纸质档案管理保护工作的开展思路

谢宇涵

（北京市金工投资管理公司）

纸质档案管理工作是指以纸张为核心载体的一种档案储存管理模式，主要以公文档案、图纸信息、户籍信息、账册信息的原稿为主。相较于电子档案，纸质档案虽然具备一定的储存难度，但也具备电子档案不具备的作用与功能。因此，在无法完全淘汰纸质档案管理模式的背景下，相关人员就需要积极开展纸质档案管理保护工作，保证纸质档案的完整性，确保档案实体与信息的安全，最大限度地延长档案的寿命，这样才可以有效发挥档案管理工作的价值。

一、加强对纸质档案管理保护工作的重要性的重视

对档案的保管与保护，本质上是在档案处在保存、使用和流动的安全防护中，通过档案的日常管理、利用中的安全保护、各种档案灾害的有效防范、突发事件的应急处置以及对破损档案的抢救修复等措施，来确保档案不受损、不破坏、不丢失。结合目前国内形势而言，纸质档案仍然具备独特的作用与优势，因此国内档案管理人员应当结合实际情况，制定出相应的保护措施来减少纸质档案损失与破坏现象的发生。具体而言，每位档案管理工作者都应当意识到纸质档案管理保护的重要性，做好纸质档案管理保护工作。为实现这一目的，还应当结合纸质档案保护环境以及影响因素展开科学分析，有针对性地开展档案管理保护工作，提升对纸质档案的保护意识，确保每位档案管理人员与档案间接接触人员都可以意识到对纸质档案开展管理保护工作的必要性与重要性。公众也应对档案管理保护工作提升重视，以确保档案管理工作者在管理保护工作中减少疏漏，避免受个别因素影响导致纸质档案遭受破坏。一旦档案破坏不可避免，也应当竭尽所能展开修复。在科学技术日益发展的背景下，目前纸质档案修复器具与修复方法也越发多元，因此相关企业以及相关单位应当积极引进现代化科技设备，对纸质档案展开科学保护、科学修复，确保纸质档案的作用与价值得到有效发挥，为人民群众提供更加优质、更加精准的档案信息服务与数据服务[1]。

二、纸质档案管理保护工作中的影响因素

（一）人为破坏因素

纸质档案管理需要经历由各个科室转入档案室的过程，该过程包括档案归档、档案整理以及档案移交，这也是纸质档案管理工作的整体面貌。档案归档、档案整理环节是最容易遭到损坏的阶段，此环节中若是档案管理人员出现违规操作或者操作不规范的行为，都会造成对档案原件的损伤。与此同时，在纸质档案信息查阅以及信息利用环节，部分档案资料由于年代过于久远，纸张在翻阅以及复制环节容易出现破损，从而为档案管理保护工作带来难以挽回的损失，无形之中增加档案管理保护工作的难度。

（二）微生物侵蚀

在纸质档案保护环节中，最为常见的微生物侵蚀现象莫过于档案发霉，常见的霉菌类型有青霉、曲霉与毛霉。具体而言，档案保管环境中的空气湿度会对微生物带来巨大影响，其通常处于空气湿度较大的环境下，容易导致纸质档案发霉。霉菌对纸质档案的破坏极大，会在表面形成霉斑，不仅造成纸质档案污染，影响阅读，而且还会增加纸张酸性。通常而言，我国南方地区气候潮湿，更加容易滋生霉菌，而西部地区气候干旱、日照充足，出现微生物侵蚀概率较小。但需要注意的是，微生物侵蚀所带来的危害与影响极大，会对纸质档案造成难以挽回的破坏，因此需要相关人员加强重视[2]。

（三）光照与灰尘因素影响

经过长时间的阳光照射，会造成纸质档案的机械强度降低，这是由于光能可以对纸张当中的纤维素带来影响，使纸张出现氧化现象。具体表现为字迹褪色、纸张发脆、纸张变黄。不仅如此，若是档案表面附着灰尘，就会在档案移动环节、翻阅环节增大灰尘与档案纸张之间的摩擦，产生机械磨损，严重时还会造成档案污染或者档案纸张粘连。除此之外，灰尘由具有颜色的小颗粒组成，因此会影响到字迹的清晰度，对纸质档案的使用效果带来影响，尤其在我国西北地区浮尘天气以及沙尘天气极为常见，灰尘对纸质档案保护工作所带来的影响也更加常见。

（四）纸张耐久性

纸张的耐久性是指在保存和使用的过程中，纸张能保持原有的物理、化学性能，特别是耐折度、撕裂度、白度、PH等的能力，老化是纸张随着时间推移出现的各种性能的不可逆变化，因此选用耐久性较好的纸张也是进行纸质档案保护工作的有效途径之一。具体而言，纸张的纤维素含有量会直接影响到纸张的耐久性，若纸质材料所选用的纸张纤维素含量高，则纸张的耐折度以及拉力相对较强；反之若是木质素含量较高，纸张就更加容易出现理化反应，纸质档案保存时间一长就容易出现纸张变质、损坏等现象。因此为保证纸质档案管理保护效率，应当选用耐久性更强的纸张材料，配合优质的保管方法，方可有效延长纸质档案使用寿命，发挥档案信息的作用与功能[3]。档案行业标准《文件用纸耐久性测试法》（DA/T11-1994）将公文、科技文件材料归档用纸分为最耐久纸和一般耐久纸两类，其中一般耐久纸也可保存200年以上。

（五）字迹耐久性

档案字迹的耐久性是指档案字迹抵御外部环境的影响，保持原有色泽和清晰度的能力。耐久性的影响因素主要由字迹色素成分是否耐久和色素成分与纸张结合是否牢固以及保存字迹的外部环境构成。如较为常见的红墨水、纯蓝墨水所采用的色素都为有机染料，这种染料水溶性极佳且颜色鲜亮，但耐水性与耐光度相对较低，字迹容易出现褪色，不利于长期储存，更加无法满足纸质档案管理保护工作的需求。结合目前国内字迹材料种类进行分析：（1）墨由碳素防腐剂以及动物胶构成，碳原子外层由四个电子组成，可形成相对稳定的化合物；（2）墨、墨汁的色素成分都是炭黑，炭黑又具有“结膜”功能，因此是最耐久的字迹材料。（3）印刷文件必须使用油墨，油墨由色素成分、填充料、黏合剂和辅助剂等组成，书写出的字迹不易褪色，耐久性更强，其中黑色油墨是最耐久的字迹材料，蓝色和红色油墨是比较耐久的字迹材料。

三、纸质档案保护工作优化策略

（一）提升纸张耐久性

为保证纸质档案保护效率，应当尽量选择碳含量更高、酸性物质更少的弱碱性纸张，档案管理人员需要对纸张种类以及纸张应用特点高度熟悉，并且积极参与到纸张选购以及纸张选择的环节。若是受到各种因素影响，无法直接参与到纸张选购环节，则应当向采购人员讲明纸张选购要求。与此同时，需要做好纸张选购计划，确保所采购的纸张可以在半年内用完，若是采购时间距离纸张使用时间过长，也会在无形之中缩短纸质档案的使用寿命，不利于纸质档案保护工作开展[4]。

（二）科学选择字迹材料

上述表明，墨是耐久性与实用性兼具的字迹材料，无论是墨汁还是碳素墨水，都是纸质档案的极佳选择。碳黑色素属于耐久性字迹，可以满足纸质档案书写要求，因此也是纸质档案最为理想的字迹材料。杜绝以易褪色材料作为纸质档案字迹材料，可以显著提升纸质档案储存效率。为此，档案管理人员应当对其他字迹材料的档案信息展开复制，并且引入数字化扫描技术，尽量保存档案信息原貌。

（三）避免光照与灰尘破坏

首先，为有效减少光照对纸质档案的破坏，应尽量减少纸质档案库房的光照资源，只需设置窄小窗户，并且在库房外围设置环形连廊，确保每个窗户都配备遮光性达标的窗帘。当遇到炎热天气时，可以通过展开窗帘来实现遮光处理，避免纸质档案受到阳光直射，并可以有效降低或者调节纸质档案库房温度。我国西北地区春季时会有大量的沙尘天气，因此应当确保档案库房门窗处于紧闭状态。不仅如此，还可以在库房周围种植绿色植物，用以减少灰尘以及其他有害气体对纸质档案带来的危害与影响。绿化植物对粉尘具有过滤作用与遮挡作用，可以在避免灰尘破坏环节发挥巨大的作用与价值。除此之外，相关人员还应当积极做好库房内部的清洁工作，这样可以有效降低含尘量，也可引进空气净化设备通过技术手段过滤灰尘以及其他有害气体，这也是纸质档案保护工作的有效途径之一[5]。

（四）预防微生物形成

为保证纸质档案不受微生物的侵害与影响，档案管理人员需要结合当地气候情况制定出相应的预防措施。微生物在库房当中生长的条件为充足的养料、水分以及适宜的空气与温度，而纸质档案则是微生物的天然养料，因此从源头解决养料的问题相对困难。结合目前形势而言，无法对纸质档案开展真空储存，为有效预防微生物滋生，还应当科学管控室内的温度与空气水分。具体而言，纸质档案储存温度需要控制在14-24℃之间、湿度处于45-60%之间，在特定的温度与湿度下，会对微生物生长于发育带来不利影响，因此这是预防微生物形成的有效途径。需要档案管理人员对档案库房的温度与湿度展开严格管控，并且定期投放得到国家许可认证的植物杀虫剂；针对档案库房面积较大且库存较多的情况下，需要定期做好微生物处理工作。在有些公司，每年都会定期在每个档案室投放鼠药、防虫药并在档案室内喷洒消毒液，尽力延长档案的寿命并努力做到符合保护档案库房的“八防”要求。

（五）减少人为因素对纸质档案的破坏

为有效减少人为因素对纸质档案所带来的破坏，首先应当在档案整理环节、档案归档环节、档案移交环节加强管控，避免档案整理人员违规操作或者操作失误导致纸质档案破损。应提升档案整理人员的职业能力与职业素养，确保档案整理人员可以针对性地开展档案抢救工作、档案糊裱工作以及档案修复工作。与此同时，通过提升档案管理人员的专业技能，可以保证在档案查阅环节以及档案信息利用环节减少翻阅力度过大的行为。在档案信息复制环节，应避免出现暴力操作的行为，这样也可以有效减少外力因素对纸质档案所带来的损坏。为实现以上目的，需要坚持以人为本的工作原则，加强对档案管理工作者的培训力度与教育力度，采用理论学习、专题讲座以及业务培训等方式，来保证档案管理工作者具备较强的职业技能与职业道德，并且将纸质档案保护技术作为重点培训内容，确保档案管理人员可以牢记档案事业管理使命，拥有良好的大局意识与岗位意识；应使其可以肩负起纸质档案保护工作的职责，严格落实系统操作流程，在档案信息翻阅与档案信息利用环节，做到轻拿轻放，爱惜纸质档案，以充分发挥纸质档案为科研工作、整理工作以及决策工作所带来的重要作用。

四、纸质档案发展方向

（一）纸质档案管理工作与信息化档案管理融合

结合目前形势而言，在信息化技术高速发展的背景下，电子档案管理模式相较于传统纸质档案管理工作在信息储存以及信息传送环节具有明显优势。而纸质档案具备凭证属性以及原始属性，在很长一段时间内，电子档案无法完全取代纸质档案，因此为显著提升档案工作效率，需要实现纸质档案与电子档案的有机融合、相互促进、相互补充。首先，为保证业务的办理效率以及办公效率，会首先在计算机当中生成电子档案信息，并且将电子档案合理转化为纸质档案并加以保存。其次，纸质档案呈现数字化发展，即首先生成纸质档案，然后采用信息化储存方式来展开科学转化，因此在未来很长一段时间的档案管理工作当中，档案管理人员需要不遗余力地实现纸质档案与电子档案的融合，使档案管理工作形成良性循环，促进档案管理事业发展。需要注意的是，传统纸质档案管理保护环节需要投入大量的人力资源与物力资源，而在新时期背景下，档案管理人员可以在信息化技术的助力支持下实现对档案资料的科学管理、高效管理，同时提高工作效率、提升服务水平。

（二）纸质档案管理工作规范化发展

目前国内针对档案管理工作尚未形成管理标准与管理规定，这也导致纸质档案管理工作无法实现规范化发展。档案管理效率参差不齐，严重降低档案信息的调配效率与储存效率。同时，也对档案管理模式数据化发展、信息化发展带来诸多阻碍。为保证档案制度可以实现规范化发展、制度化发展，需要引入标准化作业流程，实现科学化操作、规范化操作、制度化操作、系统化操作。例如档案分类工作与档案存档工作都属于基本操作范畴，而档案交接工作则会受到不稳定因素的限制与影响，这也使得大多数企业与单位的档案交接工作效率低下。在档案交接环节，出现大量的档案信息丢失以及档案信息错乱。为此，应当积极加强档案交接监管效率，确保在档案交接环节双方都对交接工作提升重视，一丝不苟地开展档案信息交接工作，并且在纸质档案查阅环节中与纸质档案保存环节中，相关人员应严格按照制度标准来开展，避免各种操作造成档案资料破损[6]。

五、结语

总而言之，在新时期背景下，电子档案给传统纸质档案的管理工作带来了些许冲击，但纸质档案仍然有着电子档案所不具备的作用与价值。档案是历史的真实记录，不仅有参考作用，而且有凭证作用，有时还需要永久保存；因此更加需要通过提升纸张耐久性、科学选择字迹材料、避免光照与灰尘破坏、预防微生物的形成、减少人为因素对纸质档案的破坏等方式，积极开展纸质档案管理保护工作，发挥纸质档案的特殊作用与特殊功能，确保纸质档案可以在各项工作的开展中作为重要的参考依据，充分发挥它的各种价值，便于社会各方的利用。