文书档案的信息化管理及利用研究

上海市科技创新服务中心(上海科技成果档案资料馆) 陈巍

受信息化环境的影响，传统档案管理方式与新时代社会存在明显的脱节情况，且管理时效性和应用质量均无法满足现代工作指标，与未来发展的契合度不高，亟待更新与转型。新时期我国各个领域均强调“互联网+”技术的应用，文书档案管理方面也不例外，大部分企业和事业单位已经基本实现信息化转型，最大限度地发挥云计算、物联网等技术优势，丰富档案资源，打造更加方便快捷的管理模式，完善工作机制实现全面发展。

一、新时期文书档案信息化管理及应用的优势

（一）挖掘文书档案价值

文书档案信息化建设已经有了初步的成就，越来越多的企事业单位在文书档案管理方面开始注重文档一体化建设，主张采用信息技术实现对文件、各类档案的管理与应用。从未来发展的角度来看，文书档案具有不可忽视的作用，其中所记载的内容能够直观反映出企业近年来的发展状况以及未来趋势，长此以往形成了企业文化并实现长效发展。在传统纸质档案背景下，整理与归档任务十分复杂，其价值保质期有限，不符合新时期所倡导的可持续发展理念。在信息化背景下，能够最大限度地发挥文书档案的作用，具有纸质文书无法替代的价值，相关管理人员会利用仪器将纸质文书内容进行扫描并上传至特定系统，在此过程中能够实现对资源的二次调取，了解企业信息，实现资源的深度挖掘，了解其落实情况再加以完善，真正展现出文书档案的价值。例如：在将安全类档案进行信息化处理时，相关管理人员能够详细了解企事业单位关于安全方面的政策或制度，明白形成过程，进一步明确岗位职责。

（二）提升管理效率

信息化建设对文书档案管理的最大影响在于无纸化建设，能够有效缩小文书体积，应用云计算平台虚拟空间的广泛性能够实现数字化管理，从而节约管理时间，应用方面更加便捷。在信息化系统中，会根据企业类型来划分系统功能，不同类型的文书档案均有对应的系统路径，能够美化归档空间，让管理工作变得可视化、简洁化，内容一目了然。例如：某管理者想要了解企事业单位人事管理方面的内容，可以直接在系统中查询“人事”即可，不用再按照日期、时间等信息进行查阅，有效缩短了时间成本。亦如一些业务或科研档案管理，以往针对这两种文书档案的利用率均比较高，需要相关人员按照次序进行查询与汇总，这对于尚未落实无纸化建设的阶段来说十分繁琐，尤其一些业务内容较为复杂的档案。相比之下，信息技术的介入能够有效缓解这一情况，只需点击“日期”功能即可将档案按照顺序排列，或点击“文件名称”，则可以选择按拼音首字母排列，快速实现检索。

（三）提高保护效果

文书档案无纸化信息建设是应用数字化手段转换存储方式。传统文书档案在保存过程中时常存在受潮、文字不清晰的情况，或在查阅过程中出现物理损伤，其质量无法得到保障。而在无纸化信息建设过程中，文书档案的存储形式发生转变，既能保证文书原貌的完整性，又能提升管理效果。

二、信息化背景下文书档案管理面临的挑战

（一）智能化系统建设问题

文书档案信息化管理与应用已经成为现阶段企事业单位在档案工作中所追求的目标，目的在于加强管理，实现方便快捷的共享模式。但在实际应用过程中，有关于系统完整性的研究还处于初级阶段，相关技术落实情况仍旧有待提升，例如：新时期web技术已经为电子档案管理做出贡献，但随着资源的扩大，对档案管理与利用的需求程度也有所提升，以往将自定义结构变为现实技术的方法已经逐渐落后，信息化水平亟待提高。

（二）利用文书档案的安全问题

以往纸质文档在存储安全方面的缺陷在于易被偷窃，而信息化背景下，虽然能够避免被偷窃的问题，但文档信息化建设的存储功能一般由硬盘实现，信息存储的安全性取决于存储环境和人为操作[1]。其中人为操作因素主要包括密码丢失、文件误删除、文档移位等，环境因素包括办公室安全、档案数据库升级优化、病毒入侵等，且尚未完全普及密钥和数字水印等功能，一旦发生类似问题，则会导致系统浏览权限失效、档案内容显示乱码或丢失等。在数字化背景下，文书档案的存储以电子文档形式归档，存在信息篡改或被删除以及信息泄露的风险，因此准确性无法得到保障。此外，失真也是影响文书档案管理与利用不佳的一大因素，由于操作和整理过程中存在软件、网站格式不兼容的情况，造成部分文档的内容失真情况严重，导致无法发挥其作用。

三、如何应对问题实现文书档案信息化管理

（一）智能化档案管理系统的建立

文书档案所涵盖的内容十分广泛，主要包括会议记录、信函、命令、指示、批复等多项信息，在管理过程中涉及大量的文献资料，在利用时所展示的是各类型档案。无纸化信息建设能够深度践行环保理念和可持续发展理念，满足信息的存储与利用的需求，针对目前文书档案管理领域的创新升级，需要进一步加强智能化系统的优化。在实际应用过程中可以通过物联网RFID技术来更新数字化系统，首先，需要结合数字化文书档案管理需求来明确二者之间的契合点，并按照功能将物联网分为感知层、通讯层及应用层三个部分；其次，划分功能，利用传感器和天线通信能实现档案信息采集和标识识别，利用终端、电子标签或阅读器能实现资料信息获取功能；最后，打造监控、共享的格局，确保文书档案馆系统中能够共享资源，实现智能通讯。针对关键部分的涉及主要包括以下几个方面：

（1）电子标签设计。电子标签是RFID中的电子射频技术，由线圈、标签天线与芯片构成，运用RFID电子标签代替以往文档资料中的条形码能够进一步简化工作流程，提升管理和应用的时效性，实现智能化管理，图1为电子标签的具体结构。

（2）阅读器设计。阅读器设计是智能化档案管理系统的关键部分之一，当阅读器受到来自于射频识别工作频段的影响后会根据指令发送至标签，再由控制模板向接口请求数据，应用数据载体呈现出指令内容。电子标签在收到信号后，会进入工作状态进行编码传输，再由接口调制阅读器所传达的信息，并传输至后台进行相应的处理，实现对文书档案的应用。

（二）文书档案保密系统

保证敏感信息的安全是建设信息化文书档案系统的目的之一，根据现行存储与利用情况来看，存在信息安全无法得到保障的缺陷，因此，在进行档案数字化建设时，要融入安全性和保密性的思考。整体构架从用户的角度出发，首先纸质文件需要经过扫描来进行信息提取，提取后的信息进入元信息存储库和本地文件库。其次，用户在系统功能栏中能够获取四个应用程序，分别为系统管理、档案管理、数字化档案导入以及档案利用，具体内容如下所示：

（1）系统管理：用户认证、用户管理、操作审计；

（2）档案馆库：添加档案、修改档案、删除档案；

（3）数字化档案信息导入：档案文件导入、元信息导入；

（4）档案利用：档案检索与借阅。

最后，当用户想进入系统查询文件时，需要对程序进行加密，弹出密钥管理模板、解密引擎模板、算法扩展模板以及密文信息管理，用户需要通过身份认证来获得相关权限。以往身份认证的安全性较低，普遍以口令方式实现认证，因此，可以应用USB Key来认证，从而提升信息化文书档案系统的安全性，运用强双因子身份认证模式，实现一次一密码。在系统权限设置方面可以采用分离设置法，分别面向不同岗位的群体，从而缩小范围实现精准管理[2]。如普通员工的权限仅限于查阅资料；档案管理人员权限则包括授权管理、信息更新与注销、档案信息上传、属性管理等；系统管理员的权限则为查看浏览记录、审计用户操作信息、查看操作日志等。出于对环境安全性方面的思考，系统需要具备自动生成审计信息的功能，以供数据管理员参考。

针对电子文档失真问题，需要注意计算机、扫描仪等设备的性能与质量，需要选择硬盘空间大、具备独立显卡的计算机，建议选择品牌机并安装正版软件。在文档资料扫描过程中，尽可能选择综合分辨率高的仪器，如A4幅面平板扫描仪，在全扫描过程中需要注意各项技术参数，以及人员存储格式、分辨率及色彩模式，从而展现出文档的原貌，实现清晰成像。通常情况下，会采用 100DPI、200DPI和 300DPI的参数，存储格式普遍为JPEG、PDF或TIFF。根据调查显示，彩色压缩多页TIF数字化档案文档技术的应用效率较高，可以选择150DPIJPEG压缩再合成多页TIFF文档，既能保证画面清晰，又能实现文档空间最小化。

四、文书档案实现信息化管理及利用的方法论指导

（一）加强企业文书档案规范化建设

针对文书档案管理的岗位职责，需要企事业单位以规范化管理为基本原则，以制度的形式让相关人员明确自身职责，从而更好地进行服务。首先，需要明确数字档案立卷归档、分类、建立台账以及上架管理等流程，明确岗位工作的重要性，并严格遵循相关制度完善工作，应用关联OA办公系统加强与文书档案之间的关系，及时收集并监督档案管理，提升分类和归档的精准性[3]。对于电子文档需要及时更新同步，构建散乱文档之间的关系，以满足立卷归档条件。其次，需要明确电子文件移交时限，提升人员归档意识，做好电子档案的转接与移交工作。在此过程中需要以年度、季度为基准，进行文档信息化建设质量考核，从而处理相关问题。最后，是明确数字化档案建设的标准，根据相关法规和文献来优化内部文书档案信息化建设的具体要求，并结合所在企事业单位的实际情况，制定相关规划。在规划中需要重点突出信息技术的应用，强调图片、声像等文书档案的格式、信息化建设流程以及不同类型文档的管理部门，确保信息化建设的规范性。

（二）更新设备，实施信息化应用

设备的更新是确保文书档案管理工作顺利落实的必要条件之一，充分利用计算机技术的优势提升管理质量和利用效率，确保实现信息化、高效化的文档一体化建设。为满足这一需求，需要办公室购置160G以上的移动硬盘，用于档案数据备份，从而提升利用率。计算机需要内置刻录机，用于光盘类资料的存储。一些光盘、录像、录音类的材料除了转换为数字形式外，还要购置电子防潮柜储存。为避免资料失真或扫描情况不佳等问题，需要购置高精度的资料扫描仪器，选择应用矩阵式CCD、OCR技术的设备，实现对资料的快速识别与处理，降低人工参与提升效率，同时，以USB直接供电，实现低碳节能。此外，还应当做好文书档案备份工作，可以购买或租借一些安全系数高的云存储终端，并采用封闭式备份的管理方式，确保存储环境安全，能够容纳大量数据以便于应对突发情况。

（三）规范信息化系统流程

一个规范的数字化档案系统流程建设，需要紧紧围绕档案的完整性、真实性需求，明确各个环节的流程，确保发文、收文的规范性。发文方面需要经过拟稿、核稿、审阅以及签发四项基本内容，完成以上工序后进行编号拟定与盖章，即可正式发文。在此过程中可以利用信息技术进行版式文件转换，生成图像快照并详细划分保管期限，多次移交后到达档案馆[4]。收文流程在文档一体化建设背景下，可以实现电子文档对接，直接将电子文档转入系统进入审批环节，纸质文档也会在登记扫描后进入系统。为进一步实现文档一体化信息建设，可以采用单套单轨制管理，建立业务逻辑构架，加强办公自动化子系统与档案管理系统之间的融合，业务流程由上至下形成系统体系，包括接入层、应用层、服务层以及资源层。从系统功能方面来看，应用层与服务层是系统的核心部分，实施全过程监测与维护，确保管理的安全。

在系统功能方面，需要满足基本的单套单轨制管理，办公自动化子系统包括个人事务、行政帮、公共信息管理、公文管理以及系统管理五个一级模块，以及其下属的多个二级和三级模块。而电子档案管理系统则要与之相衔接，子系统之间采用账户统一的方式进行一体化、闭环式管理。归档时需要采用通用格式实现对电子文件的归档，生成电子图像后，还需进行加密处理，为环境安全和信息真实性提供保障，以“数”代“模”实现单套单轨制管理。

（四）加强借阅管理

数字化档案信息导入是文书档案信息化建设的关键环节之一，导入文件元信息后，再通过信息技术进行整合，处理其中冗余的部分，在保存过程中能够实现直接加密，使数据落盘即为密文，从而使得整个导入流程实现信息化、系统化。相关管理人员在进行文件元信息导入时，需要注意文件信息的格式、类型、文档内存等，做好控制工作。完成以上工序后，开始进行数字文件导入，并使用加密插件将文件存储于磁盘中。文书档案管理信息化建设综合了物联网、RFID技术以及通讯运营商，以此为依托实现了查询、导入、加密管理、档案等位等多项服务，同时，详细记录借阅和归还信息，在实际应用过程中可以将PFID标签技术转换形式，以App的方式安装到终端上，实现智能化档案管理[5]。用户在借阅的过程中会将标签放在识别器上，每个人的标签均带有属于自己的数字化信息特征，从而实现对访问人员的管理，一旦出现问题，还可以根据信息核实借阅记录与归还记录。智能化档案系统应用过程中需要重点关注借还流程，如下所示：

（1）识别身份。经过数据比对后在数据库中进行检索，从而获取相关信息，完成对用户的识别。

（2）档案借阅。系统会根据用户的借阅情况来核实曾经拥有过的借还记录，若存在归期未还的情况，则会限制其权限，直至归还后再开启权限。

（3）档案归还与续借。完成借阅后需要归还档案，若用户想继续借阅需要在系统中修改信息，并设置归还日期。

五、结束语

根据上述分析可知，新时期，文书档案管理工作对于企业或事业单位未来发展来说具有重要价值，但传统的管理方式却无法支撑其发展目标，需要做好信息化转型，有效应用信息技术来提升管理效率，为相关决策提供参考，成为推动企业发展的必要条件。因此，作为新时期的文书档案管理工作者，务必注意电子档案系统的建立与维护，需合理运用技术提高管理效率。