探讨信息化条件下基层审计档案管理与利用

郓城县审计局 程念兵

审计档案对于社会经济发展具有记录、参考以及分析的作用，通过审计档案可以体现各部门经济运行状况，并据此进行改善调整，从而不断增强其社会服务属性。同时，随着时代的发展，基层审计机关利用大数据等信息手段进行档案管理与利用已然常态化。通过信息技术提高档案管理效率与利用程度，对于促进社会经济稳定发展具有重要意义，因而我们应着重关注并完善基层审计档案工作的信息化与科学化管理水平。

一、信息化条件下基层审计档案的基本特征

审计档案包括被审计事项调查取证的资料以及相关证明，这使得其数量庞大。同时由于工作性质原因，审计档案与各部门工作档案也会有所交集，这也使得审计档案同时兼具多样性与复杂性的特点。各种各样的庞杂的审计资料给管理带来了难度，同时对基层审计管理人员的能力也提出了更高的要求。随着信息化的不断发展，目前审计档案主要呈现三种形态：

（一）纸质档案与电子档案并存

在以往传统的审计工作中，大部分审计档案都是以纸质形态存在的，审计工作人员通过手抄或者绘制的方式将审计相关资料进行整理与保存，以便日后调查取证与分析等等。随着计算机技术的普及以及信息技术的发展，人们开始将审计档案以电子形式储存并进行查阅，例如影像、电子文档。电子形式使得审计档案的查阅与管理更加便捷，同时也极大简化了繁琐的审计档案整理与管理流程，使得审计工作的效率得到明显提升。但由于先前的审计档案依然具有重要价值，且数量较为庞大，于是便形成了纸质档案与电子档案并存的局面。存储形式的双重性对审计工作人员的能力也提出了更高的要求，审计工作者必须熟知纸质与电子档案两种管理方法，同时还能够对其进行综合利用，因而客观上加大了基层审计档案管理与利用的难度。

（二）经济数据档案与工作档案共有

经济数据档案与审计机构的监督职能密切相关。审计机构通过经济数据对地方财政预算以及执行活动进行分析与监督，通过经济数据分析目前管理活动的效果以及合理程度，最后对其进行总结与记录，起到了监督与提醒的作用。而在经济数据档案的收录与管理过程中，由于国家治理以及为地方服务等，审计机构也会相应地产生工作档案。工作档案与经济数据档案具有密不可分的联系。从长远角度来看，二者已然是相辅相成、密不可分的关系。工作档案是经济数据档案信息的主要来源，而经济数据则反映工作具体成效如何等等。因而审计机构应该做到工作档案与经济数据档案并重，并通过严格、缜密的经济数据调查与记录如实反映工作状况，以更好地指导各地方部门的经济活动与管理工作。

（三）审计工作档案与部门档案融合

由于审计档案取证需要通过各部门自身的档案，因而审计工作档案与部门档案具有较为紧密的联系。审计机构通过查询地方部门档案重要部分，对其主要经济活动进行监督并出具审计意见或者审计报告书，最终形成审计档案。在该过程中，出具的审计意见等审计部门也需要纳入到自身的档案管理之中。由此一来审计工作档案与部门档案便形成了高度融合、高度统一的局面。二者的融合使得审计档案的信息更加全面、多样，同时也极大提高了审计档案的可利用性，也更有助于其发挥引导与监督职能，从而更好地促进地方行政单位社会服务属性的强化。

二、信息化条件下基层审计档案管理的现状

（一）审计档案管理发生质的变化

传统的审计档案管理一般是纸质档案。在该时期档案的内容比较简单，只需要按照法定程序以及在档案管理标准要求范围之内进行档案的立卷归卷工作即可，该种方式已经能够满足日常管理需求。但随着时代的不断发展，经济愈发多样化，管理方式也愈发先进，计算机、信息技术等手段极大改变了审计档案管理的形式，同时审计理论的创新与发展也使得审计工作的业务量与种类得到了极大扩展，纸质与电子档案并存的局面对于审计档案管理也提出了更高的要求，这使得审计档案管理发生了质的变化，逐渐朝着信息化、科学化、综合化的方向迈进。

（二）电子档案的技术应用要求高

信息化技术的发展极大改变了世界的样貌，通过信息化手段能够更加快速、便捷地进行信息收集与信息管理，因而信息化是基层审计档案管理的必然趋势。随着行业的发展以及相关设备与技术的引入，一方面审计工作人员需要通过计算机系统进行信息取证、信息管理以及信息传输，另一方面审计档案管理人员也需要对接收到的信息进行分类、筛选与整理，庞大的工作量离不开先进信息技术的支持，这使得计算机操控能力成为现代审计相关人员的必备技能。倘若缺乏一定的计算机常识，那么显然难以胜任审计档案管理工作。因而当前审计档案管理人员必须具备信息化意识与基本的计算机软件操作与应用能力。

（三）审计档案服务社会的期望大

审计服务对于经济社会发展具有重要推动作用，要想充分发挥其推动作用，则必须要打造服务型审计系统，这包括服务型审计以及服务型审计档案。通过有针对性地收集与管理审计档案，使得审计档案能够针对社会群体的基本服务进行完善与补充，并公开化审计档案，增强其群众信服力，可以极大发挥政府的服务职能，最终推动经济社会的发展与稳定。而从目前状况来看，审计档案还远远不能达到此种水平，一方面是公开度不够，另一方面则是档案内容与社会服务以及社会需求脱轨严重，服务型转型仍然任重道远。

（四）管理能力与管理需求有差距

先进、复杂的档案管理工作对于档案管理者的管理能力与管理素质提出了更高的要求，然而目前大多数基层档案管理者基本是兼职或者非专业水平，缺乏必要的职业意识以及未经受严格的专业训练，这使得其管理能力难以满足现代档案管理工作需求，从而也对审计档案的信息化发展造成了一定阻碍。

三、信息化条件下基层审计档案管理与利用的原则

无论是传统还是信息化条件下的基层审计档案管理，安全性一直都是最重要的原则，失去了安全性的审计档案无疑是将重要信息置于不法分子眼前，从而对社会发展造成不利影响。因而信息化条件下的档案管理工作依然要高度重视并坚持安全性原则，主要应从三个方面进行：

（一）审计档案内容

审计工作人员以及审计档案管理者在从事审计相关工作时，必然会接触并了解到相关审计工作以及审计工作信息，这便使得信息有了泄露的风险。同时审计干部既要负责审计监督，又要负责审计传达，属于双重涉密。但由于工作性质的缘故，该种风险不能够避免，只能降低，因而法律对相关内容有专门规定。为了提高审计档案的安全性，各部门负责人也需要对相关审计人员做好思想工作，应要求相关人员严格遵守保密规定，切不可泄露重要信息，应通过风险培训以及加强档案管理培训等手段提高审计相关人员专业素质，并选拔较为热爱审计行业的人员来负责档案管理。此外，随着服务型审计档案以及服务型政府的转型，审计档案也需要更多的公布与公开，这其中也涉及到了泄露的风险，如何在大众满意的同时也保守关键信息，并在法律准许范围之内，也是审计机构需要重点思考的问题。

（二）信息设备操作环节

信息技术的发展使得审计档案管理工作的效率有了显著提升，但凡事有利就有弊，信息设备本身也存在信息泄露的风险。为了提高审计档案信息的安全性，需要在信息设备层面做好安全管理。例如在硬件层面，选择更加稳定、安全系数更高的设备相关的审计工作中，或者提高操作人员计算机操作水平，增强其安全防范意识，并通过相关规定约束管理人员行为，以确保审计档案的安全性。

（三）制度执行环节

制度对于审计档案管理具有制约和约束的作用，为了提高审计档案的安全性，一方面应严格遵循相关法律制度，例如保密法、档案法、审计法等等，通过法律的力量将风险降低至可控范围以内。其次也应该结合本单位实际情况，结合审计工作实际进行恰当的制度设立与管理，通过明确责任主体、做好职责划分，落实好惩罚机制以及严格的执行与监督制度等来确保审计档案的安全性。

四、信息化条件下加强基层审计档案管理与利用的具体工作

（一）强化档案利用的针对性

1.坚持档案配合实施审计监督

审计机构通过调查、取证的方式监督并推动基层行政事业单位经济活动、预算执行以及领导干部经济责任执行状况。在该过程中，既需要相关部门财务人员积极配合，如实反映经济活动相关信息，又需要相关部门档案管理人员协调合作，通过部门档案提供重要决策依据。整体流程中，基层行政事业单位的配合程度决定着审计档案内容合理性与真实性，因而在信息化条件下，基层行政单位坚持配合审计监督尤为重要，特别是部门档案的配合程度，对于审计档案的立卷归档等都具有重要影响。此外，审计机构对各部门开展审计工作一般都是有计划的组织性调查，各部门应予以重视，在恰当时机提前做好准备，并如实提供客观的部门档案，以便于审计机构提高审查效率与审查意见合理性，同时也要及时将有关审计意见等资料纳入自身部门档案中。这样做有助于实现部门档案与审计档案的高度统一，能够大大增强审计档案的社会服务属性，从而不断推动社会经济的稳定发展。

2.协调助力部门严格执行预算

预算执行是各部门预算计划实施与控制的过程，该过程反映一个部门经济活动运行状况以及预算活动成效，同时也是审计机构重点调查的项目之一。当前，随着改革和制度体系的不断完善，预算执行已经愈发重要，其不仅关乎部门的业绩状况，同时也关乎各部门社会服务的效益，是能否推动社会经济快速发展的重要判断指标。因而审计机构在进行档案管理与档案内容收录过程中，要重点关注所调查部门的经济数据以及预算执行状况，应通过大数据等信息手段获取信息并据此进行严格检查与经济分析，通过审计意见帮助部门经济活动以及预算执行完善与改革，以更好地促进其绩效与服务效益的提升。此外，各部门档案管理工作者也要注重对自身经济数据的利用与分析，应结合审计机构出具审计意见作出对于部门预算执行以及资金绩效的改进与调整建议，利用数据优势以及互联网技术优势，通过横向对比、纵向对比找出自身不足并加以改进，借此不断提升部门单位经济活动与预算活动的合理性，以实现审计档案的工作目标。

3.推动部门利用档案科学决策

当前，随着经济社会快速发展，各地方政府部门都在积极搞经济建设与服务创新，在该过程中，如何作出科学的决策是一个难题。审计档案是一个部门以前年度经济活动与经济决策运行的如实反映，正所谓以史为鉴，可以知兴替，部门档案管理者应通过大数据等先进技术对部门过去经济运行状况以及服务工作进行指标分析并进行综合、全面性总结，通过出具意见的形式为部门的经济决策与未来发展方向提供理论依据。此外，各部门自身也要注重档案管理与经济决策的联系，将决策与档案相协调常态化、规范化，通过数据决策、数据归档将部门经济活动资料进行整理并保管，不仅有助于提高自身档案管理效率，同时也更有助于审计机关发挥审计职能，相互促进，从而不断促进部门的整体发展。

（二）信息化条件下加强基层审计机关审计档案管理的建议

1.改进完善审计档案管理制度

审计档案的信息化必然会导致审计档案管理愈发复杂，在该种趋势下，应通过优化审计档案管理制度来提升审计档案的效用以及合理性。首先，明确责任主体，划清责任范围，应落实好责任机制，谁管理谁负责，对于所有审计档案管理相关业务作出明确要求，审计组长负责指派人员相关工作，并对审计工作底稿、取证材料等作出明确要求，严格进行归卷工作，定期归档，以保证制度的稳定性。其次，应提高对审计档案的重视度，加强审计档案保管与维护，加大资金投入，完善审计档案相关设施和办公条件，设立审计档案管理专款，并对保管场所的温湿度作出明确要求。此外应通过更为先进的硬件提升信息化审计档案的安全性与便捷性，通过制度完善与约束不断增加信息化技术的应用，不断增强社会服务属性。

2.建设人才队伍

审计档案人员专业性不足也是制约审计档案管理发展的重要因素，对此，应加强人才培养不断提升审计档案管理工作的效率与合理性。首先，对于审计档案管理人员应专人专岗，注重职业性，切不可出现兼职甚至临时用工的状况。其次，应该加强审计档案管理人员培训，增强其服务意识与信息化意识，着重提高审计工作人员的计算机操作水平与专业素养，在审计档案专业知识以及信息化存储相关操作等方面严格要求，以确保审计人员的管理水平。最后，应建立并落实奖惩制度。良好的人员管理制度有助于留住人才，并不断激励人才，从而形成良性循环。审计机构也要注重人员管理制度对于自身档案管理工作的促进作用，应通过严格的考核筛选人才，并通过赏罚分明的管理体系不断提升自身管理人员的综合水平。

3.提升档案质量，增强价值意识

尽管所有的档案都有其价值所在，但要有所区别，应该进一步完善档案保管准入制度，按照类别来对档案进行价值区分，以确保档案管理的简便性与合理性，不断提升档案质量。此外，信息化条件下不少档案信息被转化为电子信息储存保管，在该种情况下应格外重视电子档案的质量管理，应根据电子公文归档管理办法进行相关处理，并针对电子档案保值增值问题，通过部门职责划分以及单位自身具体状况进行处理，应通过统一格式、明确存储年限以及落实监管制度来提升电子公文的质量，不断推动信息化技术在审计档案管理工作中的应用。

五、结束语

综上所述，随着经济社会的不断发展，审计档案也越来越重要。在信息化条件下，要想提升基层审计档案管理与利用的效率与水平，就需要多方共同努力。各部门加强档案利用，协调配合审计工作，审计机构注重加强档案管理信息化工作与质量控制，加强自身服务意识，如此才能促使审计档案管理更加高效，不断推动社会经济稳定与发展