大数据时代事业单位人事档案管理策略剖析

四川省核工业辐射测试防护院 殷玥，朱灏淼

大数据时代的到来，对事业单位的人事档案管理工作带来了全新的挑战与机遇。与此同时，传统的人事档案管理模式已经呈现出了明显的滞后性。事业单位人事档案管理要想紧跟时代的发展，就必须要充分意识到大数据技术在人事档案管理中的应用优势，并大胆创新，对传统的人事档案管理模式进行优化，将纸质档案转变为与时俱进的数字化档案。

一、大数据技术在人事档案管理中的应用优势

（一）促进事业单位人事组织工作的顺利开展

将大数据技术应用到事业单位的人事档案管理工作中，可以有效促进人事组织工作的顺利开展。首先，人事档案管理工作的开展需要具有一定的严肃性、公平性以及科学性。人事档案管理是人才管理工作质量的评估依据，也是对人才进行分析和考核的重要参考依据之一。将大数据技术应用到人事档案管理工作中，构建数字化的人事档案管理模式，不仅可以将人事档案选人用人的依据作用有效发挥出来，还可以提高人才监督与培养的针对性与合理性，进而将人才的利用价值充分发挥出来，促进事业单位的稳定发展[1]。另外，将大数据技术应用到人事档案管理工作中，还可以最大限度的降低人为篡改档案信息的概率，提高人事档案管理对于各种风险的抵御能力，为人事组织工作的顺利发展打下坚实的基础。

（二）促进事业单位人事档案发展的科学性

在大数据时代下，人事档案管理工作改革已经成为必然的发展趋势。目前，档案管理人员非常有必要对大数据时代的发展趋势有一个正确的认识，在此基础上，应积极、灵活地应对人事档案管理工作的变革，并促进人事档案管理的创新与发展。与此同时，事业单位还要加强现代化人事档案管理制度的建设，加强大数据技术与人事档案管理工作的有机融合，通过对大数据技术的合理应用，提高人事档案管理的科学性与高效性。

（三）促进人事档案资源的共享

在大数据时代下，各事业单位之间可以打造一个专门的人事档案资源共享体系，并借此突出人事档案资源的利用价值，采取相应的措施实现人事档案的增效增值[2]。另外，在共享经济的发展背景下，将大数据技术渗透到人事档案管理工作中，提高人事档案管理工作人员的信息共享意识，可以将数字化人事档案资源的利用价值发挥到极致。

二、大数据时代下事业单位人事档案管理工作中的常见问题

（一）人事档案管理方式过于落后

在大数据时代下，依然有部分事业单位采用传统的纸质档案管理模式，以手工记录为主，大数据技术的应用范围非常有限。传统的纸质档案管理工作，具有较高的复杂性，且工作人员的工作量比较繁重，很容易在登记信息的时候出现失误或错误。在后期的档案信息查询与处理方面也存在着较大的难度。

（二）信息化人事档案管理机制过于传统

信息化人事档案管理机制过于传统的问题，主要体现在以下几方面。首先，部分事业单位由于预算资金有限，很难购进足量的电子设备，无法有效开展人事档案的信息化管理工作。其次，部分事业单位在局域网布设方面也存在着一定的困难，再加上档案管理人员数量较少，大数据技术难以得到持续的推广应用。

（三）人事档案信息收集渠道、收集手段过于单一

人事档案信息的收集，是有效开展人事档案信息化管理的第一步。但是，信息收集渠道、收集手段的单一性，却是一个非常普遍的问题。首先，现阶段的档案纸质材料，可能没有全面囊括员工的详细情况，无法以此为基础对员工的综合素质做出准确的评价，进而影响了员工评价体系的构建。其次，在事业单位不断发展的过程中，人事档案信息越来越多，归档材料收集手段的单一性，对档案的补充与完善产生了一定的限制。

（四）人事档案信息的集成分析与评价体系不够完善

人事档案信息不仅是员工晋升发展的参考，还是事业单位从整体上进行业务素质评价的依据，是保证人才招聘、人才容留以及人才管理科学开展的基础。如果事业单位没有形成科学合理的信息化档案管理体系，无法对人事档案材料进行系统的规划与整理，那么将很难发挥出档案信息数据的利用价值。另外，在传统的人事档案管理模式下，档案信息的集成都是每隔一段时间开展一次全员统计，不仅档案管理效率偏低，还无法实现持续性、动态化的管理。

（五）人事档案数据信息的填报过于随意

在传统的人事档案管理模式下，档案信息的填报以手工记录方式为主。数据填报随意而不规范，且没有有力的数据支撑和评价支持。另外，还有一些关键、重要员工的人事档案处于长期存放、无人监管状态。这些档案信息很容易遭到泄露，或者出现密级与查阅、报备等规定设置与实际不相符的情况。

三、大数据时代下事业单位人事档案管理的优化策略

（一）增强事业单位对人事档案管理的重视程度

在大数据时代下，只有事业单位的全体员工都充分意识到人事档案管理工作的重要性，才能够高质量的开展人事档案管理工作。无论是人事档案资料的整理，还是人事档案资料的借阅，或者是人事档案原始资料的保管以及人事档案资料信息的更新，都需要以严格的人事档案管理机制为基础。只有将人事档案管理机制落实到位，才能够提升人事档案信息运行的高效性与准确性[3]。例如，只有事业单位充分认识到人事档案和报表的更新与提交的重要性与必要性，高度重视人事档案资料的信息化管理，才能够彻底避免档案信息更新延迟等问题的出现。

另外，档案管理人员责任意识的高低，也直接影响着事业单位人事档案管理工作的开展。在将大数据技术应用到事业单位的档案管理工作中，必须要对人事档案管理责任机制的构建予以高度的重视。与此同时，明确并细化人事档案管理的工作内容，落实每一位员工的档案管理责任。

（二）构建针对性的事业单位人事档案管理信息化系统

在大数据时代下，事业单位要想加强人事档案管理，还需要构建相应的人事档案管理信息化系统，提升人事档案工作的科学性。首先，构建人事档案数据存储系统。档案数据存储主要有两种方式，一种是网络在线存储方式，另一种是离线存储方式。事业单位无论使用哪一种存储方式，都可以达到有效存储管理人事档案的目的，为后期人事档案资料有效利用打好基础。对计算机、扫描仪等现代化设备加以合理利用，可以明显提高人事档案数据的存储水平。其次，构建人事档案管理模块化系统。为了保证人事档案数据浏览、修改以及打印的直接性与便捷性，需要确保人事档案管理模块化系统包含以下几大模块：第一人事档案日常管理模块、第二电子文件存盘管理模块、第三数据采集传输模块。再次，构建人事档案查询系统。可利用Microsoft SQL Server2008等相关软件查询并管理人事档案资料[4]。这一软件的应用，可以直接根据具体的工作需求对人事档案数据进行录入、检索、查询以及浏览。在局域网范围内的权限还可以直接利用自己获得的管理权限浏览、查找或者提取人事档案数据信息。最后，构建人事档案安全系统，通过对用户权限管理和用户登录管理等方式，提高人事档案数据信息的安全性。例如，可以在指定区域建立用户名与口令，并划分权限级别，防止出现人事档案越权调阅以及其他违规违法操作行为。

（三）提高事业单位人事档案管理的保密技术水平

在大数据时代下，事业单位要想加强人事档案管理，还需要提高相应的保密技术水平。首先，对防火墙技术的应用应予以高度的重视，与当地的信息技术企业建立密切合作关系，使其为事业单位的信息化档案管理设置一个优质的防火墙，加大档案数据信息的保护力度，避免内部网络被攻击而使档案信息资料遭到破坏或者泄露。之后，再结合档案管理岗位的差异性进行访问权限的设置。档案的录入、整理以及借阅权限要分别使用不同的端口。与此同时，还要对每一位员工的访问权限进行定期的更新，避免出现某些人员滥用权限的问题。其次，在应用防火墙技术的时候，还要进行自动报警机制的设置[5]。如果发现档案信息被外来技术侵入，则会即刻触发自动报警机制，自动完善档案管理保护程序。与此同时，如果发现档案信息被病毒或者外来技术入侵，还要即刻启动自我保护机制，加强档案信息的保护。最后，事业单位还要完善现有的档案管理规章制度，增强档案管理人员的警惕性与保密意识，确保档案管理人员可以严格按照相应的步骤和方法，应用大数据技术，标准化得开展档案管理工作。

（四）优化事业单位的人事档案管理模式

在大数据时代下，事业单位要想做好人事档案管理工作，还需要对现有的人事档案管理模式进行优化，加大人事档案管理机制的创新。首先，对人事档案管理工作的重要程度进行分析，在现有条件的情况下，尽可能设置专门的科室，并安排专门的人员负责人事档案的管理工作，明确工作人员的管理职责、管理权限和允许范围内的管理机制。然后在管理机制的正常运行下，根据事业单位的实际情况，对管理机制运行所产生的相关数据信息进行检验与分析，及时找出管理机制运行中存在的漏洞，采取相应的优化措施。其次，对事业单位的发展现状及实际情况进行分析，并划分人事档案重点管理内容，做好相应的数据更新与管理工作，确保人事档案可以满足单位内部工作的相关需求。

（五）建设与创新事业单位人事档案的信息数据库

在大数据时代下，事业单位要想做好人事档案管理工作，还需建立与创新事业单位人事档案的信息数据库。首先，建立与创新事业单位人事档案的信息数据库，可以辅助档案管理人员对人事档案信息进行科学合理的整理、分类、分析以及汇总，并提高核心信息的保密性，提高重要信息更新与补充的便捷性[6]。如果单位内部员工出现流动，档案管理人员要在第一时间进行档案资料的更新，并借此增强人事档案信息的完整性与时效性。设置身份管理权限，确保既可以让档案资料借阅者浏览并查询相关档案信息，又不会出现档案资料被遗失等问题。加强人事档案管理流程的把控，保证人事档案信息数据库更新的实时性，尽可能地降低档案信息泄露的风险。其次，事业单位的档案管理部门要与单位内部的纪检部门、人事部门以及劳动部门等联合起来，提升人事档案管理与开发的统一性与高效性，确保信息化人事档案的管理工作要求得以满足。各部门负责各自内部档案的编辑与管理，然后将档案资料统一报送至档案部门进行审核。这样，既可以提高数据信息更新的及时性，又可以强化各部门与人事档案管理部门的交互性，为人事档案管理质量和速度的优化提供保障。最后，事业单位还可以针对人事档案管理，定期组织开展经验交流会，邀请同行业专业的人事档案管理专家，开设信息化人事档案管理讲座，加强大数据技术在人事档案管理中的应用。

（六）提升档案管理人员的专业素养与综合素质

在大数据时代下，事业单位要想做好人事档案管理工作，还需要提升档案管理人员的专业素养与综合素质。首先，对档案管理人员进行大数据技术培训，使其掌握大数据技术的应用技巧，可以借助大数据技术高效率的开展人事档案管理工作。与此同时，对事业单位的业务需求进行分析，并以此为基础进行人事档案管理工作的优化。其次，加强档案资料的保密管理，尤其是关键、重要人员的人事档案资料，要作为事业单位的机密资料，严禁外传外发[7]。再次，严格按照人事档案管理的相关制度和规定，对档案管理人员的工作行为进行要求和约束，增强档案管理人员的服务意识，提高档案管理人员的服务能力，确保其可以胜任人事档案管理这份工作。最后，增强档案管理人员的责任意识，激发档案管理人员的工作激情与热情，使其充分意识到信息化人事档案管理的重要性，认识到大数据技术在人事档案管理工作中的应用价值。

（七）拓展人事档案的利用途径

在大数据时代下，事业单位要想做好人事档案管理工作，还需要拓展人事档案的利用途径，将其逐步发展为社会性的共享资源，增强人事档案的利用价值。首先，事业单位要将所有的人事档案资料分成两类，一类是保密性档案资料，另一类是可分享性档案资料。对这些档案资料的利用价值进行充分的挖掘，并借助大数据技术提升档案资料的服务性[8]。其次，事业单位要加强人事档案管理部门与其他部门之间的联系，通过数据信息的共享来提高整个事业单位服务的便捷性与优质性。

四、结语

综上所述，在大数据时代背景下，事业单位的人事档案管理较之以前有了很大的不同。要想紧跟时代的发展，为事业单位的进一步发展提供保证，就必须要对单位内部的人事档案管理工作予以高度的重视。而要想借助大数据技术提高人事档案管理工作质量，就必须要使事业单位全体人员充分意识到人事档案管理的重要性，提高档案管理人员的专业素养。与此同时，还要构建专门的人事档案管理信息化系统，优化和创新人事档案管理模式，丰富人事档案利用途径，并实现人事档案信息数据库的创新。