信息化背景下医院综合档案信息化管理路径

赖运岛 赖信翔

（1.海南医学院第一附属医院院长办公室，海南 海口 570102；2.海南医学院第一附属医院继续教育科，海南 海口 570102）

进入信息化时代之后，医疗卫生体制的管理改革也已经进入了新阶段。改革背景下，医院内部的综合档案管理工作也已经得到了关注和重视，并且正在成为医院运营管理发展的重要组成部分。简单来说，医院内部的综合档案即医院主导负责保存的具有保存价值的文字、图表、声音或图像等原始记录，主要涵盖了医疗、教学、人事或科研等多个领域。进一步分析可知，医院内部的综合档案也是考察各职能部门或各岗位医护人员的重要参考，能够保证医院找准下一阶段的改革方向。现阶段，医院内部对于综合档案管理工作已经提出了一系列新要求，所以需要重视相关环节的改革实践并且从点滴细节处着手营造出全新的综合档案管理格局。

一、信息化背景下医院综合档案信息化管理改革的现存问题分析

就当前我国医院档案信息管理的调研现状来看，普遍存在着档案管理制度不完善、信息化管理系统开发缓慢、缺乏专业人才和配套安全机制的问题。

1.档案管理制度和管理标准有待完善

符合医院运营发展需求且系统完备的档案管理制度，是医院档案信息化建设的重要保障[1]。目前，很多医院都处在信息化转型的关键时期，大多数医院的档案管理制度都是以传统的管理模式为基础，比如文书档案和基建档案，但并不完全适用于信息化时代的档案管理需求，导致档案信息化管理制度脱离实际现状，暴露出了诸多弊端。以医院档案资料的存储规范为例，规范化、标准化的档案资料存储方式对于完善医院的综合档案管理是十分有必要的。从实际情况来看，有很多医院都在综合档案存储上存在诸多问题。首先，纸质文本存档不够规范。因为档案管理工作的疏忽，导致很多档案名称出现的多种类别，再加上编码标识不够明确，使得部分重要资料出现疏漏甚至遗失，给医护人员查阅资料造成了一定的困难。其次，医院过度依赖纸质档案管理，对电子档案管理没有给予足够的重视。现如今我们正处在信息化时代，随着档案资料的增加以及对信息查阅高效化、准确化的要求，纸质档案的弊端开始逐渐显现。传统的存储管理方式缺少灵活性，且存在重复记录、错漏记录、查阅繁琐的弊端。这就要求医院能够积极迎合时代发展的大趋势，充分认识到档案信息化管理的重要性，推进档案管理工作的优化创新。

2.档案信息化管理系统的开发工作滞后

得益于现代互联网技术在档案管理工作中的应用实践，医院方面也在尝试引入档案管理系统用于完成相关环节的档案管理工作[2]。然而需要强调的是，这方面的档案管理系统却仍旧处于起步阶段，并且其功能和运行模式也根本无法满足医院方面的实际工作需要。就医院内部的实际情况分析，综合档案管理的信息化改革并不只是简单地将档案资源接入计算机系统，而是需要积极推进档案信息采集和档案数据存储工作的创新改革，并且需要做好有关档案资料的整合利用。新医改背景下，医院方面若想要实现有关档案资源的整合利用也必须要发挥出信息服务系统的支持作用。但结合实际工作现状分析，其实绝大多数医院都没有重视综合档案信息管理平台的技术研发工作，并且这方面的问题也已经影响到了相关档案资源的整合利用。

3.缺少高素质的档案管理人才

综合档案管理的信息化改革必须要由高素质的档案管理人才主导，并且院方也需要统筹好各个环节的细节工作，进而保障相关工作的有序推进。然而结合实际工作现状分析，目前医院内部高素质档案管理人才短缺的问题其实并没有得到有效解决，这类问题已经成了制约相关改革有序推进的首要问题。有学者曾就信息化背景下医院内部的综合档案管理信息化改革开展过调研。结论证实大概有87.9%的医院仍旧习惯以纸质档案为主导的综合档案管理模式。在此基础上，只有不足10%的医院针对综合档案管理人员组织过培训教育活动，但只有不足5%的医院在近2年内引进过档案管理人才[3]。基于以上现状可以明确的是，档案管理人员的综合素质已经成了影响工作质量的主要因素，并且医院方面也并没有认识到这类问题的重要性。在上述问题的影响之下，在岗档案管理人员也并没有找准综合档案信息化管理改革的重难点细节，因此相关环节的管理实践仍旧处在问题百出的阶段。

4.缺乏必要的档案管理安全监控机制

过去很长一段时间内，医院内部的综合档案管理始终采用的是以分布式管理为主导的工作模式，然而在综合档案数量不断增多的大环境之下，这类管理模式的弊端却在逐渐显现出来。其中最为值得关注的问题是档案管理的安全性不足，经常容易出现数据丢失或是数据错误的问题。在此基础上，还有很多医院尚未针对综合档案管理的信息化改革需求建立完善的档案管理安全监控机制，因此随意借阅、调用档案的问题其实非常普遍，所以很难保证相关档案资料的安全性和可靠性[4]。

新形势下，电子档案的使用频率一直在不断升高，所以医院方面如果不能建立起完备的安全监控机制，将会对相关环节的档案管理工作埋下巨大的风险隐患。其中需要重点关注医院内部防火墙等级过低或是网络入侵检测能力滞后的问题，需要院方在后续工作中加强技术投入，加强人防技防，进而营造出全新的综合档案管理格局。

二、信息化背景下医院综合档案管理的信息化改革策略分析

1.革新管理理念

革新管理理念是新形势下医院综合档案管理信息化改革必须要重点关注的一部分内容，需要院方按照从下至上的工作思路逐步引导相关岗位上的工作人员革新管理理念，进而营造出全新的综合档案信息化管理改革格局。首先需要正确认识综合档案信息化管理改革的重要性，并且由此着手推进旧有管理模式的优化调整，提高工作质量。具体来说，新形势下的医院综合档案管理信息化改革既能够提升医院的信息化管理水平，又可以推动医院的现代化改革进程，并且能够全方位满足医院的运营发展需求。无论是相关职能科室兼职档案管理人员还是医院专职档案管理人员，甚至医院领导，都需要正确认识这部分工作的重要性以及进一步推进相关改革实践的紧迫性。其次应当将综合档案的信息化管理改革纳入医院的运营管理及发展规划，并且保障信息化改革实践的人、财、物投入[5]。最后还需要积极推进信息技术在医、教、研以及人力资源管理中的应用实践，进而为相关环节的信息化改革实践打造一支高素质的人才队伍。

2.完善管理制度

信息化背景下，只有建立起与全新工作形势相匹配的工作流程和管理制度才能够把控好各个环节的细节问题，进而营造出全新的综合档案信息化管理格局。首先要注意推进医院综合档案管理工作流程的创新改革。重点在于以新兴信息技术为依托建立起标准化的综合档案采集、传输、借阅使用等工作制度和管理规定，进而实现相关档案资源的共享利用并且提升整体档案管理工作的实践价值。其次需要进一步规范电子档案的储存流程和储存方式。电子档案的储存方式一般以硬盘、光盘、网盘为主。医院方面可以根据自身的实际情况制定具体的存储方案和工作标准，并且通过相应的监管措施引导相关工作人员做好各项细节工作的落地实施。再次医院方面还需要根据自身的实际情况推进综合档案管理基础设施的优化革新，重点在于根据工作需要及时更新软硬件设施，从而为各项细节工作的有序推进打好基础。最后需要健全档案管理风险管控机制。需要提高相关工作人员的档案风险管理意识，并且需要在兼顾全局利益和充分发挥综合档案实际作用的基础之上不断推进相关工作流程的创新改革，以提高医院综合档案管理的整体水准[6]。

3.加快医院综合档案信息化管理平台的建设工作

面对全新的综合档案管理形势，医院方面需要积极推进信息化管理平台方面的建设实践，从而为各项细节工作的落地实施打好基础。目前，很多医院都在根据全新的工作需求梳理调整综合档案管理的工作流程。

以笔者所在的单位为例，重点针对档案数据资料的搜集整理、数据挖掘分析以及数据公开共享进行了一系列优化调整。其中值得关注的是，对现存的院感防控档案进行了梳理回顾，进而从中找出了潜在的感染风险并且依据日渐严峻的传染病防控形势对旧有的院感防控措施进行了调整升级。针对档案资料的查阅和数据共享，将旧有的审批流程从线下搬到了线上，力求协助有关岗位上的医护人员做好应急事件的处置工作。今后需要立足于积累下的经验配合时下流行的现代信息技术进一步推进各项细节工作的优化调整：

首先，要注意利用现代信息技术加强新形势下综合档案管理改革的协调互动，并且及时做好相关档案资料的整合披露共享，进而为各项细节工作的有序落实打好基础。期间，要注意针对潜在的传染病爆发隐患进一步细化各个环节的管理制度，并且推进有关管理制度的落地实施，最终提高医院档案管理和整体运营工作的实际效率。

其次，需要进一步推进综合档案管理数据库的优化升级。重点在于以保证档案资料的安全性和检索效率为前提做好相关档案资料的分析利用。在大型传染病防控形势日渐严峻的大环境下，需要重点做好有关防控流程、人员物资调配方案等档案资料的整理工作，进而通过组织专题档案集的方式实现对于这部分档案资料的整合利用。

最后，需要院方根据自己的实际情况做好技术升级，并且需要切实保证相关档案资料的完整性和安全性。在充分利用现代化信息技术之余，需要集中精力推进有关技术模式的转型升级，进而利用区块链等新兴技术模式创新综合档案的整合开发利用模式，最后在保证档案安全性的基础之上让其在医院的转型发展之中发挥出应有的作用。

4.提升档案管理人员的信息化管理能力

医院档案的信息化管理建设需要引进设置专业的档案管理人才，以不断提升医院档案管理的效率和信息化管理能力。此外，医院需要加强对档案管理人员管理，定期组织专业化的培训考核，提升档案管理人员的综合素养。以医院档案信息平台的使用为例，要引导档案管理人员学习掌握专业化的信息处理流程，熟练应用医疗数据存储的标准和方法，确保在需要查阅相关的档案数据时能够及时准确的找出所需信息，为医院的工作提供切实保障。与此同时，医院也要从长远角度出发，制定档案信息化管理人才的储备培养计划，注重考虑对复合型人才的选用培养，为符合标准的员工制定明确的成长路径，进而为医院打造一支专业化、系统化的档案管理人才队伍。立足于上述改革实践，医院方面还需要做好优秀档案管理人才的引进工作，可以尝试与开设相关专业的高校签订人才输送协议，并且可以尝试通过提高薪资福利待遇的方式做好优秀档案管理人才的引进工作。如此既能够为原有的档案管理团队注入新鲜血液，又可以依靠这部分年轻人或是经过系统培养的专业人才推进旧有综合档案管理模式的改革升级，为其信息化管理改革实践打好基础。

结语

信息化背景下，需要重视医院综合档案信息化管理改革，进而让这部分特殊的档案资料能够在医院的转型发展以及医疗体制改革背景之下发挥出应有的作用。相关环节的改革实践需要院领导提高对于这部分工作的关注度，之后还需要完善管理制度并且积极推进各类新兴技术在实际档案管理工作中的应用实践。前文中笔者立足于实际工作经验针对这类问题进行了讨论分析，希望可以进一步推进各项细节工作的优化调整并且营造出全新的综合档案管理格局，最终帮助医院更好地履行自己的医疗服务职能，为建设智慧医院做出贡献。