事业单位档案管理工作的优化路径分析

中国电子信息产业发展研究院 徐艳梅

互联网的发展，使得人们的生活、生产方式发生了较大的变化。在信息技术不断应用的情况下，事业单位的档案管理工作需要进行优化，转变当前的管理模式，实现档案工作的信息化开发，并凸出档案管理工作在事业单位中所存在的价值。因此，事业单位需要顺应时代的发展，针对档案管理工作进行优化，深度挖掘档案中的信息价值，为事业单位的发展发挥积极的推动作用。在这一背景下，深入探究事业单位档案管理存在的问题，并提出积极的解决对策，对于事业单位档案管理工作的推进产生了重要的价值。因此，本文针对这一问题进行了深入研究。

一、事业单位档案管理工作优化的重要性

第一，实现资源的合理配置。事业单位档案中的高价值信息非常多，加强档案管理工作的优化，可以实现资源的合理配置。在事业单位发展中应用信息技术来实现档案管理工作发展创新，可以对于当前的资源进行合理的配置。新时期事业单位档案管理工作也向着数字化、智能化的方向发展[1]。在事业单位档案管理是可以建立电子化档案，使得档案的收集、查阅以及存储的效率大大提升，实现单位资源有效共享、各部门之间信息沟通效率的提升。

第二，提升工作效率。事业单位档案管理工作十分复杂，涉及大量的资料、数据文件，需要实现各工作之间的有效衔接，并充分发挥档案管理工作的价值，但是在传统工作模式下，档案管理工作主要是依靠人工来完成，工作质量和工作效率得不到保证，容易引发较多的问题。在新时期信息技术迅速发展的背景下，档案管理工作的信息量也不断地增加，引入新的技术可以实现各业务之间的有效衔接，包括档案的查询、保存、借阅等。也可以充分发挥档案的价值，为事业单位的决策提供数据支撑，有效地解决传统工作中存在的不足。

第三，顺应时代的发展。信息技术的发展，使得传统档案管理工作的方式发生了较大的变化，仅依靠人工的方式来进行档案管理已经无法满足时代的需求。因此，针对事业单位档案管理工作进行优化，需要顺应时代的发展，提升档案管理的效率。在大数据背景下，事业单位的档案管理工作受到了人们的重视，需要充分接触与信息技术来针对当前档案管理工作的方式进行创新[2]。但是长期以来事业单位在档案管理工作存在着重视不足、投入不足等多项问题，基于大数据技术来实现档案管理工作的创新，可以保证事业单位顺应时代的发展，满足新时期事业单位管理的要求。

二、事业单位档案管理工作存在的问题

第一，管理意识不强。事业单位长久发展以来，档案管理工作并没有受到应有的重视，有些事业单位认为档案管理工作没有太高的价值，导致这项工作的工作效率低、工作质量低，仅仅是进行信息的收集以及保存，并没有为单位的人才管理提供更多的数据参考。他们认为档案管理工作十分单一，并没有针对档案中的信息进行深度的价值挖掘，也没有投入较多的时间及精力进行管理。有些档案管理部门也认为档案仅仅是简单的文件保存，只要不损坏文件就完成了工作，导致档案管理工作成为一项边缘工作，无法提升整体的管理水平及效率。

第二，管理制度不完善。当前，我国事业单位的档案管理工作尚显笼统，并没有制定完善的档案管理制度，尤其是没有针对档案管理人员的行为进行约束。在事业单位缺乏正确认知的基础上，导致事业单位的档案管理制度得不到有效的落实，严重影响了档案管理工作的效率。一些事业单位在进行制度管理时，也没有针对自身的实际情况建立有效的管理制度，导致制度也没有发挥相应的价值，无法满足新时期档案管理工作的要求。一些事业单位的档案管理制度存在较多的漏洞，并没有针对当前档案管理模式进行详细的规定，导致档案管理工作十分被动，各项流程也缺乏完善的制度保障，在软件以及硬件的投入方面缺乏制度的支撑。

第三，管理员的专业水平有待提升。一些事业单位负责档案管理工作的人员缺乏专业的水平，只是进行简单的档案收集以及保存。因此，在新时期信息技术不断发展的背景下，事业单位档案管理工作现有的专业能力已经无法满足新时期工作的要求。部分事业单位的档案管理部门将档案管理工作等同于资料保存，没有派出专业的人员，也没有进行持续的人员培训，导致档案管理工作人员的综合素质得不到提升。

第四，档案管理的设备较为落后。在信息技术快速发展的背景下，各个行业都开始借助于信息技术来开展管理工作，在事业单位档案管理中也逐步引入信息技术，并实现信息化档案管理。但是因没有充分认识到档案管理工作的重要性，一些事业单位新兴技术的使用范围较窄，并没有借助于信息技术来深度挖掘档案管理工作的价值。一些事业单位的档案管理工作场所相对狭小，无法满足信息化设备的应用要求，尤其是在管理人员缺乏信息技术使用经验及能力的基础上，仍然借助于人工来进行档案的登记工作，导致档案管理的效率相对较低[3]。同时，事业单位对于档案的应用程度不够，尽管事业单位的档案资料内容丰富，但是长时间被搁置，导致档案的利用率低，其内在价值得不到挖掘。部分事业单位档案管理工作在资金投入不足的情况下，现代化的设备也无法得到大面积的应用，档案管理工作数字化进程也受到了限制。尽管一些事业单位开始进行档案管理系统的更新，在设计中却没有与单位的实际工作特点进行有效结合，无法充分发挥档案管理数字化的价值。在事业单位档案管理中，信息渠道的单一也是较为严重的问题。一些事业单位仅仅进行数字化的录入，对一些影像信息的利用率不高，也没有针对档案管理工作来建立专业的档案数据资源库，无法实现信息的集成化管理，导致整体的建设进程较为落后。作为管理人员，在日常工作中必须要注重信息化数据的利用，但是当前对于档案工作后期的价值挖掘不足，无法为事业单位决策的开展提供资料支撑。

三、事业单位档案管理工作优化的原则及路径

（一）事业单位档案管理工作优化的原则

第一，体现整体化与个性化。针对事业单位档案管理工作进行优化时，必须要遵循一定的原则。首要的就是兼顾整体化以及个性化。在制定事业单位档案管理制度时，需要基于档案管理工作的法律法规，将其作为基础性的依据，针对整体的制度进行优化。而具体的管理制度则需要结合事业单位的实际情况，保证管理制度符合本单位日常工作的状况，实现针对性的管理。

第二，确保事业单位管理制度的落实。一些事业单位已经制定了关于档案管理工作的制度，但是在落实时却出现了较多的问题。因此，新时期随着信息技术的应用，档案管理工作需要得到创新优化，同时也需要注意管理制度的落实，充分发挥档案管理制度的约束作用。因此，事业单位也需要针对档案管理制度的落实进行有效的监督，确保制度得到真正落实。

第三，实现工作人员的权责统一。在事业单位的档案管理中，必须要确保工作人员的权责统一。工作人员工作的积极性，直接影响着档案管理工作的效果。因此，在充分保障档案管理工作人员权益的基础上，明确各个工作人员的日常职责。尤其是在新时期档案工作量不断增大的情况下，调动员工的积极性，明确各个员工负责的内容，可以有效地提升其工作的热情，为档案管理工作效率的提升提供保障[4]。

（二）事业单位档案管理工作优化的路径

第一，加强对档案管理的重视。在新时期，事业单位必须要充分认识到档案管理工作的重要性。尤其是在时代发展的背景下，事业单位的档案管理必须要应对新时期的挑战，提升档案管理工作的质量及效率。在事业单位加强档案管理工作时，必须要加强宣传，使员工也认识到档案管理工作对于单位发展所发挥的重要价值。尤其是在信息技术迅速发展的背景下，事业单位必须使员工能够注意运用信息化技术对档案管理工作所产生的价值。在提升工作效率的同时，使档案管理工作能够为单位的发展提供服务。一方面，事业单位的管理人员需要树立科学的意识，及时了解当前工作中存在的不足。作为档案管理部门的负责人，也需要更新自身的理念，加强对档案管理的宣传教育，对当前管理工作进行优化，使事业单位的管理人员能够不断提升责任感，并在具体工作中按照档案管理工作的规定开展相关的工作。在事业单位档案管理进行优化时，也需要加大资金和人员的投入，实现设备的优化，满足新时期档案管理工作所需要的硬件及软件需求。

第二，优化管理制度。在时代发展的背景下，事业单位必须要注意工作制度的调整及优化，尤其是在信息化推进过程中，事业单位承担着较多的任务，档案管理工作的重要性也越来越高。因此，事业单位需要充分借鉴先进的管理经验，结合自身的特点进行管理制度的优化以及调整。事业单位的档案管理制度需要针对档案管理的各项流程进行完善，特别是新时期信息技术出现以后，对于档案管理工作所提出的挑战。如果存在制度不合理的问题，需要及时地进行优化[5]。只有这样，才能确保管理制度落到实处。档案管理工作的流程较为繁琐，需要涉及档案的收集、保密以及档案的日常管理。在针对档案管理制度进行完善时，需要涉及有些内容保密档案管理的规范化，并对员工的行为进行约束。如果发现在日常档案管理中，人为因素所引发的档案破损、丢失等各项问题，必须要进行严格的惩处，确保档案的安全。而在单位内部进行档案管理时，也需要有专业的领导小组进行分工，确保档案的收集及整理的规范化。

第三，提升档案管理人员的专业水平。事业单位的档案管理，需要有专业的团队来进行完成。在新时期档案管理工作方式进行转变的情况下，有些人员实力不足，这会对整体的工作效率产生不利的影响，无法充分地落实档案管理工作的要求。在新时期信息技术变革的情况下，打造专业的团队是非常必要的。只有提升工作人员的专业水平，才能够确保档案管理工作落到实处。尤其是信息化建设，是需要针对工作人员的信息技术水平以及管理理念进行更新，结合员工的实际情况来制定专业化的培训计划，使员工的操作能力得到提升。同时，员工的培训需要实现理论与实践的相结合，在更新理念的情况下，实现各业务的有效落实。例如，针对档案信息资料进行录入时，可以改变传统的手工填写模式，借助于信息技术的填写来保证工作的效率。而在进行档案管理时，也可以打造专属数据库，达到解放人力的目的。在选拔档案工作人员时，也需要注意提升门槛，针对人员进行选择、招聘时，需要考虑其专业能力、信息化应用能力，提升整体的素质。档案管理工作也可以通过内部人员带动、提升整体的素质，选择专业水平高的人员带动其他人员，提升整个团队的实力。

第四，实现信息化管理平台的建设。在时代发展的背景下，为了针对当前事业单位档案管理工作进行优化，必须要加大对于信息技术的应用。档案管理工作量非常大，无法完全依靠人工来完成相应的工作。因此，在加大资金投入的情况下，针对当前的硬件设备进行优化，实现数字化建设。针对事业单位进行信息平台打造时，需要结合本单位的实际情况来建立专业的中心服务体系、数字化管理平台，这是基础要求，可以为其他工作的开展提供支撑。在进行平台建设时，必须要注意新时期大数据技术的应用，充分考虑事业单位档案管理工作的要求来加大平台的推广。例如，在网络技术完善时，需要建立完善的平台，但是也要注意成本的投入，包括购买硬件设施的成本以及后期维护的成本[6]。而在平台建设完成之后，需要进行日常工作的教育，使工作人员能够熟练地操作事业单位档案管理平台，确保完成档案的日常管理工作。只有这样，才能充分发挥档案管理的价值，为事业单位各项业务的开展提供数据支撑。

在进行设备完善时，也需要注意结合单位的情况来针对成就的设备进行更新，但是需要注意电子信息档案的有效保存，选择一些相对安全的电子产品，实现各单位数据的对接共享。同时，在进行档案管理时必须要注意档案的安全性，尤其是信息技术的引入，会对当前档案管理工作提出较大的挑战。作为事业单位的管理人员，必须要严格遵循档案管理的日常规范，避免人为因素所引发的信息泄露问题。同时，针对档案管理平台，需要提高系统的安全等级，借助于网络防火墙技术来避免出现信息泄露的问题。同时也需要注意新时期病毒侵入，在软件和硬件方面来加强保护。通过安全保密技术来实现系统的升级，通过指纹识别、数字签名等方法，保证事业单位的档案得到安全管理。

第五，实现各部门之间的高效沟通。事业单位的档案管理工作，需要与各部门之间进行沟通，保证信息的高效传递，尤其是在信息化工作中。确保档案之间的信息高效传递是非常重要的。在进行档案优化时，必须要借助于信息技术来进行改革创新，提升各部门之间的沟通效率，并注重档案的及时收集以及存储，确保档案工作与业务工作之间进行有效结合。而各部门之间在进行信息传递时，也需要注意通过网络平台来提升效率，通过相应的软硬件来建立档案管理的专业平台。在技术人员开发的基础上，注重平台的后期维护。在认真落实档案管理工作制度时，可以充分考虑各部门的管理要求以及档案管理工作任务，确保档案管理工作落到实处，并注重信息的记录与后期的管理。在各部门充分交流以及沟通的情况下，解决当前档案管理中存在的不足并出台完善的措施，使档案管理工作能够得到真正优化，并辅助事业单位业务工作顺利开展。

四、结语

当前，事业单位档案管理工作处于重要的转型时期，必须要根据事业单位发展的要求，借助于信息技术针对当前的管理理念进行优化，实现档案管理工作的升级。在事业单位发展中对于信息的要求会越来越高，作为档案管理人员，必须要更新自身的管理理念，提升自身的管理水平，针对本单位的档案管理工作进行收集，才能够满足新时期事业单位发展的要求，并解决传统工作中存在的不足，确保档案管理工作充分发挥其价值。