图书类文献资产的全流程管理——以国家图书馆为中心的考察

黄 洁，陈 敏，李 彬

0 引言

图书馆文献资产是指图书馆占有或控制使用的所有文献(包括印刷型与非印刷型)资源，是图书馆履行其职责的物质基础与根本保障[1]。图书类文献资产是指由图书馆占有、使用的所有实体文献资源，包含图书、期刊、报纸、古籍、学位论文、图片、缩微文献、音像制品等类型。这类资源具有使用年限超过1年、有一定价值、有实物载体等固定资产的基本特征，公共图书馆应把图书类文献资产作为固定资产进行管理。图书类文献资产种类繁多、数量巨大、单册价值较低、价值核算复杂、流通率高、易破损丢失，加大了将其作为固定资产进行管理的难度，这也是困扰公共图书馆图书类文献资产管理的重要原因。

学者们对这一问题进行了研究。刘聚斌等将文献资源做了资产分类，针对不同类别的文献资产提出相应的资产管理途径[2]。杨劼等认为公共图书馆的文献资产必须建立科学的管理机制，利用高科技信息技术手段，健全文献管理制度，才能为此项工作提供科学决策[3]。整体而言，相关研究没有从资产全流程管理角度出发，对图书类文献资产入账、使用和处置等环节进行深入研究，图书类文献资产的管理流程和管理职责细分不够明确，对部分现实问题仍然没有提出切实可行的解决方案，有进一步研究的空间。为此，本文通过对部分公共图书馆图书类文献资产的调研，结合国家图书馆(以下简称“国图”)图书类文献资产管理现状，提出图书类文献资产全流程管理思路及具体工作方案，为公共图书馆相关管理提供可借鉴的模型。

1 图书类文献资产管理存在问题

截至2020年末，我国有公共图书馆3，212个，藏书总量11.79亿余册[4]。国图在“十三五”前4年年均接待到馆读者近568万人次，文献借阅超过2，511万册次。数量巨大且流动率极高的图书类文献资产，很难像设备家具类资产那样按资产个体独立进行登记和实物管理。此外，公共图书馆在将图书类文献作为资产管理方面也存在诸多问题。

1.1 管理制度不健全

大部分公共图书馆制定的各类文献、图书管理制度主要是从资源建设、记到、流通服务、保存保护等业务角度进行管理和规范，对其作为固定资产的管理程序和细节关注不足。图书类文献资产的入账管理、清查盘点、处理处置等缺少全面细致的管理制度。调研发现，国内尚未有公共图书馆建立独立的文献资产管理办法。公共图书馆的图书类文献资产管理制度不健全、不全面，资产管理人员在管理图书类文献资产时无章可循、无法可依。

1.2 不同管理系统信息不对称

公共图书馆一般通过业务管理系统对图书类文献资产进行管理。图书馆业务管理系统是一个以采访、编目、加工等业务流转工作为主的信息管理系统，更注重书目数据的准确和规范，强调的是文献标引与著录的规范性，以及编目数据和书目体系的完整性，适合公共图书馆图书的流通服务与检索服务[5]。其管理对象是单册图书，在系统中以种(册)为单位进行书目数据管理，以图书的码洋作为价值凭证。业务管理系统中也会如实记录接受交存等非经费支付而获得的馆藏文献信息。但对图书类文献资产本身的使用情况和价值，以及由于流通服务所带来的图书类文献资产的丢失、损毁等情况，业务管理系统无法实现记账和处置。

资产管理系统是以“资产的全生命周期管理”为理念，以实物的精准化管理为主要目标，更注重资产业务的可计量、可追溯和可监督，最终实现资产管理水平和科学决策能力的提升。由于自身数据承载量的局限性，该系统对图书类文献资产的账务管理只能进行泛化处理，即以“批”为单位进行资产入账，并根据经费支出情况记录图书类文献资产的实洋。然而，图书类文献资产的流通以及记账具有时间性差异，使得业务管理系统中的数据与资产管理系统中的数据在特定时间点上很难做到账实相符。同时，交存、捐赠等图书类文献资产由于不需要经费购置，在资产配置阶段并没有作为资产入账，会导致图书类资产的业务数据和资产数据不匹配，价值核算发生偏差。当然，想要统一两个系统，可直接在两个系统中通过接口实现数据共享。这种方式会涉及财政主管部门、馆内业务部门、资产管理信息系统开发商和业务管理系统开发商等多个单位和部门，对于数据安全、沟通成本等都会有很大的挑战。

1.3 全面核查盘点难以开展

公共图书馆通过对文献资源的收集、整理、存贮、传递和揭示，为社会提供公共文化服务，是一个不断循环往复的动态过程。图书类文献资产经常处于流动状态，加之数量大、构成复杂，难以进行经常性的全面清查盘点。即便盘点，由于数量庞大、馆藏位置繁多、流通情况复杂，要做到核查清楚每册图书的实情，难度大。因此，公共图书馆对图书类文献资产的清点，普遍来说间隔周期较长或者甚至长期不盘点。另外，图书类文献资产的使用、保存部门与资产管理部门往往不同，对其进行盘点也存在管理主体不明确、责任不清的问题，难以完成高效的盘点工作。

目前公共图书馆已建立起一套专业化业务管理系统来实现图书类文献的全流程管理。那么针对上述问题，将资产管理系统和专业化业务管理系统相结合，建立图书类文献资产账务与业务数据之间的联系，调整图书类文献资产的入账方式，由资产管理部门和业务管理部门协同管理，实现图书类文献资产的账务一致，或许是解决图书类文献资产精细化管理最适合的方式。

基于上述研究，本文选取一定数量不同类型的图书类文献资产，分别在资产管理系统和专业化业务管理系统中进行入账和登记，并在两个系统中对其进行全流程生命周期管理。根据同一个周期内两个系统账务数据的变化，经过比对和协同处理，建立有效的数据关联；然后，对图书类文献资产价值核算方法进行调查和论证，建立起符合实际的价值核算方法。同时，大量收集整理国内外相关文献和研究成果，调研各公共图书馆，总结其在图书类文献资产管理中取得的经验和成果，以获取第一手资料。

2 图书类文献资产全流程管理思路设计

针对图书类文献资产的特性，按照资产管理科学化、规范化、精细化的要求，国图根据自身馆藏的特色，总结出一套“体制健全、职责完善、操作规范”的图书类文献资产管理模式，提高了管理水平。根据既定管理模式，本文设计“塔式”的管理模型，实现自下而上的管理支撑和各个层次的管理职责界定，见图1。

图1 图书类文献资产管理模型

2.1 建立健全管理体制

长期以来，国图对图书类文献资产的管理侧重于业务视角，对其作为“资产”进行管理的认知并不清晰。近年随着国家对行政事业性国有资产的重视度加大，文献资源作为公共图书馆最重要的物质基础和服务保障，对其加强管理、做好制度建设迫在眉睫。

依据2017年1月1日起施行的《政府会计准则第3号——固定资产》[6]，固定资产的定义如下：指政府会计主体为满足自身开展业务活动或其他活动需要而控制的，使用年限超过1年(不含1年)、单位价值在规定标准以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产，一般包括房屋及构筑物、专用设备、通用设备等。单位价值虽未达到规定标准，但是使用年限超过1年(不含1年)的大批同类物资，如图书、家具、用具、装具等，应当确认为固定资产。为健全完善国图资产管理制度，加强图书类文献资产管理，依据《公共图书馆法》《行政事业性国有资产管理条例》《中央级事业单位国有资产管理暂行办法》《文化和旅游部直属事业单位国有资产管理办法》《国家图书馆国有资产管理办法》等规定，国图制定《国家图书馆文献资产管理办法(试行)》，遵循“合法合规、分级分类、科学规范、协同合作”管理原则，实行统一领导、分级负责、动态管理的管理模式，做到合理配置、有效整合、科学使用、依法处置。

2.2 界定文献类资产范围和分类

国图馆藏按是否有所有权，分为有所有权的图书类文献资产和只有使用权的外购数据库等；按是否有实物载体，分为有实物载体的图书、期刊、报纸、学位论文、图片、缩微文献、音像制品、特殊文献，以及无实物载体的数据库、自建视听资料等；按保存期限，分为长期保存的永久馆藏，具有一定使用期限的下架调拨或处置馆藏，以及到馆后直接进入调拨或处置程序的多余复本。

鉴于使用和处置的特殊性，数据库等无实物载体馆藏资源与图书类文献资产存在很大差异。因此，将涉及的图书类文献资产界定为：国家图书馆占有、使用的所有实体文献资源，包括图书、期刊、报纸、古籍、学位论文、图片、缩微文献、音像制品等。同时，按保存方式，此类资产分为正式馆藏和临时馆藏，其中正式馆藏文献由保存本和基藏本组成，临时馆藏则指保存本和基藏本之外的所有图书类文献资产。明确界定图书类文献资产的涵盖范围和具体分类，确保概念的清晰，为后续厘清管理思路奠定了坚实基础。

2.3 理顺管理流程和职责

图书类文献资产兼具业务性和财务性，管理需要多个部门分工合作。为此，必须建立一个覆盖全馆的管理体系，理顺各部门职责分工，形成“纵”“横”交织的管理网络，实现图书类文献资产的全方位、一体化管理。

一是建立按既有管理职能设置的纵向组织系统。在该系统中，最上级为馆领导；在其领导下，图书类文献资产管理政策的制定、账务管理和采购等工作归口国有资产管理部门，而此类资产的实物管理政策和服务策略的制定、落实等工作则归口业务主管部门，这两个部门为承上启下的中间层；最下层为图书类文献资产的实物管理部门和技术支持部门。

二是建立按资产全生命周期各阶段划分的横向组织结构。以图书为中心建立放射性、各图书类文献资产管理相关部门均需参与的管理体制。各相关部门各司其职，又相互制约。编制预算、采购、验收入库、使用和处置等分散在不同部门，这既可以确保职责清晰、分工合理，又符合图书馆内部控制要求。

2.4 依托信息系统开展资产动态全流程管理

信息化是资产管理的重要手段，也是精细化管理的重要要求。国图采用财政部统一部署的“久其资产管理信息系统”(以下简称“资产管理信息系统”)和Aleph公司开发的“文献自动化管理系统”相结合方式来实现图书类文献资产的信息化管理。从资产管理信息系统角度看，资产管理信息系统是针对所有国有资产类型设计的，通过提取各类型资产的共性来设计资产卡片字段。在流程管理上，根据国有资产管理规定，划分资产入账、资产使用和资产处置3个模块。这样可以实现具有固定资产普遍特性的图书类文献资产的全流程管理，但由于资产入库是以“批”而非“册”为单位，因此在实际流程管理中，资产管理的操作性和灵活性差强人意。如果为每本书(或文献)分别建立资产卡片，即以“册”为单位进行管理，会导致资产管理系统数据膨胀，使本应强调总体性和全局性以方便统计操作的系统陷入数据管理的汪洋大海中，增加系统的负担，执行效率大大降低，无益于图书类文献资产的高效管理。国图管理系统侧重于图书馆业务管理，可系统化地对单册图书进行精细化管理，并清晰地记录、追踪每本图书的状态，但缺乏资产信息记录。

为建立适合国图图书类文献资产管理的信息化管理平台，根据管理和业务工作需求，结合办公自动化能力，本文设计并构建业务管理系统和资产管理系统之间的桥梁，加强两个系统之间的协作，全面、及时、准确地记录并反映国家馆图书类文献资产的总量和具体分布情况，进而夯实资产基础数据，增进部门之间的信息共享交流，实现资产管理的办公自动化，提高工作效率，促进资产规范化、科学化、动态化和精细化管理。

3 图书类文献资产全流程管理实践探索

资产的全流程管理一般包括3个阶段：资产配置管理、资产使用管理和资产处置管理。作为图书馆资产组成部分，图书类文献资产全流程管理也包括上述3个阶段。其核心是：解决配置管理中资产入账的数量和价值问题，使用管理中资产盘点的账实相符问题，以及处置管理中的信息准确和程序合法合规问题。

3.1 资产入账

国图图书类文献资产配置是指根据图书馆履行职能的需要，按照国家有关法律、行政法规和规章制度及图书馆相关制度的规定，通过接受交存、购买、交换、受赠、征集、接受调拨等不同渠道，获取图书类文献资产的行为。图书类文献资产配置应严格遵循统筹计划、合法合规、廉洁高效、内部牵制等原则。

在图书类文献资产管理中，配置管理包括购置验收、资产入账及资产入库等环节。其中，资产入账是资产管理的重要基础。《会计法》第9条规定：“各单位必须根据实际发生的经济业务事项进行会计核算，填制会计凭证，登记会计账簿，编制财务会计报告。任何单位不得以虚假的经济业务事项或者资料进行会计核算。”《政府会计准则第3号——固定资产》第三章“固定资产的初始计量”第8-9条规定：“固定资产在取得时应当按照成本进行初始计量。”“政府会计主体外购的固定资产，其成本包括购买价款、相关税费以及固定资产交付使用前所发生的可归属于该项资产的运输费、装卸费、安装费和专业人员服务费等。”《政府会计准则——基本准则》第11条规定：“政府会计主体应当以实际发生的经济业务或者事项为依据进行会计核算，如实反映各项会计要素的情况和结果，保证会计信息真实可靠。”上述法律条款明确规定了固定资产的入账价值为购置过程中实际支付的费用。因此，当图书类文献资产作为固定资产进行管理时，必须以资产购置价格(实洋)计入财务账和资产台账。根据图书类文献资产获取途径的不同，其资产入账可划分为如下几个方式。

(1)购买和征集获得的图书类文献资产。此类资产的配置流程基本与设备和家具类资产类似，可以参照后者的入账方式进行资产管理。但考虑到图书类文献资产每年购置量几十万册，如果以“册(件)”为单位入账，会造成工作量巨大，导致资产管理信息系统无法承载、系统处理性能和操作性能降低，而且会与图书馆业务管理系统产生重复，因此应以“批”作为入账管理的颗粒(单位)，该颗粒度把图书类文献资产与设备和家具类资产进行同化处理。具体流程为：根据采访部门提交的批次价值凭证，文献验收、请款单和该批次图书类资产的电子书单到国有资产管理部门办理资产入账手续；编目部门则按照图书的最小单位(种/册/件/期等)在业务管理系统中挂接。这样既保证图书类文献资产纳入国图国有资产管理体系，在年度资产报表中得以体现，也可以照顾到图书实物的统计精度和准确度。

(2)接受交存、捐赠及其他非经费支付方式获得的图书类文献资产。此类资产入馆时直接送到图书实物管理部门，验收后进入编目加工环节，所以国有资产管理部门不能优先掌握其具体入藏情况，需要相关部门配合，提供图书入藏信息。根据部门管理责任的分工，在国图业务管理系统中挂接的图书类文献资产，由技术支持部门定期提交文献自动化管理系统记录，国有资产管理部门根据记录明细计入资产账；未在文献自动化管理系统中挂接的图书类文献资产，由图书接收部门定期提交文献资产种类和数量，再由国有资产管理部门计入资产账。

上述工作确保资产管理信息系统记录的图书类文献资产价值完整，对于单册管理，则使用文献资产辅助管理系统，这点将在3.4小节中详细阐述。

3.2 资产盘点

公共图书馆应当制定图书类文献资产的定期盘点制度，盘点内容包括账务核对和实物盘点两部分。盘点一方面能清楚地了解每年购书经费的使用和管理情况，防止图书类文献资产的流失；另一方面能增强对图书类文献资产利用效率的管理，有助于图书馆优化馆藏，更好地为读者服务。根据国图资产管理制度规定，国有资产管理部门和财务部门每季度进行资产账务核对，以保证账账相符。此外，国有资产管理部门根据实际需要与文献实物管理部门进行分类别、分部门的账实核对，以保证账实相符。

国图图书类文献资产体量巨大，全面盘点工作存在较大难度。为解决操作难点，根据不同情况开展两种有针对性的图书类文献盘点试点工作，均取得了比较好的效果。

(1)对保存本、基藏本等保存要求高、存放地点相对固定、流通率较低的图书文献，可进行年度抽查。抽查方式为：根据购置批次号在资产管理信息系统中查询到对应的图书清单，清单中包含书名、作者、ISBN号、价格等信息；在联机公共目录查询系统(Online Public Access Catalogue，OPAC)中查找每种图书对应的存放地点，并进行现场盘点。抽查盘点能确保资产实物与图书明细清单一致，资产账实相符。

(2)对流通率高的外借图书、阅览图书等临时馆藏，国图一直借助射频识别技术(Radio Frequency Identification，RFID)、采用循环盘点的方式，将1个月作为1个盘点周期，循环盘点全库图书，或者采用集中盘点、增加盘点次数的方式开展盘点。此盘点方式通过实物点检，核验其是否与文献自动化管理系统的相应数据一致，对于未找到实物的图书类文献资产进行统计分析和重新查找。

3.3 资产处置

《公共图书馆法》第28条规定：“公共图书馆应当妥善保存馆藏文献信息，不得随意处置；确需处置的，应当遵守国务院文化主管部门有关处置文献信息的规定。”原文化部(现文化和旅游部)要求加快制定公共图书馆文献信息处置制度，委托武汉大学、国图和湖北省图书馆合作开展“公共图书馆文献信息处置制度研制”项目研究，2022年4月发布《公共图书馆馆藏文献信息处置管理办法》。

在图书类文献资产处置阶段，最关键的管理因素在于保证处置工作的合法、合规和合理，兼顾可操作性。图书类资产的处置包括4个环节：提交资产处置申请、按规定流程审批处置事项、实物处置、资产账务核销。国图图书类文献资产的处置是指在切实履行国家文献信息战略保存职责、妥善保存馆藏文献资产、充分发挥馆藏文献资产作用价值的前提下，根据工作需要，对资产进行相关权利转让或注销的行为。处置方式包括对外捐赠、报废和报损等。

国图可以进行处置的图书类文献资产包括：损坏严重的，复本量过多的，流通率较低的，涉及盘亏以及丢失、被窃、故意毁损等非正常损失的，因自然灾害等不可抗力造成毁损、灭失的，因馆藏发展策略调整而需要进行处置的和其他原因需要处置的。对需要长期保存的馆藏，原则上不进行处置，确需处置的，应当遵循保留品种、剔除复本的原则。对通过接收捐赠入藏的图书类文献，其资产处置应当遵守捐赠有关法律法规和捐赠协议；对宣传、文化和旅游、新闻出版等主管部门依法要求处置的图书类文献资产，应当依法依规处置。

对图书类文献资产处置价值的核算，如果涉及正式馆藏，可采取两种方式。一是以“总折扣率”的方式进行资产的价值认定。不同年份、不同供货商取得的图书类文献资产，折扣不同，因此无法准确计算某批拟处置资产的具体折扣率。但可以根据资产入馆时间，以“年”为单位计算当年总折扣率(总折扣率=资产管理信息系统的图书原值/文献自动化管理系统中经费购置图书原值)，然后根据“资产管理信息系统拟处置资产原值=总折扣率×资产管理信息系统图书原值”的算式，按年度从资产管理信息系统中核减相应的资产价值。这种处置方法适用于正式馆藏中图书类文献资产台账和书目明细没有直接对应的情况。二是与资产入账流程相同，借助文献资产管理辅助系统，使图书类文献资产的台账和业务管理系统的书目数据产生直接关联。未来的馆藏处置，将会达到按照真实价值凭证核销资产账务的管理状态。

对临时馆藏文献资产的处置，由文献管理责任部门提出申请，经业务主管部门、国有资产管理部门审核，提交馆领导审批。申请材料包括申请文件、拟处置资产清单及处置方式和情况说明等。国有资产管理部门及时核销已处置图书类文献资产的台账信息。同时为每批已处置的图书类文献资产建立处置业务档案，包括申请报批文件、资产交接记录、资产台账等。档案应当按有关规定妥善保存，并确保相关内容完整、真实。

3.4 信息化建设

国图资产管理信息系统和文献自动化管理系统，在理论上共同实现了图书类文献资产的信息化管理，只是一个负责管理总账、一个负责管理明细账，二者没有直观的对应关系，中间缺乏一个“桥梁”来贯通总账、明细账两个系统。

为实现信息化系统中图书类文献资产的统一管理，国图提出建立一个文献资产管理辅助系统，构建一种分布式的管理模式。该管理模式无论是效率还是可执行度，都比两个系统分别管理更加准确、高效。在系统功能逐步完善后，可从根本上解决两个系统之间的数据脱钩问题。

对经费购置的图书类文献资产来说，在资产管理信息系统中仍旧以“批”为单位入账，每批书在入账时对应一个资产编号，并在资产卡片的备注中记录该购置批次的批次号、具体种/册数等信息；而在文献资产管理辅助系统中，记录该批次书目单册信息，每册书目信息添加“资产编号”字段，与资产管理信息系统建立对应关系；在文献自动化管理系统中，则仍以“册”为单位进行编目加工，通过书目数据的唯一标识号与文献资产管理辅助系统中的信息对应。通过这种方式，使本来两种管理颗粒度的系统产生了关联。

对非经费支付的图书类文献资产，采用定期从文献自动化管理系统导出书目数据(或由采访部门直接提交数据)，然后导入文献资产管理辅助系统的方式入账，因此可将其直接纳入国图统一的资产管理系统中。

4 结语

本文充分考虑国图的职能特点、图书类文献资产的特征，以及实际获取、存藏、管理等情况，提出一种相对完善的图书类文献资产全流程管理思路、构建了相应的管理模型。本文的贡献在于：(1)在一定程度上解决了将图书作为资产进行管理而引起的有关价值核算不准确、实物盘点工作困难等理论和实践问题；(2)从操作层面上摸索图书类文献资产单册精细化管理的实现路径。然而，目前研究没能回应以下问题：考虑到人力、财力等因素，对存量图书类文献资产一次性纳入国有资产精细化管理存在很大难度；对图书类文献资产的盘点需要有计划、按步骤，同时借助更先进的技术手段来实现等。因此，伴随着智慧图书馆建设步伐的加快，将在本研究的基础上，继续采取灵活多样方式，按照图书类文献资产的不同类型，加强对于存量资产的入账管理，探索针对实物资产的有效盘点模式，确保国有资产的安全、完整和准确可靠。