基于多院区管理的医院人力资源管理信息系统开发与应用实践

谢舒，曾煌欣，苏育敏

广东省妇幼保健院人力资源科，广东 广州 511442

电子人力资源管理（electronic human resource,e-HR）系统是基于先进的计算机软件系统和高速大容量的硬件基础上的新型人力资源管理模式，它以先进的软件和高质量的硬件为基础，结合Internet/Intranet技术，通过集中式的信息数据库为人力资源搭建一个电子化、标准化、网络化的工作平台，在医院人力资源管理工作中发挥着重要作用[1-2]。当前，三甲医院在扩大建设规模的过程中，多会选择开设分院区，医院运行机制的转变以及人力资源管理的逐渐复杂化和多元化，使得作为现代化医院的基础系统支撑环境的人力资源系统作用更加凸显，本文通过基于多院区管理的人力资源管理信息系统的设计经验与功能运用，探讨构建适合多院区管理的人力资源系统，实现全方位、深层次、多角度的人员信息查询与统计分析，以提升人力资源的管理效率和医院管理决策准确性，一方面能够为其他医院e-HR的构建与开发提供指导，同时为医院开发医院资源规划（hospital resource planning,HRP）系统奠定基础和提供经验。

1 构建意义

医院人力资源作为医院人才输送的核心资源，是医院的重要组成部分，将e-HR与现代医院管理思想相结合，充分发挥人力资源系统在人力资源管理和领导决策中的作用，可大大提高管理人员的工作质量和效率，推动人力资源管理同质化和精细化。笔者所在医院在2002年就已建立了e-HR，但e-HR在构建之初未考虑到多个院区的设立，在多个院区设立及专科开设后，原有e-HR经过几次升级，仍不能很好地适应分院区的数据分析与管理，故医院引入了新的e-HR，与工程师根据医院多院区人力资源管理的需求，对新的e-HR进行了设计与开发，一方面能够适应医院分院区、多专科管理的需要，另一方面也就原系统所存在但不能更新的功能进行了进一步优化，并引入了更多其他功能，实现人力资源所有活动的全流程信息化管理，对提升医院的人力资源管理效率、提高领导决策准确率具有重大意义。

2 系统构架

医院的e-HR系统架构主要包括系统管理层、基础数据层、数据处理层、功能模块层。

2.1 系统管理层

e-HR系统的系统管理层是整个人力资源系统的基础，它包括了组织架构设计、基本资料字段维护、自定义项目设置、系统日志4个主要模块。

2.1.1 组织架构设计 组织架构设计是基于多院区、分科室管理的基础，本院有3个院区，39个一级业务科室，66个二级专科，组织架构的设计严格按照上级卫生行政部门对医院内设机构的批复，以树状结构为基础，按照院区-类别（行政后勤、医技、住院、门诊、护理单元）-科室-专科-区的层级进行设计，科室及专科名称也严格按照内设机构文件及医疗机构执业许可证名称录入，每一个项目对应特定编码，方便数据分类与统计，组织架构的准确设计是多院区管理的基础，无论多个院区是同质化管理还是差异化管理，准确的组织架构都能够为其他部门提供准确、完整的机构及人员数据。该组织架构及组织编码不仅用于人事系统，还接入医院HIS系统、医保系统，医院数据统一出口，规范数据统计标准。

2.1.2 基本资料字段维护 基本资料字段维护是指针对需要采集的基础数据进行规范的一个过程，包括民族、政治面貌、学历、专业、籍贯、工资薪级等20余个字段人事、工资基础数据，以“学历”为例，基础数据维护后分为初中、高中、中专、大专、大学、硕士研究生、博士研究生等，在管理员进行数据导入或录入时只能选择以上字段，有助于规范采集的基本数据，便于后期的数据分析和运用。

2.1.3 自定义项目设置 自定义项目设置是留给用户自行设计的人力资源项目，主要考虑到最初的设计不够完整和全面的情况，可由人力资源科在后续使用过程中自行增加项目并显示或汇总等，对原有系统存在而不需要的数据，也可以取消显示，增加系统的可用性和灵活性，例如为了方便绩效核算和聘用岗位查阅，工作人员在系统中增加了“绩效用岗位”与“双肩挑岗位”两个自定义项目。

2.1.4 系统日志 系统日志可以详细查看操作员在本系统的操作行为，具体内容包括修改者、动作（修改、增加、删除）、修改时间、修改人员编号及姓名、修改的具体内容。系统日志存在的意义主要在于监督操作员，防止操作员出于个人利益修改或增加不实的数据及内容。

2.2 基础数据层

基础数据主要包括人事数据、考勤数据、工资数据。基础数据的采集可以通过数据导入、管理员录入或修改、公式计算、数据抓取等方式，该数据库支持对数据的合并、拆分、批量导入和导出等操作。数据导入只需按照与系统对应的标题、字段录入Excel表格即可进行导入，匹配方式为员工编号，这样可以实现不同系统之间的数据迁移及已存在数据的直接运用，提高工作效率，同时可以实现批量更新数据。管理员录入与修改则针对个别新进入或需修改的数据，对于未按规范录入的数据，系统进行报错，减少手工录入的出错率。公式计算的数据主要是工资数据及人事信息里的年龄、工龄、工作年限等，系统根据出生年月、参加工作时间自动计算及更新。

2.3 数据处理层

依托e-HR公司的资源，根据工程师、管理员设计的报表模块、公式等，对已录入的基础数据进行收集、清洗、整合、剔重，并进行分类、整合与计算等；并具有人员档案校验功能，能够自动检测数据的逻辑错误，如出生日期与身份证信息不一致的提醒，学习、工作经历覆盖冲突，所在部门与岗位冲突等。人事系统数据是一个实时更新的动态数据库，为方便留存历史数据与后期查询与调用，系统设计了月末数据转存的功能，即在月底将人事数据转到历史库进行存储，后续需要时可以调用。同时也支持手动备份收据，方便进行多时段的数据对比。

2.4 功能模块层

e-HR系统功能构建以人力资源管理为导向，以院区、科室架构清晰，功能完备，可扩展性为原则进行设计[3]，目前系统已经开发并成熟运用的模块包括人事管理模块、工资管理模块、考勤管理模块、用户权限模块和个人查询模块等6个主要功能模块，各模块之间具有信息关联机制，互相依赖和紧密相连。

2.4.1 人事管理模块 人事管理模块根据人事数据类型，分为基础数据、劳动合同数据、职称数据、调动记录、执业情况等类别。基础数据涵盖了人员工号、姓名、出生年月、院区、科室、职称、技术类别、用工形式、技术职务、工资岗级等一系列人事基础数据，还有已设计好的人事综合统计报表、学历报表、职称报表、人员结构历史对比数据等，方便管理者随时查看医院人员数量及结构的变化，原始数据同时能够满足各种统计报表的需要。劳动合同数据、职称数据、调动记录、执业情况、年度考核等数据等单独列出，可以精简人事基本数据的系统界面，同时还能够满足批量导入、批量更改及动态提醒的功能需要。人事基本数据界面可根据系统设计的模板自动生成个人简历，方便管理者查阅和打印使用。

2.4.2 工资管理模块 工资管理模块包括工资账套、工资标准设置、月工资表等。工资账套是根据职工的类别分设了在职工资账套及离退休工资账套，账套中明确了每个账套的工资项目（国家及省规定的标准工资项目及符合发放规定的院内项目）、类别（属于工资、津补贴或奖励绩效）、数据形式（通过输入或计算）及计算公式等，计算公式是可以自行修改的，在国家调整工资标准后，只需要在公式中修改相应的标准，再通过计算就可以生成每位员工的工资标准。工资标准设置则是通过账套的项目及计算公示获取的不同类别人员基础工资表，此表包含每个人的标准工资，如工资账套中的工资标准有变化，在调整工资标准后，只需要在工资标准中计算一次就会按新的标准生成工资表，非计算项（输入项）工资项目一般是通过Excel表格计算好后直接导入的。月工资表则是最终交给财务计发工资的数据，该表主要是在标准工资表的基础上根据考勤规则对缺勤人员扣除基本工资，或有特殊情况需要补发、扣发工资人员的情况进行处理，最终形成的实际工资报表，该工资表形成后由财务导入扣税数据后即形成工资计发表，在财务完成扣税后，会对该工资表进行封存，封存后所有人员均没有权限修改该工资表；月工资表分多次计发，再完成基本工资的计发后，财务还能够根据考勤计算相关津补贴项目，导入奖励绩效等，最终形成每位员工的收入数据。工资管理模块还提供各种形式的工资统计报表，包括分科室的工资、津补贴及奖励绩效数据和个人的收入表及明细等，财务可以利用以上报表的数据计算医院或科室的人员成本。

2.4.3 考勤管理模块 考勤管理模块涵盖了考勤排班、科室上报考勤、考勤审批、考勤规则设置等。根据医院各科室或病区的上班模式，该系统提供了多元化考勤模板，各科室考勤员只需调出系统已有的考勤模板进行排列，提前在系统内生成该科室工作人员的考勤排班表，并在月底进行确认存档[3-5]；科室上报考勤则通过抓取考勤排班数据，生成科室上报考勤报表，在进行报错处理和纠正后，经过逐层审批，形成考勤汇总表[6]；考勤审批则是各科室主任、党支部书记、人力资源科进行考勤确认及审批的模块，考勤审批权限由管理员分配；考勤规则设置用于管理员假期安排情况，提前设置当月满勤天数、加班日期等，当系统通过抓取排班数据后，自动计算该员工当月出勤天数、加班天数、夜班天数及休假天数等；考勤权限设置是人力资源科工作人员为各科室分配考勤员的模块；考勤事务登记则用于人力资源科工作人员登记员工特殊休假情况，如4年1次的探亲假、病事假、产假等，方便后续查阅和核对科室上报考勤数据等。

2.4.4 用户权限模块 用户权限管理是指针对不同管理层级和不同角色认证和分配不同管理权限的过程，最高管理员拥有对用户与所有资源的增删改权限。根据医院实际情况，权限分类有如下几种情况：普通员工仅有查询自己基本信息、工资、考勤等信息的权限；科室管理者具有可以查询本科室所有员工基本信息的权限，并提供科室人员数据报表，包括科室人员学历、职称、年龄结构等分布图；科室考勤员具有添加科室人员，提交、撤回及查询本科室员工考勤的权限等；专业用户包括人力资源、财务工作人员，根据职责不同专业用户具有查阅、使用、增删改不同功能模块数据的权限。

针对具有相同权限的工作人员（比如考勤员），还可以先定义一个用户组，将这部分人员纳入该组后，统一分配权限。通过不同权限的划分，能够保证员工个人信息得到保护，只有有限的管理者能够获取，控制传播范围和流出风险。

2.4.5 个人查询模块 个人查询模块可以查阅个人基本信息、个人收入情况等，方便职工核对个人基本信息，查阅需要的人事数据、收入数据及修改个人口令等。

3 功能运用

3.1 人力资源数据分析，为管理决策提供数据支撑

开展多维度的人力资源纵横向分析，为管理层决策提供数据支撑，如人员总量趋势变化、人员结构情况（年龄分布、职称分布、学历结构等）、科室设置情况、收入分布及分析等；同时，该系统全面记录了员工所在院区、学习经历、工作经历、轮转情况、考核情况、职称晋升、培训记录等，人员基本信息全面，能够快速调出科室人员报表、个人基本简历等，为人员培训、人员配置、提拔晋升、评优评先等工作提供信息支撑，为管理决策提供数据支撑。

3.2 人力资源数据共享，提高数据准确性与可用性

人力资源科工作人员根据分工修改e-HR系统的人事数据，系统即保存最新人事信息，其他工作人员登录该系统即可使用最新数据，相比于传统的Excel表格留存数据，系统实现了数据管理一体化，减少了重复工作，提高了准确性。同时，本院人力资源系统数据也是HIS系统的人员数据源头，卫技人员职称变更、科室变动等都能及时传到HIS系统，信息医务等职能部门无需重复更新及核对数据即可直接使用，打破了过去人力资源数据为“信息孤岛”的局面，形成了业务管理闭环畅通、全局数据打通、信息系统高度整合的全方位人力资源管理数字化平台[7]；共享到HIS系统的数据，为医院分析人均工作量、核算各单元投入产出，为开展科室成本核算、运营管理提供人员基础数据。

4 系统优化方向

4.1 增加技术档案模块

根据《三级妇幼保健院评审标准实施细则（2016版）》要求，三甲医院应建立医技人员技术档案，笔者所在医院技术档案目前仍由各业务科室自行管理，没有集中应用，医院所开发的e-HR本就具有上传各种证件扫描件及拓展基本信息的功能，如能建立技术档案模块并开发技术信息分析功能，实现技术档案管理电子化，则能够进一步提升工作效率，同时对管理者进一步分析各科室人员功能情况并进行横向对比具有重要意义。

4.2 连接审批流程数据

由于本院开发的人事系统非网页版本，其他医院管理者及员工鲜少登录该系统，故医院人事审批流程如休假、职称聘任申请、学历教育申请等仍在OA进行审批，这就导致OA的审批数据需要手工迁移到人事系统，增加了工作人员工作量和数据错误发生率，如能够增加人事系统和OA的接口，将审批流程数据转入人事系统，或直接将审批流程迁移到人事系统，则能够大大提升目前的工作效率，增加数据准确性[8-9]。

4.3 拓展个人中心模块功能

目前，医院e-HR系统个人模块仅开通了查询功能，如能够进一步拓展个人中心模块功能，增加个人用户修改保存个人基本信息的功能，支持个人上传并存储技术档案资料，包括学历学位证书、资格证书、培训证明、学术论文等，根据已设计好的格式录入相关成果，经管理员审核确认后即可运用，向相关部门开放信息提取权限，如医务部门可以查询并提取资格证书，科研管理部门能够查询学术成果等，实现“一次提交，数据通用”的功能[10]。

利用个人中心模块提供的数据，建立医院科研成果数据库，或联通医院机构知识库，实现展示、统计及利用医院工作人员科研成果的功能。

4.4 增加招聘管理模块

人员招聘亦是人力资源管理的一个重要环节，如能够将招聘各类信息及审批环节加入该系统，包括简历筛选、简历智能管理、招聘流程跟踪、面试管理、面试评价、简历分析等一系列功能，为医院建立储备人才库，同时为高层管理者及用人科室提供应聘各环节跟踪，实现高效管理。

5 结语

e-HR系统目前在国内医院运用已比较广泛，功能和运用也在不断完善，本院的e-HR系统结合多院区管理需求，集合了人员基本信息、考勤、工资3个主要人力资源管理功能于一体，符合多院区发展、多科室协作管理的需要。2021年，国家卫健委印发《医院智慧管理分级评估标准体系（试行）》（国卫办医函〔2021〕86号），其中《医院智慧管理5级评估要求》对人力资源管理5级管理提出了具体功能要求，这也是笔者所在医院下一步开发HRP系统的指导依据。与运营系统为一体的e-HR系统能够将人力资源与科室运营效率分析有机结合，从财务管理、资产管理、物流管理、成本核算、绩效管理、人力资源管理等多层次进行信息资源整合，以价值管理为最终目标，对人和物两者进行全流程控制和有效评价，进一步提高人力资源配置效率和医院运营效率[11-13]。原有系统的开发经验也能够指导医院更好地进行系统优化和性能提升。