电子会计档案管理存在的问题与对策

■钟晓燕

（江门市蓬江区政府投资工程建设管理中心）

随着信息化时代的迅速发展，基于互联网新型业态、新型模式的兴起，无论是企业共享财务模式对会计档案管理提出内在需求，还是企事业机关单位紧跟时代步伐需要，电子发票的应用已经普及，电子档案已经渗透在财务日常档案管理中。信息时代的浪潮催生出“互联网+”、移动互联网、云储存、区块链等新兴技术，这些技术已经应用在电子凭证中形成会计档案，做好电子会计档案管理是企业的管理需求，更是时代的发展趋势。

1 电子会计档案与纸质会计档案的优劣势比较

1.1 电子会计档案的优势

1.1.1 减少纸张使用

党的十八届五中全会提出贯彻创新、协调、绿色、开放、共享的发展理念，坚持绿色发展之路，坚持节约资源、坚持保护环境、坚持可持续发展，坚定生态良好文明发展道路，加快建设资源节约型、环境友好型社会，为全球生态安全作贡献。从大体上来说，使用电子会计档案，减少纸张打印，减少油墨使用，减少由打印带来的纸张、耗材、能源的消耗，直观地体现绿色环保理念。

1.1.2 减少管理成本

一是节约档案库房成本，减少管理成本。会计档案的保管期限有10年、30年和永久。《民法典》第一百八十八条规定，诉讼时效期间自权利人知道或应当知道权利受到损害以及义务人之日起计算，超过二十年的，人民法院不予保护，特殊情况可以申请延长。与房屋相关的发票档案保管期限可能超过30年。与人的寿命相关的会计档案保管期限可能在人的生命周期内都能用到，这个保存期限可能不止30年，如特殊工种退休、奶粉添加剂事件会计档案等。面对如此之多有经济价值的会计档案资料，都需要档案库房存放保管，再算上货架或档案柜、过道、库房设备等必要空间，换成租金或折旧成本，一个企业用于档案管理的成本确实不少。相对于电子会计档案，用数字形式储存，除了计算机等设备载体需要占用办公面积，电子会计档案几乎不占物理空间，能节约档案库房成本，减少管理成本。

二是节约人力成本，提升工作效率。管理档案库房、装订整理纸质会计凭证需要人力，这些工作基本是大量重复低价值的人力劳动，不止耗费经济成本，也耗费时间成本。电子会计能实现自动归档，从整个业务链条来看，电子会计能实现数据采集、自动整理、智能编制凭证报表等一系列标准化、自动化流程，避免人为疏漏，节约人力成本，提升工作效率。

三是节约打印成本，提升经济价值。电子发票无印制成本，无需邮寄，从全国量级来看，仅纸质发票换成电子发票已经产生巨大的经济价值。对比其他纸质会计档案与电子会计档案，纸质会计档案需要耗费纸张、油墨、耗材、设备折旧，还需要整理、装订，可能还有调档邮寄、移库运输，需要库房、人力等综合成本；对比电子会计档案几乎无印制、运输、库房等成本，能明显降低企业成本，提升经济价值。

1.2 电子会计档案与纸质会计档案的保管比较

1.2.1 储存介质比较

电子会计档案的电子格式形式比较多，涵盖DBF、TXT、ACCESS、JPG、PDF、EXCEL等，数据库代表包括Oracle、SQLServer，归档元数据基于xml为主，这些电子数据可用电子计算机、光盘、硬盘、云储存（实际也是储存在服务器计算机上）、甚至区块链作为储存载体。纸质会计档案的储存载体只有纸张。

1.2.2 保护技术比较

基于电子会计档案数据格式多元化、储存载体多元化，应从数据可读性与储存安全性进行考虑。从可读取性方面考虑，由于技术更新迭代迅速，应避免老旧的数据格式因无法读取使得数据名存实亡，有些磁性介质应避免磁性消失造成的数据丢失。从安全性方面考虑，电子数据需要谨防被黑客攻击，需要防篡改，需要备份防灭失等安全措施。纸质会计档案需要控制档案存放环境温湿度，防潮、防火、防盗。无论电子会计档案还是纸质会计档案，都需要防意外、防自然灾害，相较于纸质会计档案，电子会计档案需要更高技术保护措施，需要一定的运维成本，建立起备份机制，更能有效防止数据丢失。

1.2.3 数据查阅共享比较

在查阅便利性方面，电子会计档案可以利用强大的检索能力进行快速检索，并实现按照给予权限进行权限内的资料查阅，能快速实现数据共享，可以远程查阅数据，可以从移动端、PC端等不同的设备端口查阅数据，可以利用计算机的强大分析能力进行大数据分析，在数据利用率上大大优于纸质会计档案。而纸质会计档案由于物理空间制约，存放于库房中不利于共享，在数据查阅方面也受到很大限制。相较于纸质会计档案，电子会计档案能实现财务共享，更能提供深挖数据价值的便利。

2 电子会计档案管理的关键环节

《会计档案管理办法》第七条明确了可用计算机、网络通信等信息技术设备作为会计档案的管理手段。第八条、第九条明确了仅用电子形式保存的会计档案的管理要求。一是电子资料来源真实有效，由电子设备形成和传输；二是电子资料能接收和读取，电子凭证设定了经办、审核、审批等签批程序，符合会计凭证、账簿、报表等格式要求；三是电子档案与相关联的纸质档案建立了的检索关系；四是电子档案有效防篡改，有备份；五是需要永久保存的档案或有重要保存价值的档案不能仅用电子档案形式保存；六是外部接收的电子档案有符合《中华人民共和国电子签名法》签名的，可仅以电子档案形式保存。

2.1 电子发票的管理要求

电子发票符合电子会计档案的管理范畴，可仅以电子形式保存。电子发票应来源真实有效，扫描件不是源文件，而是源文件的扫描电子副本；打印出来的电子发票也不是源文件，而是电子文件的纸质副本。电子发票应由计算机等电子设备生成和传输形成，在管理时应保存电子源文件。在实际应用中应建立电子发票数据库，以便数据真实性查阅、重复性检索等。

2.2 电子凭证与非电子凭证的关联

有的文件直接由电子生成和传输，如电子发票、电子银行回单、电子签批文件等，可直接作为会计电子凭证存档，与电子会计凭证直接建立关联关系。有的文件必须是纸质档案，如纸质发票、差旅路桥费等，此时有的企业为了实现数据电子化便于管理与共享，纸质发票等文件也采用扫描形式实现电子化，但此时的扫描件并非源文件，而是纸质文件的电子副本，应保留纸质源文件。在实际应用中应建立电子会计凭证与非电子凭证的唯一检索关联关系，同一凭证号可以同时存在电子会计档案与非电子会计档案，只要建立唯一对应编号，建立检索关联关系即可。

2.3 会计凭证、会计账簿、会计报表的保管

电子发票、银行单子回单、由内部管理系统形成，经过内控审批的文件，如采购入库单、产品出库单、固定资产卡片、折旧分配表、固定资产减少单据，以及红头文件等内部文件，可以全部电子化。以上基本构成会计电子原始凭证。由财务核算系统形成的电子会计凭证可以全部电子化；由财务核算系统生成的会计账簿，可以全部电子化；由财务核算系统生成的会计报表，包括科目余额表、各种项目辅助科目余额表、明细账、月报、季报、半年报、年报，注意此处年报属于永久性保存的会计资料，根据《会计档案管理办法》第八条第六款，电子会计资料不属于具有永久保存价值或其他重要保存价值的会计档案，因此会计年报不能只保存电子形式，其余报表均可全部电子化。

2.4 电子会计档案的归档流程

全部电子化的数据资料可以以不同的数据格式存放于数据库中，而凭证显示最好以版式文件显示。用唯一编号来控制对应的会计记账凭证与纸质原始凭证的检索关联关系。在对电子会计档案进行归档时，应进行待归档数据检查、归档数据提交、完整性真实性检查、分类整理、给定保管期限、卷宗组盒整理、赋权、移交保管、定期鉴定、销毁等全生命周期档案管理流程。电子会计资料归档标志：一是控制权移交档案部门或档案人员；二是存档格式符合要求；三是元数据符合要求；四是离开原系统。

2.5 切换电子会计档案的时点

在实际工作中，可以同时保留纸质会计档案管理与电子会计档案管理这种双轨试运行阶段，试运行一段时间后再正式切换成电子会计档案管理。为了便于管理，应从一个完整的会计年度的年初开始执行电子会计档案切换，即从1月1日起启用电子会计档案管理。

3 电子会计档案管理存在的问题

3.1 企业信息化基础薄弱

很多企业往往对会计档案的重视程度不够，没有注意到历史资料的信息价值，受制于传统观念思想指导，往往只注重能立刻带来收入的业务，对信息化管理与支持力度不足。实现信息化、智能化需要与各业务模块对接，甚至需要与外部银行、供应商、主要客户链接，需要高技术的软、硬件支持，需要对这些软、硬件进行更新维护。这些都需要企业有足够的资金投入，一些小型企业无法在短期内实现高度信息化，从而无法使电子会计档案管理达到理想效果。

3.2 采集源多元化，无保留源文件

对于不同的数据从不同的系统采集，数据源格式多元化，生成版式文件后保存在电子会计档案中，无保留源文件；对于由扫描或拍照采集的数据源，可能分辨率不高造成数据模糊，同时无保留原有数据资料，这些无保留源文件均不符合电子会计档案管理要求。

3.3 需要技术保障

首先，要对数据进行防伪验证、重复验证。电子发票极易被篡改，存在重复报销风险，需要有效的技术保障措施识别发票真伪，查验发票重复。其次，从不同系统提取的数据要会读，要转变成有用的财务信息、会计语言。对于从扫描图像中提取的数据，要进行技术识别；基于从不同的系统提取的数据，更需要开发人员进行技术沟通与对接。再次，需要防止黑客攻击、防止数据被篡改，保证数据安全性。建立远程备份机制以及系统和数据安全保障，显得尤为重要。最后，保障电子数据能长期保管。前文已述，电子会计档案归档其中包括存档格式符合要求，元数据符合要求，要脱离原系统，这就需要技术支持，保障数据的长期存续性与长期可读性。

3.4 缺乏复合专业人才

会计电子档案管理需要财务专业与信息技术专业的复合型人才。中国的专业设置现状是这两个学科是独立的学科，这两种专业技术是割裂的技术，在中国很难找到既有财务专业知识背景又有计算机信息技术的高端复合型人才。在企业从事会计档案管理的人员往往由财务人员兼任，由于计算机知识匮乏难以开展系统运维档案管理工作；而计算机专业的人员往往缺乏财务知识而难以开展数据的提取和管理使用的工作。

3.5 制度陈旧、权限设置不清

很多企业在面临纸质会计档案向电子会计档案过渡的当下，电子发票都已经普及好多年，仍使用纯纸质时代的管理制度，导致无法适应当下快速发展的信息时代催生的电子会计档案管理要求，无法指导现实工作。

4 完善电子会计档案管理的对策

4.1 支持多种数据端、多种数据源采集，及时分类

支持从移动通信端、PC端、各种程序终端采集数据，例如从条形码、二维码、APP、小程序中获取数据；利用移动手机拍照功能、扫描器扫描功能，实现图像数据采集，实现实时报账信息采集。人工采集的数据，需要及时分类归档，以免造成大量数据堆积而需要耗费更多的时间整理，降低信息价值，而系统自动采集的数据基于技术运用能及时分类归档。

4.2 鼓励研发，开发适合企业自身的会计档案管理系统

各类企业的业务类型千差万别，各个企业的管理模式也不尽相同，鼓励企业研发适合自身企业管理需要、实现业务财务融合、财务中心信息共享、业务流程标准、赋权明确清晰的集数据采集、分析、处理、归档、再利用一体化的会计档案管理系统。

4.3 加强培养人才

在智能电子会计档案系统的使用管理中，需要既懂财务专业知识，也了解计算机信息技术的复合型专业人才，可以通过培养财务人员学习相关计算机技术来实现基础管理工作；在系统研发方面，更需要既懂财务又懂计算机高端人才，加强人才培养，顺应时代要求。

5 结 语

电子会计档案能降低管理成本，提升经济价值，挖掘数据潜能，使作业流程标准化、体系化，支持共享。在大数据、云计算的智能科技发展时代，电子会计档案能真正实现业财融合，在业务系统自动采集成档数据，将数据采集由事后转变成事前、事中，更能及时发现问题，及时解决问题。未来，不止从企业内部各流转链条业务端采集数据，可能还建立企业外部上下游业务链条的连接，甚至跨行业的业务连接。未来，差旅费的报销将变得更简单，飞机票、火车票等交通工具票据自动推送，餐费住宿费也自动采集。未来，随着物联网的不断发展，数据造假变得更难，会计资料真实性更得以保障，声音、图像、影视都可能作为有经济价值的数据，作为电子会计档案来保管，这些都是纸质载体无法实现的。