公安院校科研经费电子发票使用问题研究

李冠烨

（辽宁警察学院 财务处,辽宁 大连 116036）

一、引言

2015 年国家税务总局在北京市、上海市、浙江省进行增值税电子普通发票试点工作，2016年增值税电子普通发票在全国全面推行，2017年财政电子票据试行，2019 年中国铁路总公司高铁电子客票试点，南方航空公司推行电子行程单，2020 年财政部和国家档案局发布《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》中说明广义的电子发票即电子会计凭证，是指单位从外部接收的电子形式的各类会计凭证，包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、银行电子回单等电子会计凭证。

国家统计局网站公布的2020 年全国科技经费投入统计公报显示，高等学校研究与试验发展（R&D）经费支出1882.5 亿，同比增长4.8%。随着国家对高校科研创新的扶持，公安高校科研经费来源趋于多样化。公安院校科研聚焦“数据警务、智慧警务”建设，据2020 年公安部公布数据，获得科技成果转化奖的15%为公安院校（公安部官网相关数据统计）。2021 年财政部科技部颁布《国家重点研发计划资金管理办法》《国家自然科学基金资助项目资金管理办法》《国家社会科学基金项目资金管理办法》等文件，在落实科研经费“放管服”和“科技兴警”的背景下，公安院校科研经费呈现迅猛增加的态势。电子发票在公安院校科研经费报销中广泛使用，比如设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、差旅/国际合作交流等费用，以及其他相关支出都会取得或开具电子发票。在公安院校科研经费报销中应保证接收的电子发票真实合法，电子发票储存、传输安全可靠，会计核算系统能够准确、完整识别电子发票并自动生成相关单据。

电子发票发展至今受到越来越多的专家学者关注。耿晓霞（2019）建议高等院校在报销电子发票时，报销人自行提供税务局网站查验证明，签字并承诺项目负责人仅报销一次[1]。李彦兴、何洪武（2020）认为通过云计算构建高校票据信息化管理，有助于财政电子票据、增值税电子发票等票据的开具、管理和核销[2]。熊泉秀（2021）建议行政事业单位财务管理中使用电子发票应建立电子商务发票编号管理台账[3]。欧阳国亮（2021）认为公安院校科研经费管理平台开放程度较低，建议统筹科研平台建设，加强各部门之间的沟通[4]。赖丽莲（2022）认为在信息化快速发展的今天，财务会计纸质档案最终会被电子会计档案取代，电子发票推动了电子会计档案的发展进程[5]。

二、公安院校科研经费使用电子发票的优势

公安院校科研活动是“科技兴警”的重要组成部分，电子发票贯穿公安院校科研经费管理的全过程。在横向科研经费管理中，公安院校需要向拨款方开具电子发票；公安院校科研管理实行项目负责制，项目组成员取得外来单位开具的电子发票进行科研经费报销；在公安院校科研经费中期检查和结题验收时，需要对电子会计凭证或电子发票进行查阅。电子发票在公安院校科研经费管理中的优势有以下几点。

（一）领用方式便捷，传递方便

公安院校科研经费开具发票以财政非税票据为主。财政电子非税票据的开具需要通过相关主管部门授予权限，科研经费往来业务量较大时，开具电子发票无需向税务部门申请纸质发票，开票更加便捷。与纸质发票相比，电子发票还具有传递方便不易丢失的特点，教职工在电子发票平台上提交开票申请，填写好开票信息，财务部门开具电子发票后发送到预留的电子邮箱。

（二）降低财务成本，提高工作效率

财政电子票据可以通过系统自动生成，提高了开票准确率。在高校会计核算业务中，纸质发票与电子发票并行，纸质发票需要人工填写开具，虽然现阶段纸质发票可以通过电脑打印，财务人员也需要编制具体的摘要和统计数据，需要花费大量的时间和精力，且在编制过程中容易出错，造成大量纸质票据的浪费。使用财政电子票据后，财务工作人员不必频繁往返税务局购买发票，通过税务局发票综合服务平台网上购买电子发票的发票号段，将发票号段输入开票系统进行验证开票。

方便增值税电子发票统计。比如公安院校取得警用专利科研收入时需要开具增值税电子发票，由于增值税电子普通发票具有可复制性、无法回收的特点，增值税电子普通发票不允许作废处理，应该开具红字增值税电子普通发票进行冲销，以往作废的增值税电子发票也不需要归还，只需在开票系统中查看和统计，提高工作效率。

（三）加快会计档案电子化进程，方便查阅

电子发票通过安全存储，会计核算系统识别入账，形成电子会计档案。电子会计档案信息经过分析整理，经财务负责人授权后可以在公安院校各部门进行数据共享，财务信息使用者可以进行统计、分析等相关操作[6]，比如在统计公安院校科研经费往来收付款时，方便生成各单位往来数据，使财务工作更好地服务于教学、科研和管理工作。

电子发票与纸质发票相比还有易查阅的特点。纸质会计档案需要人工装订整理，占地空间大，不易储存和查找。国家相关部门对高校的财务监管愈发严格，公安院校经常接受财政部门、审计部门和上级公安部门的检查、巡视时需要频繁调阅各种会计凭证，查阅、复印纸质发票耗费较多人力物力。在公安院校科研项目中期检查、结题验收和经费审计时，需要查阅复印大量的纸质会计凭证，经常发生纸质票据脱落、票据信息遮挡、字迹模糊等现象，推广使用电子发票能方便相关人员查阅。

三、公安院校科研经费报销中使用电子发票的弊端

电子发票的应用为公安院校科研经费报销带来了很多方便，同时也存在重复打印、核验工作量大和不易安全保存等问题。

（一）电子发票可复制性强

现阶段，大部分高校科研经费报销时仍将电子发票打印入账。电子发票可复制性强，每张电子发票打印出来没有任何区别，也不显示本次使用是第几次打印。在电子发票使用初期，一些高校为了防止重复报账，设置电子发票登记台账，对报销的电子发票在电子表格里逐笔登记，公安院校在年底科研经费报销较为集中时，容易遗漏对电子发票的核验和登记。还有些高校让报销人自行在相关网站查验，提供电子发票查验证明。国家为了解决科研经费“报销繁”的问题，鼓励高校设置科研财务助理岗位，科研财务助理在查验电子发票时，将税务局网站电子发票查验结果打印出来，这种人力资源的浪费应当避免。

（二）电子发票验真工作量大

财务人员对科研经费电子发票的核验，需要判定发票用途是否与科研项目相关，开具日期是否在项目科研期间内，金额是否符合科研经费管理规定等，最重要的是核验发票的真伪。在取得纸质发票时，财务人员通过核验税务部门“发票监制章”和开具单位“发票专用章”两章来确定发票的真实性，电子发票的验真主要通过登录相关税务局网站，录入发票代码等信息来核验电子发票的真实性。电子发票发展至今，不再要求“发票监制章”和“发票专用章”两章齐全。按照《关于增值税发票综合服务平台等事项的公告》（国家税务总局公告2020 年第1 号）的规定，纳税人通过增值税电子发票公共服务平台开具的增值税电子普通发票，属于税务机关监制的发票，采用电子签名代替发票专用章，其法律效力、基本用途、基本使用规定等与增值税普通发票相同。发票使用者通过全国增值税发票查验平台下载专门的阅读器，核验电子签名即可。

（三）电子发票存储安全隐患

目前，大部分高校以纸质版会计档案为主，对电子会计档案的重视缺乏。公安院校尚未建立规范统一的电子发票保存管理系统，对已经形成的电子会计档案移交、保管、查阅、核定销毁等流程没有明确的管理文件要求。公安院校科研项目涉及公安学、公安技术等方面，近年来，高科技犯罪频发，全面推行电子发票的情况下，电子发票的开具和查验都是在网上进行的，涉密项目的电子发票证储存在计算机上，发票以电子数据形式存储，电子发票的开票人、时间、金额、发票代码等重要信息容易被恶意篡改，也存在被泄漏、损坏以及病毒侵害等风险，如果网络环境受到攻击，涉密信息的泄露会产生社会恐慌甚至影响国家安全。

（四）管理系统尚未实现一体化

公安院校科研经费管理中，财务部门负责科研经费使用监管、票据审核和提供项目结题数据，科研管理部门负责项目申报、科研成果管理等业务，科研项目负责人对项目经费执行情况负责。在科研经费报销中，由于财务系统和科研系统信息共享程度较低，电子数据缺乏整合，出现“信息孤岛”，使用电子发票产生的电子会计凭证等数据未能直接地为科研项目数据集成分析采用，影响数据使用者的分析与决策。

（五）对电子发票的使用认识不足

电子发票的产生改变了纸质发票的管理模式，对公安院校财务人员信息化技术能力提出了新的要求，在电子发票的推广使用阶段，纸质发票和电子发票并行，公安院校财务人员因电子发票核验较为繁琐，更倾向于让科研报销人员提供纸质发票。

四、公安院校科研经费报销中使用电子发票的建议

在公安院校科研经费报销中使用电子发票存在重复打印、重复报销的问题，由于电子发票的票面信息容易被恶意篡改，电子发票的核验为财务人员及科研助理带来了很大的工作量，电子发票的保存缺乏妥善的管理制度，发票信息容易泄露，针对以上问题提出几点建议。

（一）建立与税控系统相连的电子发票平台

“工欲善其事，必先利其器”，会计核算软件应依托大数据互联网，2019 年政府会计制度改革后，会计核算软件在功能上得到很大的提升，在系统中安装发票管理模块，将发票管理模块与税务系统链接，方便查验发票真伪。目前，市场上有很多发展比较成熟的税控软件，公安院校可委托第三方定制适合自身需要的电子发票服务平台。电子发票服务平台集发票开具、查验、存储、接收、下载等功能，可以追踪每张发票的后续处理，如作废或红字冲销，通过电子发票平台实现对电子发票的全面管理[7]。电子发票服务平台还可以实现报税功能，以往人工报税时，需要在提前计算出当月总计不含税收入、免税收入、增值税额等，通过电子发票平台可以自动计算生成。电子发票平台的构建有助于提升公安院校科研经费管理水平，有助于推动高校财务工作信息化发展。将电子发票服务平台与公安院校科研项目挂钩，实现到款开票、预借发票、发票核销和发票作废业务“一站式”办理。为解决科研项目结题不结算长期挂账问题，公安院校应将科研项目经费结算纳入结题的必经程序，对超过政策规定逾期未解决的项目负责人要建立相应处罚机制。

（二）构建公安院校电子会计档案制度

公安院校电子会计档案通过计算机等设备存储和传输，在电子会计档案的保管过程中，最重要的就是保障数据的安全。公安院校应增强风险意识，采用身份认证、分级授权、电子签名、加密技术、及时备份等措施，防止数据被非法修改和恶意泄露，保证数据存储和传输的安全、完整、真实、可用[8]。公安院校要制定电子会计档案制度，规范使用电子发票，对已形成的电子会计凭证真实性、唯一性、合法性、安全性、有效性负责，规范电子会计档案从采集、归档、保管、利用、销毁等全流程电子化管理，实现会计档案全生命周期电子化管理[9]。公安院校科研活动有其自身的特点，公安院校电子会计档案制度的制定应更注重查阅的安全性和保密性。调阅电子会计档案应做好调阅登记，严格按照调阅制度流程，先由业务部门提出申请，经财务部门负责人审批，经过会计档案管理人登记，签署保密协议后才能借阅或复印。借阅或复印只能在档案室内进行，进行在线查阅电子会计档案时，要保障电子会计档案信息的安全性，防止电子会计档案被篡改或破坏。如遇特殊情况需要外借的，需履行相关的手续并约定好归还时间，归还时档案管理人要对电子档案信息进行查验，确保电子档案完整，档案管理人还有定期整理和清点相关电子会计档案的任务。

（三）推动科研经费信息化管理进程

随着高校科研范围的不断拓展，国家鼓励科研成果应用转化，校企合作科研项目不断深入，公安院校在与其他学校或企业开展科研活动时，应签订合同条款明确双方权利与义务，甲乙双方经济活动往来开具电子发票，开具、抵扣的电子发票作为依据确认科研收入。财务人员将收入核算、票据管理、应收账款管理等有机整合，并通过应收账款账龄分析等方式为款项催收提供依据，维护了公安院校开展科研合作的合法权益。公安院校科研经费财务管理系统可以充分利用市场上比较成熟的软件，对科研经费数据信息进行整合、分析、转化和提升，构建联合审计处、财务处、科研处、教务处、项目负责人等内控网络体系，强化内控信息集成和共享，并拓宽内控数据渠道[10]。科研经费财务管理系统的建立，将以财务信息共享支撑管理会计流程中的风险决策，通过采集电子发票数据可以对科研经费进行成本分析和绩效评价，有助于加强科研经费的预算管理，增强科研人员的成本意识，提高科研经费使用效率。

（四）加强财务工作人员培训

为了让公安院校教职工在科研经费报销时更方便地使用电子发票，就要加强对财务人员的培训。财务人员应当熟悉电子发票从税务等机关申领、接收、开具的过程，熟悉电子发票报销核验的方式。电子发票服务平台构建完成后，邀请软件工程师对财务人员进行实务操作培训，使财务人员在电子发票的开具、审核、入账等环节都能熟练操作，增强财务人员处理电子发票的业务能力。通过培训来强化财务人员对电子发票的使用认知，提升财务人员的职业素质和专业技能水平，使财务信息化革新助力公安院校的建设和发展[11]。此外，公安院校还可以为学院的科研秘书或者课题组的科研财务助理人员开展专题培训讲座，进行现场咨询和解答，在新媒体平台上发布电子发票科研经费报销实务操作小视频等方式加强对电子发票的宣传。

五、结语

电子发票是现代信息技术发展的必然产物，全国电子发票推广使用阶段，电子发票与纸质发票相比有着易传递、成本低、方便查阅等特点，电子发票在公安院校科研经费使用中得到广泛应用，公安院校在科研经费报销中使用电子发票产生了一些问题，通过构建与税控系统相连的电子发票核验平台，加强公安院校电子会计档案制度，推动科研活动信息化管理进程，提高财务人员的业务技能等方面措施，使电子发票更好地为公安院校科研经费报销等活动服务。