现代信息技术与化工档案管理的整合

陈婕

（青海盐湖工业股份有限公司，青海格尔木816099）

1 引言

在信息化时代，化工档案管理面临严峻的挑战。档案管理是化工企业的一项重要内容，信息技术的应用对其有着深远的意义，不仅可以保障档案安全，还能保持与时代发展的一致性，进而不断实现管理的目标。作为化工企业的领导人员，要对这项工程加以重视，积极探索科学、合理、与本企业发展相符的档案管理新模式，以从根本上提升化工档案管理的效率。

2 当前化工企业档案管理中存在的问题及影响因素

2.1 存在的问题

2.1.1 忽视信息技术的应用

忽视信息技术的应用是化工企业档案管理中一个普遍存在的问题，究其根源在于信息技术创新并非化工企业的主业，因此，在推进化工企业发展的过程中，上到领导下到基层员工都忽视了信息技术的应用。很多领导认为，档案管理只要按照要求按部就班地完成即可，不需要创新。实则不然，在信息技术向社会各个领域不断推进和渗透的过程中，化工档案管理表现出了新的特征，对自身工作的优化也提出了新的要求。

2.1.2 优化效能有待提升

在加强档案管理和信息技术整合的过程中，因缺乏创新意识，在利用信息技术优化工作方面较为薄弱，主要表现为：工作人员沿用传统的思路和模式，将更多的时间和精力放在档案管理流程创新上，没有从整体着眼进行构建。因此，如何在新时期创新档案管理体系，提升档案管理优化工作的实际效能，是档案管理工作人员急需解决的问题。

2.1.3 信息化程度不高

随着“互联网+”时代的到来，加强化工档案管理的信息化建设成为化工企业面向现代化发展的一个重要方向。但在实际的化工档案管理中，并没有与先进的大数据、物联网等信息技术有机整合，导致化工档案管理的综合效能低下。针对化工档案管理信息化建设薄弱的问题，要从自身出发，善用现代化技术提升档案管理层级，以不断提升档案管理工作效能。

2.1.4 精细化程度不够

随着信息化档案管理工作的持续深入，发挥信息技术功能提升档案管理的精细化水平是档案工作发展的主要趋势。但在当前的档案管理中，很多企业依然以旧理念武装自己，用旧模式开展管理，进而降低了化工档案管理的精细化程度。从化工档案管理的工作内容和性质两个方面来看，信息技术的应用直接关系着档案管理的安全性，也影响着化工企业档案管理工作的整体推进情况，实现精细化管理在构建现代化化工企业方面发挥着重要作用。但事实上，化工档案管理者对精细化管理路径的探索力度不足，难以提升管理效能。

2.2 影响因素

2.2.1 人为因素

人是化工企业档案管理信息化建设的直接控制者，是影响整体运行情况的关键因素。如若管理者缺乏信息化应用意识，在管理手段上有所欠缺，势必影响管理的质量。同时，工作人员的业务能力、经验对档案管理的信息化建设也有着直接的影响，尤其是在面对突发事件的情况下，考验的不单是工作人员的业务能力，更是对工作人员沉稳心态、应变能力的考查。因此，工作人员要不断地提升自己，以更好地推进化工企业档案管理的信息化建设。

2.2.2 技术因素

科技是推动现代化档案管理工作前行的主要动力，主要的技术影响因素在工作中表现为：前期资料整理不详细，导致档案制作偏离原计划，同时，没有制定有效的应对措施；技术工作者没有掌握设备和软件的应用方法，尤其是在新产品、新技术的应用上缺乏经验，进而导致实际工作无法和设备进行有效整合，在操作中失误不断。

3 现代化化工档案管理工作发展遵循的原则

3.1 精细化原则

精细化原则是推进现代化档案管理工作发展的一项重要原则。随着社会经济的不断发展，现有档案管理体系也在发生改变，其工作内容和方式也和以往有所不同。在这一形势下，档案管理工作者只有把握住时代发展的趋势，善用精细化管理手段，才能形成档案管理和时代发展的一致性，才能将信息技术的保障和服务作用真正发挥出来，进而为精细化档案管理贡献自己的一份力量。

3.2 规范化原则

利用信息技术规范化工档案管理，使其朝着更好的方向发展，对化工档案的创新有着深远的现实意义。在实践中，因档案管理并非化工企业的主业，很多企业缺乏重视，以至于工作环节和流程存在随意性。只有正视问题，将利用信息技术优化档案管理纳入企业规范化发展的整体框架，积极创新，才能提升档案管理的效果。

3.3 信息化原则

在新时代的发展中，信息化建设是企业在变革与发展中面临的问题之一。在这一背景下，加强信息技术和化工档案管理的有效结合，不仅可以保证档案的安全性，还能提升化工企业档案管理工作的效能，这是当下化工企业档案管理急需解决的问题。在推进化工档案管理的信息化建设过程中，相关人员必须认识到信息化建设是一项长期且复杂的工程，需要有序推进，既要做好硬件配套建设又要不断优化档案管理体系，以真正提升化工档案管理的工作效能。

4 现代信息技术与化工档案管理的整合策略

加强信息技术和化工档案管理的整合，必须突破陈旧的理念，积极创新管理模式，并针对企业档案管理存在的问题，提出与企业发展相契合的策略，以满足当前工作发展的需要。

4.1 构建现代信息技术管理体系

从内容和性质两个方面来看，化工档案管理并非一项孤立的工作，其与化工企业的各项工作均具有直接的联系。具体来讲，信息技术可以优化工作流程，发挥牵一发动全身的作用。因此，在探索化工档案管理的信息化发展过程中，领导人员要认识到其在企业整体工作中的作用，进而积极创新改革方式，同时，通过培训提高其他部门的重视程度，将信息技术摆在重要位置，通过不断推动信息化建设，实现化工企业档案管理各环节的全面提升与发展，以切实地提升化工企业档案管理的效能。从实际工作开展情况来看，影响信息技术在化工企业档案管理中持续推进的主要原因在于没有健全系统的推广体系，进而导致推广工作较为滞后。为解决这一问题，要不断完善推广管理机制，明确各部门的工作职责，鼓励员工积极主动地投身信息技术推广工作，以扭转当前的不利局面。

4.2 做好档案管理的硬件设备建设

做好档案管理的硬件设备建设工作是推进化工企业档案管理信息化发展的重要保障。化工企业要加大对硬件设备的投入力度，如计算机、储存设备等，为档案管理的信息化发展提供坚实的物质保障。其中，要选择性能好、储存空间大的设备，保证档案资料可以得到安全、有效的储存。同时，化工企业要考虑档案管理的连续性特征，做好旧档案的整理工作，以不断完善档案资料库，加快化工企业档案管理的信息化建设进程。另外，化工企业要积极创新档案管理方法，善用信息技术提升纸质档案管理的安全性和有效性。

4.3 利用信息技术优化档案管理方式

传统的化工档案管理工作通常是管理者根据企业当时的活动和资料，结合主观意愿或者整理难易程度进行预处理，以形成档案资料。这种档案管理方式存在很大的随意性，无法保证档案质量，进而无法为企业发展提供有效的依据。从档案的实际效用来讲，不完整的档案无法为企业展现当时的活动、经营情况，进而影响日后化工档案的有效应用。在信息技术的发展中，尤其是随着网络和通信技术的发展，其在档案管理中的应用，不仅优化了档案管理空间，而且是管理者整理档案的一个有效手段，档案管理者可以借助网络查看档案资料反映的具体时间节点和内容，同时，能够及时了解阅读者的需求和意见，这对化工档案管理的优化工作发挥了很好的帮助作用。当然，在档案资料整理的过程中，档案管理者要调整心态，巧用信息技术带给自己的反馈信息，在档案整理的开始阶段，整理者可以利用信息技术的交流功能，了解使用者的需求和意见，以提升档案整理的有效性。在档案整理完成之后，管理者可以借助信息技术的开放功能进行宣传，当使用者及时了解档案资料并作出点评时，管理者能够以此为依据不断进行优化。由此可见，信息技术在化工企业档案管理中的应用，可以提升档案整理的质量和效率，同时，对档案管理者工作方式的优化发挥了积极的推动作用。

4.4 利用信息技术加快档案整理进度

传统的化工企业档案管理以纸质资料为媒介，依靠整理者人工书写和编制。这种档案整理方式存在很大的弊端，极易出现人因失误，如疏漏、错误等且速度缓慢。信息技术的应用则可以很好地优化这一问题。

第一，自动化办公软件的应用，为档案资料整理带来了极大的便利。复印机、扫描仪、传真机已经成为档案整理的有效工具，这些先进技术的应用大大提升了档案整理的速度。

第二，录音笔和摄像机的应用，可以将档案信息以多种形式储存，丰富了档案的形式。在化工企业的档案管理中，如若可以将信息技术和档案资料整理结合起来，不仅可以优化整理空间，还能最大限度地提升整理速度。信息技术的应用超越了时空的限制，改变了传统纸质办公的局面，为档案整理提供了有效的技术支持。

4.5 利用信息技术丰富档案的类型

虽然传统的档案整理工作具有形式多样、类型丰富的优点，但受到各种因素的影响，导致档案资料整理存在类型单一的问题。随着社会的发展和进步，人们对档案资料内容的需求也不断增多，同时，对档案资料类型提出了更高的要求。只有实现资料类型的多样化，才能满足人们的需要，才能提升档案资料整理的质量。随着科技的发展，信息技术被广泛应用到社会生活和生产的各个方面，在拓宽人们视野、提升人们认知水平上发挥着重要作用。在这一形势下，档案管理者也要借助信息技术的优势，不断丰富档案的类型，以满足使用者对档案的多元化和个性化需求。

4.6 做好员工培训工作

为建立现代化的化工档案管理体系，档案管理内容的优化、档案管理进度的加快、档案资料类型的拓宽都必须以合理的整体规划为基础，只有让员工熟练掌握信息技术的操作方法，才能破解“各管一摊”的困境。化工企业要注重提升档案管理人员的综合素质和业务能力，并定期邀请专家进行培训，保证每一位管理者都能熟练掌握现代化档案管理的方式和方法，并通过对经典案例的讲解以及档案管理中存在问题的探讨，提升企业工作人员应对问题的能力。在培训内容的设计上，既要包含基础的信息技术优化内容，也要加强员工工作实践，通过理论与实践的结合提升档案管理工作人员的整体认知，对利用信息技术创新档案管理工作有一个全面和清晰的认识。化工档案管理是一项集技术和理论于一体的复合型工作，在推进档案现代化管理的进程中，因人员结构老化问题，难以顺应信息技术的改革发展之势。基于此，化工企业要组建年龄层次合理、技术水平过硬、责任意识较强的档案管理工作团队，利用业务培训、绩效考核等手段增强档案管理者的工作积极性和主动性，以不断丰富自身的管理经验、提升自身的综合操作水平。

5 结语

综上所述，传统的化工档案管理已经无法满足时代的发展要求，只有加强信息技术的应用，才能推动档案管理工作的规范化、现代化开展。巧用信息技术，加强档案数据库的连接，不仅可以让单位内部人员快速找到需要的档案，还能实现单位间的档案共享，进而从根本上提升档案管理工作的效率。在化工企业档案管理工作的现代化发展进程中，领导人员和档案管理从业者要从思想上认识到信息技术是工作发展的主要趋势，并善用信息技术提升档案管理工作的有效性，从而使档案管理与时代发展步调一致。在具体的工作实践中，档案管理信息技术的优化要坚持创新理念，尤其是利用大数据和物联网技术提升管理的有效性，以从根本上提升化工档案管理的效能。