理、存储、利用等各项任务落实到位。

（三）信息资源共享水平较差。在“互联网+”背景下，信息技术发展迅速并逐渐应用于各行各业中，部分血站虽然开展了信息化工作，但是没有将其充分运用到共建共享、在线归档等实际工作中，导致整体建设停留在表面。一是多数卫生部门工作人员尚未参与到档案信息化建设中，科学性、系统性管理意识不强，大多仍采用传统的人工采集、实体汇总的模式开展归档工作，没有借助信息化的优势实现线上自主归档或填报，难以保证归档质量；二是血站针对档案信息化工作的宣传力度不够，档案服务意识较弱，档案利用开发仍多以“中心模式”为主，局限于内部业务档案，档案资源受众面窄，缺少与其他卫生部门的良性交流互动，服务内容较为分散，针对性不强，在一定程度上难以发挥血站档案资源的内在价值。

三、“互联网+”背景下血站档案信息资源综合管理优化路径

（一）建立健全信息化管理体系。1.加强组织领导。领导者要高度重视血站档案管理工作，第一时间成立综合档案管理工作领导小组，并设专职档案管理人员，要求血站相关科室务必安排一名负责本科室档案资料的收集、整理、立卷、保管、移交工作的工作人员，确保档案整理工作按时按质按量完成，实现单位内档案及时归档、全面整合[2]；2.提升档案思想认识。坚持把学习档案管理规定、强化管理能力作为日常工作的一项重要内容，相关科室要主动对接档案主管部门，邀请当地档案局专业人员不定期开展档案培训活动，不断加深干部职工对档案重要性的认识，进一步提升档案高效管理能力，切实增强档案相关规定贯彻执行的自觉性；3.完善档案管理制度。根据自身发展实际面临的重点任务和关键问题，制定并不断优化血站档案归档工作。为规范档案归档、利用、日常保管、人员职责等工作提供制度保障与理论遵循，坚决杜绝在档案管理各个环节中的不规范行为，以免造成档案丢失、数据损坏、信息泄露等现象的发生[3]；4.专业硬件设施到位。单位主要领导要积极对接上级分管部门，根据自身需求争取财政资金完成血站综合档案室改造，扩大档案室规模，配备专业档案密集架、防盗防火报警系统、精密空调、恒湿消毒净化一体机、专用计算机、扫描仪、打印机、复印机、网络存储设备等，确保硬件设施齐全完备，符合“十防”要求，全面满足血站档案管理工作需要，推动档案管理现代化[4]。

（二）不断优化干部队伍整体素质。不断优化干部队伍结构，持续提升管理人员综合素质，是未来血站行业迈向更高台阶的重要保障。1.高度重视人才培养机制建设。多方式、多角度开展系列活动，大力培养档案工作人员信息化管理意识，引导全体干部了解发展形势，明确任务变化，理清个人发展需求，进一步增强主观能动性，不断提升坚决贯彻执行党在新时期的政治路线和血站工作方针的自觉性[5]；2.完善理论培训方案。将“引进来”与“走出去”相结合，由领导带队，选择档案业务骨干前往发达地区学习先进理念、创新思路、工作经验，虚心采纳好经验好做法，学习借鉴先进发展理念，打破制约自身发展瓶颈、化解发展困局，并与其制定共同发展协议，实现档案业务交流沟通常态化。同时可与当地高校、行政学院、互联网公司、新兴技术企业建立培训方案，结合自身工作面临的问题与实际需求研究制定针对性强的培训课程方案，着力加大线上线下活动开展力度，进而提升档案管理干部队伍理论水平和实操经验；3.完善绩效考核机制。针对血站关键科室主要工作定期进行全面考察，要求各职能科室专题专项定期将档案整理、移交、归档、信息化等工作通过总结汇报的方式进行全面汇总督导，以评促学、以评促用，以“说干就干、干就干好”的工作作风，找差距、补短板，形成干部队伍档案信息化工作效率全面提升的浓厚氛围，确保各项指标按时完成[6]；4.完善表彰奖励机制。对取得重要成果的干部要树立典型、给予奖励，充分调动新时代干部的积极性、主动性和创造性，不断提升工作精气神，鼓励干部职工时刻以强烈的政治责任感、使命感和荣誉感投入工作，提高工作热情，通过日常自主学习的方式营造良好的学习环境，同时提倡学、用结合，将新知识、新理论、新政策运用到日常工作中分析解决问题，成为“脑中有思路、手上有招数、脚下有路子”的综合人才。

（三）多措并举提升共建共享水平。为进一步加快数字血站事业发展和“互联网+”背景下档案信息资源共建共享规范体系建设，推动信息化技术在血站实际工作开展过程中的深度应用。各地血站负责同志要牢固树立“平等互惠、优势互补、互利共赢、共同发展”的原则，以促进本地域血站事业全面协调可持续发展为宗旨，着力优化要素配置和服务供给，不断加大各单位之间档案资源共建共享力度，补齐发展短板，提升服务效率，促进资源、人才、技术等生产要素在区域内优化配置、良性流动，共同推动血站产业转型升级。第一，借助“互联网+”优势，全面推动本地内外各级血站在专业能力、管理运行、学术、科研、档案信息化建设等方面实现合作共赢，发挥自身优势，拓展合作渠道，努力推动血站建设和采供血工作高质量发展不断取得新成效；第二，加强血站大数据创新应用和行业治理，大力实施科学管理和科研创新，整合信息平台，共享服务资源，持续改进“质量、环境、职业健康安全、信息安全、风险管理”集约型一体化共建共享管理体系，丰富数据供给，提高数据质量，进一步促进信息资源在攻坚共享过程中合规开放、安全利用，从而提高血站行业治理能力，着力加快优质血站资源扩容和区域均衡布局，逐步构建优质高效健康的服务体系。积极构建血站大数据资源要素体系，推进大数据应用发展，充分释放数据价值；第三，针对以往工作进行全方位多角度总结，尤其是在新冠肺炎疫情防控过程中积累的工作经验，将日常档案管理工作进行制度化、常态化，不断完善“互联网+医疗健康”服务体系，进一步拓展“互联网+血站”服务模式，优化资源配置，提高服务效率，降低服务成本，满足人民群众对血站日益增长的需求。

（四）扎实推动档案资源服务日常工作。在血站相关工作职能中，采供血、输血等各个环节是临床救治危重病人的重要手段之一，利用档案信息资源库实现对各环节进行严格的质量控制和监督管理就显得尤为重要。血站工作人员要利用档案信息资源数据库，做好以下工作：首先，及时调阅与自身工作相关的档案信息，了解医疗机构需求，总结临床用血的工作方法，抛弃过去被动等待医疗机构预约用血的模式，采取主动与临床沟通，科学合理调配血液资源，有效保证临床血液供应；其次，合理利用档案资源库，促进其为社会群众提供人性化服务，如设立义务咨询台，通过档案信息检索查询利用的方式，进一步方便献血者了解办理资金报销、血液申请等事项流程及所需资料，避免献血者多跑路、跑冤枉路，提高办事效率，提升办事群众对窗口服务的满意度和对血站工作的认可度；最后，根据已整合的档案资源，针对过去发生的血液质量问题和日常巡查过程中发现的血液安全隐患进行深入分析研究，结合学习质量分析报告和献血者满意度调查等情况，对影响血液质量和用血安全的关键控制点进行分析、讨论和总结，进而强化血液质量意识，提高血液检测标准，降低血液质量安全隐患，提升服务水平。

四、结语

档案工作记录历史、服务社会、造福人民，在各项事业发展过程中都发挥着基础性、支撑性的巨大作用，为医疗卫生、献血供血行业提供了良好的发展机遇和保障，同时也面临着更新更高的要求。在此发展态势下，血站领导者和实际管理者要牢固树立“档案工作姓党”这一政治属性，牢记“为党管档、为国守史、为民服务”的神圣使命，紧跟“互联网+”时代数字化建设发展步伐，解放思想，破除因循守旧观念，增强创新意识、创新精神和创新能力，做到工作思路有创新，目标任务有创新，工作措施有创新，在血站档案的接收、分类、整理等业务中突出资源信息化应用，不断提升档案管理现代化水平，为实现“健康中国”战略和医疗卫生服务体系高质量发展贡献档案力量。