信息化背景下国企办公室管理模式的革新策略

卢晟祺(中交水利水电建设有限公司，浙江 宁波 315000)

0 引言

一个企业的办公室往往是企业综合生命力的缩影。作为国企性质企业的综合性服务部门—办公室的职能是上传下达、沟通协调、内外兼顾，综合性和服务性都能有所体现。但是在互联网技术广泛应用的时代背景下，国企办公室的模式却并未第一时间跟上时代步伐，反而呈现出水土不服的症状，各种问题日益凸显。这就要求相关管理者能够与时俱进，深刻认识管理模式革新的意义，探索出国企办公室管理模式的革新之路[1]。

在经济发展日新月异和社会主义市场化程度日益深入推进的今天，国有企业在管理制度层面的创新层出不穷，取得了丰硕的成果，为现代企业改革的完善与发展贡献了不少力量。细节决定成败，这句话用于当今的国有企业办公室管理模式革新再合适不过。无论何时何地，国有企业办公室管理模式革新程度对成就企业发展与创新具有举足轻重的作用。一旦办公室的管理模式革新出现问题，国有企业的经营行为与经济效益将会受到影响。由此可见，办公室管理模式的革新不仅是国有企业的命脉，还是企业文化的重要内核[2]。从本质上说，国有企业办公室管理模式革新作为现代管理学的重要内容之一，是社会分工与社会服务详细化的鲜明体现，且十分强调科学化、精细化与规范化。也就是说，办公室管理模式革新在国有企业办公室中的应用以节省管理成本、优化管理结构为主要表现形式。当企业每一项责任都能落实到具体的人身上时，执行者才能在科学明确的要求中将工作做到最好，并能及时发现和解决问题。本文以下针对国企办公室管理现状，探讨了国企办公室管理模式革新的意义和完善措施。

1 国企办公室管理现状

关于国有企业内部管理制度的讨论是个热门话题，对于现有管理制度的评价大多毁誉参半。对于任何一家企业来说，企业文化与理念最终体现在具体的制度上，同时制度也是企业正常运营的重要基础。基于国有企业根据自身的制度建立管理标准的这一事实，国企办公室可以充分利用管理资源和优势，既是生产产品的补充性说明，又是业务水平的具体体现。但不可置否的是，国有企业办公室的精细化管理在批量化生产中逐渐被边缘化，尤其是在企业生产标准上出现了严重的管理脱节，形成大量的管理盲区。此外，办公室内部的职位设置过于传统僵化，职位数量没有同生产需求与职责规定结合起来，造成管理工作的重复交叉和大面积留白共存的严重后果。如此一来，办公室职员没有树立起必要的工作责任意识，管理工作不了了之和工作完成度低下的情况屡见不鲜[3]。

由于国有企业涵盖众多部门，涉及业务十分广泛，这给办公室管理工作带来了困难。再加上复杂的管理内容并无完善的管理制度相配，导致经常出了事没法找人，很多日常性的工作拖泥带水，不能及时安排，更不能及时处理。工作没条理，工作质量堪忧。这不仅极大拉低了国企的整体工作效率，企业的正常发展运行也因此变得迟缓。另一方面，限于办公室的职能，很多办公室的人员都不能充分发挥主观能动性，而只是随波逐流，单纯按照管理人员指示去做事。员工作为企业主人翁的意识不足，在具体工作中就难免缺少创新意识和服务意识，对于工作也过于敷衍。事实上，员工不仅要将决策上传下达，还要尽最大努力落实决策。但是限于实际情况及员工意识不足，无形中阻碍了国企办公室管理模式的革新，不利于国企整体的发展。

2 国企办公室管理模式革新的重大意义

信息化时代给生活和工作带来的突出优点是信息传输的多渠道、即时交互和便捷性。国企办公室应当及时跟进，这不仅能够大幅度提升办公室工作人员的办事效率，而且对扩大办公室管理范围也大有裨益，从而全方位带动管理水平与时俱进。另外，信息化的信息共享性和数据存储性能够让优秀的管理模式保存下来，为未来国企办公室的革新之路提供经验上的支持，这就为日后的决策平添了许多把握。经过专人的整理和留存，可以在具体工作上提供有利多样的参考依据，降低决策的失误率，从而将企业管理成本降低，减少不必要的损失。另外，信息的实时流通能够让国企各个部门实时沟通协调，让沟通渠道更加简化，沟通也能由简单的上传下达，变成双向交互，这都会对工作效率产生利好影响。凡此种种，国企办公室管理革新，就成了刻不容缓的探讨议题。做好国企办公室管理模式革新主要有以下意义[4]。

2.1 可以优化国企办公室管理工作流程

相较于民营企业，国有企业规模大、员工人数多，这意味着办公室管理工作涉及内容更广，要同时抓好人力资源、薪酬管理、宣传与培训等与员工工作密切相关的环节，才能真正管理好规模和人员数量庞大的企业。同时，这也意味着办公室每天需要处理多样且繁琐的工作，需要办公室管理模式革新来重新梳理和制定工作流程。首先，办公室管理模式革新可以在划分日常工作性质的前提下，对不同工作的完成比例与时限做出准确的规定。其次，也可以重新分配不同岗位的工作职责和工作人数，确保每一位办公室员工都能发挥尽可能多的价值，在实现自身业绩的同时维护集体利益，协助完成集体生产任务。由此可见，精细化管理的深度应用对管理人员与行政人员而言都是极大的福利，有助于提升办公室的工作效率，优化工作质量，提升工作热情。

2.2 提升国企办公室管理工作的决策质量

办公室管理模式革新对于国有企业办公室而言的另一个重要作用，在于能够在短时间内实现大量工作的化整为零，执行人员能迅速熟悉自身工作的性质与要求，岗位职责更为清晰明了，大大提升管理者与执行人员之间的沟通效率，在无缝衔接中更好地实现命令的上传下达。国有企业办公室每天需要面对的工作五花八门，每一项任务都对应不同的处理方式。这样一来，管理模式革新为管理者准确了解行政项目、实现科学决策、维护生产经营等方面提供了科学的信息平台，夯实了企业运营的信息基础。此外，办公室管理模式革新的贯彻落实也是寻找解决问题突破口的重要途径，既可以根据大量的行政实践总结出切合企业自身的管理经验，又可以针对不同的行政项目归纳解决问题的结论，站在更为客观中立的角度看待和解决问题，优化决策部署，促进企业可持续发展。

3 国企办公室管理模式革新策略

3.1 转变思想观念，完善企业管理制度

国企办公室管理实现管理模式革新并非是简单的技术更新，而是需要在理念和意识上转变。长期以来的陈旧观念，只有通过转变思想观念，完善管理制度，才能实现根本性的突破和超越。尤其是领导和决策层要充分认识到办公室管理的决定性和重要性，给予办公室人员与其他专业岗位同等重视，要在岗位晋升、绩效薪酬等各方面一视同仁。同时，要通过管理模式革新供给推动管理工作实践的精细、精准和精确。首先要将不属于办公室管理范围的专业工作交由对应部门与人员。诸如财务、人力资源、社保、绩效、库管等专业工作需要由专业职能部门与人员专门管理[5]。而办公室人员只要专注于本职工作即可。另外，要在传统管理规则基础上充分细化企业管理制度，也就是让相对粗放、只有战略指导意义的办公室管理规则真正落到实处，具有一定可操作性和可执行性。这也是推动国企办公室管理模式革新最直接、最主要的措施。

3.2 加快构建信息化管理模式

在信息时代背景下，信息化是解决各种管理粗放问题的根本措施。加快构建国企办公室信息化管理模式，其本身就要求提高管理的标准性和精细化程度。因此，国企办公室管理实现精细化也需要加快构建信息化管理模式。即，要改变完全人工操作的管理状态；充分利用各种终端实现办公室管理工作线上处置、交流与回复。诸如平板电脑、移动通讯终端等都可以成为信息化管理的辅助设备。而国企线上办公平台还有助于彻底改变机构臃肿、人浮于事的痼疾。基于国企办公室点对点办事的信息化操作，办公室管理能够最大程度削减不必要的中间环节，以更加扁平的管理模式实现最直接的信息传输和交流互动。

3.3 搭建国企办公室知识管理平台

从企业文化出发，国企也需要进行企业文化知识的管理及培训，因此国企拥有自身知识管理平台也是十分必要的。国企办公室无论是文化知识，还是管理平台，都需要优先革新[6]。如今信息化也是全球化互通，国企办公室绝不可以固步自封，而是应该顺应时代，与社会进行联通，进行资源和信息的对接，最大化为办公室管理服务，推进整个管理模式的革新。同时也需要重视知识管理模式的革新，在实际建设中，需要特别注意以下方面：第一，搭建办公室知识更新和有效存储的管理平台，这样可以第一时间对本地和外部的文化知识进行更新；第二，在现实管理条件允许的状况下，网络实现充分互通；第三，更新办公室管理所需各种软件，防止落后于时代，同时更新办公室的数据库。

3.4 强化教育培训，培养专业化复合型人才队伍

无论是管理模式革新还是信息化操作，人才都是提高国企办公室管理水平的决定性因素。因此，国企办公室管理模式革新还需要强化教育培训，培养专业化、复合型人才队伍。一方面，国有企业可以直接面向市场招聘高素质的复合型人才，实现办公室管理工作整体水平提升；另一方面，国有企业也可以从现有办公室人员中挑选资质优良、德才兼备的佼佼者着力培养，使其成为能够带动全体人员共同进步的星星之火。

3.5 整合优化国有企业资源

国有企业资源是涵盖诸多方面的，进入信息化时代，国企在办公室管理模式革新上，需要整合各种可能接触到的优质资源，无论是新技术、新知识，还是新人才、新的管理软件和经验，都应该囊括其中，共同为管理模式的革新助力。

3.6 做好长远规划

国企办公室管理模式革新不是一蹴而就的，在做具体工作之前，应当制定出长远的战略性目标，这个目标应当符合新时代要求。好的办公室管理模式可以促进国企健康发展，在市场竞争中拔得头筹。要明确一点，如同传统管理模式已不适合现代时代背景，而一切所谓先进的企业管理制度都有其生命周期，对于国企办公室的管理也一样，如没有长期发展战略目标，则企业无法实现长期高效管理，最终事倍功半。

3.7 加快国企办公室业务流程重组

国企办公室的业务量多如牛毛，业务流程的重组也是基于国企内部的信息化的管理方法，适应企业管理理念。这对于整合国有企业内部资源，重新组成适合当下的业务流程是十分有益的。这不仅体现在管理方面，还体现在企业的经营方面。传统国企在经营方面经常过分关注单纯的业务流程，常常忽略知识流程的存在和潜在价值。重组业务流程最大的目的也正在于此，让企业业务流程中的知识价值尽可能体现出来，这样知识流程就能够为业务流程的运行注入新的能量。企业信息化的好处不一而足，以企业知识资源管理为出发点，制定相关战略，冲破传统职能部门的楚河汉界，让组织沟通及信息技术的运用更上一层楼，让国企能够保持自身优势的同时，在激烈的竞争中实现有效管理。

3.8 提升管理队伍整体素质

无论是国企办公室业务的管理工作，还是国企办公室管理模式的革新，都离不开组织和人的支持。所以，无论是国企的领导阶层，还是基层的办公室人员，都需要从自身提升管理意识，更新管理观念，打破传统的思想壁垒，更多在工作中采取换位思考的策略，这样才可以全方位助力国企工作效率和管理效果的提升。这就需要一方面为办公室添置必要的先进硬件，在物资方面给予办公室必要的支持，同时要加强管理团队的建设，让工作人员管理水平和技术水平兼备，提升队伍整体素质。

4 结语

综上所述，基于办公室在我国国有企业中的独特地位，在新时代背景下，对国有企业办公室管理模式的改革是国企改革的重要组成，对国有企业建立现代企业制度、增强国有企业活力、提高国有企业的经济效益具有不可忽视的作用。因此，相关管理者要高度重视国有企业办公室管理模式改革，根据新时代时期的需求，做好规划、整合资源、用好信息化手段，有的放矢加以改革，为提升国有企业的竞争力作贡献。