新时期公立医院电子会计档案管理研究

王子云，刘波，姜嫚黎

华中科技大学同济医学院附属协和医院财务处，湖北武汉 430022

医院的财务部门履行着对医院医疗、科研、教学、管理等经济活动记录和报告的职能，必然会有大量的会计档案。 公立医院的会计档案主要有3 类：①财务工作需要的外部资料如合同、协议、纪要、批文、票据、清单、支票、银行回单、收款及转账凭证等；②财务部门制作产生的会计资料，如会计凭证、会计报表等专业性的核算资料；③具有医疗行业特殊性的会计资料[1]。公立医院会计档案管理可以反映医院资产状况、 记录医院经济活动、财政资金使用情况，为反映经济发展提供重要证据。 另外，其能为医院领导决策提供数据支持，同时也可以为各种检查、审计、司法调查提供资料[2]。 公立医院会计档案如何科学管理一直是值得研究的问题。 在手工化时期，纸质凭证和纸质档案是记录医院经济活动和财务状况的记录。 在电算化时期，会计凭证开始通过电算化系统记录，利用磁盘存储，会计档案仍以纸质存储。在信息化时期，财务共享服务和流程自动化成为趋势，电子档案管理是财务转型中的重要一环[3]。在数据智能化时期，技术驱动促使医院不断深入挖掘电子会计档案管理价值，数智化发展则是未来公立医院信息化建设的发展方向。 在此背景下，加强电子档案的管理非常重要。

1 公立医院电子化档案管理的驱动因素研究

1.1 政策因素

2013 年12 月财政部出台的《企业会计信息化工作规范》（财会〔2013〕20 号）指出满足条件的企业内部生成的会计凭证、账簿和辅助性会计资料可以不输出纸质材料，对于外部来源的会计资料在满足条件时也可以不输出纸质材料。

2015 年国务院出台的《关于大力发展电子商务加快培育经济新动力的意见》（国发〔2015〕24 号）对推行电子发票和电子会计档案、完善相关规章制度和技术标准提出明确要求，要求税务总局、财政部、国家档案局、国家标准委等部门尽快出台相应政策。 财政部、国家档案局随后印发的《会计档案管理办法》（财政部国家档案局令第79 号）首次将电子会计档案纳入会计档案范围，为会计档案信息化发展提供了制度保障[4]。

2016 年12 月商务部、中央网信办、发改委联合印发《电子商务“十三五”发展规划》，强调要加快企业电子档案管理制度及平台建设， 推进电子档案管理，《规划》要求建设发票信息库、推动电子发票和电子会计档案的制度建设和标准化建设。

2019 年4 月国务院令《国务院关于在线政务服务的若干规定》签署，赋予电子档案法律效力，加速凭据电子化进程；国家税务总局明确了全电子发票系统的推进时间表，预计2021 年开始全面推行电子发票（包括专票和普票），同时逐步取消目前的税控专用设备。

2020 年财政部会计司《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6 号）指明了电子发票等会计凭证的报销入账归档要求。电子发票电子凭证的应用和管理得到了大力发展，也加快了会计档案管理转型的步伐。

1.2 技术因素

近年电子会计凭证快速发展。电子发票、电子客票、电子行程单、财政电子票据、电子海关专用缴款书、银行电子回单、电子合同（电子签章、电子签名）等外部电子会计凭证，会计报表、会计账簿、会计凭证、辅助性会计资料如物资出入库报表、成本计算表等内部会计凭证依托信息化建设得到广泛应用，发票流、资金流、合同流与物流可实现四流合一。国内各种摄影技术和专用设施推陈出新，语音识别和OCR 技术应用日益普及，再加上大数据、云计算、物联网、人工智能等技术不断更新迭代，高新技术的应用推动了医院档案管理向电子化智能化数字化发展[5]。

1.3 管理因素

对电子档案管理不足和传统档案管理面临诸多困境是公立医院档案管理的现实状况。

1.3.1 财务信息化发展推进档案电子化管理 近年来，随着公立医院财务信息化建设产生了越来越多以电子化数据形式存在的财务信息，为了方便对海量档案和财务数据的管理和利用，公立医院迫切需要建立一套电子会计档案管理系统，让会计档案成为医院的数据资产[6]。目前医院的信息化建设还存在流程管理系统未统一，主数据不统一等问题，流程驱动是数据驱动的基础，数据驱动无法脱离流程驱动而单独存在，其必须要以流程搭建和设计为基础来确保数据的输入源头和输出对象，会计档案管理整体性的转型升级还有很多困难要克服。

1.3.2 对电子会计档案的规范化系统化管理有所欠缺2015 年底国家出台的《会计档案管理办法》明确了电子会计档案属于会计档案。 由于确定时间较晚，公立医院对电子档案的管理是边做、边看、边完善制度，医院电子会计档案管理不构成体系和规范。在电子和纸质档案同时存在的情况下，纸质档案和电子档案之间没有标准的检索关系，易出现查找困难的情况。

1.3.3 传统会计档案管理成本高 公立医院会计档案来源多个部门，并且涉及多种类型，特别是公立医院，在进行政府会计制度改革和一体化的信息化建设后，预算会计和财务会计双分录的记账方式和核算精细化程度加深，产生的会计凭证随之大幅增长[7]。每年会计档案的打印、装订、归档、移交搬运、存储保管等会消耗医院大量的人力、物力成本。

1.3.4 传统会计档案利用性差 ①档案鉴定、检索、查询效率低。档案鉴定、检索和查询依赖人工查看翻阅，特别是以前年度会计档案没有用Word 和Excel 等办公软件辅助管理，如果要查询历史较久远的会计档案可能需要更长的人工查找时间[8]。②档案的共享性较差。由于纸质档案保存在固定的库房里，受查询时间、地点、人员的限制，如果需要扫描、复印、提取档案中的数据等信息又要耗费效率较低，影响资料提供的及时性。

1.3.5 传统会计档案易产生安全管理风险 ①纸质会计档案有毁损、泄露、被篡改的风险，完整性难以保证。 ②纸质档案保存在档案室中，有些医院设备较老、通风、防水、防火、防霉措施不到位[9]。 ③传统的借阅记录都是手工填写，借阅归还过程没有办法主动实时记录，导致档案借阅记录的可追溯性较差。

1.3.6 档案管理人员的专业性较低 不少医院没有专职的会计档案管理人员，而且人员岗位变动频繁，针对档案管理的业务学习和培训比较少，专业性不足，给会计档案管理的收集、整理、利用等带来不确定性。有些会计资料没有归口管理，而是保存在相应会计手中，哪个岗位的人经手的就保存在哪个岗位，离职、换岗或退休后就移交给接手的会计，可能会遇到不知道要到哪里查的问题。

2 公立医院加强电子会计档案的必要性

2.1 提升公立医院管理水平

提高公立医院电子档案管理水平，强化会计档案信息化建设，有利于医院不同部门间信息共享查阅，提高会计信息处理的准确性和及时性，优化工作流程，提高工作效率，减少人力物力消耗，提升医院整体的管理水平，助推医院高质量发展[10]。 对于采用分院区一体化核算或是医共体医院推广应用会计档案电子化系统可实现对异地核算原始凭证的适时审核，强化财务管理的监督职能，起到防范财务风险的作用。

2.2 提高公立医院风险应对能力

公立医院的会计档案在巡视检查医疗纠纷赔偿、新增医疗服务价格项目申报、审计检查、医保改革过程中发挥重要作用，保障着医院正常运营[11]。 高效的电子化档案管理能为医院管理提供及时的信息与服务。会计凭证、会计账簿、财务会计报告及银行余额调节表、纳税申报表等是财务部门法定的保存内容，保管时间有明确要求。信息化建设下的电子会计档案不仅包括以上类型会计档案，还包括计算机电子设备形成、传输和存储的电子数据及磁介质中存储的电子数据。纸质档案和电子档案互为补充。

2.3 提高公立医院数据挖掘能力

公立医院业财融合发展趋势需要将业务系统和财务系统形成大数据平台，实现医院的医疗、科研、教学业务流程与会计业务流程协同运转，减少人工干预，保证数据的精细、真实、准确、完整、和可追溯。电子档案系统可借助大数据平台信息系统，及时分类、整理、归集数据，将电子会计档案作为医院的“数据资产”，提高数据资产的利用能力，深度挖掘其中价值。

3 电子会计档案管理策略

3.1 转变会计档案的管理理念

公立医院档案管理中存在重视纸质档案不重视电子档案的现象[6]。记账凭证、会计账簿、会计报表、现金日记账和银行日记账等均为法定保存的档案，都需要打印装订，大多数医院对这部分内容做得比较规范、完整。但是对电子形式存储的一些辅佐性材料重视不足。公立医院应转变对会计档案管理的思路，重视电子会计档案管理。 加大对会计档案的投入力度。 大型医院可以设立专门的档案管理部门和岗位，搭建档案管理平台，实现网上报销系统、会计核算系统和电子档案系统数据自动传输和存储。

3.2 加强公立医院内部电子档案制度建设

公立医院应根据国家出台《会计法》《会计档案管理办法》等文件精神，结合医院自身特点，制定本医院的档案管理办法，以明确针对电子档案的管理要求、操作标准和执行规范，确保电子会计档案管理办法在财务处各岗位、各部门标准化的执行，以保证电子会计档案的完整、准确、规范和可查询。

3.3 建设电子档案管理系统

公立医院建设电子档案管理系统，可以与网上报销系统选择同一公司产品，以便于数据兼容。 电子档案系统应能实现接收、存储、保管电子档案和纸质档案扫描件的功能，并能为信息系统使用者提供应用服务。

3.3.1 设置统一规范的档案系统接口 ①加强会计信息系统建设， 形成数据中台。 会计信息系统与业务系统的高度集成是实现数据交换、 数据共享的基础。 应着力解决现阶段各系统独立运行的问题， 再将档案管理系统和会计信息系统集成，实现数据源统一采集，建立数据仓库。 ②明确会计电子档案归档范围、档案类型、档案来源、格式标准。 ③制订档案接入标准技术规范，制订基于开放档案信息系统 （open archival information system, OAIS）模型的电子档案接入标准，建立电子档案接入的文件格式、校验规则、报文结构、接入频率等技术标准[12]。

3.3.2 建立内控制度，保障电子档案安全 （1）建立电子会计档案管理认证制度。 对电子档案实行加密技术，采取指纹、口令和验证码认证，采用电子动态水印、数据脱敏处理确保电子会计数据的安全性。电子档案管理系统通过采用安全控制列表、负载均衡、组合数据备份、冗余存储等信息技术以保障系统安全。 （2）建立授权操作制度。设立系统管理员或操作员岗位，实行专人操作，系统管理员或者操作员不能独立修改或删除档案中的数据，需要经过上级管理者的审批和监督。 建立岗位分离制度，对不同岗位、不同职级、不同管理者和使用者设置权限，避免越权操作。 档案管理人员具有赋予电子档案查询人只读、可下载、可打印、可转发、查询周期等功能权限。 档案查询人无会计档案增加、修改、删除数据权限。在管理中应避免出现随意修改数据、泄密、丢失、归档不及时或归类错误等人为破坏档案的现象。 （3）建立会计电子档案接收和查询管理制度， 在电子档案接收前，先检测电子会计档案是否准确、完整、可用和安全，符合要求才可接收。 在数据传输上设置加密程序，建立重复归档检测程序，避免重复归档。 在数据移交时签订保密承诺书，设立见证人员监督工作机制。 编制档案检索工具和索引目录，确保调档及时、准确。 建立借阅手续制度，负责人批准才可查阅，根据档案秘级程度不同，设置不同的审批程序[13]。（4）建立档案定期备份制度。电子会计档案系统可采用双机热备份，电子档案不仅要求对数据备份，对相应的软件版本也要求备份，由专人定期把数据备份到外存储器， 对备份档案进行定期检查和维护，避免会计信息损坏。 对存储介质应该妥善保管，异地存储。会计电子档案是医院的内部资料并有不同程度的保密要求， 医院应高度重视档案管理系统的网络安全，安装杀毒软件、防止被病毒和黑客攻击，建立安全的预警系统。（5）建立纸质档案和电子档案的协同机制。现行政策与管理模式下医院势必会存在大量纸质档案和电子档案共存的情况。纸质会计档案和电子会计档案同质化协同管理是公立医院会计档案管理中需要重点关注的问题，此时建议做到以下两点：①制定数据基础规范，协同业务部门从业务端源头保证纸质档案和电子档案的产生、传输保持一致；②通过电子档案和纸质档案的对照表、报账条形码等建立电子档案和纸质档案的检索关系，保证二者能互相查找[14]。

3.4 建立电子会计档案长期保存机制

会计档案的保管时间为10～30 年， 乃至永久保存，电子会计档案管理应建立适应未来发展的长期保存机制。由于系统版本更新迭代，原有数据可能出现被覆盖、数据毁损、版本不兼容、原档案信息不能提取和使用等问题， 所以会计信息系统与电子档案系统应保持协同，即使会计系统升级也可以和档案系统兼容。 其次，电子会计档案的保管要采用计算机服务器和外存储器的双保管、计算机软件和数据信息的双保管。然后，应选择质量好、容量大的存储介质。 最后，要定期检查，及时发现问题、解决问题。

3.5 提高会计档案管理人员执业水平

公立医院会计档案管理正在向数字化智能化转型，医院不仅需要专门的会计档案管理部门和人员，还需提高会计档案管理人员的专业能力。 此岗位不仅需要熟悉财务知识，还应具有信息技术、网络安全和档案管理专业的知识储备和系统操作能力， 这样才能保持公立医院电子档案管理持续发展。 公立医院财务部门：①可以在招聘时考虑有计算机或档案管理背景的财务人员； ②让财务人员参与医院档案部门和计算机管理部门的岗前培训； ③对在职的档案管理人员进行继续教育和提供进修培训机会，以提高档案管理水平；④可以选择专业化的档案托管单位， 将较早年份的纸质会计档案和备份的电子档案存放在托管单位，一方面，专业托管单位的库房管理和档案管理较为专业， 另一方面，还可以缓解医院档案室空间紧张问题，起到异地备份的内控作用[15]。

4 总结与思考

大数据、人工智能、移动互联、云计算、物联网、区块链等信息技术的高速发展推进财务数智化转型。电子化是未来公立医院会计档案的发展方向，公立医院推行电子会计档案管理预期可带来以下收益，①降低纸张和打印机等消耗；②提高财务人员工作效率，减少打印装订等手工劳动的工作量；③建成了电子档案标准化管理体系，减少人为因素影响；④提高数据处理的精度与速度等，提高数据共享效率。 电子会计档案管理不是一蹴而就，而是随着公立医院信息化发展和管理流程的变革逐步改进和提高的，比如针对以前会计资料缺乏电子化信息的问题，医院可有组织地对以前年度的会计凭证等资料大批量地扫描以提高电子档案系统会计档案的完整性。 公立医院电子化会计档案管理需要工作人员多思考、多总结、多探索，以提升会计档案利用价值，提高数据分析和挖掘能力，促进公立医院高质量发展。