企业合同管理问题的探讨

杨燕静

（甘肃电力明珠集团有限公司，甘肃 兰州 730046）

一、前言

合同管理是企业强化内部控制管理的重要措施之一。在2010年，财政部等主管部门出台了《企业内部控制应用指引第16号——合同管理》，凸显了我国政府对合同管理的重视，通过对国际上相关文献的解读和整理，能够进一步形成更适合我国特有经济体制的合同管理章程，丰富我国特色合同管理理论，同时指导企业实际合同管理操作，不断提升企业内部管理水平。由此可见，本文对合同管理现存问题方面的解读，具有一定现实意义。

二、企业合同管理概述

我国的市场经济，属于法治经济，更贴切的说法，即为契约经济，企业之间的项目往来，以合同形式呈现，因此企业合同管理十分重要。合同管理主要是指以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让以及审查等系列行为的总称，是企业间自我管理约束的重要方法与工具，也是现代企业实行科学管理的基础[1]。

1.企业合同管理在项目管理中的作用

一是为企业项目的既有权益提供保护。依法签订的合同是受法律保护的，企业可运用它保障自身权益。企业身处市场，必须按照市场运行规律经营，不得有任何违法行为，当市场环境发生变化，合作伙伴出现违约行为，合同就是最直接、有效的证据。二是帮助企业提升价值衡量标准。规范化的合同管理，能够对外部合作者提供明确的合作范围及方向，帮助决策者更好地审查项目，提供真实有效的合约资料，提升企业经营效益。三是塑造企业整体形象。通过规范化的合同管理能够间接地提升合作伙伴的水平，推动企业良好合作，树立专业、守信的企业形象，为后续的合作奠定基础。

2.企业进行合同管理时必须坚持的原则

一是合法性原则。任何企业的经营必须遵循法律法规，尤其是在现代经济环境中，企业会在多个国家或地区开展活动，必须符合当地的法律法规，只有这样签订的合同才具有法律效用。二是全面管理原则。合同是企业对外合作的基本形式，涉及到诸多部门，只有全体人员良好配合，才能取得合同应有效益，任何环节的错误，都有可能导致合同管理失控。三是与时俱进原则。随着网络经济时代的到来和现代信息技术的发展，及时地将新技术和方法应用到合同管理上，能够有效提升合同管理效率，同时经济全球化的发展，也在催促企业必须革新传统的管理办法，跟上时代变化的步伐。四是效益性原则。企业经营的目的是为了盈利，同样合同管理也要为该目的服务，通过合同管理保证自身权利，也是为了避免违规操作带来利益损失。

三、企业合同管理问题

1.企业合同管理基础环境薄弱

目前，企业的合同管理工作主要由负责计划经营工作的部门负责，并协同配合相关业务活动所涉及到的职能部门，但是这种管理方式在实际运行中存在以下几点弊端：一是合同管理决策过程复杂。合同管理的各个流程与企业的日常活动密不可分，随着业务流程的逐渐规范，一份合同从意向到签订往往需要多个部门的参与，导致合同最终成型较慢，甚至有可能影响项目正常进度[2]。二是合同相关的管理部门间协同性差。虽然合同管理的责任分明，但是企业的各部门之间配合度弱是一直以来的弊端，导致合同管理的难度直线上升，效率却在下降，无法取得良好的管理效益。三是企业对合同管理的重视程度还不够。我国在1982年，随着《经济合同法》的出台，才形成了基本的合同法律条文，但仍较为分散化、碎片化，且在企业的实践中，诸多管理者和业务工作人员并未认识到合同管理的重要性，将其当成某个部门、某部分人员的工作，亦或是将其当成项目完成阶段的一种形式，这种狭隘的认知并不利于企业形成规范化的合同管理，如果发生纠纷，很难保障自身权益。

2.企业合同管理队伍不规范

一般情况下，企业设置有专门的合同管理部门，负责相关工作，但是其构成人员专业性还有待探究，再加上业务活动繁多，人员需要超负荷工作，由于时间和精力有限，往往致使合同管理质量较低。一是合同管理人员缺乏。专业人才的稀少限制了合同全系统的管理，尤其是集团化企业，合同内容涉及广泛，对知识的储备要求更高，一个人员需要同时应付多个待处理事项，他人对合同细节方面的不了解，使合同只能专人专管，不可假手于人，这种情况就会导致很多合同程序上的细节方面被忽视，部分权利受损，存在不确定因素[3]。二是合同管理队伍不规范。合同管理的专业性和技术性都较强，对进行合同管理的人才综合素质要求较高，必要情况下，应当配备专业的法务人员。但目前企业的合同管理人员与岗位要求匹配度不高，且合同管理人员的任职资格尚未十分明确，如知识体系、业务能力、技能经验等，导致合同管理的人员组成存在一定随意性，降低了合同管理的质量。三是后续的培训体系未跟上。提升合同管理队伍综合能力的途径有两种：日常工作中积累经验和专业培训体系提升技能，前者在日常工作中就可满足，后者则需要企业提供，由于合同管理不规范、重视度不高等因素，导致企业对员工能力的提升也没有明确的规划，进一步限制了企业合同管理水平。

3.企业合同管理方法工具问题

企业合同管理方法工具也要随着企业业务职能的扩充以及现代技术的进步而更新，但目前企业的合同管理办法还较为传统。一是合同管理方法落后。当前大多数企业的合同管理仍以纸质文件为主，人工进行管理，且合同的履行和控制监督力度不足，无法及时发现问题并解决，制约了合同管理发挥的作用。二是现代信息化技术应用不到位。合同管理的法律政策等正在不断完善，为了全面管理合同，信息化技术应用是多数企业选择的方法，即能够规范合同程序步骤，也能够及时、准确传递合同信息，但是目前企业在合同管理上的信息化应用大多体现在合同最终金额结算方面，在过程化管理方面的信息化应用并不明显，导致合同管理无法形成全过程闭环管理，不能及时迅速定位相关责任人员。

4.企业合同管理监督缺失

企业合同管理中，除了既有的基本程序、流程管理以外，还需要对合同相关的风险进行监督管控，但目前该方面工作并不到位。一是对风险认知不足，缺少应有的风险预案。在企业合同管理中，其风险体现主要表现为合同设立的目标、合同管理评估以及评估结果应用等方案，引起风险发生的外界因素主要包括经济环境的变化、企业商业经营模式的变化以及领导层引导的变化等，由于缺少专业法务人员导致企业整体风险管理意识不强，风险预警机制和风险应对机制建设不完善，尤其是合同风险的精准识别和评估，致使后续如果发生重大合同风险，企业无法第一时间应对，导致出现较大经济损失[4]。二是风险监督体系健全，但有关合同管理风险的权责分配模糊化，这些工作被会直接归纳到合同相关工作人员身上，由于日常业务量庞大，无法做到面面俱到，导致监督工作形同虚设。

四、企业合同管理改进

1.创建企业合同管理基础氛围

要想提升企业合同管理的质量，就必须培育企业内部基本的合同管理氛围，提升全员合同管理意识，具体可从以下几方面进行完善。第一，优化企业合同管理决策过程。一般而言，企业的高层管理者对合同享有最终决策权，合同的确定和修改可放权到企业的中层管理者，能够提升其工作能力，保证自身决策的科学性，因此企业必须根据自身实际的需求设置合理的组织结构，提高合同管理程序的科学性和运作效率，设置跨部门的合作小组，促进部门间的沟通协调，使得合同内容能够精准落实到各部门，而不会出现推诿责任行为。第二，加大建设企业个性文化。尤其是制度文化，完善的制度能够奠定企业经营管理的理论基础，使得企业运行更具标准化、规范化，树立优良的企业形象，将合同管理内容融合进去，侧面增强企业员工的向心力和凝聚力，推动企业合同管理基础氛围养成。

2.完善企业合同管理培训系统

高效的合同管理运转，不仅取决于相关人员的素质，也离不开企业领导的支持和企业培训系统的运转，个人的经验与二次学习的结合，是企业进一步提升合同管理质量的重要途径。第一，培养企业合同管理专业人才。合同管理专业性极强，其相关工作人员必须对业务、法律以及专业技能都有所了解，企业从招聘环节入手，规范合同管理人员招聘标准，明确任职资格、工作经验等；可从内部已有合同管理人员入手，充分发挥个人最大价值，提高合同管理实践能力，订立完善、系统的合同管理培训体系，与三方咨询公司合作，开发系统培训课程，切实提升工作人员专业素质。第二，制定针对合同管理员工的个性考核制度。将工作成果与个人切身利益进行深度挂钩，旨在提升相关人员的责任感，提升个人管理意识以及工作能动性，达到持续提高合同管理效率的目的[5]。

3.提高企业合同管理办法可操作性

合同管理办法是企业合同管理工作的指导性文件，企业必须结合自身实际制定合同管理细则，避免出现因为人员理解差异而导致合同管理不规范行为。第一，企业必须在充分明确自身条件的情况下，构建科学的合同管理规章制度，形成良好的工作规范。避免人员主观行为，发挥制度的约束作用，从主要的合同管理负责人入手，包括明确权责、合同文档管理等方面，明确的权责分配能够提高合同管理的透明度，合同文档的管理对企业总结经验、开拓未来业务都有重要参考价值，因此企业应对合同管理中常见的问题进行总结归纳，拟定解决预案，当出现类似问题时，能够有所参考，提高解决问题的时效性。第二，提高企业信息化建设水平。加大该方面的人力、物力以及财力的投入，提供智能化的办公环境，增强合同管理办法的科学性，结合企业实际需求，构建合同管理信息化系统，为合同相关需求者提供数据化、网络化的需求，发挥现代互联网技术的作用，提高合同审批的效率和安全性，同时也能够促进不同部门的交流与沟通，及时更新合同信息，提供稳定的技术保障。

4.强化企业监督、评估管理

针对企业合同管理风险薄弱方面，企业必须在业务流程上加强风险防范工作。第一，精准识别合同管理中的风险点。系统梳理合同管理全过程中的风险，包括容易出现风险攻击的岗位、环节等，引入风险控制矩阵法，以合同签订环节为例，在该环节中很容易遇到的风险包括合同评审的有效性、合同签订的合法性以及合同的盖章环节，对于这些风险可分别进行描述，包括法律风险、财务风险以及税务风险，其控制结果是希望能够进行有效评审，保证合同内容符合法律条文规定，保证财务部门审核合同经济效益时符合公司要求，相关的主管、总经理、股东大会等依据权限进行审批。通过使用风险矩阵法，能够对合同管理的全过程风险进行梳理，更好地展开风险应对工作[6]。第二，发挥内部控制作用，加强合同管理全过程的监管工作。一是合同订立阶段，包括合同调查、合同谈判、合同文本拟定、合同审核以及合同签署等工作，在各环节上都必须保证严肃性；二是合同履行阶段，包括合同履行，这也是整个合同管理中最关键的环节，合同双方必须秉持信用原则，在法律法规的要求下，履行各自业务。然后是合同结算，这是合同管理成果的集中表现，必须在合同约定的期限内给付和催收，如果不能履行义务，必须采取措施保证企业权益。合同登记方面，企业可利用OA系统，搭建统一的合同管理平台，明确合同录入、查看以及修改等操作的权限，同时做好留痕处理，确保责任认定，纸质文档保存方面，需要统一保存，专人负责，建设存管档案，确保合同保密工作；三是合同后评估阶段，这是整个合同管理的总结环节，是年中或年底对合同履行情况的分析评估，形成员工培训材料，以此为鉴，不断提升后续的合同管理质量。第三，做好合同管理的监督工作。合同管理的监督并非阶段性、短期性行为，而是在合同不同阶段进行的长期动态工作，其监督内容主要包括：合同管理制度是否落实、合同管理档案是否建立、合同签订和履行情况、合同纠纷是否处理、合同管理人员是否经过教育培训等，监督方式主要包括日常监督、专项监督以及监事会监督，日常监督主要针对各个岗位，包括岗位间的互动和牵制，以及财务部门的专职制约，专项监督主要是为了实现合同管理的监督目的，可通过设置内部审计部门完成，由企业领导层牵头，各部门核心骨干参与，赋予其独立、客观的内部监督职能，避免出现因为人情关系等出现虚假审计，也对各部门形成牵制，监事会监督是企业的专门监督机构，主要针对企业的管理层，对企业的合同管理也会进行日常检查，企业外聘法律、财会等专业的人员任监事，使监事会发挥真正有效的监督作用。

五、结语

综上所述，随着全球竞争日益加剧，企业必须拓宽视野，将区域性发展转换成全球性发展，这也是未来企业的生存之道。在这种市场环境下，现代化的管理制度对企业的发展和现代市场的适应能力提升十分重要，而合同作为企业间商业关系的缔结体，其管理工作更是企业的重要研究课题。本文以企业的合同管理为主要研究方向，从企业的文化氛围、管理队伍、管理工具以及管理监督等方面入手，借助内部控制的相关理论，对其中存在的问题进行简单分析，同时提出了重塑企业文化、培养专业人才、加大信息化建设以及强化风险监督管控四方面的优化策略，但由于对相关文献、理论学习的不到位，导致提出的优化策略也较为浅显，在未来会不断深入研究，力求提出更具操作价值的优化策略，帮助企业进一步规范合同管理，进而提升企业的盈利空间，规范其运营。