医院档案管理的现状及档案信息自动化的管理对策分析

陈锦钜

随着信息化技术在医院管理工作中的发展，各种各样的信息化技术开始被应用在档案管理中，档案信息化自动化是医院档案管理改革和创新的必然途径。医院中存在的档案在类别上非常多，不仅包含患者的病例资料，同时也包括各种文件、科研成果和设备信息等，是医院日常管理中非常重要的一项内容。因此，需要分析医院档案管理现状，并且针对性地提出有效管理对策。通过有效的档案信息自动化管理，建设和完善对应的自动化体系，结合自动化档案信息管理方法，能够确保档案信息更加有效地发挥出应有的作用，为医院中制定各项决策、高效利用档案信息等，都有着非常重要的实际意义。这样不仅能够保证医院档案管理能够跟上时代发展的步伐，符合信息化社会的要求，同时也可以实现对医院档案的有效管理。

1 医院档案管理的现状

1.1 人员认知方面

当前我国大部分医院对于档案管理工作没有真正给予重视，医院发展重心一般是医疗和服务水平的提升上，不仅在档案管理方面的投入比较小，并且获得的效果也比较差，归根结底都是由于医院对于档案管理在认知上存在一定不足。具体来说：第一，针对档案管理工作没有建立统一、系统的管理制度，医院中实施的档案管理工作整体上比较混乱，无法体现出档案具备的真正价值[1]。第二，医院中工作人员缺少准确、及时记录医疗信息的意识，经常会出现错误记录、不完整记录等问题，造成档案信息出现了严重的失真问题，造成档案信息无法发挥出应有价值。第三，工作人员没有意识到自身在档案管理工作中的责任和义务，对于档案管理工作采取漠不关心、消极的态度，造成档案管理工作的质量和效率无法实现提升。四，医院中的一些科室领导人员对于档案管理工作不重视，没有及时地执行医院中关于档案管理的各种条例，造成各种重要的医疗信息丢失、存放混乱等，导致医院中的档案管理制度流于形式。

1.2 管理团队方面

拥有一个专业的管理团队，是保证管理工作获得一定成效的重要保障，但是根据当前医院的实际管理情况来看，在管理团队的建设上还存在一定不足，具体可以体现在以下几个方面：第一，管理岗位的具体设置不够合理，一些医院并没有将档案管理工作看成是一项专职工作，因此在岗位安排上，一般会派遣身居多职的人员开展工作，这些人员不仅需要分散大部分精力用于处理本职工作，同时档案管理能力也非常有限，无法真正满足档案管理工作要求，对于提升工作的质量和效率非常不利[2]。第二，工作人员对于档案管理的理论知识掌握不够熟练，一些人员在从事档案管理工作之前，并没有系统地学习过理论知识和技能，自身掌握的档案管理工作方法非常有限，无法真正满足当前医院对于档案管理工作的实际要求。第三，由于医院、工作人员不够重视档案管理工作，管理人员自身不会积极地参与到各种培训中，其知识体系逐渐与档案管理要求脱离，造成档案信息工作无法发挥出应有的作用。

1.3 管理模式方面

针对医院中的档案管理工作来说，及时对管理模式和方法进行创新，也是保证管理效果的一个重要途径。当前医院在管理模式方面存在的不足，主要可以体现在以下几个方面：第一，医院中开展的档案管理工作不够规范，由于医院层面上没有对档案管理工作进行整体规划，造成管控模式不够完善，随意性比较强，档案无法按照统一的规范进行存放和管理，很多资料没有集中纳入到档案部门进行统一整理和归档，集中管理模式没有落实在实际中。第二，在自动化水平方面比较低，虽然一些医院积极地引进了各种现代化、信息化的设备和软件，但是由于没有建立完善的信息化管理模式，造成信息化建设无法发挥出真正作用，大量有用资料长期的沉淀[3]。第三，信息化管理模式方面还存在一定的不足，一些医院中虽然应用计算机技术、大数据技术等，但是并没有真正掌握信息化档案管理的精髓，仅仅是应用这些工具对信息进行储存、检索，没有进一步地对其他功能进行开发，造成管理创新仅仅流于表面，起不到实质性的作用。

2 医院档案信息自动化管理意义

2.1 为医院整体规划发展提供指导

信息化的档案管理工作，对于医院的整体发展，有着非常重要的指导作用，信息化档案也是医院科学技术发展情况的一种体现，对于医院在未来确定主要发展方向、确定下一步需要达到的规模等，都有着一定的作用。在医院改革不断发展的背景下，医疗服务模式也随之改变，医院中的管理工作也开始有原本简单的经营形式，朝着标准化、科学化和信息化管理模式上不断地进行转变，而医院档案作为医院中非常重要的资源，是医院管理工作中非常重要的一个组成部分，同时也是医院改革发展的重点内容[4]。因此，加强医院中的信息化档案管理工作，真正顺应时代发展的脚步，就能够保证医院的医疗服务技术水平能够不断提升，实现医疗服务质量的有效提高，为医院带来更好的经济效益、社会效益。

2.2 为医院人员晋升发展提供参考

医院想要实现更好的发展，健全和完善内部晋升机制，为员工提供更多的晋升机会，是非常重要的一个环节。在以往的人员晋升方面，医院晋升体系中，参与评价人员的主观意识占据了主要部分，这就造成医院中的晋升机制相对不够完善，容易引起员工的不满。而在信息化、自动化档案信息管理模式的支持下，通过客观的、真实的信息记录和分析，能够为个人晋升提供非常重要的依据。这主要是由于医院中的档案信息也包括科技活动和研究中形成，具备良好保存价值的图像和文字等各种信息，其能够真实地将每个医疗课题、工作情况记录下来。结合信息化的档案管理工作，这些内容将会以更加完整、真实的形式展示出来，保证医疗技术的每一步成果、学术论文的制作和发表等都能够体现在评价过程中。因此，通过信息化的档案管理工作开展，加强信息化的档案管理，也能够充分调动医院中人员的工作积极性，进而为完善医院内部晋升机制提供一定支持。

2.3 为医院高效整合信息提供支持

在以往的档案管理工作中，一般会采用纸质的形式记录和保存档案，针对医院中一些有明确规定的档案，如财务记录等，需要按照要求对其进行保存和处理。但是针对其他的医疗服务档案信息来说，有必要采取一种有效的方式对其进行整合和管理。而通过信息化的档案管理工作有效开展，不仅能够改变以往纸质档案管理过程中，容易出现的档案损毁和遗失等问题，为档案完整保存提供更加适合的空间和环境，确保档案的完整性，同时也可以对档案信息进行有效整合，真正发挥出档案具备的价值，发挥出档案信息对医疗工作的支撑、指导和启发作用[5]。因此，通过信息化、自动化的档案信息管理工作，结合先进的技术，将档案录入到现代化的档案管理系统中，能够非常有效的提升档案实际使用效率，为工作人员更加高效地开展档案管理工作提供一定支持。此外，医疗档案的信息化管理，还可以整合患者以往的医疗信息，实现对特殊案例的快速总结和评价，进而为医疗教育提供更加真实的原始资料，为我国医疗事业实现更好的发展提供一定支持。

3 医院档案信息自动化管理过程中存在的问题

3.1 管理理念落后

当前我国各个医院中的档案信息自动化系统在交互性方面存在着比较严重的不足，这主要是由于当前部分医院在管理理念上相对比较落后，落实的档案信息自动化建设工作，只是针对本医院中获得和收集的各项资料、档案、数据、信息等，无法实现与其他医院、国际上治疗经验的有效交流和沟通，造成医院中的档案信息自动化体系成为了一座孤岛。在这种情况下，不仅造成医院中的各项数据信息，无法及时地进行更新和完善，同时也削弱了档案信息自动化系统在档案管理方面的实际作用[6]。除了与外界的交流不够及时以外，部分医院中开展的档案信息自动化管理工作，与医院内部的医疗研发系统、电子病历系统，也没有形成有效的勾连，造成档案信息自动化的作用，只局限在用来查询对应的患者信息，无法为医院中开展的医疗研发、疾病问诊等工作提供有效数据支持，降低了档案信息自动化管理工作的效力。

3.2 管理格局混乱

医院中开展的档案分类工作，是整个信息化档案管理的基础环节，也是非常重要的一个步骤，需要保证实现医院中的文书资料、病历资料、图片档案等全部转换成系统中的数据信息，才能够更加有效地开展档案信息自动化管理工作。但是实际上，在实际的开展过程中，还存在一定不足，造成管理格局出现了混乱的情况，具体来说：第一，当前大部分医院中开展的档案信息自动化管理工作，依然沿用以往的档案分类方式对档案进行管理，造成一些病理切片档案、声像档案等分布在各个不同的部门，无法得到非常有效地整合、集中管理，失去了档案信息自动化管理的意义，无法实现对医院中档案信息的高效管理[7]。第二，医院中现有的管理格局没有及时进行更新和完善，无法实现与时俱进，加上各项档案信息自动化管理制度没有真正落实在实际中，起不到约束档案信息自动化管理行为的作用，严重影响了管理工作的顺利开展。

3.3 能力有待提升

对于医院中的档案信息自动化管理工作来说，人员的专业能力和素质是非常重要的一个部分，决定着档案信息自动化管理工作质量和效率。但是当前各个医院中负责自动化管理工作的人员，在个人素质和专业能力上，还存在以下几个方面的不足：第一，医院中负责开展档案信息自动化管理工作的人员，一般都不是专职人员，而是由护士或者是一些医师担任，其在专业能力上存在一定的不足，尤其是一些年纪相对较大的人员，对于自动化管理工作的具体操作不够熟练，没有系统的学习过信息技术，无法高效地开展档案信息自动化管理工作[8]。第二，医院中负责开展档案信息自动化管理工作的人员，从心理上没有对该项工作给予重视，在思想观念上比较陈旧，依然采用以往的工作态度对待该项工作，只是将档案信息自动化管理系统看作是一个存放档案的仓库，并没有真正对档案信息自动化在发挥档案价值方面的作用进行深入理解和有效应用。

4 通过档案信息自动化管理提升医院档案管理质量的措施

4.1 加强信息自动化管理理念构建

在知识经济、信息化时代的发展形势下，当前想要通过档案信息自动化管理工作，实现对医院中档案的有效管理，必须要秉持与时俱进的思想，构建出创新管理理念，确保医院档案管理工作实现创新发展。首先，医院需要拥有善于将档案信息化管理理论知识、先进科学技术理念融合在一起的意识，保证二者能够实现相辅相成，为自动化管理工作实现提升提供支持。同时，在开展档案管理工作的过程中，需要及时摆脱传统理念对于档案管理工作的束缚，积极地转变思维模式，促使管理工作朝着开放、灵活的方向转变，从档案信息服务的角度，实现信档案管理思维的拓展，发挥出档案的作用，积极参与医院建设和发展，实现档案管理工作的多方位延伸。以此保证能够提升档案信息自动化的能力和水平[9]。其次，需要创新档案信息自动化管理理念，学习先进的信息自动化管理模式，不断提升医院中管理人员对档案信息自动化管理工作的重视程度，加大在自动化管理方面的资金投入力度，从硬件和软件两个方面，对现有的档案信息自动化管理系统进行完善。同时，需要准确认识档案自动化管理系统的功能，实现档案管理工作思维模式的积极转变，使相关人员能够善于利用信息技术，实现对档案中有价值信息的发现和挖掘，为医院发展提供数据方面的支持。

4.2 创建标准化档案管理格局

在档案信息自动化管理工作标准建设的过程中，完善对应的管理制度、规范，是非常重要的一项工作，其不仅是各项工作开展的依据，同时也是确保自动化管理工作能够准确落实在实际中的重要基础。首先，需要实现对档案的统一管理，各个科室和部门需要按照统一的标准对自动化档案信息进行记录、整理、分类以及归档，整理好后及时的上传到自动化系统中。同时，需要对已经归档的信息进行准确性、完整性的检查和核对，避免出现信息失真的问题，降低对后续工作造成的影响[10]。同时，需要对现有的档案管理工作考核制度进行完善，实现对档案信息自动化管理水平的有效保障，并且需要对各个科室和部门实施统一的考核，准确分析在实际工作中存在的不足之处，及时的进行完善。其次，针对档案信息自动化管理工作标准制定来说，需要从顶层的角度制定统一标准，为医院档案工作办公自动化提供支持。这就要求医院需要站在医院整体发展的角度，对现有的标准进行完善和更新，如组卷方式与格式、档案著录和标引规则等，尤其是针对档案整理和著录、文件处理、考评管理等标准和规范的建立，需要将其与计算机软件进行一对一的嵌入，在信息化改造后再上线，真正搭建完整的系统化信息平台。此外，在初步落实信息化平台运行后，需要重点建设对应的信息化、数字化和综合化平台，为临床、研究等提供更加丰富的档案资料，发挥出档案资料的真正作用。

4.3 开展高质量档案信息资源整合

在信息化背景下的档案管理工作，档案从原本的纸质形式变成了电子形式，并且以电子形式进行存储、传递和使用，能够非常有效地提升信息传递和应用效率，为更加有效地发挥出档案信息价值提供了支持。因此，为了保证信息化的数据信息，能够更好地发挥作用，当前需要创建出一个质量较高的档案信息数据库，实现对信息资源的有效整合，提供更加客观、全面、真实的档案信息。首先，在建立数据库之前，不仅需要考虑到信息整合后，是否符合网络传播的实际要求，同时也要积极结合管理人员在操作上的习惯，确保其能够高效、准确地对档案信息进行读取和使用。这就要求在实际创建数据库之前，实现对档案应用前瞻性的充分分析，并且在创建完成后做好对应的强化和维护工作，为数据信息的完整性提供一定保障[11]。其次，在信息化时代的背景下，信息量、数据量变得越来越大，在管理中出现的不安全因素也越来越多。因此，需要不断地提升信息化管理的安全性，为档案信息的保密性提供保障。这就要求需要在积极落实信息资源有效整合的同时，做好对应的安全管理工作，提升安全意识，通过登陆身份验证、加密等形式，实现对档案安全的有效保障。同时，需要做好档案应用的安全管理工作，采用各种先进的技术、管理措施，如安装杀毒软件、定期做好计算机漏洞补丁下载和更新等。此外，为了避免由于系统或者软件出现问题，造成严重的档案资料损失，需要做好自动化的档案备份工作，保证档案不会出现丢失的问题，为医院更加有效地提升档案管理工作质量提供支持。

4.4 关注人员自动化水平素质提升

不断提升人员的信息化水平和素质，也是保证档案信息自动化管理工作获得应有效果的重要环节。因此，在实际的档案管理工作中，医院需要注重开展档案管理人员、全体员工的信息化水平提升工作。首先，为了保证能够建立出一个信息化水平较高、自动化管理素质较强的全新档案管理队伍，需要关注医院内部现有档案管理人员的个人能力和素质。积极地在医院内部组织和开展计算机网络技术、医院档案信息化管理、信息设备使用和操作等方面的培训，同时引导医院内部的档案管理工作人员，需要及时地参与到各种档案信息自动化管理专题讲座、外部综合培训活动中。以此保证能够不断提升医院现有档案管理人员的信息化水平和能力，为工作更加有效地开展提供支持。其次，需要在医院内部通过严格甄选，挑选出一些具备良好计算机基础的人员，到其他医院中进行参观和学习，吸取其他医院的一些经验，取长补短，保证医院现有档案管理工作信息化程度的有效提升[12]。最后，需要及时引进一些外部的专业计算机人员、档案管理人员，保证能够将最新的理念和方法带入到医院中，为医院更加高效地开展档案管理工作提供理论支持[13-15]。

5 结语

医院落实档案信息自动化管理工作，对于医院整体管理能力的提升、信息化水平的提高等，都有着非常紧密的联系，直接关系到医院未来的发展。因此，医院需要在准确分析管理现状和档案信息自动化管理工作中存在的不足基础上，通过提升档案信息自动化管理意识、建设档案信息自动化管理标准、实现档案信息自动化资源整合、提升档案信息自动化水平等方式，真正保证档案工作朝着自动化、信息化的方向发展。只有这样才能够通过不断提升医院的档案管理水平和质量，保证医院档案管理工作更加科学合理，为医院实现持续发展奠定良好基础。