加强建筑工程档案管理的具体措施探析

车 静

（重庆科技学院）

所谓的建筑工程档案，主要是指在工程实施活动中形成的相关的文字、图纸、影像资料等多种历史记录，通常需要对这些资料进行存档，因为其具有非常重要的价值：在建筑工程施工前期、建筑施工过程中、工程验收的结尾阶段、在建筑的物业管理、建筑扩建过程中、建筑的故障维修等过程中，建筑工程档案都发挥着重要的指导和参考作用。强化建筑工程档案管理工作也是当前建筑企业发展过程中的一项重要工作内容，需要借助先进的现代技术手段和管理方法，做好建筑档案的管理工作。

一、简述建筑工程档案管理的基本内涵和实施的重要价值

（一）建筑工程档案管理的基本内涵

从内容方面来看，建筑工程档案管理工作需要完成前期的文件、项目管理文件、项目施工文件、项目监理文件以及项目竣工文件等重要资料的保管和维护工作。这些文件资料是在建筑工程的立项阶段、审批阶段、设计阶段、组织阶段、施工阶段、竣工阶段工作中形成的，要想对每一个环节的工作进行数据的采集、整理、分析、处理和存储，不仅工作量比较大，而且其难度也是相当大的。在建筑工程档案管理工作开展的过程中，不仅要保证工程档案是对工程实体的真实、全面、完整的记录，同时也要保证档案管理能够与实体工程建设的进程相同，对建筑工程的各个环节的工作都能够全面涉及，系统而真实地展现工程建设的质量。在工程建设的过程中形成的这些资料都属于原始资料，其对工程项目具有非常重要的价值。因此，在实践中，一定要重视档案管理工作，并充分发挥建筑档案的使用价值，从而为工程设计、施工、维护等工作提供重要的依据和参考。在工程档案管理工作中，负责档案管理的工作人员一定要在思想上重视档案管理工作，不断提升责任意识，采用适当的管理方法和手段，借助于现代的先进科学技术高效地开展档案管理工作，最大程度地保证的档案资料的真实性、完整性、系统性，使得项目建筑档案的重要价值能够在全面地体现在采集、分析、存储、处理和利用的过程当中。

（二）建筑工程档案管理的重要价值

随着经济和社会的不断发展，我国的城市化进程不断加快，越来越多的建筑工程出现在城市的各个地区，不仅有效地满足了城市居民的居住要求，提升了他们的生活质量和生活品味，同时也有力地推动了城市的建设和城市的经济发展。在工程建设的过程中，所形成的各种数据资料和文档资料是相当多的，也是持续性的。例如，在工程项目开工建设之前会有政府的批文资料、建筑的设计图纸等资料和数据，工程施工过程中的相关数据、记录等，工程施工结束后的验收资料，工程使用过程中的维修记录等，将这些资料进行系统的、完整的整合，就逐渐形成了工程建筑的完整资料，对工程项目的质量监督、管理和后期维护等工作都发挥着重要的作用，同时也能够成为其他工程项目建设的参考和借鉴。因此，加强工程档案管理工作是非常重要而有价值的。其一，进行集中、统一的管理，这样做的最大好处是能够确保工程档案资料的完整性和全面性。其二，建筑工程档案资料中汇聚着很多有价值的城市建设经验，可以给未来的城市建设提供可靠的参考依据和经验，进一步提升城市建设的科学性和合理性。其三，建筑工程档案是城市规划建设的重要前提保证，城市的建设和发展都离不开工程建设，特别是建筑工程的档案资料对城市的建筑的维修、改建或者扩建工作具有非常重要的实用价值和参考价值。其四，在城市的发展中，难免会遭遇到自然灾害或者意外事故的破坏，而建筑工程的修护和重建都离不开工程档案的作用。

建筑工程档案在防范自然灾害破坏以及灾后重建工作中都发挥着难以替代的作用，在面对自然灾害的发生时，可以有效降低自然灾害造成的损失。通常情况下，建筑工程的档案真实、全面地收录了建筑工程每一个环节工作的数据和信息，能够客观地反映各环节工作之间的关联性和规律，为后续的改建、维修等工作可以提供可靠的参考数据、信息以及经验等。工程的使用管理和建筑工程的档案之间也有着紧密的关联性，工程使用管理工作必须建立在建筑工程档案管理之上，不仅对工程使用管理工作发挥着重要的指导作用，而且对类似的工程建设也具有一定的参考价值，档案资料也可以发挥其重要的参考价值和和指导作用，不仅发挥了档案资料的积极作用，同时也激活了建筑工程档案的活力，很大程度上推动了建筑工程朝着科学化的方向进一步发展。

二、加强建筑工程档案管理工作的重要方式

在实践工作中，建筑企业一定要深刻的认知建筑工程档案的重要价值，不断加强对建筑工程档案管理工作的重视，并积极推进其高效开展。但是，在实践工作中，建筑工程档案管理并不像表面看起来的那样容易，而是具有一定难度性，需要采取适当的方式和方法，才能保证建筑工程档案管理工作有序、高效的开展。

（1）充分发挥计算机的重要作用。在建筑工程档案管理工作中，要想提升档案管理工作的效率和质量，最重要的一点是，建立起企业内部的档案管理系统。企业内部建立起完善的档案管理系统，不仅有助于增强企业内部各部门之间的协调能力，使各部门可以便捷地使用相关的建筑档案资料，有利于提升各部门的工作效率和工作质量，同时也有助于进一步提升企业建筑档案资料的管理水平和管理能力。在实际工作中，建筑企业档案管理部门会对各部门的提供的资料进行相应的整理和管理，对不同的文件进行科学的分类、编号，同时依据实际需要将这些文件的数据或者信息输入计算机中的工程档案管理系统当中，以便更长久地存储、更加便捷地查询和使用。

（2）建筑工程施工完成以后，就进入到了工程项目管理的收尾阶段，需要进行验收竣工的备案。这里的备案文件资料也是重要的工程档案的组成部分，不仅是国家机关有关主管机关负责人进行管理的重要依据，同时也需要工程备案和工程档案管理过程中的性质目的是统一的。因此，在建筑工程完工以后，验收备案工作要和建筑工程的档案管理工作有机结合，加强与各级城建管理部门的协作，做好档案的收集、整理和保管工作，不断完善建筑工程的机制建设。

（3）采用适当的建筑工程档案管理技术。随着社会和科学技术的快速发展，我国已经迈入了信息化时代。要想将我们的城市建设得更好，离不开对科学技术的运用，对先进科学技术的运用是提高的建筑质量重要保障。在建筑工程的档案管理工作中，也同样需要管理技术的有效参与，以促进建筑工程档案管理水平和管理能力的进一步提升。另外，档案管理人员是建筑工程档案管理工作的主要参与者，档案管理人员的综合素质和业务能力直接影响着档案管理工作的效率和质量。因此，工程档案管理人员要注重不断提升自己的综合素质和综合能力，以高效地完成自己的岗位工作，不仅能够保证建筑工程档案管理工作的顺利进行，同时也能够有效地推动建筑工程档案管理工作有序、规范地发展。在实践工作中，建筑企业要注重对档案管理人员的技术培训，针对工程档案管理工作中各环节的工作内容进行详细的教育培训，保证他们能够与时俱进，更好地提升管理能力和水平，不断满足建筑工程档案管理工作的实际所需，推动本企业的档案管理工作向着更高水平发展。

三、当前建筑工程档案管理工作中暴露出的突出问题

（一）档案管理意识有待加强

在建筑企业的发展过程中，很多企业将发展的重点放到了工程的建设工作方面，而对本企业的建筑工程档案的管理工作却很少关心过问，彰显出了档案管理意识的薄弱。在当前的信息化时代里，对信息技术在其他领域的档案管理工作中发挥着重要的作用，而在建筑工程的档案管理工作中，信息技术的运用较少，而且档案管理工作的信息化程度较低，使得建筑工程档案管理工作严重滞后于时代的发展。建筑工程档案管理并不是一项短期内可以完成的工作，而是一项需要花费较长时间的工作。在建筑工程建设的过程中，建设部门将大量的人力、物力和财力投入到工程建设过程中，将工作的重点放到了建筑的施工当中，而对建筑工程的档案管理工作很少过问，因此，经常造成一些重要的文件资料的遗失，或者一些重要的工程档案数据信息收集和整理缺少标准性、规范性以及精准性，间接地给建筑企业造成了一定的经济损失。

（二）建筑工程档案管理的水平和能力有限

在建筑工程档案管理工作中，存在着档案管理工作水平和能力不高的问题，例如，档案信息数据收集不完整、不准确，使得一些重要的档案文件资料遗失；一些重要的工程会议记录不完整，导致档案记录文件不能真实地反映建筑的决策过程，一定程度上影响到了建筑工程的档案质量，给建筑工程档案的后期使用造成消极影响。在社会的发展过程中，我国已经对建筑工程的档案管理工作做出了相应的规定，并颁布了规范性的文件，但是从实践来看，相关文件的落实情况并不理想，企业常忽视了对文件的学习，不了解国家文件的规定内容，最终影响到了本企业档案管理工作的水平和能力的提高，一定程度上制约着建筑企业的快速发展。

（三）建筑工程档案管理人员的综合素质和业务能力有待提升

在建筑工程档案管理工作中，档案管理工作人员是档案管理的直接参与者，他们的综合素质和业务水平直接影响着建筑工程企业档案管理工作的优劣。在实践工作中，一些建筑企业并没有安排专门的管理人员对工程档案进行管理，而是由其他相关部门的工作人员进行兼职，这些兼职人员不仅缺少专业的档案管理知识，而且也不具备档案管理的相关技能，使得很多建筑工程企业的档案管理工作效率和质量难以提高。另外，在信息化时代里，建筑工程档案管理人员中熟练掌握计算机知识和档案管理知识的人员不多，很多档案管理人员依然习惯于运用手工方式管理，不仅管理工作的效率较低，而且出错率往往也较高，给后期档案资料的使用造成了很大的消极影响。

（四）建筑工程档案的编制和使用缺乏规范性

建筑档案是社会建筑建设和发展中的重要记录，需要被重点记录和保管。然而在实践工作中，常常存在着人们对建筑工程档案管理不重视、对于档案信息数据收集不到位、档案资料的编制不规范、对档案资源使用不规范等问题。在建筑工程档案搜集、整理和归档等环节存在问题，将严重影响建筑工程档案信息的真实性和准确性，将大大降低建筑工程档案资料的使用价值。在建筑的日后使用中，一旦出现问题，相关的档案资料将无法发挥应用的作用，给建筑的维修带来很多困扰。

四、加强建筑工程档案管理的具体策略

（一）思想上加强对建筑工程档案管理的重视

在建筑工程的建设过程中，建筑企业要认识到建筑工程档案管理工作的重要价值，适当增加对建筑工程档案管理在财力和物力方面的投入，做到在重视建筑工程建设的同时也能够加强对档案管理工作的重视。在建筑工程施工建设过程中，企业要将档案管理工作纳入到工程建设当中，将一些重要的合同、委托书、检测记录等文件资料及时归档，同时注重提升档案管理的信息化水平，及时配备一些现代化的管理设备，注重完善对档案管理计算机系统的使用和升级，在有效提升档案管理信息化水平的同时，也能够促进建筑工程档案管理工作效率和质量的提高。

（二）注重提高建筑工程档案管理的质量和水平

在建筑企业的发展中，档案管理工作发挥着重要的作用。建筑工程的档案管理工作要严格依照国家相关的规定来实施，依照档案管理的实际要求，对档案管理中需要的信息数据等进行搜集和整理，规范地归档，不断提高档案管理工作的水平和能力，为档案的有效使用奠定良好的基础。例如在建筑工程竣工后，都会有一些竣工图纸要进行归档。这些竣工图是对工程建设的实际反映，是工程建设中非常重要的归档资料。因此，在竣工图归档时，管理人员一定要做好相关图纸的搜集和核对、做好最终的分类和归档的清单填写，并进行编目存储，最大程度地保证归档资料的完整性和准确性。

（三）加强对建筑工程档案管理工作人员的培训和再教育

建筑企业档案管理工作主要是由档案管理工作人员进行负责的。档案管理工作人员的专业素质和专业技能直接影响着档案管理的水平。因此，在实际发展中，建筑企业要注重招录一些专业的档案管理人才，并对他们进行定期的专业档案管理培训和再教育，不仅包括专业的档案管理知识，还包括计算机知识、工程施工的相关内容等，帮助他们不断地更新档案管理知识、提升档案管理技能和信息技术的使用技能，促使他们不断提高建筑工程的档案管理水平。从建筑工程档案管理中掌握档案形成的过程、档案的特点以及档案的处理，要适应信息化的发展需要，不断提升档案管理工作人员的责任意识和使命意识，在实际工作中一丝不苟地完成档案管理工作。另外，建筑企业也要做好激励机制的建设，鼓励档案管理工作人员加强自学，不断提升自己的专业技能和综合素质，更好地满足档案管理工作的实际需要。对于表现良好的档案管理工作人员，建筑企业要给予一定的物质奖励和精神奖励，以更好地激发他们的工作热情和工作自主性。而对那些工作态度不端正、工作消极怠工的档案管理人员，要给予一定的批评或者惩罚，从而促进他们档案管理能力的提高。对于那些屡教不改者，要给予换岗或者辞退的处理，以保证档案管理工作的实效性。

（四）要提高建筑工程档案编制和使用的规范性

针对建筑工程档案管理中出现的编制不科学、分类不合理的问题，档案管理人员一定要加强学习，依照档案管理专业要求，科学、合理、规范地对建筑工程中的数据信息进行编制，既体现出档案管理工作的专业性，同时也能够给档案的使用者带来检索和使用上的便捷。

五、结束语

综上所述，建筑工程档案管理是对建筑工程建设整个过程中的文件、数据、信息等进行搜集、整合、归档等的过程。建筑工程档案是工程建设过程的历史见证，需要认真、妥善地保管，以备日后的查阅和使用。建筑企业要重视档案管理工作，并针对实践中出现的问题采取有效的针对措施，推动本企业的建筑工程档案管理工作开创新的局面。