财务共享对内部控制系统建设的影响研究

■黄柏雄

（广东省路桥建设发展有限公司）

引 言

信息化时代背景下，财务智能化得到了长足的发展，以财务共享为代表的管理模式得到了不少企业的认可和采用。财务共享建设涉及到企业组织、流程、系统等方面的再造过程，必然会给企业内部控制带来巨大的影响。在财务共享模式下，完善内部控制体系，是推动财务共享模式持续发展的基础。

1 财务共享对内部控制系统建设的要求

1.1 制度标准化

企业制定内部控制制度核心目的在于降低企业风险，始终保证企业资产安全性，进一步提高经营管理效率。制定标准化制度可保障财务共享模式下企业内部控制有序实施。随着财务共享中心普遍在企业中推广应用，原有内部控制制度难以充分发挥作用，若持续性沿用原有制度可能会增加企业运营风险。公司构建共享中心后，需不断完善财务制度，以此为基础需建立并完善相应的财务共享中心员工准则和报账规则等管理办法，内部需明晰各岗位实际权责，为财务共享中心业务的有序开展提供支撑。

1.2 流程信息化

流程信息化主要是充分依托信息化技术，实现线上业务处理、审核等工作，企业全面贯彻财务共享机制后，因原有业务流程的优化和升级，企业运行过程中的风险点发生转移，对内部风险管控提出更高要求。财务共享模式下，企业内部业务和财务数据相关信息均依托该平台实现，要求企业重新梳理共享业务流程，明晰其关键点，以此为基础采取强有力的措施，充分依托信息化平台实现业务流程跟踪和控制，实现财务共享模式下的内部控制信息化。

1.3 管理集约化

管理集约化主要是指将企业人力、财力等基本要素全部纳入同一个平台内，结合相应的目标完成资源统一化配置。财务共享中心核心在于将企业内部各分公司财务人员进行统一化重新组合配置，借力信息技术实现信息共享、流程共享。集约化主要凸显在信息获取、分析和人员管理，利用信息系统获取相应的数据，通过大数据、云计算等技术进行处理分析，对人员管理需实现岗位合理配置，保证决策、执行和记录相分离，明晰各岗位实际职责，满足内部控制基本要求。

2 财务共享模式下内部控制系统建设的困境分析

2.1 内部环境方面

一方面，如果业务流程设置不当，容易导致业务与财务相分离。企业构建完善的财务共享模式后，配置专业化人员开展工作，其工作范围可能仅局限于结合业务人员上传的相关资料录入，实际操作较为单一，且长周期处于闭合环境内，与外界部门沟通和交流较少，而各子公司的经营重点存在差异，财务人员无法仅凭借单据掌握精准性财务信息。再加上如果采用由财务共享中心的财务人员直接对接子公司的业务人员的纵向对接方式，会存在较大弊端。尤其针对部分企业业务涉及内容较多、范围广，各区域内收入确认方式不尽相同，财务人员无法具体掌握各区域实际状况，仅将合同信息作为参考依据，难以精准性对业务进行判断，影响整个企业良好发展。另一方面，财务共享中心人员管理机制有待完善。财务共享模式全面贯彻以来，有些企业财务共享中心的人员管理问题凸显在员工流失率显著升高，且内部员工满意度下降，核心原因在于财务共享中心人员配备缺乏合理性。首先，简单且重复性工作量显著增加，财务人员考核较为严格，引发员工自身不良情绪。其次，财务共享模式业务模块布设，其工作内容难以充分发挥人力资源优势，一定程度影响会计信息的精准性。

2.2 控制活动方面

首先，业务流程问题。业务流程不足主要凸显在收入确认、费用报销及应收账款等业务。收入确认流程中，由于大型企业各子公司分别处于全国范围内，各区域内政策等存在一定的差异，对收入实际要求难以实现统一化；费用报销环节，部分企业旗下的子公司费用报销金额较大、频率较高，财务共享中心作为全国子公司服务平台，业务量较大，如果人员配备不够科学合理，会导致单据挤压等现象。有些企业财务共享系统的审核流程繁琐复杂，导致子公司业务报账效率低下，难以实现在规定时间范围内完成公司设定的任务目标。其次，财务信息系统更新缺乏时效性。伴随财务共享模式全面应用，对信息系统使用频率显著增多，各类业务处理均需应用信息系统，若其难以实现及时更新升级，将影响多元化功能的实现，并导致财务共享系统功能跟不上业务发展的需要，一定程度干扰财务人员工作效率及质量。

2.3 内部监督方面

第一，内部监督力度有待强化。有些企业出台相应的制度，并将其下发至各子公司，对制度实际贯彻和落实状况并未做好全生命周期监督，以及并未提供相应的指导人员落实相关政策，尤其针对较为偏远的区域又未配备财务人员的情况，导致问题长期存在。第二，内部考核方式缺乏合理性。内部考核的合理性直接决定最终员工工作积极性，部分企业制定相应的考核办法时，并未综合性考量实际状况，从而影响到企业未来稳定发展。

2.4 风险评估方面

企业实际运营过程中面临较多的内外风险，需积极做好风险评估，精准性抓住风险关键点，以此为基础提出相应的解决措施。在财务共享模式下，企业的风险管理与传统的财务模式相比较产生了较大的变化。风险识别的重点也发生了一定的变化，但同时又欠缺新的相对应的风险定量分析指标。有些企业在财务共享模式推行之后，并未对预警机制做好规范，风险评估人员培训缺失，财务预警指标处于边缘化，难以实现风险可控化。

2.5 信息与沟通方面

财务共享模式下，信息高效化沟通和传输十分关键，但结合对当下有些企业财务共享中心的信息传递反馈现状分析，在信息沟通的时效性和便利性方面不容乐观。例如有些财务共享中心的共享财务人员将文件通过邮箱的方式传递给各子公司后，并未动态化跟进信息的接收情况，导致信息传递缺少时效性。其次，有些企业在财务共享体系下，子公司负责与共享中心对接的人员不懂得财务知识，容易造成子公司与财务共享中心之间的沟通不顺畅，共享中心财务难以准确获取需要的信息，可能造成财务信息完整性难以保证，一定程度影响到财务系统有序运行。

3 完善企业财务共享模式下内部控制系统建设策略

3.1 改善人才培养机制，完善绩效考核体系

一方面，优化改善财务人才培养机制。财务共享模式下，财务人员培养机制的完善和升级，可进一步强化员工对业务的掌握和解读，如此可更佳发挥财务共享模式管控作用。企业需强调落实以人为本的管理模式，注重人才培养和维护，基于企业未来战略层面思考，科学统筹布设员工自身晋升路径。首先，定期选取优秀员工为代表发挥榜样作用，为其提供参加各类培训的机会，为员工创设更多的晋升平台和机会，可鼓励支持员工逐步向管理方向发展，发挥各员工自身优势。其次，应积极落实以人为本的管理理念，强化员工自身归属感和认同感，全身心投入到工作中，为员工提供精准性的职业发展规划定位。最后，企业在财务共享中心可实现轮岗制，促使员工迅速、全面掌握整个共享模式工作内容和方式。结合员工自身表现、意愿等为员工配置更适合的岗位，如此促使员工熟悉并掌握公司财务共享模式实施流程和体系，最大限度发挥人员自身能力。另一方面，完善绩效考核体系。绩效评价体系是否具有合理性、公平性，一定程度与员工自身积极性密切相关，要求企业需综合性考量实际状况，将战略目标引入绩效考核指标内，在吻合企业未来战略发展的基础上，力争吻合员工自身需求。设定实际考核指标，需充分实现定量和定性联合方式，获取较佳的绩效考核成效。

3.2 持续优化系统，深入优化控制流程

首先，持续对财务共享系统及其业务模块进行优化，缩短系统维护、升级的周期。根据业务需求，依托财务共享系统集成各项子系统，例如财务方面的资金系统、税务系统，以及业务方面的商旅系统。其次，深入优化控制流程。企业各项业务流程的规范化、标准化，为提高工作效率及质量奠定良好的基础，以财务共享模式为核心导向，不断优化企业自身控制流程。例如，费用报销流程方面，一是如何解决业务单据量大，容易导致挤压的问题：首先是科学合理配备共享中心的单据稽核人员数量。其次是对于共享中心单据稽核环节，采取“最低数量、随机派单、鼓励抢单”的模式。负责单据稽核的共享财务人员，每月都有最低单据数量的考核指标；系统给稽核财务人员派发的单据是随机；在完成每月最低数量的基础上，负责稽核的共享财务人员可对系统上的单据主动申请处理，处理单据的数量纳入绩效考核指标。这样可以达到充分发挥共享财务人员主观能动性的目的。二是如何解决审核流程冗长，报账效率低下的问题：首先是优化费用报销审批流程，取消重复性、不必要的审核环节。其次是通过管理手段提升效率，例如通过财务共享系统的手机版客户端，随时随地能够审批报销单据。此外，还可以在月度或者季度财务共享运营报告中对所有子公司报销单据的流转时间、退单率进行统计、排名，并纳入绩效考核体系。

3.3 独立董事纳入内控评价，借鉴审计模式完善财务考核

企业日常运营过程中，业务部门财务活动落实和开展多数交由共享中心进行监督，共享中心受内外审计监督，对内部控制建设在项目组指导、监督下完成任务目标。独立董事充分依托财务共享中心提交的相应的内控建设和落实状况，选取多元化的方式汇总相关数据信息，以此客观评价企业内部控制设计的合理性及科学性，并指出相应的控制风险。独立董事结合企业财务控制和管理实践经验，提出相应的改善措施和建议，可进一步优化企业内部监督。同时，财务共享模式下，需充分借鉴政府跟踪审计工作模式，充分利用财务共享模式的信息与数据共享优势，由内部审计人员对企业业务开展实时监督工作。

3.4 确定风险评价定量分析指标，建立财务风险预警机制

基于财务共享模式下，共享中心通常面临两大模块风险，即内部风险、外部风险，不同风险对企业运行影响程度不一，需积极对其做好分类，掌握各类别风险特征，有针对性采取相应的措施，制定相吻合的风险评价指标体系，进一步实现其定量和定性化分析。同时，需构建完善的财务风险预警机制。制定风险预警机制时，需积极评估风险核心来源，精细化划分风险，并积极做好信息管理工作，强调后续预警机制的维护，是保证该机制良好运行的基础。动态化对财务预警机制反馈信息做好整合汇总，不断调整优化风险预警指标，始终遵循成本效益原则，对财务预警机制进行升级，发挥其自身优势，促进企业运营更具规范化和标准化[1]。

3.5 强化业财融合，完善沟通渠道建设

财务共享模式下，需进一步强化企业内部信息的交流和沟通，充分整合共享中心的相关数据，对企业各项业务进行系统性分析，为后续各业务部门开展工作提供强有力的支撑。强化业财融合，积极推动共享系统生态链建设，持续拓展系统功能模块，优化集成各项业务功能系统。例如，可集成人力资源系统、商旅系统、采购平台等系统。应积极保证财务共享中心以提高服务质量为基本着力点，需与各业务部门做好沟通，可创设相应的咨询窗口，实现动态化信息反馈；完善人员管理制度，合理设置财务人员工作岗位，明晰财务与业务间的关联性，构建完善的财务与业务协同模式。例如，可在子公司设置业务财务岗位，负责纵向沟通，向上与财务共享中心的共享财务沟通，在子公司内部与业务部门沟通。该业务财务人员必须既懂得财务又熟悉业务，发挥沟通纽带的作用。

4 结 语

信息化时代背景下，推行财务共享模式成为时代发展趋势，该模式下对企业内部控制建设提出新的要求，需详细分析内部控制建设的潜在问题，精准性把好“脉”，有针对性提出解决、优化策略，发挥财务共享模式的信息化优势，促进企业高质量发展。