高校分次支出合同的履行控制与核算

何珊 谭卫东

（徐州工业职业技术学院 江苏徐州 221140）

随着市场经济体制的完善、财政管理改革的深入和高等教育事业的发展，高校所处的经济环境日趋复杂，经济活动纷繁多样，对高校治理能力和会计核算工作提出了新要求。《行政事业单位内部控制规范（试行）》和《政府会计制度》颁布实施以来，合同管理在高校日常管理中越来越受到重视。买卖合同、技术合同、建筑工程合同、供用电（水、气、热力等）合同、借款合同、承揽合同、物业服务合同、租赁合同等，无不与高校利益息息相关，为减少经济损失，维护高校权益、信誉和形象，提高高校的管理效率和管理水平，切实防范合同业务风险和法律风险，高校应加强对经济合同的管理和控制。

在高校合同管理中，特别是在合同履行环节，经常会遇到规定了合同标的物价款或者单位价格但需要分次支付款项的具体业务。对这类业务合同的履行控制与会计核算，如处理不当，极易造成合同纠纷，给高校带来经济风险和法律风险。

一、分次支出合同的种类

（一）根据合同项目完成进度分次支出的合同。根据合同项目完成进度分次支出的合同，比较典型的是基本建设工程建造合同、安装合同、大型维修改造工程合同。这类合同的特点是：标的金额大，投入资源多，建设工期长，涉及环节多，工作内容复杂，前后工序衔接紧密，具有计划性和程序性要求，在合同履约期内接受相关部门的监督管理，如新建房屋的合同要在住房和城乡建设局备案，消防、人防、电梯、环境保护等专项验收，需要相关部门按照行业规范和规定进行专项工程验收。在较长的工期内，不确定事件发生的概率也大，不确定事件的发生会影响合同的支付金额。

（二）根据合同时间进度分次支出的合同。根据合同时间进度分次支出的合同，比较典型的是物业服务合同、安全保卫合同、房屋租赁合同等。这类合同的特点是：合同有效期较长，标的金额固定，合同的工作总量在合同有效期内按时间平均摊销，出现不确定事件的概率较小，标的金额在合同约定的期间内进行平均分摊结算。

（三）约定标的物单位价格，在合同有效期间内，根据实际使用或消耗数量分次支出的合同。约定标的物单位价格，在合同有效期间内，根据实际使用或消耗数量分次支出的合同，比较典型的是高校与供水、供电、供气、定点供货单位签订的买卖合同。这类合同的特点是合同仅约定一定时期内商品或服务的单位价格，合同总金额不固定，根据高校一定期限内实际使用或消耗水、电、气或实际购买货物等的数量确定当期支出金额，没有最高限额限制。

（四）约定标的物单位价格和最高限额，在合同有效期间内，在最高限额内分次支出的合同。约定标的物单位价格和最高限额，在合同有效期间内，在最高限额内进行多次结算的合同不常见，比较特殊，如高校委托招生宣传用品的印制。这类合同的特点是：工作总量具有不确定性，如招生宣传用品的印制量要根据当年分省招生计划来确定，在限定额度内进行买卖活动，最终结算按照合同约定标的物单位价格和不超过合同约定的最高限额。

（五）根据合同支出性质不同分次支出的合同。根据合同支出性质不同，分次支出合同可分为资本性支出合同和费用性支出合同。资本性支出合同一般形成高校长期资产，支出要予以资本化，包括固定资产、无形资产等，可供高校长期使用，其使用产生的效益涉及多个会计期间，如：设备采购合同、建设工程合同；费用性支出合同一般不会形成高校资产，是资源的一种耗费，其使用或消耗产生的效益只涉及费用支出的当期，不会涉及其他会计期间，作为当期费用处理，如高校与供水、供电、供气签订的买卖合同。

二、分次支出合同的履行控制

高校很多经济活动都需要签订合同来进行规范，合同管理贯穿于高校日常运营的始终，包括资金管理、采购管理、工程项目管理等业务，涉及高校的多个部门，为此，需要健全跨部门联动机制，从合同履行监控、合同变更控制、合同纠纷处理、合同价款结算等维度实施合同执行过程控制。

（一）分次支出合同的履行监控。高校应全面履行合同约定义务，经济业务承办部门应建立合同履行责任制，明确履约工作职责，对合同履行情况实施全过程监控，强化合同执行的系统管理、过程管理、动态管理、阶段验收和效果评价，定期检查、总结，确保分次支出合同履行的前后衔接和全面执行。由于分次支出合同履约期长，为此，要持续关注合同对方的履约能力、财务状况和信用等级变化，提请合同对方积极、有效履行合同义务，按时执行合同条款。一旦发现因高校自身原因或合同对方原因导致可能无法按时履约的行为或情况，应当及时进行分析研判、风险评估和风险提示，并拟定风险应对措施，有效规避或降低合同损失。合同履行完毕，应及时与对方办理相关清结手续，了结权利义务关系。

（二）分次支出合同的合同变更控制。高校在合同履行过程中，应当视合同执行情况及时补充、完善甚至终止解除合同，确保合同变更程序的合法合规。当合同存在没有约定或约定含糊不清的内容、无法继续履行时，应积极与合同对方进行沟通联系，协商对策，达成共识，完善条款内容，签订补充合同或协议；经合同双方沟通协商无果，不能形成共识、达成协议的，按照《中华人民共和国合同法》等法律规定或者公开市场交易习惯确定解决方案。对于合同文本内容因受国家宏观经济政策调整、重大战略实施、客观市场环境变化等因素影响，造成高校利益遭受损失的，高校有关部门应当按照规定权限和程序，立即办理合同终止事宜，终止合同的履行。对合同对方违约行为，包括不履行、不适当履行或迟延履行合同等情形，影响高校正常教学、科研秩序，给高校造成经济损失、有损高校声誉和形象的，应当向合同对方提出书面索赔，请求经济赔偿，以此减少高校损失。高校应当明确规定合同变更或终止的前提条件、审批权限、业务流程，增强合同变更的严肃性，加强对合同变更、终止的控制、审核、监督，防范合同变更、终止带来的经济风险和法律风险。

（三）分次支出合同的纠纷处理。高校应设立或确定专门的合同归口管理部门，制定部门工作职责，明确合同审批、订立、履行、评估等环节的业务流程和具体要求，设定专门岗位，安排专业人员，定期、不定期地检查分次支出合同的履行情况，促进合同全面有效履行。同时，高校应建立合同纠纷控制机制，确保合同纠纷得到及时有效的解决。合同履行过程中发生纠纷的，高校经济业务承办部门应当依据《中华人民共和国民法典》等法律法规，在规定时效内与合同对方进行沟通、协商、谈判，积极寻求解决途径，并按规定权限和程序，及时向高校合同归口管理部门和分管校领导报告。合同纠纷经协商一致的，双方应当签订书面协议，对原合同进行补充或完善，作为合同继续履约的依据；合同纠纷经高校合同归口管理部门和法律专业人员的参与，仍然不能妥善解决的，应当向高校分管校领导报告，并根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。合同纠纷处理过程中，有关部门和相关经办人员必须经过高校授权，签署书面授权委托书，具备合同纠纷处理法律资格和专业能力，未经高校授权批准，有关部门和相关经办人员不得参与合同纠纷处理事宜，更不能向合同对方做出实质性答复或承诺。同时，要防范因合同纠纷处理不及时、不恰当，延误合同履行，甚至给高校带来处罚，诉讼失败，利益、信誉和形象遭受损害等风险。

（四）分次支出合同的价款结算。合同款项支付是合同执行的关键环节和高校实施合同履行控制的重要内容，涉及合同双方交易行为的核心利益，既是对合同谈判、签订、文本内容的全面审核，也是对合同执行过程的有效监督。财务部门是合同管理的重要参与部门，要依据职责分工履行管理责任，负责经济合同的审查（有关经济事项或条款）、登记、备案等管理工作，提供相关专业咨询服务，重点关注合同标的物金额的计算方法、款项的支付条件、支付方式与支付时间。同时，建立财务部门与合同归口管理部门、相关业务部门的联动协同机制，实现合同管理与预算、收支、政府采购、国有资产、工程项目等经济活动管理相结合。财务部门应当根据合同或辅助账簿记录的结算时间，提前准备结算资金，以备支付合同款项；在审核合同条款后，结合高校内部授权审批制度和款项支付业务流程，办理款项支付手续和账务处理业务，按照合同约定金额付款。对未按合同全面履约的或应签订书面合同而未签订合同的款项，财务人员不得支付，并及时向高校相关领导报告。

三、分次支出合同的会计核算

（一）设置辅助账簿（备查账簿）。经济合同的执行作为高校重要的经济事项，应设置相应的辅助账簿（备查账簿）进行详细记录；同时，由于分次支出合同履约期限较长、使用频次较高、涉及部门较多，财务部门需要设置专岗专人进行动态的、系统的跟踪管理，及时记录和关注合同履行情况，准确核算支付款项，为经济活动管理提供必要的补充资料。辅助账簿（备查账簿）设计的主要内容包括：合同编号、合同名称、合同对方单位名称、主要经济内容、合同总金额、合同履行次数（包含：付款日期、合同对方账号、开户行、付款金额、累计付款金额、经办人等）等，如下页表1所示。

表1 分次支出合同管理辅助账簿

（二）分次支出合同的单据管理。单据管理是指对高校经济活动中外来报销凭证和高校内部形成的表单进行归集、整理、审核、传递、装订、保管、归档等。表单作为经济信息的载体，记录了经济活动最原始的资料，传递经济信息，是会计人员进行会计确认、计量，编制会计凭证的原始依据。从来源上，单据可分为票据和表单。票据分为发票和收据。发票是国家税务部门印制，代表国家管理市场经济主体交易活动，记录经济活动事项完成情况的书面凭据，同时也是维护市场经济秩序的重要工具，具有法律证明效力。只有合同对方开具合法、真实的发票，会计核算依据才能真实，会计核算资料才能可信，会计核算质量才有保证，会计披露信息才会准确。收据是经济活动中常见的原始凭证，是收款方收到付款方支付款项后开具的书面证明，是合同双方资金收付的真实记录。表单通常是高校开展经济活动所形成的内部凭证，按照经济事项类别和管理要求自行设计，由高校集中印制，统一格式，除了客观记录经济业务活动外，还能够规范校内表单传递流程、明确相关部门和人员的经济责任。

（三）分次支出合同的会计核算。《政府会计准则——基本准则》第三条规定：“政府会计由预算会计和财务会计构成。预算会计实行收付实现制，国务院另有规定的，依照其规定。财务会计实行权责发生制。”收付发生制又称现金制，以现金的实际支付为标准来确定本期支出的会计核算基础。凡是当期实际支付的款项应作为当期的支出进行会计核算，凡是不属于当期的现金支出不应作为当期的支出处理。权责发生制又称应计制或应收应付制，其在费用确认中的运用，以支付款项的义务的归属期为标准来确定本期费用的会计核算基础。对于当期已经发生或者应当由当期分担的费用，不论与费用相联系的款项是否支付，都应确认为当期费用进行会计核算；凡是不属于当期的费用，即使和费用相联系的款项已在当期支付，也不作为当期的费用处理。

遵照以上会计确认原则，高校以费用的实际发生即权责发生制作为财务会计的确认标准，进行财务会计核算；以款项的实际支付即收付实现制作为预算会计的确认标准，进行预算会计核算。依据经济活动经办人提供的单据进行相应的账务处理。

1.资本性支出。

（1）外购不需安装的资本性支出，财务会计通过“固定资产”“无形资产”等科目核算，预算会计通过“事业支出”“经营支出”科目核算。具体账务处理见表2。

表2

（2）外购需安装的资本性支出，在安装完毕交付使用前，财务会计通过“在建工程”“工程物资”科目核算，预算会计通过“事业支出”“经营支出”科目核算。具体账务处理见表3。

表3

2.费用性支出。

（1）采用先付方式，支付合同约定金额时，财务会计通过“待摊费用”“长期待摊费用”科目核算，预算会计通过“事业支出”“经营支出”等科目核算。具体账务处理见表4。

表4

（2）采用递延方式，支付合同约定金额时，财务会计通过“预提费用”科目核算，预算会计通过“事业支出”“经营支出”等科目核算。具体账务处理见表5。

表5

四、结语

合同作为调节市场经济主体之间经济活动关系的依据，以法律形式规范合同当事人的市场交易行为，保护合同双方的合法权益。高校作为市场经济活动的参与者，与其他市场主体进行物资交换、资金收付、信息交流时，应结合高校预算管理、支出管理、采购管理、资产管理、建设项目管理，建立跨部门合同履行联动机制和严格的授权审批制度，加强分次支出合同的执行管理和控制，实时跟踪合同对方的社会信誉、财务状况和履约能力，定期评估合同风险，及时进行风险提示和风险应对，确保合同的全面履行。同时，要根据经济业务的实质和所附票据，遵循《政府会计制度》，进行会计确认和计量，准确列支会计科目，正确进行会计核算，切实保证会计信息质量，为高校决策提供支撑材料，提高高校合同管理水平和办学效益。