关于商业银行零星采购发展的思考

于晓乔

(中国农业银行北京市分行 集中采购部，北京 100010)

1 背景

1.1 商业银行零星采购概述

对于零星采购，目前暂时没有一个法定的、统一的定义。笔者认为，商业银行零星采购是相对于集中采购的概念，根据国家相关政策，我国商业银行基本建立起了“统一管理、分级授权、相互制约”的集中采购管理体制，对于超过限额或属于集采目录内的货物、工程、服务必须纳入集中采购管理。那么对于集中采购之外的采购对象，即未纳入集中采购目录且未达到集中采购限额的货物、工程、服务的采购活动视为零星采购。零星采购对象通常是日常经营的必需品，直接影响到商业银行的正常运转，涵盖范围广，采购频次高，单价从几元到几十万元不等(具体根据集中采购限额确定)，涵盖范围参见图1。

图1 商业银行集中采购及零星采购范围

商业银行总行下辖一级分行、二级分行、一级支行、二级支行等层级，根据实际情况一般采取以下几种零星采购模式。

1.1.1 分级授权，自主采购

对于未达到集中采购限额标准的采购对象，部分商业银行按层级给予授权，在规定的限额范围内，各层级行可自主选择采购方式、自主挑选供应商及产品服务。这种方式的优点是灵活性强、采购效率高，缺点是合规风险大、易出现利益输送等不良行为。

1.1.2 集中采购遴选入围供应商

部分商业银行通过招标、磋商、比选等集中采购流程确定相应品目的入围供应商，各层级行根据采购结果、划片安排等从指定供应商处实施采购。这种方式多用于年用量较大且全行标准较为统一的商品，其优点是价格经过竞争、较为合理，缺点是选择范围有限、灵活性较差。

1.1.3 信息化商城平台

随着科技金融与电商平台的日益发展，部分商业银行也开始探索建立行内商城平台，即商业银行选择具有一定科技能力的经销商，通过信息化建设构建行内商城平台，各层级行通过商城下单采购。这种方式的优点是选择范围较大、操作简捷利于管理，缺点是科技水平要求高、存在中间商赚差价、过于依赖某一两家电商而不再关注价格变化。

鉴于以上每种模式有利有弊，部分商业银行也会采取以上两种或三种模式相结合的管理方式。

1.2 零星采购的法律规范

目前，零星采购活动缺乏针对性的法律法规约束，权威性文件均未将其纳入约束范畴：《政府采购法》第二条规定，本法所称政府采购，是指各级国家机关、事业单位和团体组织，使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。《国有金融企业集中采购管理暂行规定》第二条规定，本规定所称集中采购，是指国有金融企业以合同方式有偿取得纳入集中采购范围的货物、工程和服务的行为。

综上所述，无论从政府采购还是金融企业采购角度，暂时都没有针对零星采购的权威法律法规参考依据，现阶段相关规制的阙如促使商业银行必须也必要自主专门对零星采购建章立制，不断完善和健全制度要求，降低甚至避免零星采购的随意性、风险性，通过制度化、体系化、流程化管理确保该项工作实施的规范性、科学性。

2 商业银行零星采购特点及问题分析

2.1 商业银行零星采购特点

我国商业银行网点数量众多，分布分散，大中型银行的部分网点更是深入乡镇，使得商业银行零星采购管理具有一些自身特性：

2.1.1 品类多样性

商业银行经营业务范围广，从业员工多，从内部、外部使用角度来看，主要可以区分出以下两大类零星采购事项：一是维持日常经营所需的办公用品，诸如笔、便签、订书机、电子耗材等在经营办公中必需，但单价较低、年采购额难以达到采购限额的商品。二是推广营销所需的宣传物料及服务，商业银行前台部门涉及个人、对公、投行等，这些部门直接对接客户，需要采购大量宣传物料或推广服务推动营销工作。

2.1.2 采购高频性

从仓储条件来看，商业银行属于服务行业，不具备生产企业完善的仓储物流设备储存用来办公营销的消耗品，倾向于“轻库存”经营；从需求量来看，商业银行分支机构众多、地域覆盖广，从全行口径统计物品消耗量巨大。因此，商业银行在零星采购方面需要保持较高的采购频次，通过“小额多次”来满足日常经营需求。

2.1.3 需求紧急性

商业银行业务繁多，任何一个部门都存在可能需要紧急采购的事项，尤其是疫情特殊期间，零星采购需求更加急迫；同时零星采购重要的需求部门——营业网点，承载着客户了解银行最直接的渠道，由于其接触客户众多，造成突发情况较多，其对外经营的特殊性也决定了一些突发状况必须在第一时间解决，因此，商业银行部分零星采购需求十分紧迫。

2.1.4 管理复杂性

零星采购几乎牵涉到商业银行的所有条线部门，其中采购管理部门负责制定相关制度，财务会计部负责预算审批，内控合规部负责监督检查，条线主管部门或者分支机构执行零星采购实施。因此，零星采购业务深入基层、覆盖面广，管理幅度很大，加上上文提到的品类多样性、采购高频性、需求紧急性，商业银行零星采购面临着复杂的管理环境。

2.2 商业银行零星采购面临的问题

2.2.1 相关规制不完善

制度化是科学开展零星采购工作的前提，有利于减少人为不确定因素，避免零星采购选择随意性，避免不正当利益输送等实质性风险行为发生，保证商业银行的高质量可持续发展。然而，前文已提到《政府采购法》《国有金融企业集中采购管理暂行规定》等法律法规均未涉及零星采购的内容，这就需要商业银行自身结合实际情况，专门针对零星采购工作建章立制，从供应商选择、采购审批流程、履约验收等方面出发健全零星采购管理体系。

2.2.2 采购过于分散，缺乏规模效应

商业银行层级较多，对于没有集中采购结果的零星采购业务，由各层级自主做出对供应商、产品、服务的选择。从单个一级支行来看，由于其对于某个单项用品的采购量不大，容易倾向于关注其供货及时性及售后响应速度，而对于采购单价并不太重视；然而从总行或一级分行层面来看，某项用品可能是所有辖内机构都需使用的物品，积少成多后原本微弱的单价差异可能对成本产生较大影响。同时，分散的零星采购使得商业银行失去了依靠较大采购规模赢得的议价能力，在无形中增加了经营成本。

2.2.3 合规管理存在风险

一是财务监管缺位。财务监管倾向于重视大额资金使用，由于单项零星采购数量小、金额低容易被忽视，这使得零星采购滋生的腐败问题也容易被忽略；同时，零星采购积少成多，若财务监管持续缺位将会从小问题衍变为大毛病。二是采购结果选择存在随意性。商业银行各个层级采购经办人众多，供应商及产品服务的选择主要依靠经办人的主观判断，缺乏科学、系统、统一的零星采购决策流程，容易成为滋生贪污腐败、利益输送、谋取私利等不良行为的温床。三是履约验收缺乏严谨性。由于零星采购物品单价较低，其履约验收往往不受重视，几乎没有或仅仅是“走过场”，蚕食商业银行利益。

3 关于商业银行零星采购的优化建议

3.1 强机制，优流程，构建创新灵活的零采制度体系

商业银行零星采购的特点决定了必须对其进行灵活管理，既不能完全“一概而论”，也不能完全“放任自流”，需要结合制度的刚性与管理的柔性，既要考虑适应其随机采购特点的灵活性，又要考虑零星采购工作有效开展的现实性。

首先，上级行需要给予下级行一定的自主空间。具体来说总行可以通过指导意见的形式在大框架内规范采购行为，一级分行根据当地情况制定实施细则，进一步对立项审批、采购方式、采购限额、供应商选择等进行规定，地域覆盖面积较大的一级分行也可授权二级分行完善制度细节。

其次，商业银行迫切需要在零星采购流程优化上下功夫。根据自身组织层级特点科学设置审批路径，效率、风控两手抓、两手硬，合理划分采购职责，确保每项采购标的都有对应的责任部门，重要采购标的应落实审批责任到人，在保障采购效率的同时，降低各个环节风险事件可能性。

3.2 强规划，抓统筹，抓好内外部资源的持续整合

一是要适度合并同品类采购需求。将采购用量较大、经济规模程度较高的产品动态纳入集中采购范畴，尽量避免由于过于分散采购造成的采购成本增加和人力资源浪费。二是要适度规定相对统一的采购时间节点。各层级行可根据自身经营计划安排、制定零星采购计划台账，对辖内机构需求进行统筹科学管理；同时应明确紧急采购应对方案，在计划外给予适当宽松以满足银行经营特殊性要求。三是要注重零星采购队伍建设。人才是企业发展的根本，商业银行在资源整合过程中绕不开对人力资源体系的培养和搭建：首先要提高采购管理条线岗位待遇，吸纳更多高素质人才，拓宽采购管理思路，最终实现整体团队的优化；其次是定期宣导培训，上级行应定期对下级行进行政策宣导及培训教育，注重采购过程中需求、采购、财务、内控监督等各方的专业素养及合规意识的培养，为零星采购工作的科学开展提供人才保障和支撑。

3.3 促转型，提质效，适时适度搭建信息化零采平台

近几年我国电商事业不断发展，部分商业银行与电商也开始逐步讨论并搭建零采平台；同时商业银行的数字化转型也促使采购管理部门不断探索信息化采购之路，以提升采购质量和效率。在搭建信息化零采平台、选择供应商过程中，商业银行需要注意以下几个方面问题：一是相匹配的科技与专业能力，零采平台设计要突出专业性、可操作性、审批合规性，商业银行应建立起具备采购、需求、科技等专业人员的“专项小组”，理念先行，步子跟上，稳扎稳打构建零采信息化。二是遴选适合线上化的零采产品，优先实践标准化、批量化、需求分散化的产品线上化，避免过早将定制化、个性化产品或服务嵌入商城，防止出现沟通不畅、影响效率的问题。三是关注供应商B2B业务成熟度，提前做好市场调研，把关注重点由电商名气、C端业务、产品丰富程度等转向物流覆盖度、供货时效、售后服务、与上游供应商关系、财务管理水平等方面。四是重视价格动态监测，商业银行与供应商共同完善健全价格监测体系，对于价格波动超出一定市价范围的商品及时给予双方预警，动态调整价格。五是提升信息化安全程度，商业银行系统保密性要求很高，在信息化平台建设中要自始至终将安全性放在重要位置，做好事前风险分析，强化计算机及云盘软硬件管理，构建实时预警体系，严防网络泄密，尽量将风险降到最低。

3.4 促合规，助发展，不断加强零星采购履约管理

由于商业银行零星采购单价低、数量多，其履约情况容易被轻视，针对这一情况，一是要建立起相对统一的参数标准及验收要求，保证对采购数量及产品服务质量进行严格把关，确保履约验收的科学规范。二是建立起科学严谨的管理体系，加强合同管理、财务管理、发票管理的规范性，进一步明确供需方权利责任，通过电子台账及时记录购买明细、经办人、库存等情况，动态科学管理好零星采购。三是建立健康良好的供应商合作关系，严格供应商评级管理，明确不良供应商行为惩罚措施，上级行定期开展面向下级机构的供应商穿透式考核评价，对于具有行贿、作假、履约不力等行为的供应商及时进行相应处理，营造公开、公平、公正的良好采购风气。

4 结论

目前，在商业银行竞争日趋激烈的背景下，零星采购所涉及的成本控制、质量管理、效率提升等都切实影响到全行的业务布局和发展进程，同时零星采购是一项全面性、系统性、持续性工作，既要从整体科学决策，也要从细节精准施策。各商业银行必须要建立科学有效的零采制度体系，规范零采全流程操作，创新拓宽现代化管理思路，才能不断提升采购质效，进而服务好商业银行的全面综合发展。