中小企业科研协作经费财务管理现状及其对策——以林业科研经费管理为例

蒙桂艳

（广西壮族自治区林业科学研究院，南宁 530002）

1 引言

由于我国市场经济体制日益完善，国家扶持中小企业发展的政策取向不断明确、力度不断加大，我国中小企业的经济效益和投资信心不断提高，中小企业发展指数连续上升，保持着稳中求进的发展势头，成为国民经济不可或缺的组成部分。同时，中小企业成为科学技术创新活动的重要参与者。但是，大多数中小企业由于没有专门的研发机构和科研人才，不能独立自主申报科研项目，通常以协作单位的角色参与科研院所、高校等单位的科研项目。因此，中小企业科研协作经费通常指科研项目主持单位为保障科研活动的顺利开展，按合同规定从项目科研经费中下拨给协作、参与研发的中小企业的专项经费，专项经费纳入项目经费预算，具有明确的专属性。由于部分中小企业管理者对科研经费的财务管理、财经纪律等要求不清楚，在管理、使用科研协作经费时出现了与国家政策、科研项目管理规定不适应的情况。因此，研究中小企业科研经费财务管理方面存在的问题，对中小企业今后更广泛、更深入、更安全地参与科学技术研究活动有着重要的现实意义。提高中小企业科研经费的财务管理水平，有助于降低科研经费被套取、挪用的风险和科技人员的廉洁风险，促进科学技术的产、学、研方面全面健康发展。

2 中小企业概述

中小企业是指在中华人民共和国境内依法设立，人员规模、经营规模相对较小的企业，划型标准主要根据企业从业人数、营业收入、资产总额等指标，结合行业特点进行划定。中小企业是与本行业大型企业相比较的相对概念，生产规模和市场份额较小，其主要特点是：企业规模较小，部门较简单，市场反应灵敏，生产经营决策快；企业投资规模小，市场竞争能力较弱，自有资金和融资能力有限，产品较低端，科技含量小，企业受外界的影响较大时不易存活；企业专业性强，广泛参与科研试制、实验等，是推动科技创新的重要力量，遭受科研失败时损失小；各行各业企业数量众多、分布面广。

3 中小企业科研协作经费财务管理的现状及问题

据统计，省级林业科研院承担的科研项目中，协作、参与的企业多数为中小企业，而林业科研经费使用跟踪审计结果显示，在中小企业协作单位当中，相当一部分忽略科研经费财务管理，认为非体制内单位，专项资金拨到企业后不再受国家职能管理部门的监管，使用经费时按自有资金使用，不按合同规范使用和管理，审计时审减金额较大，经费实际预算执行进度无法达到计划进度，一定程度上影响了项目预算进度。因此，对中小企业的管理者来说，只有转变管理理念，加强企业科研经费管理意识，落实好专项资金的财务管理工作，企业才能以更好、更安全的状态参与到科学技术革新的队伍当中。目前，部分中小企业的科研经费财务管理存在两个误区：一是把科研经费财务管理简单化，忽略了课题组、技术负责人与财务部门之间的协同管理；二是经费的使用忽略专项资金管理相关政策法规的刚性要求。从当前的情况来看，中小企业在科研经费财务管理方面普遍存在以下问题。

3.1 专项资金未进行专账核算

部分中小企业未对专项资金进行专账核算，经费支出与企业自身运营的成本、费用无法区分，在项目审计检查时，未能提供经费支出财务资料，而且依据原始资料无法核实经费的实际支出。部分中小企业未对省级、市县级、企业自有资金等不同来源的专项资金分别进行专账核算，无法区分不同来源资金的实际支出情况。

3.2 会计凭证附件缺失

中小企业财务人员由于长期从事企业会计核算工作，对科研工作的日常业务情况不熟悉，对不同用途的经费支出应当取得的附件证明资料不了解，又没有及时与技术负责人或项目牵头单位财务助理沟通，导致会计凭证缺失的情况比较普遍，具体表现为：设备、专用材料采购缺少入库验收手续，没有附实物验收入库证明资料；测试化验、检测咨询等缺少合同和测试检测结果文件资料等；专利、著作、软件等无形资产申请、购买缺少确认单据；科技人员绩效工资发放缺少绩效考核资料，劳务费支付缺少考勤记录等。

3.3 大额现金支出

在电子支付相当发达的现代社会，少量中小企业忽视大额现金支出问题的现象仍然存在，对应当采用转账支付方式结算的设备费、大宗材料费、测试化验加工费、劳务费、专家咨询费等仍然以现金支付，违背了科技项目财政资金原则上采用银行转账方式结算的规定。中小企业使用现金支付劳务费、专家咨询费的理由是过分强调科研的特殊性和支付环境的限制，特别是一些野外作业，如承包营造科研示范林、森林物种普查、采种等作业发生的大额劳务费。以现金支付为例，虽有领款人的签字凭证和身份证复印件作为附件，但业务真实性方面的证明还不够充分、严谨，同时，不符合《现金管理暂行条例》中现金结算限额为1 000 元的管理规定。

3.4 超预算范围列支费用

一方面，中小企业超预算开支科研经费是没有正确把握时间节点。科研项目通常是申请立项成功后才开展研究活动，项目的目标任务有具体的量化考核指标，而这些量化考核指标是立项后研究开发取得的成果，与项目立项前开展的基础性研究是有明确界线的。因此，中小企业研发支出财务数据应当为签订合作协议后的支出，而签订合作协议前支出的成本、费用不在课题预算范围内。另一方面，中小企业超预算开支科研经费是未根据项目进度从日常支出中合理分摊研发费用，而是一笔或几笔集中开支用完经费。如上文所述，中小企业的研发活动多数与日常生产结合在一起，服务于研发活动的支出只是日常生产中的一部分，因此，中小企业不能简单地将某一期间发生的成本费用直接全部列入专项经费支出，应当将本期服务于研发的成本费用进行分摊，编制分摊明细表后将费用计入专项经费支出。而中小企业没有根据实际情况进行费用分摊，无法提供分摊明细的会计资料，审计则视为超预算范围支出科研经费。

3.5 财务核算使用的会计科目不恰当

部分中小企业在收到项目专项资金时，有的使用“营业外收入”科目核算，有的使用“其他应付款”科目核算，发生的经费支出使用“营业外支出”核算，或列入“其他应付款”科目借方核算，没有按企业会计制度规定使用“专项应付款”“研发支出”等会计科目进行核算。中小企业对各种专项经费来源的资金，无论是省级财政经费、地市县级财政经费、企业自筹经费以及其他渠道获得的科研经费，都应当按照“专款专用、单独核算、注重绩效”的原则使用和管理，部分中小企业将科研经费作为企业获得的政府补助收入核算或记入往来账核算，都不符合专项经费专属性的要求。部分中小企业未按经费预算设置末级科目，直接在企业成本明细科目下归集科研项目发生的费用，这样既不利于随时掌握专项资金各项费用的执行情况，又难以确保各项费用的实际支出控制在合同规定的预算范围内。

3.6 自筹资金未提供出资证明

在签订项目协作合同时对协作单位有配套资金要求的项目，企业应当按项目进度合理安排自有资金足额配套，但部分中小企业对配套资金账务处理没有体现专项配套，配套资金证明材料只有股东会议决议证明、会议纪要或企业正常运营成本开支凭证等，资金没有转入项目课题专户核算，无法提供资金到位的证明材料。

3.7 经费预算执行率偏低

中小企业得到的财政资金有限，多数财务人员在分年度预算和执行进度方面的意识不够强，课题组、技术负责人在开展项目前期工作时未能与财务人员充分沟通，财务人员未能按照年度实施的实际需要合理安排支出，少数企业甚至不知道专项经费该如何支出，索性留在账上不支出，造成年度资金的结转结余较大，严重影响项目预算执行进度，造成项目年度预算执行率偏低。

4 中小企业科研协作经费财务管理问题的成因

第一，项目牵头单位管理经验不足，项目财务助理的工作指导不到位。国家第一批创新驱动发展专项资金重大项目于2017年设立，项目获得的财政专项经费拨款有的可达到4 000 万元～5 000 万元，加上各方面的配套资金，部分项目的总经费可高达上亿元。项目内设立的课题数量多，产业链条完整，课题主持单位、协作单位众多，项目牵头单位统筹管理难度大，加之项目牵头单位在项目管理、财务管理方面还处在不断探索积累的阶段，没有形成有序、规范、闭环、稳定的管理模式，在一定程度上对协作单位实施项目造成影响，如协作合同签订慢、协作经费下拨不及时等。项目牵头单位设置的项目财务助理通常由项目牵头单位财务部门的专职财会人员担任，财务助理既要完成岗位日常业务，又要兼顾项目财务管理工作，时间和精力有限，不能前往中小企业进行充分调研和业务指导，不能及时将有关政策文件学习宣传到位。第二，企业经营投资者不重视科研经费管理工作，没有建立健全的科研管理内部控制制度。中小企业因为生产规模小，企业组织机构不健全，人员岗位设置不到位。同时，企业的投资者通常也是经营者，企业管理者对财务管理没有给予应当拥有的地位和作用，特别是民营小企业，通常只配备一名财务人员，或者直接由企业投资者家属、亲戚兼任会计，会计核算的目的多是完成税务方面的申报要求。对于实施核定税额管理的企业，会计核算的重要性被削弱。因此，中小企业针对项目资金制定相关实施细则及管理办法的难度较大，无法明确资金支付财务审批程序和报销手续，使专项经费支付程序不够规范。第三，企业会计基础工作薄弱，财务规范化管理水平较低。中小企业的财务管理水平较低，没有专职负责财务管理的专业人才，不具备基础财会知识，导致企业会计基础工作薄弱，会计人员技术操作水平低，会计信息严重失真。由于财务人员缺乏财会专业背景，对会计法律法规和财政资金使用政策制度缺乏充分的理解和认识，直接影响财务规范化管理的质量，造成财务审批随意性大，财务管理比较混乱。第四，企业专项经费管理的规则意识淡薄。专项经费的专属性不因经费的层层下拨而改变，中小企业取得的科研协作经费全部纳入科研项目预算管理，科学研究工作应按项目任务和技术路线开展，发生的费用支出应当符合项目预算的支出范围，结余结转经费使用与企业自有资金有本质上的区别，尤其体现在其专属性方面。部分企业管理者在执行科技经费管理政策方面规则意识淡薄，企业出现管理不规范的情况，审计检查提出诸多问题，不利于企业树立良好的科研诚信形象。

5 加强中小企业科研协作经费财务管理的对策和建议

5.1 建立健全科研经费管理制度

中小企业作为项目参与单位，应当根据项目牵头单位和国家的相关制度规定，对专项资金制定适合本企业的经费管理办法，梳理各类支出业务流程，明确支付审批程序，规范报销凭证，完善会计核算原始票据和证明文件等附件手续。中小企业应当对专项资金进行专账核算、专款专用，在成本核算中设置科研项目辅助核算以及进行相应的明细科目核算，财会部门要严格按预算内容审核支出，按预算金额控制费用，确保资金用途合规与支出金额在预算范围内。

5.2 完善业务验收支付手续

中小企业财会部门应当根据《企业内部控制应用指引》的相关规定，依据合同条款办理审核结算业务，把与支出业务相关的合同等材料作为账务处理的依据，对支付依据不足的，应当要求课题组人员及时补充。首先，要完善规范科研物资采购和验收入库，对使用专项经费采购的仪器设备、耗材物资，要对照采购合同约定的品牌、规格、型号等逐一进行实物验收，符合固定资产标准的设备应纳入企业固定资产管理；其次，对科技人员绩效支出和劳务支出，应当建立健全考核程序、考勤制度，完善考评、验收、记录等证明资料；再次，对测试化验检测等支出，要加强成果性文件资料的收集和补充，必要时请求项目牵头单位进行技术方面的审核把关；最后，对专利权等无形资产的取得，要取得合同和相关管理部门的确认文件。同时，针对以上业务，应当加强对转账支付的刚性管理，避免支付大额现金。

5.3 严格执行项目经费预算管理

在项目实施过程中，发现实际支出与预算确实相差较大，认为有必要调整的，依据项目合同和相关管理规定，及时向项目牵头单位申请调整，履行必要的报批手续后实施，避免超预算支出。财会人员和科技人员要随时就经费问题进行无障碍沟通，协同管理项目进度和资金使用进度，使之相互匹配，符合科学研究的逻辑和常理，避免出现项目即将到期突击使用经费的现象。

5.4 谨慎处理结余结转经费

中小企业对年度结余、结转经费不能按企业利润处理，应当按照项目管理制度要求，在企业账目上体现专项结余并有相应的现金流，在项目结束时按合同规定的留用方式进行妥善处理。对于实际控制人为课题负责人的中小企业，建议项目牵头单位做好尽职调查，非必要不选择此类企业作为协作单位，发现存在问题的应及时向项目牵头单位申请更换协作企业。

5.5 准确把握配套经费来源渠道

科研人员在开展项目研究的同时，应当主动与企业负责人、财务部门沟通项目配套资金的要求，对于自筹经费要根据不同资金渠道的情况，获得经费提供方的证明资料，不能使用企业固定资产等货币资金以外的资产或其他财政资金项目经费作为配套资金。在账务处理时，配套经费用途应当与协作研究任务内容相匹配，并在会计核算上设置相应的项目辅助核算。

5.6 转变企业财务人员培训方式

中小企业负责人和项目技术负责人应当全方位转变财务人员的管理定位，以顺利完成项目结题验收为目标，在会计理论、政策水平、核算能力、软件操作等方面给予财务人员更多的学习机会。要主动与项目牵头单位联系，积极参加牵头单位举办的业务培训，甚至可以派出财会人员到项目牵头单位进行短期跟班学习，全面了解科研经费闭环管理的实际操作，拓宽财会人员的视野。