高职院校二级学院办公室管理工作探讨

孙瑶彦

（浙江安防职业技术学院）

随着教育改革工作的不断深化，高职院校的内部管理发生了较为显著的变化，以学院为主的“二级管理”模式开始被广泛应用。在这种情况下，高职院校的管理重心逐渐下移至二级学院，而二级学院办公室作为开展各项工作的重要机构，在高职院校的发展中占据着非常关键的地位。但是在开展高职院校二级学院办公室管理的工作实践中，“重科研教学，轻行政管理”的现象是普遍存在的，并且办公室管理的信息化程度和自动化程度相对较低，运行机制缺乏良好的科学性和合理性，这些因素都在很大程度上阻碍了办公室管理工作的高效开展。针对这种情况，高职院校要紧跟时代发展的步伐，全面落实二级学院办公室管理的优化工作。

一、高职院校二级学院办公室管理工作的具体内容

二级学院是高职院校基层组织结构系统的重要组成部分，不仅承担着学院全局的执行工作，并且还承担着二级管理机构的决策工作，具有较强的开放性、服务性、综合性以及辅助性，在高职院校各项工作的沟通协调中占据着非常关键的地位。目前，高职院校二级学院办公管理工作的具体内容主要表现在五个方面，分别是教学管理工作、日常行政工作、人事工作、财务工作以及科研、技能竞赛申报汇总工作。其一，教学管理工作。办公室教学秘书与二级学院分管教学的院长或者助理相互配合，共同负责学院教师的排课、停课以及调课工作，并在新学期开始的时候，给教师布置课程教案、备课笔记、进度表以及教参等各项准备工作[1]。其二，日常行政工作。办公室负责起草上报二级学院的规章制度，针对二级学院的实际情况，制定学院年初工作计划，撰写学院年末工作总结，落实学院办公用品的领取、分发以及保管工作，并对各项工作进行真实有效的记录。其三，人事工作。办公室与学院主管部门相互配合，共同开展部门人员的日常考勤、年度考核、职称晋升以及人才引进工作，并且对二级学院的档案信息进行全面整理和及时归档。其四，财务工作。办公室负责二级学院财务报销和财务审核工作，负责本部门人员的奖金造单、奖金审核以及奖金发放工作，负责外聘教师以及其他院系兼课老师的课时费造单以及课时费发放工作。其五，科研、技能竞赛申报汇总工作。办公室与教务处、科技处相互配合，共同完成各种科研课题的申报工作以及年终科研的汇总统计工作；与教务处相互配合，共同组织参与各项技能大赛，并将具体的获奖情况进行有效汇总，及时上报至教务处；与学院行政部门相互配合，共同开展通知接收工作以及通知分配工作。

二、高职院校二级学院办公室管理工作的内在特征

目前，高职院校二级学院办公室管理工作的内在特征主要表现在以下几个方面：其一，日常性。高职院校二级学院办公室每天要处理大量的日常事务，这些日常事务具有较强的繁杂性和综合性，主要包括文件起草、文件下发、工作安排、会议组织、教师培训以及资产管理等。其二，协调性。高职院校二级学院办公室不仅要协调处理自身与各个部门之间的关系以及学生、老师与学校领导之间的关系，同时还要负责高职院校内外的沟通交流工作，因此可以说是一个多方位、多层次的综合协调管理机构。其三，执行性。高职院校二级学院办公室要对学校下达的各项工作进行全面整理和有效执行，并且还要帮助广大师生解决各种现实存在的问题，这对高职院校二级学院办公室的执行能力提出了较高层次的要求。

三、高职院校二级学院办公室管理工作中存在的问题

（一）“重科研教学，轻行政管理”的现象普遍存在

在高职院校的发展过程中，大多数培训机会、评优机会以及奖励机会都会在一定程度上倾斜于一线教师，“重科研教学，轻行政管理”的现象是普遍存在的。对于高职院校二级学院而言，虽然学院领导也在行政管理人员的行列之中，但是学院领导往往也在科研教学中承担着重要职务，因此他们为了进一步强化二级学院的教学能力和科研实力，还是会将更多的注意力放在教学科研工作上。在这种情况下，行政人员往往被视为各种工作的辅助者，因此针对行政人员的培训机会和进修途径非常有限。与此同时，高职院校二级学院办公室除了要完成自身的本职工作之外，还要完成其他部门布置的各项任务，导致办公室工作人员在琐碎杂事上投入大量的时间和精力，使得办公室工作人员的重要职能无法得到有效体现。除此之外，大多数高职院校二级学院办公室工作人员都实行坐班制，因此在学院领导的眼中，办公室工作人员的日常工作较为轻松，只需要汇总材料和发送信息，并且部分办公室工作人员在长期的服务工作和辅助工作中，其薪资待遇没能得到有效提升，职称晋升也未能得到全面落实，因此也会滋生一些负面情绪，从而严重影响工作质量和工作效率[2]。

（二）信息化程度相对较低

在互联网不断发展的现代社会，信息技术已经在各个领域得到了非常广泛的应用，并取得了十分不错的应用效果，对各行各业的发展起到了良好的推动作用。但是受各种因素的影响，部分高职院校二级学院办公室管理工作未能积极引入当前先进的信息技术和信息设备，并且未能配备专业的软件开发人员以及设备维护人员，其整体的信息化和自动化程度还有待进一步提高。在这种情况下，高职院校二级学院办公室管理的工作事务仍然停留在文件打印以及物品发放等低端工作上，其实际效能无法得到充分的发挥。

（三）运行机制不够合理

在当前社会的发展过程中，许多高职院校已经习惯了集中管理的传统模式，它们在日常工作中缺乏系统的顶层设计，因此责任和权利不对等的现象十分突出，这就导致工作人员参与日常工作的积极性不高，各项工作未能及时执行和全面落实，其整个运行机制的科学性和合理性还有待进一步提高。与此同时，部分高职院校是由中专院校发展而来，其管理工作中校级领导的权力过于集中，并且缺乏良好的监督机制。在这种情况下，部分高职院校二级学院办公室在内部管理过程中过分依附校长的个人能力和个人权威，这对各项工作的高效开展造成了非常不利的影响[3]。

四、高职院校二级学院办公室管理工作的优化措施

（一）加强对办公室管理工作的重视程度

二级学院办公室管理工作在高职院校的发展中占据着非常重要的地位，但是大多数高职院校将办公室行政人员的日常工作看作是“打杂”，这在很大程度上挫伤了办公室行政人员的工作热情，对各项办公室工作的高效开展造成了非常不利的影响。针对这种情况，高职院校必须充分认识到二级学院办公室管理工作的实际效能，切实加强对二级学院办公室管理工作的重视程度。在此过程中，高职院校要切实做好以下几方面的工作：其一，理清二级学院办公室与其他行政职能部门之间的关系，并为二级学院办公室工作人员提供良好的培训途径和进修机会，使得二级学院办公室工作人员能够接触到新知识、新思想和新技能，从而为日常工作灌注新的生机和活力，进一步强化二级学院办公室工作人员的专业水平和综合素养。其二，为二级学院办公室工作人员提供平等的培训机会、评优机会以及奖励机会，全面了解二级学院办公室工作人员的特长优势，并以此为基础为其分配适宜的岗位，使得二级学院办公室工作人员能够在日常工作中获得满满的成就感，有效激发工作人员的工作热情，使其能够以一种更好的状态投入到日常工作中，进一步提高工作质量和工作效率。其三，明确二级学院办公室的业务范围，并根据实际情况和内在需求制定科学合理的工作计划，形成一个较为完善的目标体系，并全面贯彻以人为本的工作理念，帮助工作人员形成良好的团队意识和合作精神，从而为各项工作的高效开展奠定坚实的基础[4]。其四，建立完善的考核体系，引入合理的激励制度，使得办公室工作人员能够对自身的工作职责和工作范围有一个较为全面的认识，形成“人人有事做”和“事事有人做”的良好局面，并在办公室内部营造一种积极向上的进取氛围，进一步提高工作人员参与各项工作的积极性和主动性。其五，提高工作人员的创新能力。在新形势下，高职院校二级学院办公室对工作人员的创新意识和创新能力提出了更高层次的要求，因此办公室工作人员要积极总结日常工作中的经验，及时更新自身的工作理念、工作手段和工作方式，对新问题以及新情况的发展特点和发展趋势进行全面分析，从而有效突破传统管理模式的桎梏。

（二）有效提高信息化和自动化水平

对于大多数高职院校而言，二级学院办公室在日常工作中仍然沿用传统的办公方式和办公手段，相关信息的传递都是通过微信群的形式开展，这在很大程度上降低了二级学院办公室的工作质量和工作效率。针对这种情况，高职院校二级学院办公室必须顺应时代发展的潮流，切实提高自身的信息化和自动化水平，从而为各项工作的高效开展奠定坚实的基础。首先，高职院校二级学院办公室需要根据自身的工作性能，将各项管理工作进行科学合理的分类，然后结合实际情况和内在需求建立完善的OA，并指定不同的工作人员在OA平台上负责各项管理事务。比如对于一些上级领导下达的任务而言，办公室工作人员会将其进行必要的修改润色，然后传递给下级人员，接着下级人员就可以在OA上完成相关工作；并且办公室工作人员也可以将一些文件上传到OA平台上，从而为广大师生的随时查看提供良好的便利条件[5]。其次，高职院校二级学院办公室要积极开展人事管理系统、教学管理系统、党员管理系统、学生工作管理系统等管理系统的功能集合工作，有效促进办公室日常工作的系统化和网络化发展，切实提高数据材料统计和数据材料提取工作的高效性和便捷性，全面优化办公室的工作质量和工作效率，也使得各项工作能够突破时间和空间的限制[6]。

（三）构建科学合理的运行机制

在开展二级学院办公室管理工作的过程中，如果高职院校能够结合自身的实际情况，构建科学合理的运行机制，那么就能达到事半功倍的整体效果。在此过程中，高职院校要切实做好以下几方面的工作：其一，构建良好的市场导向机制。高职教育的根本目的是为社会输送大量的实用型人才，因此二级学院办公室管理会涉及到校企合作重构以及专业教学整合等多方面的内容。在此过程中，二级学院办公室应构建良好的市场导向机制，使得高职院校的各项教学活动能够切实满足社会进步和行业发展的需求。其二，形成扁平式的组织结构。高职院校二级学院办公室需要结合自身的实际情况和发展需求，改变传统模式下科层式的组织结构，并构建行之有效的信息传递途径，不断加强与各个部门的沟通交流，进一步促进各项工作的高效开展。其三，正确处理各项关系。高职院校二级学院办公室应正确处理重点与难点、主要与次要、被动与主动之间的关系，并梳理良好的整体意识、大局意识和主动意识，有效提高各项工作的条理性、实效性和灵活性，从而切实做好忙而不乱，进一步促进各项工作的高效开展[7]。

五、结语

在当前高职院校的管理体系中，学校与二级院校之间已经形成了良好的统筹协作关系。在此过程中，二级院校办公室要正确认识到自身的枢纽位置，全面掌握自身的工作内容和工作特点，并结合当前的实际情况和内在需求，切实加强对办公室管理工作的重视程度，有效提高信息化和自动化水平，构建科学合理的运行机制，从而进一步优化高职院校二级学院办公室的工作质量和工作效率，为高职院校二级学院的安全稳定发展奠定坚实的基础。