商贸企业财务共享中心的科学应用

刘俊

当前，商贸企业在建立与应用财务共享服务中心时，逐步由分散的管控向集中型管控转型，服务模式由附加值较低的交易管理向增值型数据分析转型。基于此，本文剖析了商贸企业建立与应用财务共享服务中心的必要性及难点，并提出相应的处理措施，以期为相关企业提供参考。

部分商贸企业在实际经营发展过程中会面临诸多困境，例如管理成本过高、市场环境不稳定及创新不足等。这些因素的存在促使商贸企业在建立财务共享服务中心时需要制定更高的标准。在商贸企业建立并应用财务共享服务模式时，要具备一定的前瞻性，使财务共享中心在企业中具备风险防范、决策支撑以及资源共享等诸多职能作用，进而帮助企业的战略能够更为高效地执行，提升运营效率，使企业价值获得增长。

一、商贸企业财务共享服务中心建设与应用的必要性

（一）为决策提供支持，促进资源的有效配置

在商贸企业中往往存在不同职能部门之间数据共享程度较低的问题，使得财务管理工作在核算等方面效率不足，难以为企业的诸多决策提供必要的信息数据支持。由此，为了使企业中财务以及业务等诸多信息资源能够得到有效的共享，通过财务共享服务中心的建立，可使信息处理及相关工作效率提升，信息数据在不同职能部门之间得以有效地流转，通过财务共享服务中心提升信息的共享程度，为企业中各项决策提供相应的支持，加速财务管理工作的转型升级，使企业中的各项资源得到进一步的优化与配置，促使业务结构向着更好的方向发展。

（二）确保数据标准的统一与规范

商贸企业在实际业务开展时，财务管理工作所遇到的问题之一，即不同职能部门及不同业务的数据标准难以得到统一，无法通过规范的数据口径来进行核算及相关管理工作，这会直接影响到财务工作开展的效果。同时这也有可能对诸多决策的制定造成间接或直接的影响。因此，商贸企业在建立财务共享服务中心时，需要将一些冗杂的、重复的数据标准进行统一化，通过规范的流程，使得各项财务信息能够准确、及时且完整地反映到财务共享服务中心，保障业财数据的一致性。

（三）加强数据的利用价值

在商贸企业中，其在实际业务开展时所产生的信息数据是海量、多维且冗杂的。如果企业无法通过有效的管理工具，将各项信息数据进行集中、统一的管理，那么诸多数据则难以得到有效的应用。同时在部分信息之中，其背后潜藏的价值也难以得到有效的挖掘。因此，企业通过财务共享服务中心的建立与应用，能够将企业中各类信息数据进行归集、分类、筛选以及分析，全面地提高数据的利用效率，挖掘数据背后所蕴藏的重要价值。

（四）强化管控力度，提高风险防范能力

在商贸企业中通过财务共享服务中心，能够从多个角度全方位地对企业中不同的项目运作状况、绩效考核目标的完成状况、公司收入的质量与标准、各项成本费用支出的真实与可靠进行监控，并对各项财务活动中是否存在舞弊行为等进行实时的审查，由此能够全面的提升企业风险防范能力。

（五）提升企业整体性战略的落地

商贸企业在发展过程中，需要保障企业自身能够维持一个稳定的、可持续的发展状态。企业之中各项战略的有效执行及落地是确保企业维持高质量增长的关键要素。由此，财务共享服务中心在建立与应用之后，以战略目标为依托，确保各项管理措施能够有效地落地。同时在战略执行过程中还能够及时地发现问题，并进行纠偏。

二、财务共享服务中心建立与应用所存难点

（一）业务流程所存问题

首先，对于商贸企业来说，对于发票的处理是流程中的关键要素之一。商贸企业之中涉及发票管理工作的部门岗位较多，且职能存在一定的差异，这可能会导致发票的管理难以形成统一的规范。其次则是在合同之中，其与发票之间所存在的映射关系是呈现出多样化的，例如其存在一对多、一对一或多对多等不同的关系类型。而对于各项费用的发票在入账管理过程中也存在诸多的问题。商贸企业需要将采购业务之中各项费用进行分摊，使其能够合理地分配到不同的库存成本中。在此过程中，需要对分摊的规则、成本支出的类型、判断标准等进行明确与梳理，而这也是难点之一。而在采购业务中，对于存货的管理，其涉及了财务人员是否能够对合同入库的信息、库位等进行精準的掌握与判断。同时存货工作的开展在实际操作过程中需要具备较高的时效性。其与商贸企业自身的内部管理及考核工作等存在着紧密的关系，这同样也是财务共享服务中心建立的难点之一。最后则是对于供应链相关的流程管理存在的难点。在商贸企业中，供应链服务是与企业所需采购的供货商进行紧密协作的，其涉及了各项商品的原材、物资采购、加工及销售等。在此过程中，其与生产商在进行利润分配与结算时，需要将供应链之中所产生的各项费用通过应收、应付等诸多模块将各项子流程进行串联，进而形成整体的供应链关系。而在对该项经济业务循环管理的过程，则是财务共享服务中心建立与应用的主要难点。

（二）资金管理流程所存难点

在商贸企业中，部分业务存在特殊或紧急性质的付款工作。应对此方面业务时，需要通过财务共享服务来加速财务人员对相关工作的时效性要求。另外在涉及款项数额较大、涉及的环节较多、需要沟通的岗位较为复杂时，会加大财务共享服务中心建设的难度。与此同时，部分付款业务要求具备一定的灵活性，可能会直接涉及对结算信息的修改、支付方法的变更，以及对于付款数额的拆分或合并等内容，这无疑也对财务共享服务中心的应变能力提出了更高的要求。另外一方面，部分商贸企业存在资金管控能力不足的问题。在建立与应用财务共享服务的过程中，要考虑到商贸企业中不同业务所具备的个性化特征导致的复杂的预收款等付款要求，这可能对资金管理的计划加大难度，使其准确性不足。同时在资金的计划控制过程中，商贸企业对于资金的调配频率及空间均较大，这使得计划的实际执行可能存在误差。同时对于具体的支付节点，由于计划的变更，使其在监督控制方面存在难度。这些不稳定因素的存在会进一步加大财务共享服务中心建设与应用的难度。

（三）在核算工作中存在的问题

首先，对于商贸企业来说，其经营的方式是呈现出多样化的态势的。商贸企业存在代理、自营等多种经营类型。而且在核算工作开展时，需要以净额法或是全额法等来进行计量。而对于相关税票的处理，则需要以净额或总额来进行开票。多样化的经营模式也决定着财务共享服务中心的建立与应用存在一定的难度。其次，在当前信息技术发展愈加成熟的今天，公众的消费理念及方式较之以往已经发生了明显的转变，商贸企业也逐步地将诸多业务转移向了电商业务方面。而商贸企业一旦涉及了电商的业务，其工作的开展则需要更强的灵活性，这也对财务核算提出了更高的要求。在电商业务的经营环境下，企业对于订单、账务等方面的管理也是财务共享服务中心的建设重点。最后则是商贸企业一旦向电商领域进行拓展时，企业自身的组织结构也需要发生相应的改变。在管理报表口径等方面，较之商贸企业传统业务有着明显的变化，其映射关系变得更为复杂且多变，这对财务共享服务中心的建设提出了更高的要求。

（四）组织结构及数据管理存在的问题

首先，对商贸企业来说，财务共享服务中心的应用使得诸多岗位会发生变更。组织结构要以财务共享服务为核心，进行适当的调整。财务共享服务中心更偏重于扁平化的组织结构。企业在对人员进行调整时，要紧随财务共享服务的职能所需进行优化。但在此过程中，部分岗位人员可能会由于财务共享服务的到来导致自身岗位发生变化，进而产生一定的抵触情绪，这对企业相关工作的开展加大了难度。其次则是企业在建立与应用财务共享服务中心时，需要做好对其的定位工作。财务共享服务中心是商贸企业财务作业的共享平台，其同样也是针对各项业务的服务窗口，这就需要对企业整体环境中不同周边系统进行深度集成。同时，财务共享服务中心是集财务管理系统、战略管理系统、业务系统等各子系统的集成枢纽，其对于各项业务相关的数据需要进行集中化管理，尤其是繁杂的业务之中所产生的海量数据进行集中沉淀，这对于系统的建设及数据的管理提出了极高的要求。

三、商贸企业财务共享服务中心建设与应用所存在难点的解决措施

（一）加强顶层设计

首先，在财务共享服务模中心建立时，商贸企业首先要将具备逻辑性的流程进行标准化的设计，要以业财一体化为基础，使其能够将业务与财务进行有机地结合，财务部门能够切实地参与到业务流程中，进而将各项同质化的业务流程进行规范与统一。其次要将效率与风险进行合理的平衡。在对流程进行设计时，要充分地发挥财务共享服务模式的风险控制作用，同时要避免可能造成的流程复杂化。尤其是在当前不断要求财务共享服务响应速度提高的背景下，较为复杂的流程设计可能会与企业经营发展需求相悖。因此对于财务共享服务的流程设计，要权衡风险与效率之间的关系，使两者形成齐头并进的关系。再次则是要对具体的管理内容做好细化与分工。财务共享服务中心的建立，其关键的要素是要做好专业化的分工，如此一来才能够在商贸企业中形成规模化效应，使工作效率得以提升，并降低管控成本。在财务共享服务中心之中，不同的岗位及系统要做好细化，对具体的工作内容进行提炼与归纳，进而满足企业的专业化分工需求。最后则是要构建完备的系统框架，对于财务共享服务中心的各项职能作用，需要以完备的系统作为支撑。与此同时，财务共享服务中心的构建需要以先进的软硬件搭设为基础，在财务共享服务中心的建立之初，要对相关系统做好定位，明确其功能，以此才能够使得各项流程得以有效运转。

（二）基于大数据完善流程管理

对于商贸企业来说，要紧随时代发展与时俱进地形成以信息化建设来赋能企业管理的整体状态，对财务共享服务中心的各项系统功能进行再造，使不同系统之间能够形成良好的信息交互机制。在财务共享服务中心建设与应用的过程中，可依托于大数据来进一步地完善各项管理流程。首先企业要尽可能地降低不同业务的流程负担，要通过财务共享服务中心对业务流程的各项具体事项进行细化与分解，非必要的前端业务系统则移植到财务共享服务中心进行统一的处理。其次要构建更为敏捷、快速的财务机制。在财务共享服务模式下，企业的各项业务在实际发生时，要通过更为敏捷、快速的响应机制来完成各项工作。例如对于企业中的退款业务，可交由财务共享服务中心在通过相关人员审核验证之后，系统自动地验证收款人的相关信息，并进行快速的退款处理。再次则是在商贸企业的财务共享服务模式下，不同系统之间的交互处理关系，要对流程进行持续性的完善。财务共享服务中心可将企业中所产生的各项数据进行全面的归集，进而对信息数据进行不断地筛选与深度的分析，对各项流程中的非必要环节进行去除，将所挖掘出的价值增长点进行优化，使商贸企业的相关流程可以进行持续性的改善。最后则是通过大数据的科学应用，能够对商贸企业中各項业务所发生的相关信息进行量化分析，同时可进行可视化展示，以此来为相关决策提供必要的信息数据支持。

（三）对于业务核算相关问题的解决措施

在财务共享服务模式下，企业的相关工作开展要以业财融合为枢纽，对企业的具体内部框架及结构进行优化，构建完善的财务与业务交流机制。要将全面预算管理进行深度的优化，使其能够确保业财一体化工作的有序开展。在实际业务发生时，要强化业财信息之间的传递速率与质量，确保各项数据能够实现同源同步。商贸企业可通过财务共享服务中心来对各项具体业务下所对应的单据审核类型、财务作业流程、核算规则等进行标准的统一。以此来实现自动化、精准化的核算工作开展。

（四）对组织结构及数据的优化

商贸企业在实行财务共享服务模式之后，要对组织结构进行合理的优化，岗位要进行细化分工，形成业务报账、财务核算、管理财务及资金财务等多种岗位职能相结合的模式。同时，商贸企业的整体组织框架要形成扁平化的管理机制，使各项工作在实际开展时能够获得快速的响应。对于共享平台的定位，则需要将不同的子系统进行深度的集成，使财务管理、业务、战略及周边系统等能够实现口径的统一，进而将各项信息进行有效的互通与交融。财务共享服务中心应当集成各项子系统，形成中心财务数据的管理平台，为企业的整体管控及各项决策提供相关的数据支持。而对于数据方面的管理，要对多样且海量的业财信息进行系统性的管控，要借助于大数据等信息管理工具，对信息进行统一的归集、筛选与深度分析，充分挖掘信息数据背后所潜藏的价值。

结语：

对于商贸企业来说，财务共享服务中心的应用是其财务管理改革创新的有效路径之一。企业应当结合自身的经营发展所需，将管理观念不断地创新，要深度地挖掘适合于企业自身的财务共享运作方式，进一步地提升企业的资源配置状况，使企业战略得以有效落地与实现，进而为企业的长远发展提供助力。