高校二级学院办公室精准化管理研究略论

李 伟

（北京建筑大学文化发展研究院人文学院）

党中央一直高度重视教育事业，尤其是近年来教育改革不断推进，促使高校管理重心不断下移，这为二级学院提供了更为广阔的发展空间，拥有了更多自主办学权和管理权。鉴于此，高校二级学院需立足当下，深入内部治理工作，找出存在的不足和缺陷，并予以针对性解决，从而不断提高高校二级学院办公室管理效能，更好地发挥服务作用，为学校教学、科研工作的顺利开展和落实提供基础保障。在此过程中引入精细化管理理念，并将其合理融入到各个环节，提高学院办公室整体管理水平，创新管理方法，为教学科研提供高质量、高效率的服务，助力高校改革发展。

一、高校二级学院办公室精细化管理发展的必要性

高校二级学院办公室作为综合性管理部门，不仅担负着学院人才培养、科学研究重任，在学科以及人才队伍建设等方面也发挥着重要作用，学院办公室具有管理、服务、协调、监督等职能，是承上启下的办事机构。在当前高校教育教学改革进程不断推进的背景下，学院办公室工作质量与成效会直接影响学院工作质量，关乎高校整体运转，因此，有必要加强管理能效的发挥，实施精细化管理。

现阶段，我国高校改革日渐深化，这对高校系统办公室提出了全新的挑战，在实际工作中也会出现一些新问题，对此，学院办公室工作人员应当立足实际，与时俱进，积极转变固有管理观念，不断创新管理方式方法，以更加科学、精细化的管理来提高学院办公室工作水平，切实为高校教学科研、师生员工等提供完善的服务。由于二级学院办公室本身综合性办事服务机构的属性，决定了其在日常工作中要做好上承下达、有效协调、参谋咨询等工作[1]，一方面，要认真贯彻、落实学院领导的决策部署，为学校各职能部门、师生解决各种事项，另一方面，还应当做好日常管理工作，如信息管理、文书管理、资产管理，还有学校内外的接待工作、会议安排等。由此可见，对学院办公室整体管理提出了较高的要求，引入精细化管理理念，可以从各个环节有效完善办公室管理工作，实现管理的创新，促使学院办公室更好地发挥作用。

二、二级学院办公室管理工作现状

（一）缺乏足够的服务意识

从当前我国二级学院办公室管理工作的实际情况看，缺乏足够的服务意识，学院办公室工作不够主动，缺乏自觉性，存在“重管理、轻服务”的情况。分析其原因，主要是因为部分办公室工作人员未形成正确的工作定位，片面地认为学院办公室工作主要就是将上级领导决策部署落实下去，并按照职能部门的要求完成相应的工作。

（二）服务范围不明确

整体服务认知较低，缺乏明确的服务范围，多数学院办公室工作人员并没有明确作为二级学院办公室应当具备的服务功能，只是停留在为领导服务层面，而在各科、室、下属单位、全体教职工、学生方面，缺乏完善的服务定位。尤其是在基层师生服务方面，还有很大的潜力没有挖掘出来，主要是缺乏足够的指导思想，进而严重影响了主动服务、高效服务的开展。

（三）办公室管理混乱

目前高校二级学院办公室管理处于混乱状态。从办公室对口职能部门的实际情况看，不仅部门繁多且工作内容复杂，相互之间还存在一定的交叉，比如在管理工作中，涵盖了行政、党务、档案、人事、财务、资产等方面的管理[2]，同时，还需要负责内外接待、文书文秘、宣传、发布信息、会务安排等内容。不仅如此，在整个工作实施过程中，还需要与多方面进行沟通、联系，这其中涉及到了学校校办、财务处、人事处、资产处、组织部、宣传部等，与此同时，还要与学院下属各科室、中心建立联系。而基于当前高校改革的背景，部门事务性工作日渐增多，对学院办公室工作提出了挑战，以往粗放式的管理方式已然无法适应当前的工作需求，工作人员也因此奔波于各类琐碎事务中，工作效率低下，且任务繁重。

三、高校二级学院办公室精准化管理实现对策

在高校二级学院办公室工作中引入精准化管理理念，必须做到“精”“准”“专”，切实提高办公效率，这也是当下时代的必然选择和实践路径。所谓的“精”，就是明确管理重点，解决难点问题；“准”则要把握事物关键点，实现精准支持；“专”便是管理专业、专行，需要突出管理的专业技能性、科学性。基于这三点加强精准化管理，优化高校二级学院办公室管理工作，可以更好地推动并完善管理模式，有助于全面提升二级学院办公室服务意识，促使工作人员转变职能认知，从而更好地为高校教学科研工作提供高质量、高效率的服务，对推动高校管理体制改革具有重要的促进作用。下面从几个方面具体分析高校二级学院办公室精准化管理的实现对策。

（一）全面梳理精准化管理的具体内容和要求

分析精准化管理理念可知，要求既精细又准确。对于高校二级学院办公室工作来说，想要做到“精”，就必须优化办事流程，保证各个工作环节易操作，追求精益求精。而“准”，则要保证办公室工作任务能够准确把握、合理落实，做到细致服务，同时又能够保证各项流程规范化、程序化、科学化。从本质上讲，在实施精准化管理的过程中，主要就是在规范化管理模式的基础上进行总结、提炼，重点提升学院办公室工作的服务质量，达到节约管理成本、提升核心竞争力的目的。由上文分析可知，高校二级学院办公室本身具有的综合性特点也决定了学院办公室工作复杂、繁琐，为有效发挥服务职能，要求办公室工作人员必须具备较强的素质和能力。正所谓“天下大事，必作于细”，学院办公室工作也无小事，应当积极发挥精准化理念的引导性，提高二级学院办公室管理成效[3]。

精细化管理的实施不仅体现在具体实践方法方面，更是一种工作态度。需要明确的是，精准化管理并非一蹴而就，而是一个系统且漫长积累的过程，最终获得的成功也不能够直观地看到。所以，为保证精准化管理有效落实，高校学院二级办公室应当抓住关键业务，全面实施精准化管理。在此过程中，最为重要也是基本的就是明确精细化管理思想观念，不能空喊口号，搞形式主义，而是要结合办公室工作的具体内容，制定出科学化、 程序化、精细化的管理内容、实施措施，在真正意义上实现精细化管理。严格按照精细化管理目标、任务，对各个环节的工作进行细化目标、量化任务、强化责任，做到无缝对接。

（二）深入办公室职能予以精准化

按照二级学院办公室的职能需求划分，通常会设置办公室主任以及各岗位秘书，如研究生秘书、行政秘书、教学秘书、科研及学科秘书等，主要负责学院教学科研等事务性管理工作。办公室工作涉及到较多方面，再加上工作人员数量、素质等不足，致使办公室各岗位职能发生错位。基于本科院校“双一流”建设的目标，对二级学院整体发展提出了挑战，但这对于办公室工作而言也是一种机遇。在此背景下，高校二级学院无论是进行学科建设工作，还是开展科研工作，都应当加强调研，做好基础信息数据采集工作，结合当下形势综合分析。学院办公室也要积极发挥职能作用，为促进学院加快发展，针对师生关注的问题，及时做好信息收集，以报告的形式为学院发展提供参考意见。逐步改变以往只是执行任务的方式，更多发挥参谋辅助的职能作用，促使办公室职能实现精准定位。

精准化落实学院办公室职能，最为重要的就是明确目标，全面把握学院办公室工作方向，准确定位办公室服务职能与对象。同时，办公室各岗位工作人员也应当明确自身定位，了解并执行岗位职责，正视自身工作内容。为全体师生做好各方面的服务和保障工作，为推进学院中心工作保驾护航[4]。

（三）从管理制度入手加强精准性

制度作为高校二级学院办公室运行的重要依据和标准，建立完善的管理制度可以保障办公室长期稳定运行。因此，学院办公室管理人员应当从实际出发，找出缺陷和问题，进行调整和优化。比如，部分岗位职责不明确、分工模糊，还有制度方面落实不到位、办事程序不规范等问题。从目前的实际情况看，虽然高校二级学院办公室已经明确了各岗位职责要求，但缺乏配套的考核评价机制、激励机制等，从而导致办公室工作人员工作积极性不高，也很难评定人员工作质量，致使办公室整体工作效率低下，部分人员对现有工作产生倦怠感。因此，必须全面加强制度建设，逐步实现依法治校，促使二级学院管理工作更加规范、科学。在具体落实过程中，应当始终围绕学院办公室工作完善相应的管理规范，做好顶层设计，实现制度层面的精细化，为办公室工作立规矩、树规范，全面提高办公室管理水平。

在具体实践中，应当从现行高校二级学院办公室规章制度出发，与当前实际需求作对比，而后有针对性地进行修订、废止、完善，制定新的规章制度。要确保制度具有可行性、实用性，这就需要工作人员在制定过程中主动征求各方意见，反复研究、讨论，使得制度能够满足绝大部分主体对管理的需求。与此同时，办公室作为解读、宣讲制度的重要机构，应当针对制度中的各项内容，详细讲解其中的执行要求、操作流程，为学校各方答惑解疑，进一步推进制度执行力。

除此之外，学院办公室还应当借助制度，进一步优化运转机制、管理办法、考评机制等。从岗位职责、管理人员权限，到各项工作的落实，必须确保分工明确清晰、责任到位。在考核评价指标体系中，应当从办公室具体的工作内容、岗位责任、职责权限等入手，合理设置考核指标，借此增强工作人员工作责任心，调动员工工作积极性，促使工作人员投入更多热情投身到服务教学和科研工作中，发挥服务职能[5]。

（四）高度重视师生，为其提供精准服务

高校二级学院办公室管理的主要目的在于更好地服务师生，并在此过程中践行管理育人、服务育人的任务。从以往的办公室工作内容看，存在较强的行政性，这使得师生对办公室产生一种机关高冷的印象。引入精细化管理理念后，办公室工作在具体落实过程中应当注重“以师生为本”的理念，工作围绕师生需求进行，为师生提供精准服务，从而进一步发挥精细化管理的优势。对此，学院办公室在推行精准服务的过程中，首先要转变以往被动服务的意识，更加积极主动地为师生提供服务，针对师生关注的热点问题、师生诉求等要及时响应解决。在教师方面，要帮助教师解脱于填表、报账、购买材料等琐碎事务，真正实现“减负”，从而为教师节约出更多的时间去钻研教学、科研工作，成为高质量的“勤务兵”。在学生方面，学院办公室应当明确服务方向，从学生存在的问题出发，与学生建立良好的沟通关系，打通信息渠道，及时了解掌握学生在学习、生活、思想等方面的问题，并采取有效措施解决。通过为师生服务的过程，解决师生存在的问题，做到“件件有落实、事事有回音”，实现精准化服务。

除此之外，在为师生提供精准化服务的过程中，也要注重服务的科学性，促使各项工作事半功倍。对此，学院办公室可以采取“首问责任制”“限时结办制”等制度，强化工作人员的服务意识，力争在服务过程中树立优质形象。此外，还应当积极落实学院“财务助理”制度，为师生提供“一对一”服务，帮助师生快速解决问题，真正意义上发挥财务助理的作用，改变以往财务报销排队难、咨询难、查询难等问题，通过此种精准服务，有助于进一步增加师生的幸福感。不仅如此，学院办公室工作人员还应当积极深入到教学一线，观察、分析、总结出教学运行过程中存在的问题，做好反馈，辅助学院作出更加精准的决策。

（五）积极推进办公信息化建设

通过上文分析可知，高校二级学院办公室由于其承上启下的属性，使得日常工作量较大，涉猎面较广，这其中必然会出现大量的事务信息。对此，学院办公室应当积极加强信息化建设，充分利用大数据优势，依托互联网平台，构建出完善的工作系统，为教学审核评估、学科评估等提供有力的数据支持。办公室需要积极发挥大数据优势，完善管理系统，保证工作所需数据得到有效挖掘和利用，从而全面提升决策的精准性、科学性，实现高校各项资源的高效配置，在真正意义上服务师生，凸显教育“以人为本”的特性。

学院应当结合本校实际情况，建立学院云平台，保证与不同端口进行对接，通过云平台简化信息查询流程，不断完善现代无纸化办公模式。必要情况下，办公室应当结合工作需求重构流程，增设数据分析功能，提高信息利用率，解放以往处理繁琐事务的束缚。在OA系统的作用下，办公室工作人员可以实现掌上办公，随时随地处理一些事务，这在很大程度上简化了工作流程，提高了工作效率。此外，线上智能审批、通知公告等功能的应用，为师生及时掌握学院动态提供了渠道。通过精准化办公的实现，有效提升了学院管理水平、服务满意度，同时也极大地推动了信息化与办公室工作的融合，有助于提高学院育人质量。

四、结束语

总而言之，将精准化管理理念引入到高校二级学院办公室管理工作中，不仅是新时代的必然选择，也是推动高校整体发展的重要途径。通过本文的分析可知，基于二级学院办公室管理工作现状，有必要实施精准化管理，全面优化高校二级学院办公室工作模式，创新管理方法。所以，在具体实施过程中，应当明确精准化管理要求，促使职能定位精准化，全面实现管理制度化，为师生提供精准服务，不断推进信息化建设，将精准的理念渗透到学院办公室业务工作的方方面面，真正提升办公室服务效能。