机关事业单位档案管理工作的重要性与开展实践

王 超 赤峰市红山区发展研究中心

档案在机关事业单位中起着重要的作用，主要是对单位发展过程中开展的一系列活动进行记录，为单位后续的相关活动提供有益指导。但是，目前我国很多机关事业单位在档案管理方面存在一些不容忽视的问题，严重影响了档案管理工作的效率与质量，在一定程度上阻碍了机关事业单位工作的高效开展。鉴于此，现首先对机关事业单位加强档案管理的重要性进行论述，其次揭示机关事业单位档案管理工作的现存问题，最后立足于现实，提出严谨科学且行之有效的应对策略，促进机关事业单位档案管理水平不断提升。

档案管理是一项比较烦琐的工作，其管理对象是机关事业单位开展行政活动时产生的意义突出且需要妥善保管的文件。档案既是事业单位设立、变更、注销及其他活动的历史记录，也是对单位工作开展情况及员工个人信息的准确记录，具有较强的法律效用；不仅如此，它还是一种非常重要的信息凭证，是对国家档案的有效补充。在新时代发展环境下，机关事业单位应深刻认识加强档案管理的重要性，以社会发展、技术变革以及档案管理呈现出的新特点为切入点，采取灵活合理的方法解决档案管理现存的问题与缺陷，弥补传统管理方法的不足，与时俱进地革新管理策略，促进档案管理工作高效优质地推进，助力机关事业单位的各项工作取得预期成效。

机关事业单位档案管理的重要性

加强机关事业单位档案管理，首先能够促进各类档案资料得到及时整理和有效保管，为机关事业单位总结教训、经验提供了极大便利。其次，加强档案管理能够保证机关事业单位人员档案资料的真实性，为机关事业单位各项工作的高效开展提供重要依据。概括来讲，机关事业单位加强档案管理的重要性主要表现在以下三个方面。

确保机关事业单位可持续发展

对于机关事业单位而言，档案所记录的不仅是客观存在的数据与信息，还是机关事业单位多年发展的印证。对机关事业单位的档案资料进行深入分析，可以了解机关事业单位的发展规律，为领导决策提供参考依据。此外，档案资料是机关事业单位进行改革的重要依据。加强机关事业单位档案管理工作有助于为维护职工权益、处理产权纠纷等问题提供依据。同时，档案还能为机关事业单位明确未来发展方向提供重要的参考。

展现机关事业单位的软实力

档案管理工作是机关事业单位软实力的核心内容之一。机关事业单位的档案不仅记录着单位发展中的每一项决策、每一个项目的资料、每一位员工的信息，还全面记录着机关事业单位的发展历程，这是机关事业单位工作文化氛围形成的基础。档案所代表的不仅是机关事业单位的发展经历，还代表着机关事业单位的未来，具有不可忽视的历史价值、现实价值与未来价值。

便于文书资料管理工作高效有序地开展

在机关事业单位中，文书工作是日常工作的重要组成部分，其工作效率及质量的高低与档案管理息息相关。工作人员将单位内部各项工作的开展情况、开展成效等相关信息进行梳理与整合，编制为清晰规范的文书资料，创建逻辑清晰、条理明确的档案系统，实现对单位内部各类数据及信息的全面化、集中化管理。这样既能够促进机关事业单位内部各项工作有条不紊地开展，也能为推进单位内部改革提供可靠的信息支持，促进改革工作规范有序地开展，继而获得良好的成效。

机关事业单位在档案管理中存在的问题

机关事业单位开展档案管理工作是提高其管理水平的重要前提，也是助力单位内部各项工作稳步推进的有效途径。不过本文在进行调查分析后发现，有些机关事业单位在档案管理方面存在很多不容忽视的问题，比如未充分认识到档案管理的重要性、工作人员工作能力有待进一步提升、档案管理方法落后等。以上问题在很大程度上制约了机关事业单位档案管理水平的提升，也阻碍了单位内部各项工作的正常开展。接下来，本文将对机关事业单位在档案管理工作开展过程中存在的主要问题进行论述与分析。

缺乏对档案管理的重视，影响档案管理水平提升

目前，有些机关事业单位在内控管理建设方面，将大部分的时间和精力投入到业务板块，以提升业务能力为主要目标构建并健全内控管理制度体系，缺乏对档案管理工作的关注。

首先，随着社会的不断发展，机关事业单位的档案资料越来越多，管理难度与日俱增，但是很多单位存在档案管理工作地位低的情况，甚至没有创建专门的档案管理部门，也未安排专门的工作人员负责档案管理，造成档案管理工作一片混乱。

其次，机关事业单位的某些领导干部思想陈旧，尚未深刻认识到档案管理的必要性和重要性，缺乏对档案管理工作的全面部署及统一组织，抑或是以资金匮乏、时间紧张等为由搁置档案管理工作，导致档案管理成效不尽如人意。

档案管理制度不完善，造成档案管理效率低下

目前，有相当一部分机关事业单位依旧按照原来的工作形式、管理制度开展档案管理工作，但是随着社会不断发展，原有的工作模式和管理制度的弊端和不足日益凸显，已难以适应时代发展需求，比如，原有的管理制度尚未对各岗位人员需要承担的责任、工作内容进行细致充分地说明，无法对员工的工作行为进行有效约束，不利于档案管理效率的提升。

档案管理技术、方法滞后，制约档案管理工作高效开展

随着现代科技的更新迭代及广泛应用，档案管理信息化已是不可阻挡的发展趋势。机关事业单位在档案管理工作开展过程中，应立足于实践，加强信息化建设，既有助于提升档案管理效率，也能够减少人工操作带来的错误，促进档案管理水平大幅提升。但是目前，部分机关事业单位因为资金紧张，档案管理信息化建设水平不足，依旧按照传统的人工管理方法开展档案管理工作，造成档案管理效率低下，出错率高，严重制约了档案管理工作高效有序地开展，也在一定程度上影响了机关事业单位日常工作的质量和效率。

档案管理人员专业技能薄弱，阻碍档案管理工作稳步开展

在实际操作过程中，部分机关事业单位虽然积极致力于提升档案管理水平，但是由于档案管理人员专业技能掌握不到位、综合素养较低、新技术方法接受能力差等问题，导致档案管理水平难以快速提升，在一定程度上阻碍了档案管理工作的稳步开展，同时，也影响了档案管理工作信息化、数字化发展。

改善机关事业单位档案管理水平的实践策略

认识档案管理的重要性，大力支持档案管理工作的开展

机关事业单位档案管理人员的工作态度及管理意识直接关系到档案管理的开展情况及成效，只有从思想上深刻认识到档案管理的价值与意义，才能从多方面入手积极探寻各种有利于提高档案管理效率与质量的策略和方法，从而促进档案管理水平大幅提升。

首先，机关事业单位应加强内部文化建设及制度建设，在完善单位文化的过程中，引导单位领导及相关人员从思想层面深刻认识到加强档案管理的必要性和重要性，打破以往档案管理可有可无的错误认知，鼓励工作人员积极创新，为提高档案管理水平献计献策，促进档案管理工作高效稳步开展。

其次，机关事业单位应加强对档案管理工作开展情况的调查与分析，结合档案管理工作实际开展情况，及时发现问题与不足，在革新档案管理思想的基础上，通过制订管理计划、完善内部制度、革新管理方法等多种策略改正问题，弥补不足，促进档案管理工作规范有序地开展。

最后，机关事业单位需要以适应现代社会发展需求为基本目标，制定公开、公正、透明的档案管理工作程序，科学规范地收集和整理各类档案资料，在保证档案资料真实可靠的前提下提升档案资料的价值。各单位应分别从档案资料的形成、收集、整理、归档等各个环节入手制定规范的操作章程，严格要求内部工作人员认真地操作，保证各类档案资料的真实性、可靠性和鲜活性，促进档案管理质量全面提升。

紧随时代发展，健全并优化档案管理制度

完善合理的档案管理制度是档案管理工作有条不紊地开展的可靠保障，也是机关事业单位提升工作水平的重要前提。所以，机关事业单位的领导人员需要学会随着时代发展健全并优化档案管理制度。

首先，机关事业单位的领导人员应增强责任感，加强对内部各类档案资料信息的全面管理。对于资金匮乏、技术落后、信息化建设水平低等一系列问题，机关事业单位应在积极探索新渠道以筹备更多资金的基础上，与时俱进地调整和优化档案管理制度，以制度的形式明确档案管理人员需要负责的工作及完成的任务，确保档案管理工作稳步有序地开展。

其次，机关事业单位的领导人员应结合单位的具体情况制订严谨科学且具有良好可行性的档案管理计划，即根据近期档案资料管理工作的实际开展情况，从工作目标、工作要求以及人员分配等多方面入手，制订清晰规范且具有良好可行性的档案管理计划，促进档案管理工作高效开展。

引入新技术和新方法，推动档案管理信息化建设

随着国民经济的迅猛发展及信息技术的日臻成熟，大数据技术在各行各业得到了普遍的应用。机关事业单位在开展档案管理工作的过程中，应紧随时代发展步伐，积极革新管理理念和管理模式，以现代信息化技术、大数据技术等先进技术为依托，大力推进档案管理信息化建设，实现对档案管理工作的实时监测、全面管理，将工作人员从烦琐机械的工作中解放出来，促进档案管理效率和质量的全面提升。

一方面，机关事业单位可在信息技术的支持下积极构建档案信息管理系统，通过此系统实现对各类档案资料的全面整合、自动分类和自动保存。这样不仅能够提高档案管理的效率，还能够有效降低出错率，促进档案管理水平显著提升。

另一方面，机关事业单位可以在条件允许的情况下构建更先进、更强大的信息综合应用处理平台，将档案信息管理系统与单位内部其他工作信息管理系统对接，实现档案信息与单位内部信息的实时共享，便于工作人员快速调用所需的信息，保证档案管理的时效性、精准性和全面性，由此实现档案管理效益最大化。

加强档案管理人员队伍建设，提高档案管理水平

打造一支管理经验丰富、业务能力突出、综合素质水平高的档案管理人员队伍不仅能推动档案管理工作有条不紊地开展，还能促进档案管理效率与质量的全面提升。机关事业单位在积极致力于推进档案管理信息化、数字化、现代化发展的过程中，可从以下几个方面入手建立一支专业化的档案管理人员队伍，为获得良好的档案管理成效提供强大的人才支持。

第一，机关事业单位应积极引入档案管理专业人才，通过对外招聘、社会招聘等多种方式吸引人才，提高准入条件，严格要求应聘者的资质与条件，只招收符合要求、能力突出、综合素质高的专业人才，禁止招入“关系应聘者”，务必从根本上保证人才的专业性，从而保证档案管理工作高效全面开展。

第二，定期组织档案管理培训活动，通过培训促使档案管理人员深入理解国家最新相关政策及精神，革新档案管理思想，与时俱进地调整管理模式；同时，促进档案管理人员在培训过程中积极学习新知识、掌握新技能，实现专业能力、综合素养的突破性提升，从而获得令人满意的档案管理成果。

第三，制定完善严谨且科学合理的考核机制，最大限度地调动档案管理人员的工作积极性。机关事业单位应从当前实际情况出发，结合内部管理制度，编制一套完善严谨且实施性强的考核机制，并选择具有代表性的指标，对档案管理人员的实际工作情况进行客观、全面的考核，考核结果直接与档案管理人员评优、职称晋升等挂钩，以促使档案管理人员严格要求自我，不断探寻新的管理策略和方法，促进档案管理工作高效稳步开展，实现档案管理预期目标。

综上，档案管理工作的规范开展及高效推进是机关事业单位各项工作正常开展的有力保障。机关事业单位的领导人员应打破传统理念的束缚，从思想上正确认识到档案管理的重要性，通过健全档案管理制度、推动档案管理信息化建设、加强档案管理人员队伍建设等多项举措推进档案管理工作高效优质开展，从而促进机关事业单位内部各项工作稳步推进。