新时期公路系统档案编研工作规范化管理分析与思考

杨素琳

（山东省滨州市公路事业发展中心）

深层次编研并开发公路系统档案，不仅可以提高工程设计、现场施工以及质量监理等工作的成效，也能够为公路工程施工建设技术水平的提升打下良好基础。在信息化技术快速发展的环境背景下，要切实提升档案编研工作整体水平，还需重点加强规范化管理，将档案资料信息的服务性功能作用有效发挥出来，以此为新时期公路工程的高质量发展提供有力支持。

一、我国公路系统档案管理工作现状

公路建设项目工期长、建设范围广、人员流动性大。公路建设项目从立项到竣工核准的时间最短为1-2年，长则为7-8年或更长。由于每个项目由若干个子项目组成，参与建设的单位较多，各阶段创建的项目档案也不尽相同，数量较多。每一业务单元的工作内容繁杂，无论是物料采购、施工作业还是供给营销，都可能出现较多的突发状况，加大公路系统信息管理的工作量。档案数据的统筹管理不仅涵盖工程基础材料采购档案的管理、库存信息管理等基本内容，还涉及到供应商与客户等关键方面的文件资料，这也对档案编研与管理的规范性提出了更高要求。在新时期的公路工程施工建设中，档案编研工作发挥着不可替代的重要作用，要贯彻落实规范化、高效化的监督管理，还需加快对信息技术、通信技术等现代化技术手段的应用，转变传统人工管理的单一化模式，提高档案数据统筹与汇总的准确性，提高公路系统档案管理效率[1]。目前，许多项目档案的管理只发生在每个项目结束时。工程竣工验收后，由承包商或项目办将竣工档案立即送至建设单位档案部，由档案审批部对档案进行整理归类、编目和存储。因此，在项目建设过程中，容易出现已完成档案收集不全，无法及时发现、修复和解决问题。

观察和分析当前大部分地区公路系统档案编研与各项管理工作的落实情况可以发现，档案资料完整性不足、对规范化管理编研工作缺乏重视等问题的存在较为普遍，许多施工单位将管理重心放在对工程项目建设作业进度的把控上，规范化档案编研与管理的思想意识较为薄弱。如果在项目开始时没有制定项目档案的统一组织标准和有效的控制措施，随着子项目的逐步完成，参与单位移交的项目档案就变得“五花八门”。在整个项目完成并获得批准之前，一些施工单位已经撤离；档案似乎不完整、丢失或损坏；项目中的一些管理者对项目档案管理的重要性缺乏认识和重视。事实上，强调项目管理而忽视项目档案管理的现象是普遍存在的。由于没有项目档案管理制度，也没有专人管理，一个工程的档案资料通常分散在许多相关人员手中，其中一些在人事变动时甚至没有转移个人信息，直接带走档案。除此以外，部分管理人员缺少责任意识，对信息化技术方法的应用不熟练，未能立足于实际情况或档案编研工作的需求构建完善的管理程序，这也是导致档案编研准确性差、完整性低以及工作效率不高的关键因素。公路工程项目的施工建设缺少可靠的数据支持，整理汇总的工程文件与资料数据也难以在后续工作中发挥效用[2]。

二、做好新时期公路系统档案编研工作的重要性

公路工程覆盖面广、施工工期长且人员复杂，在各阶段施工建设作业中都伴随有大量信息数据的产生。近年来，我国公路项目建设施工发展速度显著加快，档案编研工作面临的资料文件与数据内容等愈发复杂。要避免在档案原件查阅或利用的过程中出现破损、丢失或脏污等问题给档案的存档与使用寿命带来不利影响，还需重点加强全流程的规范化管理，为后续公路工程的改建扩建施工、维护管理等工作的组织设计提供科学完善的参考依据，也为公路建设研究工作水平的稳步提升打下坚实基础。

作为对工程的真实记载，档案是第一手材料，其权威性会受到资料内容可靠性与真实性的直接影响。公路系统档案对于地区的经济发展、文化建设以及政治决策的制定都具有不可替代的参考价值，除此以外，还可以用于学术研究等。但馆藏档案信息的类别较为复杂，且时间上跨度较大，呈现出浩繁性与分散性的特点，在一个档案室内同属于一个专题的文件材料，往往可能分散在全宗许多案卷中，这也为工作人员的查找与取用带来诸多不便。实施新时期的公路系统档案编研工作，主要目的是经由选择分析、鉴定考证以及去伪存真等一系列规范的作业流程，将现有的档案资料形成系统化的集合信息，最终汇总为适用精炼的档案编研成果。与此同时，转变原本单一化的一次档案信息提供的服务形式，实行对档案编研的跟踪服务，化被动为主动，为党政工作、调查研究等提供真实有效的资料依据，这也是新时期公路系统档案编研管理工作的首要目标。

三、新时期公路系统档案编研工作规范化管理的实践策略

（一）围绕工作部署、重视档案编研

组织开展公路系统档案编研工作，应立足于单位的业务规划与工作部署，有序展开各项研究活动，在专题材料的选择与使用上，应着重凸显出使用性与特殊性，对于编研工作人员而言，一方面应对单位的核心工作部署加以充分了解，在选择和确定编研选题的过程中，需重点加强与核心工作部署的紧密衔接，与此同时，还应满足充分利用档案资源的实际需求。无论是编研材料的选择，还是与单位实际情况的密切融合，均应以最大程度上满足单位对系统档案高效利用的要求为首要目标。例如，对于公路路网改造施工的档案编研，工作人员首先应明确了解上级部门给出的具体的工程计划，详细汇编各类项目资料，如进行改造升级施工的具体路段、以往的维修维护作业情况以及有关的主要技术指标等，将所有的图文资料统一汇总起来，以此通过历年公路维护实况、公路工程图集以及基础数字汇编等方式形成综合使用性汇编文件。除此以外，还可以将水文资料汇编、公路桥梁水文资料汇编等纳入其中，这不仅可以为上级部门的工程项目制定决策提供切实有效的参考依据，还可以为后续各业务部门的设计规划、现场施工等提供有价值的辅助指导，最大限度内加快项目工程的施工作业进度，降低工程整体造价成本[3]。

另一方面，编研人员应充分认识到深入基层的重要性。在组织开展公路系统档案编研工作的过程中，加强与设计人员、施工单位间的沟通与交流，亲临现场了解图纸设计、数据信息以及施工规划等具体工作内容，熟悉公路工程的各阶段施工工作流程，因此充分把握并明确公路系统档案面临的实际利用需求。规范化档案编研的整个工作流程，围绕公路桥梁工程的修建与使用情况完善修建年限登记簿，以真实有据的年限登记信息为基准，及时全面地统计实际使用年限超出规定范围的公路桥梁，与此同时，还可以为维修养护等后期维护工作的开展提供相应的数据支持。除此以外，标准配件、通用图集在大部分公路系统档案编研工作中的应用较为频繁，因而工作人员可以将其统一编研成综合性的图集文档，如高等级公路图集、国道图集以及通用图集等。这样不仅可以为档案编研与管理提供便利条件，还能够显著提高各类文件资料的利用率，将系统档案的社会价值有效发挥出来，争取创造更大的经济效益[4]。

（二）运用信息技术、提高编研效率

推动公路系统档案编研规范化管理，应紧密贴合新时期社会发展环境，将多元化的先进技术手段引入并运用到编研与管理工作中，以此切实提高档案编研工作效率与数据资料的准确性，也为管理工作的高质量落实打下坚实基础，减少人力成本。随着互联网在各行业领域内的快速发展，人们的工作生活置身于全范围的网络环境中，无论是收集所需的资料信息，还是进行信息的发送与传播，都离不开对计算机、移动终端等信息化技术的应用。由此可见，推动公路系统档案编研工作迈向现代化发展路径，还需加强与信息化技术、智能技术的充分结合，不断提升档案编研管理的发展层次。对于编研人员来说，可以通过网络搜集有关公路工程的数据资料，然后借助计算机软件等汇总整合所有的档案资料。

当前，许多职能部门逐渐选择在互联网上发布有价值的档案信息，这也为公路系统档案编研工作的开展提供了便利条件，因而编研人员应对网络环境下的信息搜集提高重视，通过网络搜索等途径搜集或征集所需的资料内容，对于管理人员而言，一方面可以及时熟悉并掌握档案编研工作的进展情况与最新动态，另一方面可将网络计算机等信息化技术的作用充分发挥出来，逐渐丰富公路系统馆藏的档案资料。除此以外，生动形象、图文并茂是网络信息资料的主要特点，便于编研人员将综合性的公路系统档案编研成果直观化、全方位地更好地展现出来，在逐步加强并优化网络互动的基础上，进一步推动档案编研工作迈向开发化的发展方向，提升管理成效。开放的网络环境为编研工作带来了显著的便利条件，也对新时期档案编研规范化管理提出了更高的发展要求，即要切实提高编研成果在公路工程及其他领域的广泛应用，应积极拓展开放化编研与系统化管理的发展道路，搭建专门的档案网站，依托于高质量的信息平台为用户提供便捷的资源服务，这也是提升档案编研管理成效的重要路径[5]。

（三）完善制度体系、树立责任意识

规范化监督管理公路系统档案编研工作，还需依托于完善的管理制度体系，在日常的管理工作阶段内，应引导编研人员着重关注以下问题：

（1）重视部门配合。尽管对档案文件的汇编、对参考资料的搜集以及论文专著的撰写是档案编研工作的核心内容，但在实际情况下，对公路系统档案的编研不应仅仅局限于此类文字性工作，还应重视多部门间的沟通与配合，争取获取建设性的编研成果。在搜集资料与实践调查环节中，深入业务部门了解其对各类文件资料的使用需求，以此获得有价值的意见建议，形成分析性报告，确保各方关系得到妥善处理。

（2）丰富实用性强、多样化的资料内容。通常情况下，公路系统的档案编研所用到的资料数据、信息资源等时间跨度相对较大，无论是多类型的资料文档，还是繁杂的数据信息，都给系统化的编研工作带来较大难度。因而要创新选题，重视数据资料的实用性，将公路工程有关工作内容的规律性与本质性凸显出来，以此助力公路工程建设行业的优化发展。

无论是完善档案编研管理机制，还是逐步明确并规范相关法律法规的构建，都是以保障现代化档案编研管理工作有序开展为核心目的，但在实际落实过程中，需要依托于执法手段。对于档案部门而言，应充分承担起自身行政执法主体的职能责任，站在宏观角度上推进各环节档案工作的稳步开展，进一步加强日常执法力度，监督档案编研与管理工作内容的完成情况，认真全面地贯彻实施档案管理制度体系。

（3）在新经济形势发展背景下，竞争不仅仅存在于技术领域、知识领域等传统层面中，还逐步拓展到了人才竞争领域中。推动公路系统档案编研与管理工作迈向现代化发展路径，离不开专业化、高素质人才队伍的构建。对于管理部门而言，一方面应积极营造宽松的工作环境，另一方面则应构建科学完善的竞争机制，提高对档案编研人员梯级队伍的组建。在日常工作过程中，用于选拔并起用年轻的干部人才，做到知人善用。与此同时，还应适当加压，促使职能干部将自身的特长优势充分利用起来，从根本上提高公路系统档案编研管理工作水平。在条件允许的情况下，可以为内部工作人员提供相应的培训与学习机会，引导其积极地参与到专业研讨与交流活动中，能够有意识地更新原有的知识体系，逐步提升个人的专业技能水平，夯实并丰富理论基础。在硬件设施的完善化建设方面，档案部门应重视推进馆、库的建设工作，为公路系统档案编研工作的高质量开展提供便利条件。

（四）提升档案工作者的专业性

（1）建立健全管理制度和激励机制。档案管理水平必须不断提高，档案管理人员的素质也必须不断提高。档案专业知识的持续培训，可鼓励档案管理人员不断更新业务知识，增加对档案工作的使命感和责任感，充分发挥档案工作中的主观能动性，保持良好的工作态度。

（2）加强档案教育培训。从实际出发，需要多渠道、多方面、多方位、多层次地培养档案管理人员。组织培训和交流经验，邀请具有丰富档案工作经验的同事，通过传授他们在重点档案和困难档案工作中的知识、技能和经验，提升档案工作者的专业水平。秉承“学用结合、按需施教、重视实效”的方针，我们为档案从业者提供全面系统的学习机会，以填补空缺，不断加强档案管理。

（3）档案工作者需要培养创新意识，没有学习就没有创新，没有创新就没有进步。档案管理就是在发展中创新，在创新中发展。在具体的档案管理方面，相关工作者需要抓住各种创新机会，提高档案管理质量。采取行动，主动开发档案信息资源，主动识别档案运营中出现的问题和情况，并采取应对措施。只有这样才能完成高水平的工作，树立良好的形象。同时，为适应后期发展的需要，需要拓宽知识面，运用多种科学方法，提高技能，以适应公路档案管理工作的最新发展需要。

四、提高新时期公路系统档案编研管理工作的要点

做好新时期公路系统档案编研规范化管理工作，要求编研人员与管理人员提高对档案编研中各项工作事务的重视，树立责任意识，充分认识到信息化时代背景下档案编研与规范化管理面临的机遇与挑战，不断学习先进的理论知识与现代化的技术手段，贴合行业发展趋势，为公路系统档案管理的长远发展打下坚实基础。一方面把握好档案编研的时效性，在稳步提高编研成果质量水平的基础上加快各环节编研工作进度，避免错过领导决策或业务部门工作的时机，将档案编研成果的实用性价值最大化发挥出来。与此同时，有效克服档案文件搜集、汇总以及编研的滞后性，引导编研工作准确把握并适应单位运转情况，指定期限内尽快完成各类编研工作任务，为后续各业务部门的取用提供便利。

另一方面是把握好档案编研形式的灵活性，综合性与系统性的档案信息是档案编研的核心，因而在对材料形式的管理上应秉承规范化与灵活性并存的基本原则，鼓励创新报道型、编纂型等多样化的编研加工形式。

五、结束语

公路工程项目建设施工对地方经济建设具有重要的现实意义，构建完整的系统档案，对公路桥梁的科学管理、维护工作的开展起到有效的推动作用。做好档案编研工作，汇总整合技术资料与文件信息，对施工与管理工作的实际情况加以真实记录，提高公路项目档案管理水平，将完善化资料文件的实用性价值全面发挥出来，为我国道路交通现代化建设服务。